Межведомственный документооборот (Принципы)

Содержание:

Введение

В нашей стране уже давно, с 60-х годов XX века, была создана под руководством архивных органов единая государственная система делопроизводства, обеспечивающая единообразный процесс работы с документами во всех учреждениях, организациях и на предприятиях с момента создания документов и вплоть до их архивного хранения. Суть операций работы с документами вытекает из сущности документа и не меняется веками – документы издревле создавались, их передавали по инстанциям, их регистрировали, исполнение контролировали, согласовывали, документы хранили. И с переходом к компьютеризированным системам суть работы с документами не изменилась – меняется только технология создания, передачи, хранения документов.

Основная часть

Компьютеризация, распространение локальных сетей и Интернет позволяет перевести работу на качественно новый уровень, создав единую государственную систему работы уже с электронными документами, кардинально повысив качество работы всего управленческого аппарата.
Повышение интереса к разработке проблем рационализации, технологии и техники управления можно отнести к началу 60-х гг., а исследования методов управления и документационного обеспечения управления, в 70-х гг. Исследования в то время базируются, прежде всего, на сопоставлении достижений мировой науки и практики по управлению и развитию информационных технологий в этой области. Особенно остро и зримо отставание нашей страны выявилось в 80-90-е гг., когда теоретические разработки в области кибернетики, математических методов управления, информатики и технической элементной базы привели к широкой информатизации общественно-политической и экономической жизни промышленно развитых стран Запада, внедрению в реальную управленческую деятельность новых технологий, к разработке концепции "безбумажногоофиса".

Это отнюдь не умоляет достижений отечественной науки в области управления, НОТ, документоведения, в разработке комплекса теоретических и прикладных проблем - создание системы стандартов по документации, Единой государственной системы документации (ЕГСД), общесоюзных классификаторов, унифицированных систем документации, совершенствование специальных систем документации, рекомендации НИИ труда по нормированию и оптимизации деятельности управленческих работников.

В июне 1960 г. в Москве состоялось Всесоюзное совещание по вопросам механизации труда инженерно-технических работников и работников административно-управленческого аппарата. Принятые решения по своему содержанию во многом совпали с рекомендациями совещания 1941 г. – подтверждена актуальность создания специализированного института с возложением на него задачи разработки Единой системы делопроизводства, сформулировано понятие НОТ и обозначены основные направления исследований.

Бесспорно, решения этого совещания активизировали работу ученых и практиков управления. Определенной вехой в развитии вопросов работы с документами стала утвержденная постановлением Совета Министров РСФСР "Примерная инструкция о делопроизводстве для учреждений и организаций РСФСР", в которой основной акцент сделан на унификации делопроизводственных работ. В этот период усиливается влияние Главного архивного управления (ГАУ) при Совете Министров СССР. С 1958 г.
ГАУ стало правомочно контролировать постановку документальной части делопроизводства учреждений, организаций и предприятий. В 1963 г. ГАУ изданы "Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций, предприятий СССР", которые на протяжении многих лет служили руководством для служб документации и архивов и способствовали упорядочению их деятельности.

На долгом и тернистом пути подготовки Государственной системы документационного обеспечения управления, действующей в настоящее время, первым юридически важным этапом стало принятие 25 июля 1963г. постановления Совета Министров СССР "О мерах по улучшению архивного дела в СССР". Главному архивному управлению и ряду государственных комитетов и институтов поручалась разработка ЕГСД. Первым реальным результатом этой работы можно считать подготовку в 1965 г. "Материалов к Единой государственной системе делопроизводства".
В 1966 г. в рамках Архивной службы учрежден Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), которому поручалось завершить разработку данного документа. Начинать практически с нуля, было сложно, но уже в 1967 г. ВНИИДАД разработал методическую программу исследований. В 1970 г. создан проект основных положений ЕГСД, в подготовке которого приняли участие НИИтруда, ВНИИоргтехники, Институт государства и права Академии наук СССР, ВНИИстандартизации.
После обсуждения и доработки в сентябре 1973 г. "Основные положения ЕГСД" одобрил Госкомитет СМ СССР по науке и технике и рекомендовал их министерствам, ведомствам и организациям для использования, но только как положения, не имеющие официального статуса. Авторы ЕГСД обобщили передовой опыт своего времени и предложили оптимальную технологию выполнения управленческих операций и их документирования. ЕГСД носила комплексный характер, т.е. включала не только вопросы делопроизводства, но и рекомендации по научной организации труда служащих, структуре делопроизводственных служб и их техническому оснащению. Реализация ее положений повысила общую культуру управления и качество принимаемых решений, позволила оптимизировать структуру и штатную численность управленческого аппарата.
Заметным явлением в истории делопроизводства 70-80-х гг. стало издание ГОСТов на управленческие документы (ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72 и др.), общесоюзных классификаторов (ОКУД, ОКПО, ОКОНХ и др.) технико-экономической (а позднее и социальной) информации, унифицированных систем документации (УСД) и серии государственных стандартов на эти унифицированные системы. Значение некоторых ГОСТов проявилось в полной мере позднее в 90-хгг.

После распада СССР и образования Российской Федерации все функции по управлению архивным делом в стране были переданы специально созданному органу - Росархиву. В его структуру, вместе с другими федеральными архивными учреждениями, вошел и ВНИИДАД, получивший название Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела. Аббревиатура при этом не изменилась – ВНИИДАД, однако институт постепенно изменял свое лицо.
В настоящее время институт входит в систему Федерального архивного агентства (Росархива). Его основными задачами остаются теоретические и методические проблемы архивоведения и документоведения, архивного дела и документационного обеспечения управления.
Внедрение указанных материалов в практику управления значительно улучшило оформление документации, рационализировало процедуры поиска, учета и хранения разнообразной информации, подготовило почву для автоматизации управленческих функций. Последний вопрос широко обсуждался научной общественностью страны в связи с планами создания автоматизированных систем управления (АСУ) и проектом подготовки общегосударственной автоматизированной системы сбора и обработки информации для учета, планирования и управления народным хозяйством (ОГАС).

В 1993 г. был издан Общероссийский классификатор управленческой документации, в который включены наименования форм документов унифицированных систем, адаптированных к современным условиям.
Основные положения по ведению системы классификаторов и УСД. В новой редакции ГСДОУ была изменена концепция подхода к определению структуры и штатной численности сотрудников служб документационного обеспечения управления. Государственным комитетом, а позднее Министерством труда выпущены типовые и укрупненные нормативы времени и выработки по подготовке типовых документов по всем основным этапам их обработки: от сверки текстов и подбора экземпляров до завершения исполнения и оформления дел для архивного хранения.
С начала 1980-х гг. ни одна унифицированная системадокументации не была издана массовым тиражом, что значительно затрудняло их внедрение. Получившие весьма широкое распространение компьютерные программы подготовки документов имеют, как правило, в своем составе комплекты шаблонов документов, адаптированные на русский язык, и полностью игнорируют отечественные нормативы и традиции в области создания и оформления доквментов. Организация межведомственного документооборота в электронном правительстве.

С целью дальнейшего совершенствования делопроизводства «20 февраля 2005 года» Государственная дума принимает закон « ОБ ИНФОРМАЦИИ, ИНФОРМАТИЗАЦИИ И ЗАЩИТЕ ИНФОРМАЦИИ»
В последние годы руководство нашей страны придаёт большое значение внедрению электронных технологий в различные сферы нашей жизни: в здравоохранение, образование, культуру и т.п. Одно из приоритетных направлений внедрения информационно-коммуникационных технологий (ИКТ) – это создание «электронного правительства», то есть использование ИКТ в работе государственного аппарата. Значительная часть министерств и ведомств уже имеют те или иные системы автоматизации работы с документами, заметного эффекта их использование не даёт, так как хотя документы и создаются в электронном виде, в дальнейшем работа с ними, в большинстве организаций, происходит по традиционным технологиям и только после вывода документа на бумагу. И даже в том случае, если в ведомстве организован процесс электронного согласования документов, в конце своего пути они всё равно распечатываются и подписывается уже бумажный экземпляр документа и отправка происходит в традиционной бумажнойформе.

Для решения этой проблемы, кардинального сокращения сроков приёма-передачи документов между ведомствами и переходу к работе с электронными документами, необходимо организовать их приём-передачу в электронной форме, то есть электронный межведомственный документооборот.
Поэтому 22 сентября 2009 года Правительство РФ своим постановлением № 754 утвердило «Положение осистеме межведомственного электронного документооборота».
В развитие этого постановления Распоряжением Правительства РФ от 02.10.2009 № 1403-р, были приняты «Технические требования к организации взаимодействия системы межведомственного электронного документооборота с системами электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти».

В соответствии с «Положением о системе межведомственного электронного документооборота» организация межведомственного электронного документооборота была возложена на Федеральную службу охраны Российской Федерации.
В состав Федеральной службы охраны (ФСО) входит Служба специальной связи и информации. Федеральная служба охраны обладая высококвалифицированными кадрами в области компьютерного обеспечения и защиты информации, качественно внедряет систему коммуникаций между ведомствами. Однако в данном случае речь шла об организации электронного документооборота, задачи для ФСО совершенно новой.

Какую цель предусматривало Постановление Правительства РФ и что получилось? В Постановлении речь шла об организации «взаимодействия федеральных информационных систем электронного документооборота», то есть другими словами – ставилась задача организовать обмен документами между системами электронного делопроизводства (СЭД), которые на сегодня существуют в федеральных министерствах и ведомствах, а также системами электронного делопроизводства Аппарата Президента РФ, Аппарата Правительства РФ. Впоследствии к списку подключаемых в первую очередь структур добавилась и Государственная

Дума Федерального Собрания Российской Федерации.
В Постановлении поставлена задача реализовать следующие операции (слайд ):
• направление и получение в электронной форме решений и поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;
• получение информации о ходе рассмотрения федеральными органами исполнительной власти электронных сообщений, в том числе поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;
• направление вэлектронной форме докладов Президенту Российской Федерации и Правительству Российской Федерации;
• внесение в Правительство Российской Федерации федеральными органами исполнительной власти проектов нормативных правовых актов, в том числе в электронной форме;
• осуществление федеральными органами исполнительной власти согласительных процедур по проектам нормативных правовых актов в электронной форме».

Однако использование межведомственного электронного документооборота требует «применение участниками межведомственного электронного документооборота совместимых технологий, форматов, протоколов информационного взаимодействия и унифицированных программно-технических средств». На практике каждое ведомство имеет собственную систему электронного делопроизводства (СЭД), причём зачастую – даже не типовой программный продукт, а индивидуальную разработку, результат работы небольшой группы программистов, компании, не имеющей большого опыта работы в области СЭД. Естественно, что такие программные продукты плохо приспособлены для обмена данными с другими системами.

В соответствии с Постановлением Федеральной службой охраны был создан «головной узел межведомственного электронного документооборота», включающий собственный почтовый сервер и удостоверяющий центр, обеспечивающий использование электронно-цифровой подписи при обмене сообщениями внутри созданной ФСО закрытой сети. Также ФСО были созданы защищенные каналы связи и в федеральных ведомствах установлены узлы доступа, т.е. компьютеры, подключенные к защищенной сети.
Положение предусматривало, что обмен документами в системе межведомственного электронного документооборота осуществляют уполномоченные сотрудники.

Каждое сообщение электронной почты состоит из собственно текста письма и прикрепленных файлов. Система межведомственного документооборота предусматривает , что «электронное сообщение состоит из сопроводительной и содержательной частей». Однако тут мы имеем дополнительный уровень вложенности. Если сопроводительная часть предназначена для адресациисообщения, то содержательная часть может представлять собой как непосредственно текст сообщения, так и текст сообщения с присоединенными файлами, представляющими электронную копию (электронный образ) документа или электронный документ, и их реквизиты, описанные с помощью языка XML. Последний момент очень важен, так как именно наличие прикрепленных к письму реквизитов документа в XML формате позволяет отказаться от повторной регистрации документа и автоматизировать его загрузку в ведомственную систему электронного делопроизводства (СЭД). Обращает внимание, что упор делается именно на прикрепление электронного образа, электронной копии документа. То есть предполагается, что в основном в рамках межведомственной СЭД документы будут готовится по традиционным технологиям, а уже потом оператор конечной станции межведомственной СЭД отсканирует бумажный документ и передаст его образ в другое ведомство. Однако этот вариант применения межведомственной СЭД сводит её роль до уровня выделенной системы связи типа телекса.
Отдельный вопрос – это унификация форматов используемых (прикрепляемых) файлов. Сегодня «де факто» стандартом является использование формата файлов Microsoft Office или универсального формата, разработанного компанией Adobe – pdf. Однако ещё не редкость, когда документы пересылаются в виде отсканированной картинки формата tiff или jpg, что не позволяет использовать полнотекстовый поиск и затрудняет дальнейшую работу с документом. Поскольку единый стандарт пока не выработан, в Положении использована обтекаемая формулировка: «Формат файлов, используемых при осуществлении межведомственного электронного документооборота, должен соответствовать национальным или международным стандартам либо иметь открытый исходный код и открытую структуру».

В Положении даны определенные требования к ведомственной СЭД. Так как глобальная задача – создание единой общегосударственной системы электронного делопроизводства и документооборота, то ведомственные СЭД должны поддерживать выдачу уведомлений о ходе согласования документа, т.е. иметь в себе базовые функции модулеймаршрутизации.
Предполагается, что учёт документов, циркулирующих в межведомственной системе электронного документооборота, будет вестись их участниками самостоятельно, каждым ведомством – в соответствии с его инструкцией по делопроизводству.
Как уже упоминалось, сразу вслед за Положением вышли технические требования, которые должны были задать базовые параметры взаимодействия создаваемой системы межведомственного электронного документооборота с ведомственными СЭД.

Технические требования предусматривают, что в каждом ведомстве устанавливается программно-технический комплекс (персональный компьютер либо комплект из сервера и персонального компьютера), так называемый шлюз системы межведомственного электронного документооборота. Шлюз является оконечной точной сети межведомственного электронного документооборота и выполняет функции по обеспечению обмена электронными сообщениями с системой электронного документооборота ведомства, обеспечивая хранение, просмотр, поиск и выгрузку (загрузку) электронных сообщений.
В Технических требованиях прописаны и характеристики, которым должно соответствовать оборудование (сервер и персональный компьютер), а также устанавливаемое на них программное обеспечение, используемые в ведомствах. Требования достаточно умеренные: на персональном компьютере используется Windows XP, на сервере – Windows Server 2003. Это достаточно старые версии ПО, при покупке новой техники необходимо особое внимание к лицензированию, учитывая, что не все варианты приобретения программного обеспечения допускают использование старых версий. По нашему мнению не было никакой необходимости включать в список требований помимо собственно программного обеспечения и форму его лицензирования. Например, для Windows Server Standard Edition 2003 R2 Win32 Russian прописано лицензирование OLP Nо Level, а для SQL Server Standard Edition 2005 Win32 Russian - Open License уровня C, который достижим только при одновременной закупке большого количества программ. В то же время не указано, какой тип лицензии на SQL Serverрекомендуется – на процессор, так как технические характеристики предусматривают однопроцессорную систему, или общая лицензия с докупкой клиентских лицензий. Тип лицензии зависит от того, как в дальнейшем архитекторы системы предполагают организовать работу – если с шлюзом будет взаимодействовать отдельная рабочая станция, выполняющая функции терминала – тогда понятно, что удобнее закупить отдельную клиентскую лицензию. Но если всё-таки предполагается, что в перспективе с системой в автоматическом режиме будут взаимодействовать все пользователи ведомственной СЭД – тогда возможно более рациональной будет покупка лицензии «на процессор».
Самое главное – Технические требования включают таблицу данных, входящих в каждое сообщение и определяющую, какие реквизиты документа будут передаваться системой межведомственного электронного документооборота.

Таким образом «Положение о системе межведомственного электронного документооборота» и «Технические требования к организации взаимодействия системы межведомственного электронного документооборотас системами электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти» с одной стороны, играют большую роль, устанавливая основные рамки организации межведомственного электронного документооборота, и в то же время ещё очень много моментов требуют дальнейшей доработки и детализации.

С 15 июля 2010 года первые 10 ведомств начали получать все документы из Администраций Президента и Правительства исключительно в электронной форме, а с 15 августа и обратный процесс – отправка документов из первых десяти ведомств в Администрацию ведется в электронной форме.
Возникает следующая проблема – это потребность в ведении единых справочников: видов документов, корреспондентов, должностей и структурных подразделений и т.п. Дело в том, что если поле со значением реквизита в организации-отправителе хоть чуть-чуть, на один знак, но отличается от значения соответствующего реквизита в справочнике организации-получателе, то автоматического заполнения поля не произойдет и тут уже требуется вмешательство сотрудника службы ДОУ. Эта проблема решается созданием набора единых классификаторов, что опять же потребует дальнейшей доработки систем СЭД в ведомствах, подключенных к системе межведомственного электронного документооборота.

Интеграция ведомственных СЭД в единую сеть необходима, так как в основе идеи межведомственного электронного документооборота лежит не простая передача документов между ведомствами, а создание единой системы, позволяющей любому участнику межведомственной СЭД видеть, у какого исполнителя (исполнителей), на какой стадии согласования или исполнения находится тот или иной документ.
В целом, можно предположить, что при наличии политической воли руководства страны, ценой значительных финансовых затрат после многочисленных доработок, во всех государственных структурах появится единая государственная система межведомственного документооборота. Так как прогресс не стоит на месте и чтобы соответствовать мировому уровню мы неизбежно придём к тому или иному варианту автоматизации работыс документами в государственном масштабе.
Однако хотелось бы обратить внимание на следующее.
В 60-х годах XX века, под руководством архивных органов создается единая государственная система делопроизводства, обеспечивающая единообразный процесс работы с документами во всех учреждениях, организациях и на предприятиях с момента создания документов и вплоть

С переходом к компьютеризированным системам суть работы с документами не изменилась – меняется только технология создания, передачи, хранения документов.
Создание новых локальных сетей и Интернет позволяет перевести работу на качественно новый уровень, создав единую государственную систему работы уже с электронными документами, кардинально повысив качество работы всего управленческого аппарата.
Электронный документооборот, требует значительно большей унификации, единообразия технологий работы с документами, чем традиционное, бумажное делопроизводство. Должен быть создан прототип Росархива, орган, отвечающий за единообразие делопроизводства в государственном масштабе, за единообразие электронного документооборота.

Как и при традиционных технологиях, в электронных, от того, как поставлена работа с документами зависят оперативность принимаемых управленческих решений и их выполнение, качество работы управленческого аппарата в целом.
Кроме того каждый год в федеральных министерствах, ведомствах и других организациях – источниках комплектования государственных архивов, создается огромное количество бумажных документов постоянного и долговременного сроков хранения. Затраты на сканирование документов и хранение удается избежать, уже сегодня, электронных архивах. Важно не допустить распараллеливания, когда в ведомствахсуществуют независимо друг от друга отделы ведомственного архива и электронного архива.
Подводя итог, хотелось бы выразить мнение, что если мы намереваемся создать эффективную общегосударственную систему электронного делопроизводства и документооборота – то в этой работе ведущую роль обязательно должны играть именно специалисты в этой области - документоведы и архивисты.




Анализ нормативно правовой базы. межведомственного электронного документооборота и электронного правительства.
Нормативную основу внедрения межведомственного электронного документооборота составляют Поручение Президента Российской Федерации по итогам заседания Государственного Совета Российской Федерации от 17 июля 2008 года. В Поручении поставлена задача обеспечения перехода федеральных органов исполнительной власти преимущественно на электронный документооборот не позднее 1 января 2011 года, Положение о системе межведомственного электронного документооборота, утверждённое постановлением Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 года № 754, а также ряд других поручений, распоряжений и иных актов Правительства и федеральных органов исполнительной власти.

В соответствии с первоначальной редакцией Положения участниками межведомственного электронного документооборота являлись федеральные органы государственной власти, Администрация Президента Российской Федерации и Аппарат Правительства Российской Федерации. В настоящее время число участников МЭДО расширяется. В соответствии с новой редакцией Положения (утвержденной 01.08.2011 постановлением Правительства Российской Федерации № 641) межведомственный электронный документооборот представляет собой взаимодействие информационных систем электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации и иных государственных органов (далее соответственно – информационные системы электронного документооборота, участники межведомственного электронного документооборота).

Организатором межведомственного электронного документооборота является Федеральнаяслужба охраны Российской Федерации. Участниками межведомственного электронного документооборота являются федеральные органы государственной власти, Администрация Президента Российской Федерации и Аппарат Правительства Российской Федерации.

Нормативную основу построения в Российской Федерации электронного правительства составляет концепция формирования в Российской Федерации электронного правительства, утвержденная 6 мая 2008 г. распоряжением Правительства Российской Федерации № 632-р (с изменениями, внесёнными Постановлением Правительства Российской Федерации от 10.03.2009 № 219).

Отвечают за реализацию этой концепции в соответствии с распоряжением – Минкомсвязи России совместно с Минэкономразвития России и ФСО России.

В соответствии с этой концепцией под электронным правительством в Концепции понимается новая форма организации деятельности органов государственной власти, обеспечивающая за счет широкого применения информационно-коммуникационных технологий качественно новый уровень оперативности и удобства получения организациями и гражданами государственных услуг и информации о результатах деятельности государственных органов.

В развитие концепции электронного правительства Постановлением Правительства Российской Федерации от от 8 сентября 2010 г. № 697 утверждено Положение о единой системе межведомственного электронного взаимодействия (системе МЭВ), а также вышел Приказ Минкомсвязи России от 27 декабря 2010 г. № 190 об утверждении технических требований к взаимодействию информационных систем в единой системе межведомственного электронного взаимодействия.

Дальнейшие мероприятия по развитию электронного правительства предусмотрены Положением об инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме (Постановление Правительства Российской Федерации от 8 июня 2011 г. № 451).
В Концепции было определено, что построение общенациональной системы правовой информации необходимо осуществлять на основевысших достижений науки и техники, интеграции действующих средств коммуникации и связи и сопряжения различных систем правовой информации, поэтому функции головного исполнителя можно возложить только на организацию, обладающую мощным научно-техническим потенциалом в сочетании с развитыми средствами коммуникации. Такой организацией в то время являлось Федеральное агентство правительственной связи и информации при Президенте Российской Федерации (далее - ФАПСИ).
В достаточно сжатые сроки совместно с Государственно-правовым управлением Президента Российской Федерации были разработаны технология и программные средства ведения эталонного банка данных правовой информации. Первичное поступление текстов правовых актов в НТЦ «Система» для пополнения эталонного банка было организовано в соответствии с официальными перечнями рассылки правовых актов федеральных органов государственной власти. Помимо этого были развернуты работы по информационному наполнению эталонного банка ретроспективными фондами.

В эталонный банк включены (слад ):
• федеральные конституционные законы и федеральные законы, указы и распоряжения Президента Российской Федерации;
• постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации;
• правовые акты Государственной Думы и Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;
• решения Конституционного Суда Российской Федерации (с 1992 г. по н.в.).
виде НТЦ «Система», также были признаны официальными.
По образу и подобию президентской программы в ряде субъектов Российской Федерации были приняты собственные программы правовой информатизации. Непременными участниками реализации этих программ были территориальные органы ФАПСИ, которым отводилась головная роль.

С 1 июля 2003 года функции и задачи ФАПСИ, в части правовой информатизации России, были переданы созданной Службе специальной связи и информации при Федеральной службе охраны Российской Федерации (Спецсвязь России).
Указом Президента Российской Федерации от 22 марта 2005 г. № 329 были внесены изменения вправовые акты Президента Российской Федерации по вопросам правовой информатизации России, головная роль в реализации работ по правовой информатизации Российской Федерации была возложена на ФСО России.

Ведение интегрированного полнотекстового банка правовой информации (эталонного банка данных правовой информации) в части вопросов систематизации законодательства обеспечивается при активном участии Государственно-правового управления Президента Российской Федерации и Аппарата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации. В соответствии с законодательством Российской Федерации тексты правовых актов федеральных органов государственной власти, распространяемые в машиночитаемом виде по системам телекоммуникаций ФСО России, являются официальными.
Второй уровень составляют органы специальной связи и информации в субъектах Российской Федерации (управления специальной связи и информации ФСО России в федеральных округах и центры специальной связи и информации ФСО России), силами которых обеспечиваются эксплуатация ИПС «Законодательство России» и предоставление к ней доступа пользователям - органам государственной власти субъектов Российской Федерации, государственным органам и другим организациям.
Одновременно в органах специальной связи и информации в субъектах Российской Федерации организована работа по созданию и ведению банков правовых актов субъектов Российской Федерации, их передача в ЦУПИ для обработки, единой систематизации и включения в состав интегрированного полнотекстового банка правовой информации (эталонного банка данных правовой информации).

На третьем уровне находятся абоненты - государственные органы, которые, в свою очередь, обеспечивают передачу в органы специальной связи и информации в субъектах Российской Федерации принимаемых ими правовых актов, а также иные организации.
Эталонный банк правовой информации «Законодательство России» включает в свой состав:
• правовые акты федеральных органов государственной власти (официальные тексты);
• правовые акты федеральных органовисполнительной власти, прошедшие государственную регистрацию в Минюсте России;
• правовые акты органов государственной власти субъектов Российской Федерации;
• правовые акты органов местного самоуправления.



Структура, функции, содержание (МЭДО)

Система межведомственного электронного документооборота представляет собой федеральную информационную систему для автоматизированного обмена электронными документами в защищенном режиме поручений.

Согласно постановлению правительства РФ №477, функцию управления и развития МЭДО реализует федеральная служба охраны РФ. Основная цель проекта МЭДО – повышение эффективности деятельности органов государственной власти.(сноска)

В сентябре 2009 года премьер-министр Владимир Путин подписал положение о системе межведомственного электронного документооборота. Данное положение, утвержденное постановлением правительства от 22 сентября 2009 г. N 754, определяет межведомственный электронный документооборот как взаимодействие федеральных информационных систем электронного документооборота.
Сюда относят обмен электронными сообщениями и ведение служебной переписки в электронной форме между участниками межведомственного электронного документооборота - федеральными органами государственной власти, администрацией президента и аппаратом правительства. При этом допускается обмен и общедоступной информацией, и сведениями, составляющими служебную тайну.
В соответствии с распоряжением №176-р от 12 февраля 2011 г. «Об утверждении плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности», подписанным председателем правительства Владимиром Путиным, федеральные органы исполнительной власти должны перейти на безбумажный внутренний документооборот с 1января 2012 г., а органы местного самоуправления — с 1 июля 2012 г. Для обеспечения взаимодействия различных СЭД ОГИВ в рамках единой системы МЭДО федеральной службой охраны РФ разработан формат обмена электронными документами в органах государственной власти России. Каждая СЭД ФОИВ, являясь участником МЭДО, должна формировать исходящие документы в этом формате для отправки в систему МЭДО, обрабатывать поступившие в этом формате из МЭДО документы.



Структура электронного документооборота между участниками межведомственного электронного документооборота образуется:

• ведомственными автоматизированными системами делопроизводства
• системой межведомственного электронного документооборота (системой МЭДО);
• программно-аппаратными комплексами сопряжения АСД участников МЭДО с системой МЭДО.

Автоматизированная система делопроизводства участника МЭДО - абонента системы МЭДО (обеспечивает создание/исполнение документов в электронном и/или бумажном виде в соответствии с принятым данным участником МЭДО порядком делопроизводства).
Система МЭДО - защищённая сеть, обеспечивающая доставку электронных почтовых сообщений абонентам почтовой службы с возможностью использования средств криптографической защиты и квалифицированной электронной подписи.
Программно-аппаратными комплексам- представляет обеспечивает сопряжение внутренней сети, в которой функционирует АСД участника МЭДО, с коммуникационной сетью системы МЭДО.
ПАК сопряжения реализует следующие основные функции:
• импорт из абонентской АСД информации о документе в установленном формате;
• преобразовани информации о передаваемом документе в формат сообщения электронной почты и отправку этого сообщения адресату по системе МЭДО средствами почтовой службы;
• получение ЭСД из системы МЭДО и преобразование его в установленный формат для экспорта в систему делопроизводства;
• экспорт полученной информации о документе в систему делопроизводства.

Директор Департамента делопроизводства и архива ПравительстваРоссийской Федерации А.Д. Ряховский на открытии XVIII Международной научно-практической конференции «Документация в информационном обществе: проблемы оптимизации документооборота», состоявшейся во ВНИИДАТ 26 октября 2011 года привел следующие данные:
«на сегодняшний день электронная отправка документов из Аппарата Правительства Российской Федерации осуществляется в 36 органов (33 федеральных органа исполнительной власти, Администрация Президента Российской Федерации, Аппарат Государственной Думы Федерального собрания Российской Федерации и Правительство Калининградской области). Доля документов, направляемых в электронном виде по состоянию на 1 мая 2011 г. достигла 54% от общего объема отправляемых документов.

В Аппарате Правительства Российской Федерации документы в электронном виде принимаются по МЭДО из 25 ведомств (22 федеральных органов исполнительной власти, Администрация Президента Российской Федерации, Аппарат Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации и Правительство Калининградской области)».



Структура межведомственного электронного взаимодействия
- единый комплекс информационно-технологических и телекоммуникационных элементов, включающий (слайд ):

Информационные элементы в составе следующих информационных систем и входящих в них подсистем (слайд ):
• федеральная государственная информационная система «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)»;
• федеральная государственная информационная система «Сводный реестр государственных и муниципальных услуг (функций)»;
• информационная система головного удостоверяющего центра, функции которого осуществляет уполномоченный федеральный орган исполнительной власти;
• информационная система идентификации и аутентификации, предназначенная для обеспечения при осуществлении взаимодействия с использованием инфраструктуры взаимодействия идентификации, авторизации и аутентификации органов и организаций, а также обращающихся за получением государственных и (или) муниципальных услуг физических и юридических лиц (далее – заявители);• единая система межведомственного электронного взаимодействия;

Организационно-технические элементы в следующем составе (слайд ):
• центры общественного доступа, предназначенные для информирования заявителей о деятельности органов и организаций и о предоставляемых ими услугах, а также для обеспечения доступа заявителей к получению государственных и муниципальных услуг в электронной форме;
• центры телефонного обслуживания, оказывающие услуги по информированию заявителей с использованием телефонной связи о государственных и муниципальных услугах, предоставляемых органами и организациями;

Инженерные и вспомогательные элементы в следующем составе (слайд ):
• система обеспечения информационной безопасности;
• информационно - телекоммуникационные сети, обеспечивающие взаимодействие информационных систем при оказании государственных и муниципальных услуг;
• сеть центров обработки данных, обеспечивающих функционирование инфраструктуры взаимодействия.

Единая система межведомственного электронного взаимодействия включает в себя информационные базы данных, в том числе содержащие сведения об используемых органами и организациями программных и технических средствах.

Практика применения МЭДО в рамках электронного правительства или системы электронный документооборот.


Публичные центры правовой информации (ПЦПИ)


В российском обществе имеется реальный спрос на правовую информацию со стороны населения России. Таким образом, имеет место сложная и масштабная задача – обеспечить возможность доступа к этой информации всего населения России.
Для решения этой задачи необходимо было определить и реализовать эффективный механизм, обеспечивающий доступ населения к правовой информации с использованием современных информационно - телекоммуникационных технологий и уже существующей инфраструктуры в рамках работ по правовой информатизации Российской Федерации.
В этой связи, совместными усилиями ФАПСИ, Минкультуры России и региональных властей в конце 1990-х годов было найдено близкое коптимальному решение по использованию общедоступных библиотек в качестве мест общественного доступа к информации, построения на их основе сети публичных центров правовой информации (далее – ПЦПИ).
Во-первых, так исторически сложилось в нашей стране, что библиотекари – это те люди, которые привыкли работать с людьми, доводить информацию. Второе - это наличие разветвленной сети библиотек по всей стране вплоть до муниципальных образований. И третье, что уже в середине 1990-х годов начался процесс компьютеризации библиотек.
Таким образом, с 1998 года реализуется общегосударственный проект «Создание общероссийской сети публичных центров правовой информации на базе общедоступных библиотек».
ФАПСИ и Минкультуры России были разработаны концептуальные положения создания сети ПЦПИ и технология их функционирования, определены типовые решения и состав ПЦПИ. Для поддержки решения стоящих задач в средствах массовой информации была проведена большая кампания по разъяснению деятельности ПЦПИ.
На первом этапе было организовано создание ПЦПИ на базе центральных библиотек субъектов Российской Федерации, имеющих необходимую организационную и техническую базу.
ФАПСИ на безвозмездной основе предоставило базы данных правовой информации, содержащие официальные документы на электронных носителях, обеспечило доставку информации по своим каналам связи, а также обеспечило привлечение специалистов к этим работам.
Активное участие в работе начали принимать администрации субъектов Российской Федерации. Ими были приняты акты о создании ПЦПИ, выделены дополнительные ставки для библиотек, оказывается финансовая поддержка библиотекам.
Большое значение для решения задачи имеет скоординированная деятельность подразделений администраций субъектов по вопросам информационных ресурсов и телекоммуникаций и центров специальной связи и информации ФСО России, органов управления культуры и библиотек.
Во многих регионах работы по созданию ПЦПИ стали частью собственных программ правовой информатизации, предусматривающих создание разветвленной сетицентров и абонентских пунктов в органах государственной власти субъектов Российской Федерации и органах местного самоуправления, библиотеках, научных и учебных заведениях, в иных государственных органах.
Развитие сети ПЦПИ с использованием единой информационно-технической базы реально способствует созданию единого информационно-правового пространства в России путем объединения региональных и муниципальных баз данных, в том числе за счет взаимодействия органов местного самоуправления и библиотек.
Совместно с Всероссийской государственной библиотекой иностранной литературы им. М.И. Рудомино были проведены работы по созданию Учебно-методического центра, в котором проводятся тренинги для сотрудников библиотек в целях практического освоения современных информационно-правовых систем ФСО России.
Впервые создается действенный механизм реализации конституционного права граждан на доступ к правовой информации, в том числе к официальным текстам документов федерального, регионального и муниципального уровней. В сегодняшних условиях, когда большая часть печатных изданий не доходит до регионов и, тем более, муниципальных образований, этот механизм особенно ценен.
Создание сети ПЦПИ в качестве реального механизма осуществления прав граждан на доступ к информации должно рассматриваться как позитивный опыт деятельности государства в области обеспечения всеобщего доступа к информации, поэтому центры доступа к информации о деятельности органов власти различных уровней могут быть организованы в каждой городской и районной библиотеке.
В работе по созданию ПЦПИ принимают участие не только библиотеки Минкультуры России и местные органы власти, но и библиотеки учебных заведений Минобразования России, МВД России, Минобороны России и ряда других заинтересованных федеральных органов исполнительной власти, а также государственных органов. В настоящее время ПЦПИ развернуты в учебных заведениях различных федеральных органов исполнительной власти по всей России. Активно ПЦПИ создаются на базе отделений ФГУП «Почта России».
В 2011 году более 19,5 тыс.центров и пунктов правовой информации осуществляют информационно-правовое обслуживание населения. На базе общедоступных библиотек создано более 3 тыс. публичных центров и пунктов правовой информации. За последние годы в них получили ответы на интересующие вопросы около 2,5 миллиона граждан.
К процессу создания ПЦПИ со временем присоединились и участники негосударственного сектора правовой информатизации: «Гарант», «Консультант Плюс», «Кодекс».
В 2003 году впервые в стране во взаимодействии с Минкультуры России и ГУИН Минюста России (ныне – ФСИН) были открыты публичные центры правовой информации в системе исправительных учреждений во Владимирской и Челябинской областях.
Полученные результаты создания сети ПЦПИ в качестве реальных достижений российской государственной политики в IТ-секторе, а также развитие сети ПЦПИ как перспективное направление политики государства в области обеспечения прав граждан на доступ к информации получили одобрение Межправительственного совета ЮНЕСКО, многих международных и общероссийских форумов, конференций.
В период с 22 по 24 апреля 2003 года в Париже в штаб-квартире ЮНЕСКО проходила вторая сессия Межправительственного совета программы ЮНЕСКО «Информация для всех». От имени Российской Федерации на сессии были представлены результаты программы ПЦПИ. Весной 2004 года позиция России по развитию способов доступа граждан к правительственной информации в очередной раз была представлена на III сессии Межправительственного совета Программы ЮНЕСКО «Информация для всех» и снова получила одобрение и поддержку мирового сообщества.
В пресс-релизе Российского комитета Программы ЮНЕСКО «Информация для всех» отмечено: «Апофеозом сессии была презентация Общероссийской программы по созданию сети публичных центров правовой информации на базе библиотек, реализуемой в России с 1998 года. Наша страна представила указанную программу, как пример позитивного опыта в строительстве правового и свободного информационного общества. Участники сессии и Секретариат единодушно отмечали, что в этом вопросе Россией найден действенныймеханизм, обеспечивающий доступ населения к правовой информации с использованием современных информационно-коммуникационных технологий и уже существующей инфраструктуры. Именно это обстоятельство позволяет тиражировать этот опыт в других, в том числе развивающихся странах, что было отмечено представителями Германии, Дании, Новой Зеландии, Филиппин».
«Россия в этом вопросе попала в «десятку» и должна всемерно наращивать и популяризировать свои достижения в этом и подобных проектах», - это оценка руководителя Секретариата Программы ЮНЕСКО «Информация для всех» Ф. Кео.
Распоряжением Правительства Российской Федерации от 28 декабря 2005 г. № 2328-р за проект «Создание общероссийской сети публичных центров правовой информации на базе общедоступных библиотек» были присуждены премии Правительства Российской Федерации 2005 года в области культуры.
С 2007 года в соответствии с Соглашением о взаимодействии между ФСО России и Российским центром международного научного и культурного сотрудничества при Министерстве иностранных дел Российской Федерации (в настоящее время - Россотрудничество) создаются центры публичного доступа к правовой информации Российской Федерации при загранпредставительствах Россотрудничества. Основная цель создания таких центров в государствах ближнего и дальнего зарубежья – поддержка соотечественников, проживающих за рубежом. За минувшие годы в иностранных государствах открыто более 110 центров публичного доступа к правовой информации Российской Федерации.

Вывод

Основной перспективой развития системы МЭДО – это расширение состава её участников (система начинает «движение в регионы»), нашедшее отражение в изменениях, внесенных в положение о МЭДО и стандартизации электронного документооборота.

В настоящее время в Российской Федерации назрел вопрос создания органа, наделенного функциями по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере делопроизводства и документооборота.

Должен быть разработана и утверждена детальная модель электронного документа. Внастоящее время, четкого понимания этого понятия нет.
Как следствие - практически все нормативные документы в области делопроизводства и документооборота по-прежнему ориентированы на работу с бумажными документами.
Также одна из актуальных проблем - подтверждения подлинности электронных документов. Безусловно, принятие 6 апреля 2011 г. федерального закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи» является серьезным шагом в деле расширения сферы электронного документооборота. В настоящее время подготовлен и представлен в Правительство Российской Федерации проект Постановления о видах электронной подписи, используемых органами исполнительной власти и органами местного самоуправления при организации электронного взаимодействия между собой, порядке их использования, а также об установлении требований к обеспечению совместимости средств электронной подписи документов, передаваемых на государственное хранение.

В ходе исследования данной дипломной работы выявлена еще одна проблема - создание и ведение единой системы нормативно-справочной информации (классификаторов, словарей, справочников и т.д.), без которой практически невозможно минимизировать человеческое участие при взаимодействии ведомственных АС. Определенная работа в этом направлении в настоящее время проводится Росархивом и Федеральной службой охраны в качестве организатора МЭДО.

Список литературы
Слайды

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

1.Источники

1. Гражданский кодекс РФ. Часть первая от 30 ноября 1994 г. № 51-ФЗ, часть вторая от 26 января 1996 г. № 14-ФЗ М., часть третья от 26 ноября 2001г. № 146-ФЗ. М, 2005.

2. Федеральный закон от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации».

3. Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи».

4. ГОСТ 34.602-89. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Техническое задание на создание автоматизированной системы.

5. ГОСТ Р 34.10-2001.Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи. Информационная технология.

6. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., 1991.

7. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. М., 2001.

Литература

1. Л.П.Афанасьева. Электронные документы в документообороте и архиве организации//Секретарское дело. 2006. №1.

2. В.Э. Баласанян. Применение автоматизированных систем документационного обеспечения управления (автоматизированные системы делопроизводства) для повышения эффективности управления//Делопроизводство. 2002. №2.

3. В.Э. Баласанян. Электронный документооборот - основа эффективного управления современным предприятием// Секретарское дело. 2002. №2.

4. М.П. Бобылева. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. М.,2004.

5. В.А. Гадасин, В.А. Конявский. От документа - к электронному
документу. Системные основы.

6. С.В. Клименко, И.В.Крохин, В.М.Кущ, Ю.Л.Лагутин. Электронные

документы в корпоративных сетях: второе пришествие Гуттенберга.-

М., 1999.

7. В.И.Кутузов, А.Т. Раимова. Основы информационного законодательства. М., 2004

8. М.В. Ларин. Управление документацией в организациях. М., 2002.

9. П. Московая. Электронный документооборот - верное решение// Делопроизводство. 2003. №4.

10. Д.А. Романов, Т.Н. Ильина, А.Ю.Логинова. Правда об электронном

документообороте. М., 2002.

11. И.Рысков. Обзор нормативных основ применения электронных

документов в Российской Федерации//Секретарское дело. 2005. №11.
В.И.Кутузов, А.Т. Раимова. Основы информационного законодательства. М., 2004.