Преподаватель который помогает студентам и школьникам в учёбе.

Применение процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов

Содержание:

Введение

Применение процессных подходов прочно занимают свою нишу в крупных финансовых и промышленных организациях. На таких масштабах важно получить визуальную составляющую протекающих в компании процессах.

Что еще немаловажно, процессный подход позволяет моделировать текущую деятельность и наглядно увидеть слабые места процесса.

В этой курсовой работе рассматривается небольшая часть инструментария продукта Camunda, непосредственно отвечающая за оптимизацию. Также показаны какие некоторые базовые отчеты позволяет формировать продукт для корректировки бизнес-процессов.

Единый отчет

Отчеты предоставляют вам возможность просматривать данные с разных сторон и, таким образом, охватывать все аспекты, которые влияют на процесс. Они показывают новые тенденции или отображают текущее состояние бизнеса.

Каждый отчет состоит из режима редактирования и режима просмотра для выполнения различных действий над ним.

Режим редактирования

Режим редактирования позволяет настроить отчет и настроить его в соответствии с потребностями. Он позволяет выполнять такие виды действий как:

наименование отчета
построение отчета
настройка отчета
изменение отчета
откат отчета к предыдущему состоянию

Создание отчета - конечная цель режима редактирования отчета. Сам процесс создания состоит из нескольких этапов, которые мы бкдем рассматривать.

Наименование процесса

Казалось бы совершенно незначительная вещь, выделена в отдельный этап.

Но не спешите с выводами. Когда количество отчетов перевалит за сотню, а то и тысячу (обычное дело в крупных организациях) - наименование станет одной из самых важных вещей. При поиске нужного процесса, даже если он осуществляется с помощью фильтра именование - то на что опирается пользователь. Недостаточная педантичность на этом этапе приведет в лучшем случае к увеличению времени поиска отчета, а в худшем путанице и нецелевым действиям, основанных на неверном отчете. [1]

После выбора наименования процесса важно выбрать конкретную версию или диапазон версий. Версионность позволяет оптимизировать бизнес-процессы практически бесшовно или с минимальными рисками и быстрой возможностью вернуть бизнес-процесс в исходное состояние.

Удобно также определить область видимости отчетов для каждого из аналитиков, тем самым распределив задачи между соответствующими людьми.

По умолчанию все экземпляры процесса для выбранного определения процесса включены в отчет.

Определение отчета

В этом разделе построителя отчетов вы описываете выходные данные отчета. По сути, это заключается в следующем: «Я хочу посмотреть… сгруппированных по… визуализированных как…». Чтобы лучше понять, что такое представление и сгруппировать, вы можете использовать аналогию с графиком, где view - это ось y, а group by - это ось x. Сначала вам нужно выбрать, какую часть данных вы хотите просмотреть. Для оптимизации бизнес-процессов бывает удобно выбирать часть просмотра следующими способами:

Необработанные данные: Просмотр только таблицы с фактическими данными, перечисленными в виде строк. Это может пригодиться, если вы обнаружили интересную информацию об определенных экземплярах процесса и нуждаетесь в подробной информации об этих экземплярах, или для изучения определения процесса с ограниченным числом экземпляров. Максимальное количество строк, показанных в таблице, ограничено 1000.
Экземпляр процесса
- Количество: сколько экземпляров процесса было выполнено.
- Продолжительность: сколько времени понадобилось экземплярам процесса.
Flow Node
- Количество: просмотр частоты выполнения узлов потока (например, задач, шлюзов и т. Д.).
- Длительность: сколько времени понадобилось каждому узлу потока (например, задаче, шлюзу и т. Д.).
Задача пользователя
- Подсчет: просмотр частоты выполнения каждой пользовательской задачи.
- Продолжительность: просмотр времени выполнения каждой пользовательской задачи.

Для просмотра продолжительности есть возможность выбора между различными типами агрегации.

Впоследствии необходимо определить, как группировать данные. Можно сказать что это применение метрики к источнику данных, которая может быть по дате, узлам потока, значениям переменных или другим свойствам. [2] Для этого есть разные варианты:

Не выбрано: нет разбивки данных.
Узлы потока: кластеризация данных по узлам потока.
Пользовательские задачи: кластеризация данных по пользовательским задачам.
Дата начала экземпляра процесса. Объединение экземпляров процесса, которые были запущены в один и тот же период или время, например, час, день или месяц.
Дата окончания экземпляра процесса. Объединение экземпляров процесса, которые были завершены в один и тот же период или время, например, час, день или месяц.
Переменная: группировка экземпляров процесса с одинаковым значением для выбранной переменной.
Assignee: доступно только для представлений пользовательских задач. Задачи с одним и тем же пользователем сгруппированы вместе.
Группа кандидатов: доступно только для представлений пользовательских задач. Задачи с одной и той же группой кандидатов группируются вместе.

В конце концов это просто определение того, как вы хотите визуализировать данные. Примерами являются тепловая карта, таблица, гистограмма или линейный график.

Во всем определении отчета может быть трудно выявить, какие комбинации являются легитимны. В этом случае поможет определение на лету, так что будет включены только те параметры конфигурации, которые могут привести к результату. Например, если вы выберете Flow Node: Count как представление, данные автоматически сгруппируются по Flow Nodes, поскольку никакая другая комбинация не будет действительной. Все возможные комбинации также можно найти в следующей таблице:

Посмотреть	Группа по	Визуализировать как
Необработанные данные	n/a	Таблица
Экземпляр процесса: Счет, Экземпляр процесса: Продолжительность	n/a	Номер
Экземпляр процесса: Счет, Экземпляр процесса: Продолжительность	Дата начала, Дата окончания, Переменная	Таблица, Диаграмма
Flow Node: Count, Flow Node: Duration	Узлы потока	Таблица, Диаграмма, Тепловая карта
Задача пользователя: Количество, Задача пользователя: Продолжительность	Задачи пользователя	Таблица, Диаграмма, Тепловая карта
Задача пользователя: Количество, Задача пользователя: Продолжительность	Дата начала, дата окончания, цессионарий, группа кандидатов	Таблица, Диаграмма

Сравнение целевых значений

Опираясь на тепловые карты продолжительности узла потока, оптимизатор позволяет указать целевое значение для каждого действия. Например, если задача пользователя должна быть выполнена в течение одного дня, вы можете установить целевое значение на один день. Если время, необходимое для выполнения пользовательской задачи, превышает это целевое значение, задача выделяется в тепловой карте.

Для установки целевых значений и создания тепловой карты сравнения целевых значений необходимо находиться в режиме редактирования отчета, который имеет следующую конфигурацию:

Посмотреть	Длительность узла потока / Длительность пользовательской задачи
Группа по	Узлы потока / Задачи пользователя
Визуализировать как	Тепловая карта

Если ваш отчет имеет такую конфигурацию, кнопка целевого значения видна. При первом нажатии кнопки «Целевое значение» открывается наложение, содержащее диаграмму процесса и таблицу со всеми узлами потока. Вы также можете увидеть фактическое значение продолжительности для каждого узла потока. Если вы хотите установить целевое значение для узла потока, используйте поля числа и единицы в последнем столбце. Если поле номера целевого значения для узла потока отсутствует, для этого узла потока не установлено целевое значение (в этом случае выбранная единица времени игнорируется).

Если вы установите целевое значение для узла потока, это целевое значение будет представлено в виде значка на узле потока на диаграмме в верхней части наложения. Вы можете щелкнуть любой узел потока на диаграмме, чтобы перейти к полю ввода целевого значения в таблице. Если у вас есть отчет о пользовательских задачах, вы можете выбрать только пользовательские задачи, так как только они включены в результат отчета. При выборе поля ввода целевого значения в таблице соответствующий элемент диаграммы подсвечивается. Чтобы сохранить настройку целевого значения, нажмите кнопку «Применить».

Если вы сохранили целевые значения, тепловая карта нормальной продолжительности заменяется на визуализацию целевого значения. В этой новой визуализации узлы потока со средней продолжительностью, превышающей указанное целевое значение, выделены красным. Если навести курсор мыши на один из узлов, во всплывающей подсказке отобразится значение целевой длительности, фактическая продолжительность и относительный процент фактического значения от целевого значения. Вы также можете увидеть целевое значение в виде значка на диаграмме.

После установки начальных целевых значений для отчета можно использовать кнопку «Целевое значение», чтобы переключаться между целевым значением и обычным режимом просмотра «Длительность». Если вы хотите изменить целевые значения, вы можете использовать кнопку передач, чтобы снова открыть оверлей.

Как и при любом изменении конфигурации отчета, чтобы сохранить целевые значения и отобразить их в режиме просмотра отчета и на панелях мониторинга, необходимо сохранить отчет с помощью кнопки «Сохранить» в правом верхнем углу.

Части экземпляра процесса

В некоторых случаях вас не интересует продолжительность всего экземпляра процесса, а только определенная его часть. Для этого сценария есть дополнительная кнопка под названием «Часть экземпляра процесса», доступная для каждого представления «Продолжительность экземпляра процесса». Нажатие на эту кнопку открывает наложение, позволяющее выбрать начало и конец интересующей вас части процесса. После подтверждения выбора отображаемая продолжительность будет относиться только к выбранной части, а не ко всему экземпляру.

В некоторых случаях может случиться, что одно и то же действие выполняется несколько раз в одном и том же экземпляре процесса, например, если процесс содержит циклы или параллельные шлюзы. В таких случаях Optimize рассматривает только часть между датой начала первого экземпляра начального узла и датой окончания первого экземпляра конечного узла.

Настроить отчет

Панель конфигурации группирует все параметры, которые можно применить к отчету, в одном месте. Чтобы увидеть панель, нажмите на кнопку Cog, доступную в режиме редактирования любого отчета. Каждая визуализация имеет различные настройки, которые можно настроить с панели.

Изменения в конфигурации отчета сохраняются и также применяются к режиму просмотра отчетов и любой панели мониторинга, на которой отображается этот отчет.

Числовой

Числовой отчет - это любой отчет, который визуализируется как одно число (например, Process Instance: Count сгруппированный по None или Process Instance: Duration Сгруппированный по None )[3].

В числовых отчетах возможны следующие конфигурации:

Точность числа

Точность числа может быть настроена с панели, чтобы ограничить наиболее значимые единицы, которые будут показаны.

Например, у нас есть отчет, который вычисляет общую продолжительность экземпляров процесса. Если предел точности не установлен, вы увидите все возможные единицы измерения, например: 1y 5m 2wk 5d 3h 16min 3s 170ms . В случае, если вас интересуют только определенные единицы измерения (например, месяцы), вы можете опустить все незначительные единицы, ограничив точность, как показано на рисунке ниже:

Ценность номера цели (индикатор выполнения)

Отчеты о номерах отображаются в виде индикатора выполнения, если на панели активирована опция цели, как показано на рисунке. Базовая линия и целевое значение индикатора выполнения также могут быть установлены с помощью панели.

Вы можете переключаться между индикатором выполнения и визуализацией одного номера, используя один и тот же переключатель линии ворот.

Индикатор красной линии появляется на индикаторе выполнения, когда его значение превышает целевое значение. После индикатора полоса становится более темной, чтобы четко отображать превышенную сумму.

Агрегация отчетов о продолжительности

Для просмотров продолжительности тип агрегации по умолчанию - средний. Чтобы изменить это, вы можете выбирать между различными агрегатами, такими как минимум, максимум и медиана на панели конфигурации отчета. Обратите внимание, что медиана является приблизительной, а остальные операции являются точными значениями.

Время выполнения задачи пользователя

В отчетах о продолжительности пользовательских задач у вас есть возможность выбрать, какую часть жизненного цикла пользовательских задач вы хотите видеть в отчете:

Неактивный: Просмотр времени, в течение которого каждая пользовательская задача считалась неактивной (не заявленной правопреемником / пользователем) во время ее выполнения
Работа: Просмотреть, как долго каждая пользовательская задача считалась выполненной правопреемниками / пользователями (время первого запроса до завершения) во время ее выполнения.
Итого: просмотр времени выполнения каждой пользовательской задачи.

Настройки таблицы

В табличных отчетах возможна следующая конфигурация:

Показать количество экземпляров

Отображает общее количество экземпляров в правой части визуализации. Если вы сохраните отчет, когда эта опция включена, номер также будет отображаться на любой панели мониторинга, к которой этот отчет добавляется, и когда отчет публикуется.

Скрыть, показать и изменить порядок столбцов таблицы

Настройки таблицы позволяют скрыть определенные столбцы с помощью меню конфигурации, как показано на рисунке ниже:

При работе с отчетами таблицы необработанных данных вы также можете изменить порядок столбцов таблицы с помощью перетаскивания в заголовок соответствующего столбца.

Сортировка по столбцу таблицы

Чтобы отсортировать таблицу по определенному столбцу, просто щелкните заголовок этого столбца. При этом в заголовке будет показана строка, указывающая, по какому столбцу сортируется таблица в данный момент, и направление этой сортировки (по возрастанию или по убыванию), как показано:

Повторное нажатие на тот же заголовок столбца изменит направление сортировки.

Сохранение отчетов также сохранит примененную сортировку.

В настоящее время сортировка работает для всех табличных отчетов, кроме:

Объединенные таблицы отчетов
Отчеты сгруппированы по переменной целочисленного типа

Абсолютные и относительные ценности

При настройке отчета по количеству у вас есть возможность настроить, какие столбцы будут включены в таблицу. Используя переключатели для абсолютного и относительного значения, вы можете скрыть или показать соответствующие столбцы.

Графики (Линия, Бар, Пирог)

В отчетах о гистограммах и линейных диаграммах можно выбрать цвет графика, добавить имена к осям X и Y и отредактировать многие другие параметры, как показано на рисунке ниже:

В диаграммах вы можете скрыть / показать абсолютные и относительные значения, которые появляются во всплывающих подсказках.

Показать количество экземпляров

График Голевой Линии

Оптимизировать позволяет установить линию цели в гистограмме и визуализации линейной диаграммы. Используя эту функцию, можно выделить что-либо выше или ниже определенного значения.

Хорошим примером использования такой функциональности является следующий пример:

Сначала перейдите в режим редактирования отчета и выберите следующую конфигурацию:

Посмотреть	Частота подсчета экземпляра процесса
Группа по	Дата начала экземпляра процесса: месяц
Визуализировать как	столбиковых

Допустим, что число завершенных экземпляров процесса всегда должно быть больше 6. Целевая линия может использоваться для визуализации этого:

Установите в поле ввода целевого значения значение 6 и нажмите кнопку выше. Теперь, если количество экземпляров процесса меньше 6, оно будет выделено красным, как показано.

Эта функция может также использоваться с любой другой гистограммой и визуализацией линейной диаграммы. Вот еще один пример, где целевое значение используется с визуализацией линейного графика:

Схемы Зоны активности

При включении переключателей абсолютных или относительных значений все подсказки для всех потоковых узлов остаются видимыми. Это также возможно, когда вы определили целевые значения. Если вы сохраните отчет в этом состоянии, всплывающие подсказки также будут отображаться на любой информационной панели, к которой добавлен этот отчет.

Что касается диаграмм и табличных отчетов, то можно отобразить общее количество экземпляров в правой части визуализации. [5] Если вы сохраните отчет, когда эта опция включена, номер также будет отображаться на любой панели мониторинга, к которой этот отчет добавляется, и когда отчет публикуется.

Отчеты об узлах потока

Для всех отчетов, сгруппированных по узлам потока, доступны дополнительные параметры конфигурации:

Узлы потока включены в результат

По умолчанию все узлы потока включены в результат. Если у вас есть отчет о пользовательских задачах, в результате присутствуют все пользовательские задачи процесса. Особенно для больших процессов это может привести к большому количеству строк таблицы или записей диаграммы. Чтобы сфокусировать отчет на важных узлах, вы можете указать, какие узлы будут включены в результат.

Для этого нажмите кнопку «Показать узлы потока…» в оверлее конфигурации. Откроется окно, в котором вы можете выбрать узлы на диаграмме процесса. Вы также можете отменить или повторно выбрать все узлы, используя кнопки над диаграммой. Элементы, которые нельзя выбрать, отображаются серым цветом.

Состояние узла потока

Некоторым узлам потока может потребоваться некоторое время для завершения, например, пользовательские задачи или долго выполняющиеся сервисные задачи. По умолчанию в отчет включаются все узлы потока в расчетах, независимо от того, запущены они или уже завершены. Вы можете изменить это поведение с помощью выбора статуса узла потока.

Используя опцию Запуск, ваш отчет будет собирать информацию только от узлов потока, которые в данный момент работают. Аналогичным образом, если вы выберете опцию Завершено, будут рассматриваться только завершенные узлы потока.

Распределенные пользовательские отчеты о задачах

Можно расширить отчеты о пользовательских задачах, чтобы увидеть, над какими пользовательскими задачами Процесса работают ваши пользователи / группы или которые они выполняли в прошлом. Чтобы применить эту функцию к вашему отчету «Задача пользователя», вы можете использовать вариант «Distributed by» доступный в параметрах конфигурации. Если ваш отчет сгруппирован по группам уполномоченных / кандидатов, его можно распределить по задачам пользователя, как показано на рисунке.

Возможен и другой способ (отчет «Задача пользователя» сгруппирован по задачам пользователя и распределяется по группам уполномоченных / кандидатов).

Эта функция доступна в отчетах о количестве и продолжительности.

Режим просмотра

После того, как вы определили, как должен выглядеть ваш отчет, режим просмотра предоставляет вам различные виды действий, такие как переключение в режим редактирования, нажав на кнопку редактирования, или удаление всего отчета, если вы его не используете. больше. Если вы хотите увидеть более подробную информацию об отчете, вы можете взаимодействовать с ним, например, перемещая указатель мыши по отдельным точкам данных на диаграммах или увеличивая или уменьшая тепловые карты. Тип взаимодействия всегда зависит от самого отчета. [6]

Если вы хотите поделиться отчетом с другими людьми или добавить его на веб-страницу, вы можете использовать функцию публикации отчета. Просто нажмите на кнопку поделиться, которая откроется всплывающее окно. Вы можете включить общий доступ, нажав переключатель. Теперь вы можете отправить ссылку людям, у которых нет доступа к Camunda Optimize, и тем самым разрешить им просматривать отчет. Также вы можете использовать предоставленный код в разделе для встраивания поповера обмена и вставить его на свою веб-страницу. Каждый, кто просматривает веб-страницу, может просмотреть содержание отчета. Общие версии отчета позволяют просматривать только сам отчет. Невозможно изменить его или выполнить другие действия, которые могут нарушить Оптимизацию. Вы можете отменить совместное использование в любое время, отключив переключатель общего доступа.

Объединенный отчет

Иногда необходимо сравнить несколько отчетов или визуализировать их вместе в одной диаграмме. [7] Для этого можно создать специальный тип отчета, который называется «комбинированный отчет». Чтобы создать новый комбинированный отчет, нажмите «Создать комбинированный отчет» в раскрывающемся меню «Создать новый», доступном на главной странице.

Затем вы будете перенаправлены на сборщик комбинированных отчетов. Там вы можете увидеть справа панель выбора, чтобы выбрать несколько отчетов для объединения. Обратите внимание, что если объединенный отчет находится внутри коллекции, можно объединять только отчеты, которые находятся в одной коллекции. Если объединенный отчет не входит в коллекцию, он может объединять только отчеты, которых также нет в коллекции. Выбранные отчеты будут отображаться вместе на панели предварительного просмотра отчетов слева.

Например, объединение двух отчетов с визуализацией таблицы приводит к следующему представлению:

И объединение двух отчетов с визуализацией линейной диаграммы приводит к следующему представлению:

Вы можете изменить цвет отчетов с диаграммами, щелкнув поле цвета рядом с названием отчета. Вы также можете перетащить элементы в списке выбранных отчетов сверху или снизу, чтобы изменить их порядок в представлении отчетов.

Обратите внимание, что не все отчеты можно комбинировать друг с другом, поскольку между ними есть пара различий. Поэтому при выборе отчета будут отображаться только другие отчеты, которые можно комбинировать с выбранным.

Только отчеты, которые соответствуют следующим критериям, могут быть объединены:

Та же группа
Та же визуализация
То же представление, но можно комбинировать отчеты о продолжительности пользовательских задач (работа, холостые и общие) и отчеты о продолжительности потока.
Определение процесса может быть разным
Кроме того, можно объединять отчеты, сгруппированные по дате начала, с отчетами, сгруппированными по дате окончания, при условии, что интервал дат для них одинаков.

Кроме того, можно комбинировать только следующие визуализации, которые будут отображаться в комбинированном списке выбора:

Гистограмма
Линия Диаграмма
Стол
номер

В настоящее время невозможно объединить отчеты о решениях друг с другом.

Также возможно обновить имя отчета, сохранить его и добавить его в панель управления точно так же, как в обычном отчете. Объединенные отчеты также будут отображаться в списке отчетов вместе с обычными отчетами.

Настройка комбинированных отчетов

Вы можете настроить комбинированный отчет с помощью кнопки с зубчатым колесом, доступной в верхней правой части экрана. Нажатие на кнопку покажет всплывающее окно со всей доступной конфигурацией.

Например, во всех отчетах с диаграммами вы можете изменить то, что будет отображаться во всплывающих подсказках, изменить имена осей и установить линию ворот, как показано на рисунке ниже.

Заключение

Оптимизация бизнес-процессов важная часть деятельности компании.

Как видно, есть множество типов отчетов помогающие достичь цели оптимизации. Различные типы отчетов нужны для того, чтобы оптимизировать бизнес-отчеты так, как того требует текущее положение дел. Используя, но не ограничиваясь ими можно добиться оптимизации по фин. затратам, времени и качестве. Практически повсеместно эксцентричность протекающих процессов является наиболее выигрышной стратегией для компании. [8] Именно эта потребность и сподвигла на создание подобных продуктов.

Библиография

[1] Денис Бондаренко - 22 приема оптимизации бизнес-процессов

[3] Владимир Репин - Бизнес-процессы. Моделирование, внедрение, управление

[4] Виктор Крохин, Мария Каменнова, Илья Машков - Моделирование бизнес-процессов. В 2 ч. Часть 1. Учебник и практикум для бакалавриата и магистратуры

[5] Владислав Ильин - Моделирование бизнес-процессов. Практический опыт разработчика

[6] Иван Олегович Севостьянов, Севостьянов И О - Поисковая оптимизация: практическое руководство по продвижению сайта в Интернете

[7] Анатолий Сперанский, Надежда Драгункина - Оптимизация системы оплаты труда и материального стимулирования

[8] Вестник Санкт-Петербургского университета: Экономика, Выпуски 1-4

Приложение