Автоматизация делопроизводства ООО «Гарант-Нова»

Введение

Управление организациями и предприятиями основано на следующих процессах:

1)получение информации и ее обработка;

2)анализ, подготовка и принятие решений;

3)выполнение решений;

4)учет и контроль принятых решений.

Процессы делопроизводства и документооборота рассматриваются прежде всего как документальное отражение и обеспечение управленческих процессов. В этом смысле делопроизводство и документооборот следует рассматривать как "документационное обеспечение управления" (ДОУ), т.е. как систему вторичных процессов, обеспечивающих и отражающих процессы управления.

Особенностью делопроизводства и документооборота в органах государственной власти и управления, как системы ДОУ является стопроцентное отражение управленческих процессов в документальной форме. В силу этого процессы делопроизводства и документооборота приобретают самодовлеющий характер и требуют собственной системы управления. Такая система действительно создается в виде подразделений государственной организации управлений делами, секретариатов, канцелярий, архивов и аналогичных по функциям подразделений.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) охватывает три основные задачи применительно к программным системам автоматизации:

* документирование (создание документов, поддерживающих и регистрирующих управленческую деятельность, т. е. их подготовка, оформление, согласование и изготовление);

* организация документооборота (обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов);

* систематизация архивного хранения документов (определение правил хранения создаваемой в организации информации, ее поиска и использования для поддержки принятия управленческих решений и деловых процедур).

Делопроизводство представляет собой комплекс мероприятий по обеспечению ДОУ предприятия или организации. Традиционная организация работы служб делопроизводства (таких как управление делами, секретариат, канцелярия, сектор писем и обращений граждан, других подразделений), направлена на упорядочение работы с документами предусматривает выполнение следующих функций:

* организационное и документационное обеспечение деятельности организации;

* организация единого порядка работы с документами в подразделениях;

* организация индивидуальной и совместной содержательной подготовки документов в подразделениях;

* обмен документами внутри и между структурными подразделениями организации;

* создание унифицированных технологических процедур прохождения и обработки документов в подразделениях организации;

* использование унифицированных форм представления и обработки документов;

* регистрация всех поступающих в организацию документов с последующим направлением на рассмотрение корреспонденции руководству и в подразделения;

* регистрация, учет, издание, рассылка и возврат, обеспечение хранения и использования исходящих и внутренних документов, проектов документов;

* регистрация движения документов, включая направления, резолюции, отчеты о выполнении, согласование (визирование) документов;

* списание документов в дело и извлечение из дел; обеспечение сохранности, учета и использования документов;

* обмен информацией между работниками одного или нескольких структурных подразделений;

* осуществление контроля за своевременным исполнением поручений высших органов государственной власти, поручений и указаний руководства организации, писем и обращений граждан, обращений учреждений, организаций;

* проверка правильности и своевременности исполнения документов;

* создание надлежащих условий для документационного и организационно-технического обеспечения работы руководства организации своевременное обеспечение полной, точной и достоверной информацией о состоянии подготовки и исполнения документов и поручений;

* проведение информационно-справочной и аналитической работы по вопросам документационного обеспечения управления;

* получение отчетов, в том числе статистических, на основании информации о документах и состоянии их исполнения.

Все перечисленные функции формализованы и закреплены соответствующими государственными и отраслевыми стандартами и нормативными материалами, что создает основу их автоматизации с использованием информационных компьютерных технологий обработки документов.

Целью настоящей работы является проведение анализа программных систем автоматизации делопроизводства и документооборота и разработка принципов отбора систем автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД) для автоматизации процессов делопроизводства и документооборота, и, в частности:

* проведение обследования ряда программных систем делопроизводства и документооборота с целью выявления их пользовательских характеристик и функциональных возможностей;

* оценка обследуемых систем с точки зрения пригодности их для автоматизации делопроизводства и документооборота, а так же глубины (полноты) автоматизации процессов делопроизводства;

* оценка базовых компьютерных и информационных технологий, применяемых в конкретных программных системах с учетом перспективности их использования, а так же прогноз развития технологий на ближайшие годы.

В результате анализа определяется перечень необходимых требований к системе автоматизации делопроизводства и документооборота при следующем подходе к классификации систем делопроизводства и документооборота:

* по используемым технологиям делопроизводства;

* по соответствию основным задачам делопроизводства;

* по функциональным характеристикам систем;

* по программной реализации;

* по стоимостным показателям.

В части оценки функциональной полноты программных систем анализ доведен до формирования интегральных и дифференциальных оценок по конкретным системам, представляющих собой количество функций, реализованных в каждой системе из общего количества функций рассматриваемой аналитической группы. Сопоставление стоимостных и иных показателей, в свою очередь, позволило всесторонне оценить возможности и пригодность предлагаемых на отечественном рынке систем для автоматизации, в первую очередь органов государственной власти.

В тоже время результаты данной работы конечно относительны и не могут свидетельствовать об абсолютных преимуществах или недостатках той или иной системы. С одной стороны для конкретной организации может быть важна не вся совокупность рассматриваемых потребительских свойств систем, а только некоторые из них. Причем именно присутствие или отсутствие требуемого свойства может стать основным критерием при выборе системы. С другой стороны разработчики всех систем постоянно работают над их совершенствованием, и в каждой из них могут появиться те или иные характеристики, отсутствовавшие во время написания данной работы.

­­­­­­­_­­_­­

Глава 1. Терминология автоматизации делопроизводства

Функции систем автоматизации делопроизводства

С точки зрения системы автоматизации делопроизводства, документ, как правило, распадается на тело документа — файл (файлы), вся содержательная работа с которым обычно ведется вне рамок системы делопроиз­водства, и регистрационную карточку, содержащую все ре­квизиты документа, с которой собственно и идет работа. Файлов может и не существовать, документ может оставать­ся в бумажной форме.^[1]

Автоматизированные системы делопроизводства делятся на два класса. К первому относятся системы управления электронными архивами. Их основные функции: регистрация новых документов, хранение, поиск и их извлечение с целью передачи в приложения, умеющие с ними работать. Ко второму классу относятся системы управления электронным документооборотом (СУЭД, DMS (Document Management System)). На них возложены функции управления документами на пути прохождения от одного пользователя - должностного лица к другому с возможностью контроля за их перемещением с фиксацией всех изменений и сопровождающих резолюций. В готовых системах одного класса могут встречаться функции другого класса.

В настоящее время основная концепция автоматизации документооборота базируется на принципах управления бизнес-процессами (потоками работ, WorkFlow), в ходе выполнения которых создаются и движутся документы. Иными словами, это организация и управление процессами создания документов на основе последовательной обработки различными пользователями других ранее существовавших документов. Но для функционирования систем класса WorkFlow, делопроизводственные процессы организации должны быть строго структурированы и формализированы, что встречается далеко не всегда. Поэтому система должна иметь функцию, позволяющую организовать и спланировать выполнение работ с документами, как по заранее предопределенным маршрутным технологическим схемам, так и с предоставлением исполнителям определенной свободы в принятии решения на своем уровне.

Из важнейших характеристик СУЭД специалисты обычно выделяют следующие:

·программная платформа (система, обеспечивающая хранение и поиск документов, а также система обмена сообщениями. В настоящее время используется архитектура “клиент /сервер”);

·поддержка распределенной обработки информации;

·возможности масштабирования (набор поддерживаемых платформ; максимальное число пользователей; число уровней вложенности структур);

·открытость архитектуры и возможность интеграции с другими приложениями;

·типы документов, с которыми работает система ( форматы документов; поддержка работы с составными документами и несколькими версиями документа; связи документов (один документ может быть ответом на другой или может быть порожден при исполнении предыдущего документа); совместное использование электронных и обычных (бумажных) документов);

·коллективная работа группы исполнителей над одним (или несколькими) документами;

·возможность работы по "свободной" схеме (без жесткой фиксации маршрутов);

·средства для определения маршрутных схем прохождения документов;

·возможности контроля за прохождением документов;

·способ оповещения должностных лиц;

·особенности настройки продукта для нужд конкретного заказчика (например, регистрационная карточка должна содержать все необ­ходимые реквизиты); наличие локализованного (русифицированного) интерфейса;

·средства регламентации доступа и криптозащиты;

·средства оповещения о нарушениях в регламенте прохождения документов;

·ориентация на традиционную российскую концепцию документооборота.

Системы управления электронными архивами характеризуются следующими функциями:^[2]

ВВОД.

Система должна обеспечивать ввод, обработку, хранение, регистрацию документов, поступающих из множественных источников: по сети, с дисков, модемов и сканеров.

ХРАНЕНИЕ.

Централизованное хранилище данных позволяет решить целый ряд проблем:

·возможность оперативного получения целостной и непротиворечивой информации;

·организация сбора, хранения и актуализации разрозненной информации;

·высокая надежность и управляемость системы, быстрый и подконтрольный доступ пользователей к информации;

·экономию средств за счет сосредоточения обслуживающего персонала в одном месте;

·возможность централизованного развития вычислительных средств.

(ПРИЛОЖЕНИЕ А).

Цели автоматизации процессов делопроизводства

Создание и внедрение системы автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД) преследует достижение следующих целей:

в области обработки документов:

* обеспечение повышения оперативности и качества работы с документами, упорядочение документооборота, обеспечение контроля исполнения;

* создание условий для перехода от традиционного бумажного документооборота к электронной безбумажной технологии;

* создание необходимых условий для повышения доли интеллектуального производительного труда по содержательной и смысловой работе с документами и снижения трудозатрат на рутинные операции;

* обеспечение повышение качества документов, создаваемых в организации;

* исключение дублирования работы по вводу информации о документе на различных участках работы с ним;

в области контроля за исполнительской дисциплиной:

* обеспечение автоматизированного контроля за прохождением документов в подразделениях организации с момента их получения или создания до завершения исполнения отправки или оформления в дело, своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах, исключение потерь документов;

* обеспечения автоматизированного упреждающего контроля за своевременным исполнением документов, поручений высших органов государственной власти и управления, поручений и указаний руководства организации, оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа;

* сокращение сроков прохождения и исполнения документов;

в области организации доступа к информации:

* обеспечение централизованного хранения текстов документов, подготовленных в электронной форме и их графических образов, а также всех сопутствующих материалов (регистрационных карточек документов, резолюций, сопроводительных документов) с возможностью организации логического связывания документов, относящихся к одному вопросу и оперативного поиска (подборки) документов по тематическому набору реквизитов.

Внедрение программной системы автоматизации делопроизводства и документооборота создает аппаратно-программную основу для единой системы САДД, охватывающей все подразделения организации. При этом достигаются следующие цели:

* единый порядок индивидуальной и совместной работы с документами в подразделениях организации;

* объединение потоков электронных документов между подразделениями организации;

* использование общей для всех организаций системы индексации (нумерации) документов, общих справочников-классификаторов (таких как перечень организаций, номенклатура дел), единой формы регистрационно-контрольной карточки (РКК) документов и т.п.;

* обеспечение унификации управленческой документации и сокращения количества форм и видов единообразных документов.

Глава 2. Основная информация о компании

2.1 Производство товаров из искусственного камня

Компания «Гарант-Нова» занимается изготовлением нестандартных элементов интерьера с использованием искусственного камня Corian, Gibraltar, Hi-Macs, Staron, а также всех присутствующих на рынке видов пластика и кромки ПВХ. Компания ориентирована на работу с профессиональными дизайнерскими студиями, кухонными салонами, а также частными клиентами. Работники компании регулярно проходят стажировку у зарубежных партнёров-производителей и постоянно оттачивают свое мастерство. ^[3]

Продукция компании:

• Столешницы
• Подоконники
• Барные стойки
• Стойки на ресепшн
• Кухни
• Ванные комнаты
• Искусственные рельефы
• Предметы интерьера

Преимущества искусственного камня:

1)гигиеничен (ничего не впитывает и не выделяет, 100% безопасен для пищи, не имеет радиационного фона) 
2)долговечен (ничего не расслаивается, устойчив к выцветанию, к нагреванию) 
3)ремонт пригоден (бесшовное соединение придает целостность рабочей поверхности, но если все-таки появились какие-то дефекты они легко удаляются на месте нашими специалистами) 
4)не пористый (не впитывает влагу и грязь, не может быть средой для обитания бактерий) 
5)легко моется (почти любое загрязнение легко очищается обычным мыльным раствором) 
6)приятен на ощупь (в отличие от натурального камня, принимает температуру окружающей среды) 
7)стойкий к механическим повреждениям и физическим воздействиям 
8)насыщенная палитра (большой выбор цветовых решений за счет разнообразных вкраплений и различной текстуры). 
Из искусственного камня можно изготавливать любой простой или конструктивно сложный элемент интерьера. Ниже представлены самые популярные изделия из искусственного камня:^[4]

•Кухонные столешницы 
•Барные стойки 
•Подоконники, эркеры 
•Мойки и раковины 
•Столешницы в ванную комнату 
•Стойки на ресепшн 
• Предметы интерьера и декора.

2.2 Оптимизация производственного процесса

С помощью функционального моделирования (нотация IDEF0), можно провести систематический анализ бизнеса, сосредоточившись на регулярно решаемых задачах (функциях), свидетельствующих об их правильном выполнении показателях, необходимых для этого ресурсах, результатах и исходных материалах (сырье). В рамках методологии функционального моделирования IDEF0 бизнес-процесс представляется в виде набора функций, которые взаимодействуют между собой, а также показываются информационные, людские и производственные ресурсы, требуемые для каждой функции.

В данной курсовой работе на основе нотации IDEF0 была разработана контекстная диаграмма, которая показывает входные и выходные ресурсы, правила управления и механизм управления (Рис.1).

Рис.1. Контекстная диаграмма (IDEF0)

Декомпозируем контекстную диаграмму на 4 функциональных блока (Рис.2):

Прием продукции;

Хранение и переучет продукции;

Отгрузка продукции;

Формирование отчета о движении продукции и документов на складе.

Рис.2. Диаграмма декомпозиции (DFD)

Далее моделировать систему будем, используя диаграммы потоков данных (DFD). Моделирование потоков данных (DFD), часто используемое при разработке программного обеспечения, сосредоточено вокруг потоков данных, передающихся между различными операциями, включая их хранение, для достижения максимальной доступности и минимального времени ответа. Такое моделирование позволяет рассмотреть конкретный процесс, проанализировать операции, из которых он состоит, а также точки принятия решений, влияющих на его ход. ^[5]Диаграммы потоков данных (DFD) являются основным средством моделирования функциональных требований к проектируемой системе. С их помощью эти требования представляются в виде функциональных компонент (действий), связанных потоками данных. Главная цель такого представления - продемонстрировать, как каждый компонент преобразует свои входные данные в выходные, а также выявит отношения между этими процессами. Стрелки в DFD показывают, как объекты (данные) перемещаются от одного действия к другому. Это представление потока вместе с хранилищами данных и внешними сущностями обеспечивает отражение в DFD-моделях таких физических характеристик системы, как движение объектов (потоки данных), хранение объектов (хранилища данных), источники и потребители объектов (внешние сущности). Построение DFD-диаграмм в основном ассоциируется с разработкой программного обеспечения, поскольку нотация DFD изначально была разработана для этих целей.

Современные производственные системы, обеспечивающие гибкость при автоматизированном производстве, включают:^[6]

• Станки с ЧПУ, впервые появившиеся на рынке ещё в 1955 году. Массовое распространение началось лишь с применением микропроцессоров.
• Промышленные роботы, впервые появившиеся в 1962 году. Массовое распространение связано с развитием микроэлектроники.
• Роботизированный технологический комплекс (РТК), впервые появившиеся на рынке ещё в 1970-80 годы. Массовое распространение началось с применением программируемых систем управления.
• Гибкие производственные системы, характеризуемые сочетанием технологических единиц и роботов, управляемые ЭВМ, имеющие оборудование для перемещения обрабатываемых деталей и смены инструмента.
• Автоматизированные складские системы (англ. Automated Storage and Retrieval Systems, AS/RS). Предусматривают использование управляемых компьютером подъемно-транспортных устройств, которые закладывают изделия на склад и извлекают их оттуда по команде.
• Системы контроля качества на базе ЭВМ (англ. Computer-aided Quality Control, CAQ) — техническое приложение компьютеров и управляемых компьютерами машин для проверки качества продуктов.
• Система автоматизированного проектирования (англ. Computer-aided Design, CAD) используется проектировщиками при разработке новых изделий и технико-экономической документации.
• Планирование и увязка отдельных элементов плана с использованием ЭВМ (англ. Computer-aided Planning, CAP). САР — разделяется по различным характеристикам и назначениям, по состоянию примерно одинаковых элементов. Соединенная между собой отдельных элементов происходит по следующим правилам:

1. Физическая однородность измеряемых величин
2. Однотипные каналы связей между этими элементами
3. Совместимость соединений элементов.

Так же в делопроизводстве огромную роль играет ER-модель.

ER-модель

Заключение

Одним из главных условий технического прогресса в настоящее время является постоянное обновление выпускаемой продукции, освоение новой при минимальных потерях и затратах. Должны быть решены вопросы комплексной автоматизации производства и экономии трудовых ресурсов. Развитие современного производства имеет тенденцию широкого использования автоматизированных производственных систем.

Однако, внедрение автоматизированных систем требует комплексного подхода, широкой модернизации оборудования, реорганизации структуры предприятия и в целом реформы технической и технологической службы для достижения оптимального результата. На данный момент не каждое производство способно на такой шаг. Также недостаток квалифицированных специалистов является немаловажным фактором, влияющим на широкое распространение автоматизированных производств.

Многие люди сегодня негативно относятся к автоматизации производства и повышению производительности труда, поскольку в рамках денежной системы это приводит к «технологической безработице», потере покупательной способности и средств к существованию для множества людей, в то время как рабочий день оставшихся работников не сокращается, а ответственность повышается.

Но тем не менее, не смотря на все затруднения, будущее промышленности за автоматизированными системами.

Список использованной литературы

• 1. Гибкие сборочные системы / под ред. У.Б. Хегинботама. М.: Машиностроение, 2014.
  2. Гибкие производственные комплексы / под ред. П.Н. Белянина, В.А. Лещенко. М.: Машиностроение, 2014.
  3. Гмурман В.Е. Руководство к решению задач по теории вероятностей и математической статистике. М.: Высшая школа,2014.
  4. Зельдович Я.Б., Мышкис Л.Д. Элементы прикладной математики. М.: Наука, 2014.
  5. Иванов А.А. Автоматизированные сборочные системы: учебник. Н. Новгород: НГТУ, 2013.
  6. Иванов А.А. Гибкие производственные системы в приборостроении. М.: Машиностроение, 2014.
  7. Иванов А.А., Москвинев А.А., Кварталов А.Р. Проектирование нестандартного автоматического оборудования: учеб, пособие. Н.Новгород: НГТУ, 2014.
  8. Иванов А.А., Москвинев А.А., Лахонин А.И. Автоматизация материальных потоков в интегрированных производственных системах: учеб, пособие. Н.Новгород: НГТУ, 2015.
  9. Иванов Л.Л. Моделирование и оптимизация в интегрированных производственных системах: учеб, пособие / А.А. Иванов [и др.]. Н.Новгород: НГТУ, 2014.
  10. Иванов Л.Л., Кретинин О.В., Москвичев А.А. Планирование эксперимента и математические методы обработки экспериментальных данных: учеб, пособие. Н.Новгород: НГТУ, 2014.
  11. Иванов А.А., Кудрявцев С.А., Торохов С.Л. Основы автоматизации управления: учеб, пособие. Н.Новгород: НГТУ, 2016.
  12. Иванов А.А., Москвичев А.А., Кварталов А.Р. Интегрированные производственные системы. Автоматизация информационных потоков: учеб, пособие. Н.Новгород: НГТУ, 2013.
  13. Каплун В.Д., Поклонский Н.В., Трунилин В.А. Основные организационно-технические аспекты создания ГПК для ГАП сборки печатных узлов // Средства связи, 2015. № 3. С. 39.
  14. Козырев Ю.Г. Промышленные роботы: справочник. М.: Машиностроение, 2014.
  15. Конвей Р.В., Максвелл В.Л., Милляр Л.В. Теория расписаний. М.: Наука, 2014.

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

Функции систем автоматизации делопроизводства

№	Функция	Описание
1	создание документа	Документ может создаваться либо самостоятельно в соответствующем редакторе (текстовом, графическом), либо на основе подготовленных шаблонов.
2	регистрация документа	Для каждого учетного документа формируется регистрационно-контрольная карточка (РКК), в которую заносятся сведения о документе. Регистрироваться могут как поступившие извне, так и созданные внутри организации документы.
3	письма и обращения граждан	Характеризуется тем, что связующим началом пакета документов является адресат - отправитель, даже в том случае, если он пишет по разным вопросам.
4	решения и распоряжения	Технология регистрации, обработки и контроля распорядительных документов: внешних – постановлений, указов, распоряжений вышестоящих организаций; внутренних - протоколов, приказов, распоряжений. Отличается от технологии обработки переписки тем, что на контроль ставится не только документ в целом, но и отдельные пункты, переписка и контроль ведется по каждому из них в отдельности.
5	рабочие папки пользователя	Понятие папки используется в системе для объединения документов по определенным признакам. Причем, зачастую в папке хранится не сам документ, а ссылка на него. Пользователь может свои рабочие папки создавать, удалять и обмениваться ими с другими пользователями.
6	контроль исполнения	Реализуется контроль исполнения документов, как на уровне автора резолюции, так и централизованный контроль с возможностью формирования сводок об исполнении контрольных документов. При контроле исполнения распорядительных документов на контроль ставится не только документ в целом, но и отдельные пункты.
7	обработка и хранение собственно документов	К регистрационной карточке может быть "прикреплено" любое число файлов, содержащих собственно документ в компьютерной форме представления (например, текст, аудио или видеоматериал и т.д.). Система должна обладать возможностью слияния документов, позволяющей сводить воедино отдельные файлы текстов и графики, формируя законченный документ. Современные системы, в том или ином виде, обеспечивают управление бумажными документами (они, как правило, зарегистрированы в архиве, но их тело находится на вполне материальной полочке и по требованию сотрудника перемещается на его рабочий стол).
8	работа с взаимосвязанными документами	Поддерживается возможность установления ссылок между регистрационными карточками документов, связанных тематически, отменяющих или дополняющих друг друга, повторными и т.д. Работая с документом, всегда можно просмотреть всю переписку по вопросу, ее историю, разосланные копии карточек по другим подразделениям, имея мгновенный доступ к каждой интересующей карточке.
9	движение документов, ввод резолюций и замечаний	Механизм движения документов (workflow) , обеспечивает обработку и передачу документов между пользователями системы. При этом основанием для автоматической передачи документа от одного должностного лица другому является факт вынесения резолюции или факт оформления отчета об исполнении документа. Маршрутизация движения документа может быть жестко заданной или может задаваться пользователем. Путь прохождения документа с момента передачи его руководителю на первичное рассмотрение до списания в дело фиксируется в зоне исполнителей регистрационной карточки.
10	функционирование вложенных подсистем	В систему делопроизводства организации входят подсистемы подразделений с своими функциями (учет, контроль, движение документов и др.).
11	отслеживание версий одного документа	При совместной работе нескольких пользователей над одним документом, много времени и сил отнимает проблема "версий" и проблема "копий и оригиналов".
12	учет номерных документов	Учет использования номерных документов. Формирование отчетности.
13	распределенная обработка; отправка документов (почта)	Процесс обработки документов должен быть единым для всех пользователей системы, независимо от территориального расположения рабочих станций, серверов, степени их удаленности и используемых видов связи. Для обмена информацией между пользователями в системе предусматривается электронная почта, в функции которой входит: служебная и личная переписка; автоматическая рассылка сообщений и уведомлений. Система позволяет формировать списки рассылки.
14	работа через Интернет	В системе реализуется Web- сервер делопроизводства, обеспечивающий доступ к данным о документах и самим документам с любого локального или удаленного компьютера через сеть Internet (Intranet). Пользователю предоставляется возможность для формирования запроса на поиск документа или группы документов, зарегистрированных в системе.
15	поиск документа по реквизитам	Поиск документа может осуществляться по реквизитам, по теме, по указанным заранее ключевым словам.
16	контекстный поиск	Существует возможность поиска документов по контексту, то есть по полному значению текстового поля или по отдельным словам или их частям. Причем поиск производится не только в регистрационной карточке, но и непосредственно в документе.
17	архивирование документов	После обработки, подписанные документы помещаются в архив. Документы из архива редактировать нельзя, их можно читать или удалять. АРМ администрирования архива позволяет настраивать режимы архивирования и восстановления документов, устанавливать права доступа к архивам.
18	списание документа в дело	По завершении работы над документом он списывается в дело. Далее документ либо передается на архивное хранение, либо уничтожается в соответствии с правилами архивного хранения, принятыми на предприятии. В автоматизированной системе списание документа в дело осуществляется путем занесения в регистрационную карточку соответствующей записи.
19	ведение словарей и справочников	К справочникам системы относятся: пользователи, подразделения, организации, граждане, тематические рубрикаторы документов, стандартные тексты, номенклатуры дел, грифы доступа, списки рассылки. В некоторых системах можно самостоятельно создавать новые таблицы справочников.
20	справочно-аналитическая работа; получение отчетов	В системе формируются типовые отчеты и графики (справки, сводки, журналы, списки документов). Так же имеется возможность загружать генератор отчетов и графиков. При работе регистрируются действия системы, действия пользователей.
21	настройка системы	Специализированный инструментарий позволяет в автоматизированном режиме спроектировать систему, сгенерировать отчетные формы и связи между ними, настроить механизмы репликации, настроить механизмы доступа к данным.
22	открытость системы	Система может обеспечивать COM-интерфейс, при этом сторонние разработчики могут наращивать возможности системы собственными дополнениями. Возможен вариант приобретения генеральной лицензии, позволяющей вносить модификации в исходные тексты. Предоставляется необходимая документация на систему.
23	регламентация прав доступа	Права пользователя в системе регламентируют как права доступа к картотекам и документам в соответствии с их грифами, так и набор функций, доступных данному пользователю (регистрация, редактирование, списание документа в дело, снятие с контроля и т.д.). При необходимости сотрудникам подразделений можно дать возможность работать только с документами своего подразделения. Документы других подразделений будут им недоступны вообще или доступны только для просмотра.
24	масштабирование системы	Работоспособность системы не должна зависеть от числа пользователей, от уровня вложенности структур.
25	делегирование права подписи	В системе предусмотрена электронная подпись документов и резолюций на документы. При необходимости возможно делегирование права подписания одного документа или настройка автоматического делегирования для всех документов, поступающих на подпись к руководителю.
26	защита информации	Каждое рабочее место может быть защищено паролем от попытки несанкционированного доступа к информации и выполнения действий от лица пользователя.
27	соответствие требованиям действующих делопроизводственных стандартов.	Система должна соответствовать существующей делопроизводственной практике, поддерживать полный жизненный цикл документа в организации: от его первичной регистрации до списания в дело. Система должна пройти государственную сертификацию на соответствие ГОСТов по делопроизводству. Создание систем делопроизводства для организаций, имеющих особые требования по защите информации, проводятся с учетом требований Гостехкомиссии и ФАПСИ. Необходимо обеспечить совместимость системы с любыми специальными средствами защиты информации, в том числе сертифицированными, что позволит согласовать ее использование с уже действующими стандартами безопасности.

1. Гибкие сборочные системы / под ред. У.Б. Хегинботама. М.: Машиностроение, 2014. ↑

2. Гибкие производственные комплексы / под ред. П.Н. Белянина, В.А. Лещенко. М.: Машиностроение, 2014. ↑

3. Гмурман В.Е. Руководство к решению задач по теории вероятностей и математической статистике. М.: Высшая школа,2014. ↑

4. Иванов А.А. Автоматизированные сборочные системы: учебник. Н. Новгород: НГТУ, 2013. ↑

5. Конвей Р.В., Максвелл В.Л., Милляр Л.В. Теория расписаний. М.: Наука, 2014. ↑

6. Иванов А.А. Гибкие производственные системы в приборостроении. М.: Машиностроение, 2014. ↑