Документооборот ELMA ECM

Содержание:

Документооборот ELMA ECM

Компания ELMA – разработчик системы управления бизнес-процессами и эффективностью ELMA BPM. Решение используется для моделирования и автоматизации бизнес-процессов компаний, контроля исполнительской дисциплины и оперативного улучшения процессов на основе полученных данных.

ELMA ECM+ – это приложение для организации электронного документооборота, реализованное на базе системы управления бизнес-процессами ELMA BPM.

Решение включает полный функционал классических систем электронного документооборота, при этом позволяет органично встроить процедуры обработки документов в сквозные бизнес-процессы предприятия.

Документы не существуют сами по себе. Они оформляются и обрабатываются на определенных этапах бизнес-процессов компании. ELMA ECM+ позволяет автоматизировать документооборот и связать процессы обработки документов с деятельностью предприятия.

Ключевые функции ELMA ECM+

• Входящая документация.
• Исходящие документы.
• Журналы регистрации бумаг.
• Отслеживание исполнения.
• Управление служебными записками, приказами и распоряжениями.
• Листы ознакомления.
• Генерация пакета договоров с помощью шаблонов.
• Добавление процедур согласования договоров.
• Хранилище для сканов, актов, приложений.
• Отслеживание исполнения, выхода из сроков, пролонгации.
• Настройка маршрутов документов, их типов, свойств.
• Настройка номенклатуры.
• Настройка прав доступа.
• Настройка замещений и реестров.

Экономическая эффективность

• Сотрудники компании более ответственно подходят к своим обязанностям , потому что: процессы регламентированы, и сотрудник четко знает, что он обязан делать. Кроме того, система обеспечивает эффективный контроль выполнения задач со стороны руководства.
• Повышается эффективность работы сотрудников при решении "типовых" задач благодаря четкой регламентации процессов в компании и повышению дисциплины.
• Экономится время сотрудников на поиск нужного документа, потому что все необходимые документы доступны "в 2 клика".
• Сотрудники оперативно получают необходимую информацию и могут самостоятельно принимать решения благодаря быстрому доступу к документам и четкому пониманию своей зоны ответственности в рамках каждого бизнес-процесса.
• Снижается процент потери информации при передаче задач от одного сотрудника к другому.
• Уменьшается объем бумажного документооборота.
• Увеличивается общая скорость выполнения процесса.
• Упрощается создание и поддержка Системы Менеджмента Качества за счет возможности получать актуальные регламенты процессов и возможности постоянно осуществлять улучшение бизнес-процессов.
• Облегчается обучение и адаптация новых сотрудников.

Преимущества системы

1. Для работы с системой достаточно веб-браузера. Благодаря этому работать с системой можно из любой точки мира без установки дополнительного программного обеспечения.
2. Для описания бизнес-процессов используется современный язык BPMN - на сегодняшний день лучший и самый прогрессивный мировой стандарт для описания бизнес-процессов.
3. Возможность генерации регламентов бизнес-процессов, что является обязательным условием сертификации по стандарту качества ГОСТ-Р ИСО 9001:2001. При этом исключается дублирование работы, и компания всегда имеет регламенты по актуальным работающим процессам.
4. Отсутствие "скрытых" платежей за лицензии ПО. Вам не нужно покупать базу данных или другие дорогостоящие компоненты.

Мобильные решения

Для удобной работы с функционалом ELMA ECM+ созданы приложения для iPhone, iPad и смартфонов на базе OC Android. Каждый сотрудник компании сможет участвовать в бизнес-процессах компании и пользоваться всем функционалом системы, независимо от своего местоположения. Получение своевременной актуальной информации способствует быстрому принятию решений.

Удобный и понятный интерфейс приложений позволяет легко ориентироваться в системе. Приложения забирают всю новую информацию из ELMA одним большим пакетом и, нет необходимости ждать загрузки страниц – вся необходимая информация отображается на экране. Согласование происходит за счет нажатия одной кнопки.

Задачи

• Мобильные приложение ELMA умеет получать список задач и предполагает работу со следующими типами:

обычные поручения, задачи по процессам

и задачи по документам.

• Форма задачи создается в дизайнере

и одинаково отображается на любом из устройств

как на обычном десктопом компьютере,

так и на мобильном устройстве.

• Карточка задачи содержит всю информацию о ней.

К задаче можно приложить файлы необходимых документов.

При необходимости можно оставить комментарий.

Также есть возможность переназначения задачи и контроля исполнения

Работа с документами приложении

Мобильное приложение ELMA предоставляет возможность оперативно работать со всеми типами документов. Производить операции ознакомления, согласования и вынесения резолюции по документам.

При вынесении резолюции по документу можно ставить задачи исполнителям по дальнейшей работе с документами. Система сама проинформирует исполнителей.

Также можно быстро найти необходимый документ, даже если, например, руководитель находится не в офисе. Таким образом, территориальное местоположение никак не отражается на текущей работе остальных сотрудников – все согласования проходят оперативно и своевременно.

Безопасность данных и действий

Любой пользователь из любого места, где есть интернет, может ввести свой логин и пароль и зайти в систему ELMA. Такой вход в систему настроен по умолчанию для всех пользователей, но всего есть три основных способа, как защитить вход в систему:

1) Вход только через доверенные устройства. Если вход осуществляется с ПК или мобильного устройства, которого нет в списке доверенных, то система сообщит о невозможности входа.

2) Вход по Токену. Токен - устройство, которое привязывается к учетной записи пользователя и будет соответствовать только ему. Плюс ко всему, у отдельного пользователя имеется свой пин-код. На токен может быть записано сразу несколько электронных ключей-контейнеров – для входа в разные системы, а не только в ELMA, чтобы пользователю не носить целую связку ключей.

3) Вход по Сертификату. Механизм осуществляется примерно так же. Пользователь привязывает сертификат к своей учетной записи. Зайти в систему по сертификату можно только с определенного рабочего места. Такая возможность есть только в браузерах Mozilla Firefox и Internet Explorer.

Также авторизация в ELMA может происходить по технологии Single Sign On (SSO) - для входа в систему нужны имя и пароль, с которыми пользователь вошел в ОС Windows.

Для согласования, подписания документа или его версии используется электронно-цифровая подпись. При этом никакой другой пользователь, даже узнав пароль, не сможет согласовать или подписать документ.

В ELMA доступна настройка прав доступа на различные объекты системы. В основе управления правами - роли элементов оргструктуры и отдельных пользователей системы, процесс настройки состоит в графическом отображении должностей, отделов и подразделений, и распределении ответственности.