Маленькие хитрости» тайм-менеджмента: наиболее популярные инструменты организации времени (аналитический обзор по материалам интернет-ресурсов и списка дополнительной литературы)

Содержание:

Введение

Растянуть часы минут до ста каждый, в каждую минуту прибавить секунд по сорок, да ещё и к суткам прицепить «паровозиком» несколько дополнительных часов – вы наверняка не раз мечтали об этом, когда уже на дедлайне хватались сразу за несколько дел, которые непременно требовали вашего участия. Цейтноты и авралы, нехватка времени и постоянное напряжение, жизнь на бегу – к сожалению, именно так сегодня живет большинство. В нехватке времени мы обвиняем… время, а точнее – времена. Да, именно в такие времена и живем – время скорости, время информационных перегрузок, время динамики и необходимости постоянного роста. Кажется, что из этого круга выхода нет. Нехватка времени снижает личную эффективность, ведет к эмоциональному напряжению и быстрой утомляемости, а уж там недалеко и до стрессов, синдрома хронической усталости и прочих болезней стремительных времён и стремительных людей. Поэтому личная эффективность, и, в том числе, эффективное управление временем — не удел элиты, а жизненно необходимые умения.

Основная часть

Но если вы все же улучите несколько минут в этой временной гонке и оглянетесь на окружающих, то обязательно обратите внимание на успешных людей, у которых… на всё хватает времени. Именно на всё: и на работу, и на карьеру, и на личную жизнь, и на хобби, и на разнообразный отдых, и на постоянное повышение своего уровня. Может быть, в их сутках действительно есть эти самые дополнительные часы с дополнительными минутами, о которых мы с вами мечтаем? Нет, просто они освоили и применяют методы управления временем – систему тайм-менеджмента. А если освоили они, значит, можете освоить и вы. Эффективное управление временем откроет вам такие возможности, о которых вы даже не подозревали. Прежде всего – повысит вашу продуктивность и позволит не только много работать, но и много успевать. Кстати, когда вы начнете управлять своим временем, вы увидите, что это совсем не одно и то же.

5 методов управления временем для повышения личной эффективности

Итак, берем время под уздцы и начинаем им управлять! Да-да, прямо сейчас. Начинаем повторять за успешными людьми то, что делают они и постепенно доводим эти приемы до автоматизма.

Первая заповедь эффективного управления временем: планирование.

На планирование уходит достаточно много времени, но его уж никак нельзя назвать потраченным впустую. По-настоящему успешные люди никогда не жалеют времени на планирование. Причем, уделять этому процессу время нужно ежедневно и делать это правильно.

Записывайте ваши планы и цели! Нет цели на бумаге – нет цели вообще. Составляйте своеобразную «карту», по которой вы будете ориентироваться на пути к вашей цели. Думаете, ваша блестящая память не даст вам забыть о текущих делах? Напрасно. Полагаться только на память – значит, оказаться в положении людей, которых описывает Питер Ф.Друкер (книга «Эффективный управляющий»), проводя аналогию между теми, кто не фиксирует свои цели на бумаге и людьми, находящимися в запертом помещении. Если вас закрыть в темной комнате, у вас сохранится ощущение пространства. Если вас закрыть в освещенном помещении, вам будет казаться, что вы сохранили и ощущение времени. На самом деле уже через несколько часов оно пропадает, и вы уже не сможете точно определить, как долго были взаперти. То же и со списками дел, сохраненными только в памяти: они как бы есть, но через какое-то время начинают путаться и укорачиваться.

Цифра для тех, кто привык доверять цифрам: 25. Именно на столько процентов в первый же день увеличивается производительность труда, если вы начинаете работать со списком запланированных дел.

Подготовить список целесообразно с вечера, чтобы вы уже знали, с чего начнется ваше утро и ваш рабочий день. Если новые дела появляются внезапно, вносите их в список, но не забывайте правильно расставлять приоритеты! Как только одна задача выполнена, вычеркивайте её. Этот простой психологический трюк помогает ощутить удовлетворение от работы и заряжает энергией.

Делите ваши задачи на «ломтики»-подзадачи. Можно нарисовать дерево решений, стволом которого будет основная задача, которая разветвляется на подзадачи, которые нужны для ее выполнения. Дерево будет ветвиться, точнее, разделяться на все более мелкие подзадачи, пока наконец весь казавшийся сложным поначалу процесс не станет для вас прозрачным и простым. Старайтесь все планировать таким образом: от долгосрочного к краткосрочному, от большего к меньшему. И не забывайте проставить сроки выполнения каждой задачи!

Если вы приуныли, сочтя систему планирования слишком сложной, вспоминайте, что, потратив 10 процентов времени на планирование до того, как вгрызться в задачу, на разгрызание даже самого крепкого орешка вы сэкономите до 90 процентов времени!

Вторая заповедь эффективного управления временем: определение главного.

Без правильной расстановки приоритетов эффективное управление временем невозможно. Каждой задаче – свой уровень важности (не путать с уровнем сложности!). Обязательно прикиньте, что вас ждет, если вы не выполните задачу. Самая важная задача, не выполненная в срок – та, что будет иметь для вас самые серьезные последствия. Маркировать же задачи по сложности очень просто: используйте алфавит! Метод АВБГД заключается в том, что самую важную задачу вы помечаете буквой А, остальные – другими буквами алфавита в зависимости от приоритетности. Буквой Д (она первая в слове «долой!») отмечайте те задачи, которые можно выполнить, а можно и не выполнить. В каждой подгруппе используйте цифры, отмечая последовательность выполнения дел. А1 – дело, за которое вы возьметесь первым среди важных.

Третья заповедь эффективного управления временем: закон принудительной личной эффективности.

Распланировав свой день, не отклоняйтесь от списка! Идите от пункта к пункту сосредоточенно и целенаправленно. Не беритесь за последующее дело, не закончив предыдущего. Что? Моцарт мог писать три гениальных произведения одновременно? Но Моцарты большая редкость не только в музыке. В бизнесе их тоже маловато. Поэтому можете ассоциировать себя с Гайдном, Верди или Бахом – не менее успешные, чем Моцарт, эти композиторы сосредоточенно работали только над одним произведением и не брались за другое, не закончив его.

Принудительная личная эффективность предполагает, что даже если на всё вам времени не хватит, для самого важного вы его найдете в любом случае. Президент Эйзенхауэр в свое время разработал собственную классификацию дел, которая теперь носит его имя. Если вы решили поделить свои задачи по принципу Эйзенхауэра, то у вас получится четыре группы.

1.Дела срочные и важные – выполняются немедленно и лично вами. Если вы откладываете их или делегируете другим, готовьтесь к проблемам.

2.Дела важные, но не срочные – если их отложить, могут незаметно трансформироваться в дела из пункта 1. За них можно не хвататься сразу, но временной резерв для них выделить обязательно.

3.Дела срочные, но не важные – вроде бы, делать их надо и надо делать быстро. Но если вы их не сделаете, ничего особенного не случится ни с вашей карьерой, ни с личной эффективностью. Если есть возможность, такие дела лучше делегировать другим, а в будущем стараться уменьшать их количество.

4.Дела несрочные и неважные. Что с ними делать? Да просто вычеркнуть из списка.

Четвёртая заповедь эффективного управления временем: завтракаем лягушками!

К французской кухне этот метод управления временем не имеет никакого отношения. Съесть лягушку на языке тайм-менеджмента означает выполнить сразу же, первым делом, без раздумий и рефлексий, самое неприятное дело из вашего списка. Если вы знаете, что вам предстоит в течение дня есть эту «лягушку», в ожидании этого момента вы будете эмоционально напряжены, а это снизит вашу личную эффективность. Поэтому едим лягушку сразу, на завтрак, так сказать, и весь день пребываем в радужном настроении от того, что более противного дельца вам уже выполнять сегодня не придется.

Пятая заповедь эффективного управления временем: три буквы, которые экономят время.

Коротенькое слово «нет» может сэкономить для вас неожиданно много времени, если правильно использовать его. «Нет», сказанное вовремя и, разумеется, корректным и вежливым тоном, это тоже метод управления временем. Против «пожирателей времени», будь то обсуждение с коллегами последних новостей, разглядывание рекламных листовок, зависание в соцсетях и так далее, слово «нет» очень и очень эффективно. Если «пожиратель времени» — это человек, пытающийся навязать вам никчемные задачи, отражайте и это нападение отточенным «нет». Правда, в таком случае удар должен быть нанесен так виртуозно, чтобы «пожиратель» понял, что вы ничего не имеете против него лично и отсекаете только предложенное им неэффективное и пустое занятие.

Маленькие хитрости тайм-менеджмента: три вопроса, мусорная корзинка и равновесие.

Постоянно спрашивайте себя, какие из ваших дел самые важные, самые ценные. Постарайтесь отвечать себе очень честно: что именно для улучшения положения дел сможете сделать только вы и исключительно вы? Как вы можете использовать время с наибольшей пользой? Если будете отвечать правильно – ваша личная эффективность повысится

Еще эффективное управление временем невозможно без такого прозаического предмета, как мусорная корзина. Всё ненужное выбрасывайте сразу, не создавайте на столе завалов из бумаг, визиток, буклетов! Это вовсе не творческий беспорядок, а хаос, который пожирает до 30 процентов вашего рабочего времени. На что оно уходит? Конечно, на поиски нужных документов в этом бедламе.

Заключение

И самый большой секрет, о котором чаще всего забывают в погоне за личной эффективностью – осознание того, что вы всего лишь человек и не можете сделать больше того, что можете. Храните равновесие в вашей жизни, не работайте до изнеможения, находите время для отдыха, семьи, близких. Ведь именно для этого вы и начали повышать вашу эффективность и взялись за «дрессировку» времени!