Учетные регистры, их классификация и способы записи в них (Понятие и классификация учетных регистров)

Содержание:

Введение

Характерная особенность бухгалтерского учета состоит в том, что он основан на строгом документировании хозяйственных операций. Данное требование закреплено в действующем законодательстве: основанием для любой записи в бухгалтерских регистрах являются правильно оформленные первичные документы.

Информация, оформленная в учетных документах, обрабатывается путем регистрации, оценки и группировки однородных учетных показателей. Результативные данные записываются вручную или с помощью технических средств в учетные регистры.

Регистры бухгалтерского учета представляют собой таблицы, которые разграфлены по строкам и столбцам, с помощью типографского способа, в которые заносят необходимые суммы по хозяйственным операциям.

Таким образом, учетные регистры это отдельные листы, ведомости, карточки, журналы, книги, машинограммы, машинные ленты, диски, дискеты и другие машинные носители, имеющие правовой статус, в каждом из которых группируются однородные учетные данные для составления бухгалтерских проводок.

Форма учета бухгалтерской информации — это бухгалтерская запись данных из первичных документов учетные регистры. При разных формах учета по-разному сочетаются учетные регистры, последовательность, способы учетных записей, организация учетного процесса.

Актуальность темы определяется тем, что регистрация хозяйственных операций в учетных регистрах является наиболее ответственным этапом учетной работы. В них группируются и систематизируются на счетах синтетического и аналитического учета данные о состоянии и движении хозяйственных средств и источников, используемые для составления финансовой отчетности.

Степень разработанности: Проблеме ведения учетных регистров посвящено множество работ ведущих отечественных и зарубежных экономистов, таких как – Терехова В., Алборов Р.А., Гетьман В.Г., Радостовец В.К., Хорнгрен Ч., Фостер Дж. и др.

Методологическая база: системный подход, сопоставительный, экономический анализ, статистические группировки.

Цель исследования: изучение регистров, их классификации и способы записи в них.

Задачи исследования:

- дать характеристику регистрам бухгалтерского учета

- изучить технику учетных записей и способы исправления ошибок

Объектом исследования являются формы и методы ведения бухгалтерской документации.

Предметом исследования является регистры бухгалтерского учета.

Структура работы: работа состоит из введения двух глав, заключения, списка использованных источников и приложений.

Глава 1. Понятие и классификация учетных регистров

1.1 Характеристика регистров бухгалтерского учета

Данные хозяйственных операций, отраженные в первичных документах, должны быть в дальнейшем зарегистрированы с целью группировки, отвечающей нуждам управления. Для этого используются учетные регистры. Они представляют собой специальные таблицы, которые имеют свою форму и содержание в зависимости от требований контроля и систематизации информации.

Регистры бывают в виде бухгалтерских книг, карточек, свободных листов. Поскольку учетные книги и карточки могут заполняться только ручным способом, в последнее время они заменяются свободными листами, которые могут составляться и на ЭВМ. [2, с.77]

Применение различных регистров обусловлено объемом и спецификой учитываемых объектов, массовостью хозяйственных операций, способом регистрации и обработки экономической информации и т.п. Эти особенности накладывают отпечаток на строение учетных регистров.

Так, карточки и книги в основном используются для аналитического учета (движения) основных средств, материалов, продукции и товаров. Как правило, в них ведется только количественный учет по каждому наименованию материальных ценностей. Записи в карточках производятся материально ответственным лицом. (Приложение А)

Карточки размещаются в картотеке в группировке, удобной для получения необходимой информации.

Бухгалтерские книги используются в тех случаях, когда перечень объектов незначителен, а также для оперативного учета денежных средств у кассира. Отличительной особенностью ведения книг является то, что на их обложке указывается назначение, а перед началом использования страницы нумеруются и на обороте последней страницы делается надпись о количестве страниц цифрами и подписью, что удостоверяется подписью главного бухгалтера (или другого уполномоченного лица) и скрепляется печатью.

Свободные листы представляют собой заранее напечатанные таблицы в виде ведомостей или журналов-ордеров, которые имеют необходимые графы и колонки Как правило, такие регистры заполняются вручную. При наличии ЭВМ их удобно составлять средствами вычислительной техники, в результате чего получают так называемые машинограммы. Машинными носителями информации являются магнитные диски, дискеты и другие. Использование вычислительной техники позволяет группировать первичные данные в учетных регистрах, исходя из потребностей пользователей информации.

После определения содержания регистра разрабатывается его форма с точным заголовком. В соответствии с требуемыми реквизитами и показателями уточняются количество граф и их заголовки, которые должны соответствовать расположению в первичных и накопительных документах.

Учетные регистры могут иметь различное строение, что зависит от порядка размещения бухгалтерских записей в соответствующих графах: параллельное, последовательное или комбинированное.

Параллельный способ предусматривает размещение записей в процессе их регистрации по дебету и кредиту на одной линии.

Последовательный способ предусматривает двухуровневое строение учетных регистров: на одном из них (верхнем) располагаются записи по дебету счета, а на другом (нижнем) - кредитовые записи по счету. Соответственно этому подсчитываются итоги по дебету и кредиту счетов, представленных в данном регистре, и выводится сальдо на начало и конец месяца. Комбинированный вариант предполагает использование указанных способов в одном регистре, В данном случае не только производятся записи по дебету и кредиту счета, для которого предназначен регистр, но и указываются корреспондирующие счета по дебету и кредиту. [4, с.38]

Роль бухгалтера сострит в том, чтобы правильно указать, по какому счету (дебету и кредиту) следует отразить данную хозяйственную операцию.

Различное строение учетных регистров обусловлено также видом (объектом) информации, которая должна быть получена при их помощи. Более конкретная информация, отраженная в регистрах, требует, чтобы были указаны содержание операции, источник поступления средств или их расходы, номер и наименование документа, дата, количественные данные, качественные характеристики объекта и т.п. Такие регистры носят название аналитических и требуют наличия соответствующих строк и граф для отражения указанной информации. Как правило, такими регистрами являются бухгалтерские книги и карточки, но могут быть и свободные листы.

Регистры, в которых отражается информация высокой степени обобщенности, называются синтетическими и обычно записи в них ведутся только в суммовом выражении. Но, как и при других критериях группировки, в данном случае могут быть комбинированные регистры. Например, в журнале-ордере, отражающем расчеты с поставщиками, указываются не только суммы по корреспондирующим счетам, но и наименование поставщика, номера и даты первичных документов, а также по каким суммам ведутся расчеты и другое.

Обязательным правилом является соблюдение равенства сальдо и итогов оборотов по дебету и кредиту регистров аналитического и синтетического учета.

Записи в учетных регистрах могут осуществляться в хронологическом или систематическом порядке, отсюда и их название.

Хронологические регистры предусматривают записи по мере поступления документов без определенной их группировки по счетам. Примером хронологического регистра является журнал учета поступающих грузов, в котором ведется учет товарно-транспортных документов поставщиков на отгруженные товары. Покупатель регистрирует их в журнале по мере получения и проверки достоверности документов.

В систематических регистрах запись хозяйственных операций производится в определенной системе. Группировка данных может осуществляться на счетах как аналитического, так и синтетического учета. В качестве примеров систематического регистра аналитического учета можно привести оборотную ведомость учета материалов, ведомость выпуска готовой продукции.

Систематические записи производятся во всех регистрах синтетического учета, но самым типичным является Главная книга, в которой вся информация по предприятию группируется по дебету и кредиту счетов синтетического

учета.

Во многих регистрах сочетаются хронологические и систематические записи, поэтому они называются комбинированными. Применение хронологических и систематических записей в одном регистре позволяет сокращать количество записей, повысить степень контроля информации.

Дальнейшее развитие автоматизации учета расширяет рамки использования комбинированных регистров.

Регистрация данных в учетных регистрах может осуществляться вручную или при помощи компьютеров. Современный уровень бухгалтерского учета и средств вычислительной техники позволяет автоматизировать многие, если не все участки учетного процесса.

Организация бухгалтерского учета на базе ЭВМ осуществляется при помощи моделирования, представляющего собой процесс, направленный на упорядочение получения и обработки информации об учетных объектах. Важное значение при этом имеет разработка кодов всех элементов обрабатываемой информации.

Возможны несколько этапов автоматизированной обработки и получения информации:

1. Отражение в первичных документах данных хозяйственных операций При этом необходимо соблюдение структуры типовых форм первичных документов, но с использованием разнообразных модификаций.

2. Систематизация данных по предприятию и формирование массивов однородной учетной информации на базе типовых бухгалтерских записей. Группировки по отдельным характеристикам операций осуществляют, исходя из потребностей ежедневного контроля, анализа и регулирования.

3. Обобщение данных хозяйственных операций в регистрах аналитического и синтетического учета, которое заключается в суммировании, расчете оборотов и сальдо по счетам, а также в составлении оборотно-сальдовых ведомостей.

4. Расчет финансово-экономических показателей в целом по предприятию и по отдельным подразделениям.

1.2 Сущность и значение учетных регистров

Бухгалтерский учет является важнейшей функцией управления и инструментом контроля за стоимостными процессами, происходящими на предприятии.

Хозяйственные операции, оформленные соответствующими документами, для получения обобщенной информации о наличии и изменениях имущества предприятия, хозяйственных процессах и финансовых результатах деятельности подлежат группированию и отображению в определенном порядке в учетных регистрах.

Учетными регистрами называются таблицы специальной формы, приспособленные для регистрации первичных документов и обобщения взятой из этих документов информации о наличии и движении имущества предприятия и его обязательств.

В регистры из документов переносят всю информацию о совершившейся хозяйственной операции. Для этого в таблицах для каждого показателя отводится отдельная графа – порядковый номер записи, дата, наименование и номер документа, содержание операции, количество, сумма и другие.

Информация, которая содержится в учетных регистрах, используется для оперативного руководства, экономического анализа хозяйственной деятельности отдельных участков и предприятий в целом, а также для составления отчетности. Поэтому своевременное и правильное отображение хозяйственных операций в учетных регистрах - одно из обязательных условий качества и оперативности учета.

В соответствии со статьей 10 Федерального Закона №129-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 г. » регистры бухгалтерского учета составляются на бумажных или машинных носителях информации по типовым формам регистров бухгалтерского учета. Допускается составление регистров бухгалтерского учета по формам, отличающимся от типовых, если они разработаны организациями с соблюдением общих методических принципов бухгалтерского учета.

При ведении регистров бухгалтерского учета на машинных носителях информации должна быть предусмотрена возможность их вывода на бумажные носители информации.

Следовательно, предприятие может вести регистры для отражения в бухгалтерском учете дифференцированного учета данных о товарах по разработанной им форме (с соблюдением реквизитов для регистров, установленных статьей 10 Федерального Закона №129-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 г.), в которой будет отражен учет денежных сумм, количество проданных товаров, запасов по каждому виду товара. Вышеуказанные регистры не требуется ежемесячно выводить на бумажный носитель, но по требованию государственных органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством, предприятие обязано изготовить за свой счет копии таких регистров на бумажных носителях.

Поэтому для успешного изучения и последующего правильного применения регистров возникает потребность в их классификации по различным признакам: назначению, видам учета (степени детализации), по внешнему виду, форме графления, продолжительности отчетного периода и другим.

1.3 Классификация учетных регистров

По внешнему виду учетные регистры делятся на книги, карточки и свободные листы, а также электронные таблицы ( при использование средств вычислительной техники).

Бухгалтерские книги представляют собой сброшюрованные листы бумаги, на которых типографским способом отпечатаны специальные таблицы, предназначенные для регистрации и обобщения информации. Листы нумеруются, а их количество указывается прописью на последней странице книги, подтверждается подписью главного бухгалтера и руководителя предприятия. Некоторые регистры, например кассовая книга, до начала работы с ними прошнуровываются. Концы шнура закрепляются с обратной стороны книг сургучной печатью. Все эти меры предопределяют главные достоинства бухгалтерских книг: незаметно изъять, потерять или заменить прошнурованные и сброшюрованные листы затруднительно. Бухгалтерские книги широко применяются при ручной форме ведения учета.

Карточки – это стандартные листы бумаги или картона небольшого формата, на которые типографским способом нанесены таблицы со специальной графировкой. Их размещают в определенном порядке и хранят в запирающихся ящиках – картотеках.

В отличие от бухгалтерских книг карточки не скреплены между собой, поэтому записи в карточках могут одновременно производить несколько бухгалтеров, в том числе и с применением ПК.

В зависимости от нужд управления и учета карточки позволяют «механически» перегруппировывать находящуюся в картотеке информацию (например, карточки могут быть расставлены в алфавитном порядке, по видам продукции (материалов) и так далее.

Существенным недостатком является возможность изъять или утерять данный вид регистра. Поэтому для обеспечения контроля за их сохранностью каждый вновь открываемой карточки присваивают порядковый номер и регистрируют в особом реестре.

Сводные листы отличаются от карточек большими размерами и тем, что храниться в папках. Достоинства и недостатки – те же, что и у карточек.

Использование в бухгалтерской работе средств вычислительной техники позволяет переходить на безбумажные носители информации. В частности, учетные регистры могут формироваться в виде электронных таблиц и храниться в памяти ПК или на флеш-картах. При необходимости бухгалтер может распечатать их на свободных листах или на карточках.

По назначению (видам записи) учетные регистры делятся на хронологические, систематические и комбинированные.

Записи в хронологических регистрах производятся в календарной последовательности. Первичные документы записывают в него по мере поступления в бухгалтерию. Никакой группировки данных здесь нет. К хронологическим регистрам относят, например, кассовая книга, журнал-ордер №1,ведомость № 1, журнал регистрации хозяйственных операций. (Приложения № 1-3)

В систематических учетных регистрах информация из первичных документов обобщается исходя из экономического содержания хозяйственных операций в разрезе объектов учета.

В основе техники ведения таких регистров лежит не время поступления документов в бухгалтерию, а принцип двойной записи операции с помощью системы счетов.

Бухгалтер записывает операции в том или ином регистре по конкретному счету (например, в журнале №1 по счету «Касса») или его отдельно составляющим (например, в журналах ордерах регистрации) и обобщение информации из первичных документов ведется только по кредиту соответствующих счетов.

В комбинированных учетных регистрах хронологическая последовательность записей сочетается с систематизацией в разрезе счетов. Это позволяет значительно сократить объем записей и затраты на обработку информации. Примером комбинированных учетных регистров может служить кассовая книга, в которой ежедневные записи документов в хронологическом порядке сочетаются с группировкой этих документов по дебету и кредиту счета «Касса». Кассовая книга содержит ежедневные записи операций с одновременной систематизацией их по дебету счета 50 «Касса» (приход) и кредиту этого счета (расход).

В журнале-ордере №6 регистрируются не только поступления материальных ценностей и услуг от подрядчиков в хронологической последовательности, но одновременно все эти ценности (услуги) записывают в дебет определенных счетов (07 «Оборудование к установке», 10 «Материалы», 20 «Основное производство») с кредитом счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». (Приложение № 4)

По форме графления учетные регистры делятся на односторонние, двухсторонние и многографные.

В односторонних учетных регистрах пояснительная текстовая запись располагается только с одной стороны (как например, в кассовой книги, в журнале регистрации хозяйственных операций).

В двухсторонних учетных регистрах пояснительные текстовые записи располагаются с двух сторон: по дебету счета – на одной странице и по кредиту – на другой (например, при книжно-журнальной форме учета в журнале № 1).

Многографные учетные регистры бывают двух видов: шахматные и линейные. Шахматные представляют собой таблицу с пересекающимися графами и строками. Записи в них делаются на пересечении избранной строки и столбца. В линейных (линейно-позиционных) учетных регистрах записи делаются строго по строкам.

По продолжительности ведения выделяют учетные регистры, открываемые на год (Главная книга), на квартал и на месяц (журналы-ордера). [3]

По степени унификации учетные регистры делятся на типовые, отраслевые и специализированные.

Типовые учетные регистры обеспечивают наиболее рациональное ведение учетных типовых хозяйственных операций, свойственных для различных предприятий. Они бывают ведомственные и межведомственные.

Отраслевые учетные регистры разрабатываются на базе межотраслевых. Они предназначены для регистрации и обобщения информации, специфической для предприятия той или иной отрасли: строительство, промышленность, торговля итак далее.

Специализированные учетные регистры разрабатываются при отсутствии типовых форм. Они служат для учета отдельных операций, процессов на конкретном предприятии.

Формы типовых, отраслевых и специализированных учетных регистров разрабатываются на основании действующего законодательства, методологических и инструктивных документов и утверждаются централизованно: Министерством финансов РФ.

Глава 2. Анализ способов записи и исправления ошибок в учетных регистрах

2.1 Техника учетных записей в регистрах

Знание порядка регистрации хозяйственных операций в учетных регистрах имеет большое значение для формирования своевременной и достоверной информации на предприятии и предоставления ее пользователям. Регистрация данных о хозяйственных операциях, совершенных за отчетный период (месяц), осуществляется на основании первичных документов, которые находятся у материально ответственных лиц и затем поступают в бухгалтерию. При этом предварительно осуществляется контировка, то есть указание кодов дебетуемых и кредитуемых счетов прямо на первичных документах.

Последовательность записей в учетных регистрах может быть разной. Иногда данные вначале отражаются в регистрах аналитического учета, затем сгруппированные -в регистрах синтетического учета. Например, данные по заработной плате (начисления по видам, удержания подоходного налога, взносов на социальное страхование, других видов и сумма к выплате) вначале записывают по каждому работнику в расчетной ведомости. Затем итоговые данные по каждой позиции записывают в различные регистры синтетического учета (журналы-ордера и т.п.). В некоторых случаях, наоборот, вначале делают записи в регистрах синтетического учета, а затем на их же основе заполняют регистры аналитического учета.

Но существуют, как известно, и комбинированные регистры (с совмещением данных аналитического и синтетического учета). В таком случае объем учетных работ уменьшается, так как записи в регистр производятся только один раз. Примером может служить регистр по расчетам с подотчетными лицами. В нем по каждому подотчетному лицу отражаются остаток задолженности на начало месяца, суммы по синтетическим счетам, полученные в качестве аванса, расходы по авансовым отчетам, неиспользованные или перерасходованные. Затем указывается остаток на конец месяца. Итоговые данные по дебету и кредиту счетов из журнала-ордера в конце месяца переносятся в Главную книгу.

Записи в регистрах следует производить систематически, по мере поступления первичных документов, а когда это невозможно - в первых числах месяца, следующего за отчетным. В целях исключения повторной регистрации в учетном регистре одного и того же документа на нем должна делаться соответствующая отметка. Иногда в самом документе указывается номер строки и регистра, куда перенесена сумма операции, имеющей отношение к данному документу.

В зависимости от процесса построения регистра и необходимости группировки информации на практике применяются различные способы записей в учетных регистрах.

Наиболее распространенным является линейный способ. Его преимущества заключаются в обеспечении наглядности и контроля, особенно по операциям расчетного характера. В этом случае на одной строке (линии) отражаются все показатели, относящиеся к одному дебитору или кредитору: наименование, дата, номер документа, за что возникла задолженность, сумма по налоговой накладной, дата и стоимость оплаты. Такие регистры в учетной практике западных стран называются "Книгой покупок" и "Книгой продаж". В них также возможно совмещение аналитического и синтетического учета. [6, с.62]

Широкое применение в технике регистрации данных учета получил способ предварительного накапливания сумм по однородным хозяйственным операциям в одних учетных регистрах с целью последующей их группировки и обобщения в других.

Другим способом записей в учетных регистрах является шахматный. Он позволяет при помощи одной записи указать сумму хозяйственной операции по дебету одного счета и кредиту другого, то есть не нарушать принципа двойной записи. Это возможно потому, что в учетных регистрах горизонтальные строки одних счетов пересекаются с вертикальными графами других счетов. В результате раскрывается внутреннее содержание корреспондирующих счетов и возрастает надежность отраженных хозяйственных операций, так как дебет и кредит соответствующих счетов представлены в одном месте учетного регистра.

Следует отметить, что записи в учетных регистрах, должны производиться чернилами (черными, синими или фиолетовыми) на основании соответствующих первичных документов. В некоторых случаях вместо первичных документов используются расчеты бухгалтерии (о начислении износа, амортизации, резервов и т.п.).

После регистрации всех данных документы подшиваются в папки с указанием регистра, к которому относятся (или номера счета). В самих же регистрах подводят итоги сумм по вертикали и горизонтали, сверяя данные синтетического и аналитического учета.

2.2 Исправление ошибок в регистрах

При множестве записей, имеющих место на предприятии, ошибки в документах и регистрах неизбежны.

При обнаружении расхождений и ошибок в учетных регистрах их следует исправлять. Существует несколько способов исправления ошибок в бухгалтерском учете в зависимости от характера и этапа записи суммы хозяйственной операции.

Ошибки, допущенные в учете, могут иметь место при составлении первичных документов, учетных регистров или финансовых отчетов. Они могут быть результатом небрежности работников, сбоев вычислительной техники или преднамеренных действий исполнителей. Характер ошибок определяют описки в цифрах, неправильно составленная корреспонденция счетов, неверное подведение итогов. Отсюда и деление ошибок на математические, канцелярские, учетно-методические.

Для снижения количества ошибок или их исключения администрация предприятия должна создавать нормальные условия работы лицам, имеющим отношение к сбору и обработке учетной информации, следить за исправностью вычислительной техники, заботиться о повышении квалификации учетных работников и т.п.

Сам процесс работы над ошибками можно разделить на два этапа.

На первом этапе бухгалтер при помощи специальных приемов должен выявить ошибку. Знание этих приемов позволяет сократить время на поиск. Во-вторых, уменьшение количества ошибок возможно, если бухгалтер тщательно проверит достоверность первичных документов, правильность таксировки и других арифметических действий, полученных итоговых данных и т.п. По возможности, первичные и сводные документы следует составлять при помощи ЭВМ, что не только экономит рабочее время, но и снижает вероятность ошибок, возникающих при их составлении и переписывании вручную.

Практика выработала несколько способов нахождения ошибок в бухгалтерском учете. К ним относятся последовательная сверка записей в регистрах с первоисточниками (сплошной метод), взаимная сверка одних и тех же данных, отраженных в разных регистрах, выборочный и логический способы. [1, с.69]

Последовательная сверка заключается в проверке правильности разноски данных из первичных документов в учетный регистр, отмечая (повторно) на каждом документе какой-либо знак сверки. Но это самый трудоемкий и вынужденный способ нахождения ошибок.

Во многих случаях полученные суммы (итоги) в одних регистрах должны быть идентичны суммам, отраженным в других учетных регистрах. В таких случаях проводится взаимная сверка одних и тех же данных.

Числовые ошибки можно установить выборочным пересчетом сумм (итогов) или произведя обратную операцию - вычитание. Если такая проверка результатов не дает, следует осуществить повторный подсчет всех сумм, отраженных в учетных регистрах. При шахматном построении регистров найти ошибку довольно легко, так как достаточно проверить правильность сумм, отраженных по вертикали и горизонтали, которые в итоге должны быть равны.

Логический способ состоит в том, что, зная сущность двойной записи, ошибку обнаруживают в оборотной ведомости по синтетическим счетам. Для этого сравнивают итоги оборотов по дебету и кредиту счетов, разница между ними укажет на неправильное отражение какой-либо хозяйственной операции. Возможно ее сумма записана дважды по дебету или кредиту одного корреспондирующего счета. В таком случае необходимо полученную разницу разделить на два и результат найти в одном из документов, приложенных к данному регистру. Этот факт можно установить при помощи ЭВМ. Могут иметь место и случаи, когда сумма хозяйственной операции отражена только один раз - по дебету или по кредиту какого-либо синтетического счета. Сумма расхождений при этом устанавливается прямым способом.

Однако в любом случае следует использовать те приемы нахождения ошибок, которые с наименьшей потерей времени и сил позволят быстро обнаружить их.

Найденную ошибку надо немедленно исправить. Для этого существует несколько способов: корректурный, дополнительной проводки и сторнировочный.

Корректурный способ самый простой и используется, когда ошибка обнаружена в самом первичном документе или в ходе заполнения учетных регистров. Он состоит в зачеркивании неправильно записанной цифры одной линией (так, чтобы ее было видно) и записи рядом правильной цифры. Такое исправление должно подтвердиться подписью лица, которое имеет отношение к оформлению регистра или документа, с указанием даты исправления. Неоговоренные исправления в первичных документах и учетных регистрах не допускаются, а в кассовых и банковских документах их вообще не должно быть.

В случаях, когда при заполнении регистра на счетах была записана сумма, меньшая чем указано в первичном документе, а корреспонденция счетов не нарушена, для исправления ошибки применяют способ дополнительной проводки. В условиях автоматизированного учета методика выявления и исправления ошибок несколько отличается. Итоги регистров, подготовленные при помощи ЭВМ, подводят методом контрольных чисел. Его суть состоит в том, что вначале по массиву машинных носителей подсчитывают контрольные итоги по ряду определяющих, основных показателей. Затем сверяют их с выходными данными машинограмм. Итоги по каждому аналитическому счету в регистрах синтетического и аналитического учета сверяют с общими итогами учетных регистров путем прямого подсчета.

В случаях, когда найдено большое количество ошибок машинограмма должна перепечатываться. Если ошибок мало, то исправления осуществляются корректурным способом.

2.3 Хранение учетных регистров

Бухгалтеру важно не только грамотно вести бухгалтерский и налоговый учет, но и обеспечить правильное оперативное хранение и своевременную сдачу в архив документации. Следует помнить, что за ненадлежащее оформление, а также за нарушение порядка составления и утрату или незаконное уничтожение документов установлена административная ответственность как юридических, так и должностных лиц. При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений.

Сохранность первичных бухгалтерских документов (накладных, счетов, счетов-фактур, приходно-кассовых ордеров и т.д.), бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия.

Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

Документы до передачи их в архив организации должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, выписки банка с относящимися к ним документами, кассовые ордера, авансовые отчеты для сдачи в архив подбираются в хронологическом порядке, комплектуются, подшиваются в папки и переплетаются. Сдача документов в архив сопровождается справкой (описью).

Особое значение имеет хранение документов, связанных с начислением заработной платы работникам предприятия.

В Положении о порядке хранения документации определяются с учетом конкретных условий деятельности организации: виды документов, подлежащих обязательному хранению; структурные подразделения, обеспечивающие хранение документов; порядок поступления документов на, хранение; сроки хранения документов (если они не определены в нормативных актах); порядок учета и регистрации поступающих на хранение документов; меры, обеспечивающие сохранность документов и конфиденциальность содержащихся в них сведений (кроме тех сведений, что являются открытыми); порядок выдачи хранящихся документов для работы с ними и другие.

Заключение

Учетные регистры являются важнейшим средством осуществления бухгалтерского учета. В них производится группировка данных первичных документов по однородным признакам. Учетные регистры содержат необходимые показатели, которые полностью характеризуют производственную деятельность хозяйственных органов.

Учетные регистры, используемые для ведения бухгалтерского учета, можно сгруппировать по ряду признаков.

По видам бухгалтерских записей регистры подразделяются на хронологические и систематические.

В регистрах хронологического учета хозяйственные операции отражаются в последовательности их совершения (в порядке поступления документов в бухгалтерию). Если в первичных документах указана корреспонденция счетов, то она находит отражение и в регистрах хронологического учета.

В бухгалтерских регистрах систематического учета производится группировка однородных по экономическому содержанию хозяйственных операций, например на счетах синтетического и аналитического учета. Поэтому регистры систематического учета подразделяются на две группы: систематические регистры синтетического учета и систематические регистры аналитического учета.

В бухгалтерском учете получили широкое распространение комбинированные регистры систематического учета, соединяющие синтетические и аналитические записи. Применение комбинированных регистров сокращает общее их число и снижает количество ошибок и описок при регистрации данных первичных документов.

Накопительные и группировочные ведомости являются промежуточным звеном между первичными документами и регистрами систематического и хронологического учета.

По своему внешнему виду регистры бухгалтерского учета делятся на бухгалтерские книги, карточки, свободные листы.

Повсеместное использование средств вычислительной техники привело к появлению новых приемов и способов организации учета. Разработаны машиноориентированные формы бухгалтерского учета, отличительной особенностью которых является возможность составления на основе компьютерных программ в автоматическом режиме учетных регистров.

Программы регистрации и обработки бухгалтерской информации должны быть адаптированы к установленным правилам ведения бухгалтерского учета.

Организации вправе сами выбирать формы и методы ведения бухгалтерского учета в зависимости от объема учетных работ, наличия вычислительной техники и других условий. Но вместе с тем они также должны придерживаться общих методологических принципов, установленных в централизованном порядке, а также технологии обработки учетных данных.

Список использованных источников

1. Алборов, Р. А. Аудит в организациях промышленности, торговли и АПК. - М.: Дело и сервис, 2016. - 368с.
2. Анциферова, И. В. Бухгалтерский финансовый учет.- М.: Дашков и К, 2008. - 800с.
3. Астахов, В. П. Бухгалтерский (финансовый учет). - Ростов/Д., 2014. - 890с.
4. Вахрушина, М. А. Бухгалтерский управленческий учет.- М.:Финансы и статистика, 2015. - 527с.
5. Гетьман, В. Г., Терехова В. А. Бухгалтерский финансовый учет.. - М.Дашков и К, 2015 - 496с.
6. Ковалёв, В. В., Волкова, О. Н. Анализ хозяйственной деятельности предприятия: Учебник. – М.: Просвет, 2014. – 424с.
7. Кондраков, Н. П. Бухгалтерский учет. Учебное пособие. - М.: ИНФРА-М, 2013. - 483с.
8. Нидлз, Б., Андерсон, Х. Принципы бухгалтерского учета. - М.: Финансы и статистика, 2014. - 499с.
9. Палий, В. Ф., Палий, В. В. Финансовый учет. - М.:ИД ФБК-ПРЕСС, 2015. - 548с.
10. Радостовец, В. К., Радостовец, В. В. Шмидт, О. И. Бухгалтерский учет на предприятии.- Алматы: Центраудит- Казахстан, 2012. - 382с.
11. Савицкая, Г. В. Анализ хозяйственной деятельности предприятия. - Мн. - М.: ИП «Новое знание», 2014. – 359с.
12. Терехова, В., Гетьман, В. Бухгалтерский финансовый учет.. - М.: Дашков и К, 2014. - 496с.
13. Финансовый учет. Учебник.- М.: Финансы и статистика, 2015. - 816с.
14. Хорнгрен Ч., Фостер Дж. Бухгалтерский учет.-М.: Финансы и статистика, 2014. - 416с.