Автоматизация управленческого учета

Содержание:

Введение

Управленческий учет - это упорядоченная система по сбору, регистрации, обобщению и представлению информации о хозяйственной деятельности организации и ее внутренних структурных подразделений, необходимой для принятия управленческих решений.

В условиях развивающихся рыночных отношений в нашей стране предприятие становится юридически и экономически самостоятельным. Эффективное управление производственной деятельностью предприятия все более зависит от уровня информационного обеспечения его отдельных подразделений и служб.

Как показывает практика, предприятия, имеющие сложную производственную структуру, остро нуждаются в оперативной экономической и финансовой информации, помогающей оптимизировать затраты и финансовые результаты, принимать обоснованные управленческие решения. К сожалению, принимаемые руководством решения по развитию и организации производства не обосновываются соответствующими расчетами и, как правило, носят интуитивный характер.

Информация, необходимая для оперативного управления предприятием, содержится в системе управленческого учета, который считают одним из новых и перспективных направлений бухгалтерской практики.

Управленческий учет можно определить как самостоятельное направление бухгалтерского учета организации, которое обеспечивает ее управленческий аппарат информацией, используемой для планирования, управления, контроля и оценки организации в целом, а также ее структурных подразделений. Автоматизация управленческого учета позволит ускорить процесс предоставления информации необходимой для целей управления.

Таким образом, актуальность данной темы обусловлена потребностями предприятия в качественной информации необходимой для целей управления.

Цель данной работы – изучить теоретические аспекты автоматизации управленческого учета.

Из поставленной цели вытекают следующие задачи:

1) ознакомится с проблемами, возникающими при автоматизации управленческого учета и рассмотреть пути их преодоления;

2) изучить способы автоматизации управленческого учета;

3) ознакомится с видами программного обеспечения.

Управленческий учет:

• пособствует успешной деятельности предприятий;
• обеспечивает высокие темпы их стратегического развития;
• позволяет менеджменту оперативно получать необходимую учетную и аналитическую информацию;
• обеспечивает организацию конкурентными преимуществами посредством управления затратами, коммерческой деятельностью и организации общего управления;
• структурирует разные виды и направления деятельности предприятия;
• обеспечивает оценку вклада в итоговый результат различных структурных подразделений.

1. Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия

1.1 Характеристика предприятия и его деятельности

Запуск интернет-магазина «karinamarina» был в 2015 году, офис продаж которого находится в Москве. Запуск был на интернет площадке Instagram, позднее был разработан собственный сайт. В 2017 году был открыт дополнительный офис в городе Пенза.

Главное достояние нашего предприятия – коллектив единомышленников. Это высокопрофессиональные творческие специалисты, обладающие большим опытом работы в сфере производства лечебно-профилактической косметики, владеющие информацией о новых видах сырья и способах работы с ними, постоянно совершенствующие и пополняющие свои знания, осуществляющие исследовательскую работу по созданию новых видов косметических препаратов.

Компания награждена медалями, дипломами и почетными грамотами, отмечена Золотым и Платиновым знаками «Всероссийская марка (III тысячелетие) Знак качества ХХI века», Дипломом за вклад и формирование цивилизованного потребительского рынка в России, Дипломом в номинации «Доверие потребителей» за производство и продвижение на российском рынке косметической продукции.

Магазин «karinamarina» занимается продажей как уходовой так и декоративной косметики наивысшего качества. В ассортименте магазина представлен товар как от зарубежных звезд, так и популярных брендов.

Доставка распространяется на все страны СНГ.

Основные финансово-экономические показатели деятельности ИП «karinamarina» приведены в таблице 1.1

Наименование показателя	Единицы измерения	За 2019 год
Прибыль от реализации продукции	Млн. руб.	14
Затраты	Млн. руб.	7
Среднесписочная численность работников	Чел.	25

Таблица 1.1 – Основные финансово-экономические показатели деятельности ИП «karinamarina»

1.2 Организационная структура предприятия.

• Руководитель компании следит за состоянием магазина, качеством товара и скоростью работы сотрудников.
• Менеджер по продажам организовывает работу команды дизайнеров и разработчиков. Через него проходят все документы на заказ какого-либо товара.
• Отдел кадров занимается одновременно двумя задачами. Работа с сотрудниками компании и бухгалтерия. Он отвечает за зарплату сотрудников
• Пиар менеджер занимается распространением информации о магазине. Всеми видами рекламы, завлекающими вывесками, флаерами.
• Дизайнер и Продавец два равноправных работника, которые создают то, что хотят видеть клиенты. Руководитель оформляет план проекта, после чего Менеджер по продажам распределяет обязанности меж сотрудниками, кто что делает. И они начинают работать.

1.3 Выбор комплекса задач автоматизации, структуры комплекса технических и программных средств и характеристика существующих бизнес – процессов

Моей задачей, решаемой на предприятии, является разработка системы автоматизации управленческого учета. Одним из этапов была диагностика на предприятии всех бизнес-процессов, которые будет охватывать ИС.

К объектам управленческого учета относятся:

• Издержки предприятия и его структурных подразделений.
• Результаты хозяйственной деятельности.
• Внутреннее ценообразование.
• Прогнозирование будущих финансовых операций.
• Внутренняя отчетность.

Управленческий учет начинается с поступления информации о обработки заявки, сборки товара и подготовки документов. Модель данного процесса и его декомпозиция показана на рисунке 1.2. и 1.3

Рисунок 1.2 – Контекстная диаграмма управленческого учета

Рисунок 1.3 – Декомпозиция процесса

Для обоснования целесообразности внедрения данного решения был произведен сравнительный анализ уже готовых продуктов и приведен в таблице 1.2.

Таблица 1.2 – Сравнительный анализ готовых решений

Название	Возможности	Комментарий
1С Бухгалтерия 8.0	учёт операций по кассе и банку; учёт валютных операций; учёт ОС и НМА; учёт материалов, товаров, услуг, производства продукции; учёт взаиморасчетов с дебиторами, кредиторами, организациями и подотчётными лицами; учёт расчётов по заработной плате; Создание отчетной документации.	С помощью данного решения можно вести все виды бухгалтерского и налогового учета, совместима с многими продуктами 1С, есть возможность создания отчетной документации, кроссплатформенная, довольно сложна при обучении, но существует огромная база обучающих видео.
БЭСТ 5 Бухгалтерия	Позволяет вести аналитический учет; вести учет в любой валюте; формировать сводную книгу учета по хозяйственным операциям; передавать отчетность в ФНС в электронном виде (с использованием партнерских приложений, таких как «Контур-Экстерн»).	Возможности схожи с программой 1С, но не позволяет редактировать тип отчета, работает только на ОС Windows.
Инфо Бухгалтер 8	Позволяет формировать отчетность автоматически; вести учет по нескольким фирмам; формировать электронную отчетность; импортировать данные из любых других бухгалтерских программ.	Внедрение этой программы дешевле чем предыдущие примеры, интерфейс более понятный, меньше возможностей, больше подойдет для небольшого бизнеса.

Программные средства довольно похожи по функционалу и занимают наивысшие места на рынке, но для оптимального решения была выбрана программа «Access», исходя из привычности и простоты интерфейса для специалистов предприятия и приспособленности к специфике производственных процессов.

Техническая структура предприятия.

Техническая архитектура предприятия указана на рисунке 1.4.

Рисунок 1.4 – Техническая архитектура предприятия

Аппаратное и программное обеспечение указано в таблице 1.3

№п/п	Аппаратное средство	Конфигурация	Установленное ПО
	ПК HP DT PRO HE MT G2 6BD94EA (2 шт.)	Процессор: Intel Core i5 Частота процессора: МГц 2500 Видеокарта: Intel UHD Graphics 630 Тип жесткого: диска HDD Объем жесткого диска: Гб 500 Оперативная память: Гб 4 Порты и слоты расширения: HDMI, USB 4, Внешний монитор VGA (D-Sub 15-pin), Разъемы 4хUSB 3.1, RJ-45	Windows 10 Microsoft Office 2019 Google chrome Kaspersky Antivirus Protection Paint Krita Kaspersky Internet security Access
	МФУ HP LaserJet Pro MFP M28w (2 шт.)	Тип печати: черно-белая Скорость печати: 18 стр/мин Отправка изображения по e-mail Печать на: карточках, этикетках, глянцевой бумаге, конвертах, матовой бумаге Количество картриджей: 1 Интерфейсы: Wi-Fi, 802.11n, USB 2.0	-
	Сервер Dell PowerEdge R630 (1 шт.)	Модель процессора: E5-2630 v3 Процессор кол-во ядер: 8 Тип памяти: DDR4 Максимальный объем памяти:1.5 Тб	Microsoft SQL Server Active Directory СУБД Oracle 12.2 Access Для почтового сервера: GFI MailEssentials (поддержка сервера, фильтры, антивирус)
	Маршрутизатор TP-LINK SafeStream TL-ER6020 (1 шт.)	Возможность установки в стойку 2 порта Ethernet 10/100/1000 Мбит/сек WAN-порт: Ethernet 10/100/1000 Мбит/сек поддержка VPN поддержка VPN-туннелей, до 50 туннелей 128 МБ оперативной памяти	-
	Коммутатор D-LINK DES-1100-16/A2A (1 шт.)	Установка: настольный Тип: настраиваемый Порты: 10-100 Base-TX 16 шт. WEB-интерфейс управления: есть	-
	Монитор BenQ GW2270 (14 шт.)	ЖК-монитор с диагональю 21.5" Тип матрицы экрана: TFT A-MVA Разрешение: 1920x1080 (16:9) Подсветка без мерцания: (Flicker-Free) подключение: VGA, DVI яркость 250 кд/м2 контрастность: 3000:1 время отклика: 5 мс	-
	Смартфон Iphone 12 Pro (3 шт.)	Объем накопителя : 265 ГБ Процессор: A14 Bionic Диагональ: 6,7" Разрешение: 2778x1284 Яркость: 800 кд/м²

На всех компьютерах в «karinamarina» используется операционная система Windows 10 Корпоративная от Microsoft, а также Office 2019 для удобства совместимости.

Для обеспечения безопасности используется Kaspersky Antivirus Protection.

Полный список программного обеспечения:

1. операционные системы: Windows 10 Корпоративная;

2. СУБД: Oracle 12.2, Microsoft SQL Server;

3. средства обеспечения информационной безопасности и защиты данных: Kaspersky Antivirus Protection, Kaspersky Internet security;

4. офисные приложения: Office 2019 (Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Outlook, Microsoft PowerPoint, Microsoft Access, Microsoft Visio);

5. специализированное программное обеспечение: Autocad.

1.4 Техническое задание

1. Общие сведения

1.1. Наименование системы.

Автоматизированная управленческого учета
1.2. Заказчики исполнители работ.

Заказчик: ИП «karinamarina»

Фактический адрес: м. Проспект Мира, Мира проспект, 45, 1 этаж, Москва

Телефон: +7 (800) 200-23-45

Настоящее ТЗ разработано на основе плана учебной дисциплины “Проектирование информационных систем” для группы ДКИ-402.
1.4. Стадийность работ.

Стадии разработки	Этапы работ	Содержание работ
1. Предпроектное обследование	Исследование объекта автоматизации	Сбор исходной информации; Постановка задачи.
	Обоснование необходимости разработки программы
	Научно-исследовательские работы	Определение структуры входных и выходных данных; Предварительный выбор методов решения задач
	Разработка и утверждение технического задания	Определение требований к программе
2. Технический проект	Разработка технического проекта	Уточнение структуры входных и выходных данных; Разработка алгоритма решения задачи
	Утверждение технического проекта	Разработка плана мероприятий по разработке и внедрению программ.
3. Рабочий проект	Выполнение комплекса работ по разработке дополнительных возможностей выбранной программы	Адаптация начальной конфигурации программы
	Перенос данных	Занесение копий старых данных
	Отладка программы
	Испытания программы	Согласование и утверждение программы, проведение испытаний
4. Внедрение	Постпроектное сопровождение системы	Подготовка и передача программы и программной документации для сопровождения
	Обучение сотрудников	Подготовка и передача программы и программной документации для сопровождения.

Работа/Длит. (дни)	1-5	5-8	8-10	10-13	13-16	16-22	22-31
Техническое задание
Исследование объекта автоматизации
Обоснование необходимости разработки программы
Научно-исследовательские работы
Разработка и утверждение технического задания
Технический проект
Разработка технического проекта
Утверждение технического проекта
Рабочий проект
Выполнение комплекса работ по разработке дополнительных возможностей выбранной программы
Перенос данных
Отладка программы
Испытания программы
Внедрение
Постпроектное сопровождение системы
Обучение сотрудников

1.5. Особые условия.

Возможна замена производителя технологического средства и комплектующих, технические характеристики и качество которых должны быть не ниже текущих.

2. Назначение и цели создания системы (подсистемы, модуля)

2.1. Назначение.

Предназначено для автоматизации управленческого в соответствии с бизнес-процессами предприятия (расчет заработной платы, учет продукции, учет персонала).

2.2. Цели.

Целью разработки является повышение эффективности, и скорости расчет зарплаты, учета поставляемой продукции, ведение бухгалтерского учета.

3.1 Система должна обеспечивать: расчет заработной платы, исчисление регламентированных законодательством налогов и взносов с фонда оплаты труда, отражение начисленной зарплаты и налогов в затратах предприятия, управление денежными расчетами с персоналом, учет кадров и анализа кадрового состава, учета проставляемой продукции, планирование потребностей в персонале, обеспечение бизнеса кадрами; управление компетенциями, обучением, аттестациями работников.

Система должна быть привычна для пользователя, обладать возможностью резервного копирования и восстановления.

Подходить для операционной системы Windows 10.

Должна быть понятна для нового пользователя, содержать в себе подсказки по использованию и необходимые инструкции.

3.2. Функции и задачи системы.

Настройка конфигурации для денежного расчета

Кадровый учет

Составление платежных документов на выплату

Налогообложение

Формирование отчетности

3.3. Требования к видам обеспечения (информационному, лингвистическому, программному и техническому обеспечению).

Процессор Intel Pentium IV/Xeon 2,4 ГГц и выше

Оперативная память 1024 Мб и выше

Жесткий диск 40Гб и выше

Устройство чтения компакт-дисков USB-порт SVGA-видеокарта

4. Состав и содержание работ по созданию системы

Этап 1. Техническое задание 

Специалисты должны изучить бизнес-процессы фирмы-заказчика, создать подходящие модели и найти способы оптимизации работы, если это необходимо.

На основе осуществленного обследования необходимо провести анализ того, какой продукт оптимально подойдет для автоматизации данной компании. Во многих случаях выбирается программа.

Определение структуры входных и выходных данных.

Разработка и утверждение технического задания Определение требований к программе

Этап 2. Технический проект

Уточнение структуры входных и выходных данных; Разработка алгоритма решения задачи, утверждение технического проекта, разработка плана мероприятий внедрению программ.

Определение состава работ на втором этапе зависит от числа и специфики подлежащих автоматизации бизнес-процессов, а также возможных трудностей их реализации в данной системе.

Основные работы второго этапа:

Разработка технического проекта;

Уточнение структуры входных и выходных данных.

Разработка алгоритма решения задачи.

Окончательное определение конфигурации технических средств

Утверждение технического проекта;

Разработка плана мероприятий по разработке и внедрению программ.

Согласование и утверждение технического проекта

Этап 3. Технический проект

Отладка программы.

Разработка программной документации в соответствии с требованиями ГОСТ 19.101-77.

Испытания программы согласование и утверждение программы и методики испытаний

Этап 4. Сопровождение системы

После успешной реализации проекта внедрения предусматривается и последующее сопровождение новой системы. Как правило, данный этап включается в подсчет общей стоимости всех работ.

В сопровождение входит:

оперативная ликвидация появляющихся ошибок;

внесение доработок и улучшений.

обучение сотрудников – будущих пользователей системы.

5. Порядок контроля и приемки системы

Система подвергается испытаниям следующих видов:
1. Предварительные испытания.

Проверка технического оснащения, целостности оборудования, запуск программного обеспечения.
2. Приемочные испытания.
Проверка работоспособности всех функций.

6. Требования и содержание работ по подготовке системы к вводу в действие

В ходе выполнения проекта на объекте автоматизации требуется выполнить работы по подготовке к вводу системы в действие. При подготовке к вводу в эксплуатацию Заказчик должен обеспечить выполнение следующих работ:

Определить подразделение и ответственных должностных лиц, ответственных за внедрение и проведение опытной эксплуатации;

Обеспечить присутствие пользователей на обучении работе с системой;

Обеспечить соответствие помещений и рабочих мест пользователей системы;

Обеспечить выполнение требований, предъявляемых к программно-техническим средствам, на которых должно быть развернуто программное обеспечение;

Провести опытную эксплуатацию системы.

7. Требования к документированию

Заказчику должна быть предоставлена пакет документов:

Техническое задание;

Ведомость эскизного (технического) проекта;

Пояснительная записка к Техническому проекту;

Описание информационной базы;

Руководство пользователя;

Руководство администратора;

Программа и методика испытаний;

Акт выполненных работ

8. Источники разработки

Настоящее Техническое Задание разработано на основе следующих документов и информационных материалов:

ГОСТ 19.201-78 Техническое задание. Требования к содержанию и оформлению

2. Информационное обеспечение задачи.

2.1. Информационная модель и её описание.

Описание актеров главной диаграммы прецедентов таблица 2.1

Актер	Краткое описание
Менеджер	Сотрудник, один из высших руководящих лиц компании, ответственный за управление финансовыми потоками бизнеса, за финансовое планирование и отчётность.
Покупатель	Оплачивает приобретенный им товар или же оформляет заказ на покупку
Посетитель интернет-магазина	Посещает интернет-магазин с целью возможного приобретения продукта
Бухгалтер	Сотрудник, в обязанности которого входит документальное ведение финансово-хозяйственного учета предприятия, расчет заработной платы, учет налогообложения.

Рисунок 2.1 – диаграмма прецедентов

• Актер Менеджер следит за интернет порталом и отвечает на возникшие вопросы клиентов
• Актер Покупатель оформляет заказ на приобретение товара и оплачивает его
• Актер Посетитель интернет-магазина выбирает нужные товары из предложенного перечня
• Актер Бухгалтер использует систему для составления отчетности, просмотра данных табеля, расчета зарплаты;

2.2 Характеристика нормативно-справочной, входной и результатной информации.

Процесс управленческий учета инициирует бухгалтер, он собирает всю информацию о работе сотрудников и сообщает руководителю банка, Просматривает необходимую документацию, и вносит их в АИС. Данный процесс был отображен в виде диаграммы деятельности на рисунке 2.3.

Рисунок 2.3 – диаграмма деятельности

2.3. Характеристика базы данных.

Описание таблиц, входящих в модель «сущность-связь» представлено в таблицах 2.3-2.6.

Таблица 2.3 – Атрибуты “Должность”

Наименование поля	Тип поля	Длина поля	Прочее
Код должности	Счетчик		Ключ
Название	Текстовый	30	Is Not Null

Таблица 2.4 – Атрибуты “Сотрудник”

Наименование поля	Тип поля	Длина поля	Прочее
Табельный номер	Счетчик		Ключ
ФИО	Текстовый	50	Is Not Null
Должность	Числовой	255	Is Not Null

Таблица 2.5 – Атрибуты “Смена”

Наименование поля	Тип поля	Длина поля	Прочее
Номер смены	Счетчик		Ключ
Номер табельного	Числовой		Is Not Null
Дата	Текстовый	30	Is Not Null

Таблица 2.6 – Атрибуты “Выполненные работы”

Наименование поля	Тип поля	Длина поля	Прочее
Номер смены	Счетчик		Ключ
Отработанные часы	Числовой	6
Объем брака	Числовой	5

Файл БД прикреплен к приложению А

Экранные формы с функционалом программы приведены на рисунках 3.1. - 3.7.

Рисунок 3.1 – Отчет

Рисунок 3.2 – Таблица «Выполненные работы»

Рисунок 3.3 – Таблица «Должность»

Рисунок 3.4 – Таблица «Смена»

Рисунок 3.5 – Таблица «Сотрудник»

Рисунок 3.6 – Запрос на выборку

Рисунок 3.7 – Запрос на убывание

Заключение

В данной работе мы рассмотрели особенности автоматизации управленческого учета на предприятии, преимущества внедрения автоматизации и проблемы возникающие при этом.

Необходимо отметить, что способы автоматизации управленческого учета во многом зависят от особенностей бизнеса, сложившихся традиций управления, стратегических задач компании. Однако нужно понимать, что управленческий учет - это не цель, а средство поддержки принятия решений. Поэтому в результате ведения такого учета должны получаться ясные и правдивые финансово-экономические показатели, основываясь на которых руководство предприятия может им эффективно управлять. И, наконец, стоимость внедрения новых методов управленческого учета не должна превышать выгод от их использования.

Таким образом, на основании вышеизложенного, можно сделать следующие выводы: прежде чем проводить автоматизацию управленческого учета необходимо определится с программным обеспечением, которое бы наибольшим образом подходило для данного предприятии, далее необходимо оценить степень внедрения управленческого учета и возможности трансформирования организации бухгалтерского учета с целью приведения его в соответствие с выбранным программным обеспечением.

Список литературы

• Валебникова Н.В., Василевич И.П. Современные тенденции управленческого учета. Бухгалтерский учет. 2000. №18. С.53-59.
• Палий В.Ф., Палий В.В. Управленческий учет – новое прочтение внутрихозяйственного расчета. Бухгалтерский учет. 2000. №17. С.60-62.
• https://www.audit-it.ru/terms/accounting/upravlencheskiy_uchet.html (дата обращения 05.12.2020)
• https://support.microsoft.com/ru-ru/access (дата обращения 05.12.2020)
• https://beseller.by/blog/sotrudniki-dliya-internet-magazina/ (дата обращения 05.12.2020)
• Шеремет А.Д. Управленческий учет: Учебник. – М.: Финансы и статистика, 2000. – 334с.
• https://flexberry.github.io/ru/gpg_use-case-diagram.html (дата обращения 05.12.2020)
• https://support.microsoft.com/ru-ru/office/создание-простого-запроса-на-выборку-de8b1c8d-14e9-4b25-8e22-70888d54de59 дата обращения 05.12.2020)
• https://planerka.info/item/diagrammy-deyatelnosti-uml/ дата обращения 05.12.2020)
• Ивашкевич В.Б. Управленческий учет в информационной системе предприятия / Бух. учет. – 1999. - №4. – с.99-102

Приложение 

База данных информационной системы

Файл БД