Связь информации и документа

Носителем информации выступает документ. Поэтому организации работы с информацией и с документами как ее носителями в экономически развитых странах уделяется большое внимание. В документе информация и ее носитель генетически связаны воедино. Однако для понимания сущности документа необходимо условно разделять информационную и материальную стороны документа и рассматривать их отдельно. В нашей стране 25.01.95 принят Закон Российской Федерации "Об информации, информатизации и защите информации".

Документ - это информация, которая зафиксирована на материальном носителе способом, созданным человеком, - посредством письма, графики, фотографии, звукозаписи и т.д.

Cодержание понятия "документ" многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так, для юристов документ служит прежде всего способом доказательства или свидетельства чего-либо, для историка - историческим источником, кибернетика-документалиста - носителем информации, а специалисты в области управления считают его средством фиксации и передачи управленческих решений.

По мнению специалистов-документоведов, документ представляет собой результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи. Документ изготавливается на специальном материале (бумаге, фотопленке и т.п.).

Документ имеет двуединую природу, т.е. две стороны: содержание (духовная сущность: мысли, идеи) и форму (материальную, вещественную, служащую для закрепления и передачи информации). Тезис о двойственной природе документа является аксиомой документоведения. Содержательно-информационная сущность документа является главным : признаком документа. Его форма обычно рассматривается с точки зрения материала (носителя зафиксированной информации) и особенностей материальной конструкции. Различают внешнюю (полиграфическое или иное оформление) и внутреннюю форму документа (внутренняя организация материала). Именно по материальной конструкции отличают книгу от газеты, карты, грампластинки, дискеты и т.п. Иногда к формальным признакам документа относят форму записи информации. Тогда различают форму материально-конструктивную и семиотическую (знаковую). Между информацией (сообщением, текстом) и материальным носителем настолько тесная связь, что принято использовать особый термин «документная информация».

Свойствами документной информации выступают:

• Релевантность - (от англ. "relevant"- уместный, относящийся к делу) способность информации соответствовать запросам, нуждам, требованиям потребителя.

• Ценность - потребительская значимость, которая выражается, как правило, в соответствии информации своему целевому назначению; ценность информации может быть реализована только в рамках определённой информационной системы, в качестве элемента этой системы, связанного с другими её структурными элементами и блоками; ценность документированной информации может быть измерена степенью приближения к цели или же величиной сэкономленных ресурсов; в управлении ценность информации определяется степенью воздействия на результат, на уровень достижения поставленной цели; ценностью может обладать и дезинформация, но лишь для её источника; для потребителя же дезинформация обладает отрицательной ценностью, так как увеличивает исходную неопределённость, уменьшает вероятность достижения цели.

• Полнота - оптимальное соотношение между необходимой и полученной информацией; от полноты информации зависит качество принимаемых на её основе управленческих или иных решений; документированная информация никогда не бывает полной, так как невозможно зафиксировать на материальном носителе даже те события, свидетелями и участниками которых мы являемся; тем более невозможно иметь полную информацию о минувших эпохах; поэтому всегда можно говорить лишь о степени полноты информации; следует различать полноту и избыточность информации; избыточная информация - это повторяющаяся, дублирующая информация; она отнимает время у потребителя, отрицательно сказывается на эффективности управления;

• Полезность информации - ценность информации в определённых конкретных условиях.

• Достоверность информации - отражает степень объективности в процессе фиксации и передачи информации; с увеличением полноты достоверность увеличивается; однако происходит это лишь до тех пор, пока не наступает сверхизбыточность информации, которая уже перестаёт влиять на степень её достоверности; достоверность зависит от источника информации, прежде всего от уровня его компетентности, от субъективизма в процессе сбора, обработки, оформления информации; поскольку документ создаётся человеком, постольку содержащаяся в нём информация всегда субъективна; каждому конкретному документу присуща своя, большая или меньшая, степень субъективности; проблема достоверности информации нередко бывает связана с преднамеренным её искажением - дезинформацией (фальсификацией); она может выражаться в предоставлении заведомо ложных либо неполных сведений, в сознательно искажённой интерпретации каких-либо фактов; таким образом, достоверность относится к числу наиболее значимых свойств документированной информации, поскольку любые её отклонения могут отрицательно сказаться на качестве принимаемых управленческих решений.

• Со временем информация, даже самая полезная, стареет; поэтому важнейшим её свойством является новизна; понятие новизны относительно; одна и та же информация, утратив новизну в оперативной среде, может оказаться новой при реконструкции событий прошлого, т.е. в процессе реализации функции документа как исторического источника.

• Своевременность информации - её способность соответствовать запросам потребителя в нужный момент времени.

• Доступность - возможность получения информации потребителем.

• Защищённость - свойство документированной информации, которое характеризует невозможность несанкционированного доступа и изменения, искажения её со стороны других лиц.

• Эргономичность - оптимальность формы или объёма информации для конкретного потребителя.

• Адекватность (определённость) - соответствие отражённых в документе фактов, событий, показателей самому объекту или явлению, а также задаче конкретного документа; но можно говорить лишь о степени адекватности, поскольку любая информация содержит элемент неопределённости, особенно информация о будущем (планы, прогнозы).

Таким образом, свойства документированной информации - это качества, признаки которые присущи документу вне зависимости от того, осознаются они человеком или нет.