Особенности организации времени и применения техник тайм - менеджмента в практической деятельности организации

Содержание:

Введение

Тайм – менеджмент

Это эффективное планирование рабочего времени для достижения целей, нахождение временных ресурсов, расстановка приоритетов и контроль выполнения запланированного. Его основная задача — больше успевать в единицу времени и эффективно расходовать собственные ресурсы. Люди, которые умеют продуктивно распоряжаться собственными запасами времени, живут более насыщенной и полной жизнью, делают свою работу с минимальными временными затратами. Для человека очень важно управлять своим временем, уметь расставлять приоритеты. В этом поможет составление плана дня, недели или месяца. Ведь если не рассчитывать правильно свое время, можно опоздать на важную встречу или просто потратить его впустую.

Управление временем касается в большей степени организации рабочего времени, чем его экономии. Нужно так использовать время, чтобы обеспечить выполнение максимального числа задач, которые в свою очередь обуславливают выполнение промежуточных задач, ведущих к реализации основной цели.

Особенности организации времени

Перед тем, как начать организовывать своё время, нужно понять какая половина дня является более продуктивной. Это требуется для того, чтобы правильно распределить свои дела на день. В наиболее продуктивные периоды лучше всего решать сложные и важные задачи, двигающие вперёд, а в очевидные периоды спада нужно переключиться, отдохнуть и набраться сил для новых дел или можно заняться решением более простых рутинных задач.

Свое время мы подстраиваем под себя, а не для кого-то. Поэтому где и как составлять время будет зависеть только от самого человека. Это можно делать в блокноте, записывая все свои планы на бумаге. Или же существует множество приложений для планировки своего времени. Главное – это подстроится под свой режим, и быть более продуктивным и собранным в течение дня.

Для достижения больших и отдалённых целей или при работе над сложными проектами важно заранее представлять, что, когда и в каком объёме предстоит сделать. Без надлежащей подготовки не удастся достичь чего-то значимого, например, купить квартиру, сменить профессию, организовать конференцию или написать книгу. Но стоит разбить такие большие цели на задачи и подзадачи, как они кажутся вполне выполнимыми.

Планирование дел на ближайший день или ближайшую неделю имеет практическое значение в любой работе. Необходимо, чтобы планирование стало неотъемлемой частью жизни, лучше всего это делать с вечера, чтобы утром точно знать с чего начинать, чем продолжить и как закончить. Всегда нужно отводить время для непредвиденных планов или «форс-мажоров». Результаты грамотного планирования можно будет заметить уже в первую неделю. Также нужно понимать, что приоритетнее. Единственная возможность справиться с потоком заданий, деловых встреч и договоренностей — это четко и однозначно установить для них приоритеты, ориентируясь на достижение собственных целей и выполнение действительно важных дел. Основная задача тайм - менеджмента – это вовремя определить самое главное.

Стратегическое и эффективное планирование невозможно без грамотного целеполагания. Важно уметь четко формулировать основную цель и уметь разбивать её на более конкретные и локальные задачи. Цель должна быть достижима и измерима. Постепенное достижение своих целей приведет к наиболее лучшему результату, нежели мы будем пытаться достигнуть одну идеальную цель очень долго. Отсутствие представления о предстоящих задачах мешает нам двигаться вперед. Ставя себе не просто цель, но и расписывая все инструменты к её выполнению, мы облегчаем себе жизнь, так как будем знать, что нам нужно предпринять для выполнения наших планов. Последовательность и сосредоточенность на конкретных пунктах – залог будущего успеха.

Постоянное откладывание дел на потом. «Не стоит откладывать на завтра то, что можно сделать сегодня». Чем на более долгий срок мы что-то откладываем, тем больше вероятность того, что мы это не выполним. Если какая- то цель постоянно откладывается, нужно понять, а действительно ли она так нужна? Недостаток мотивации также влияет на исполнение нашей мечты. Мы сами загружаем себя не нужными проблемами и придумываем оправдания, которые останавливают нас на пути к достижению цели. Все зависит от нашего настроя и правильного распределения времени. Как только мы начинаем планировать свой день, все отвлекающие факторы до этого, уже не будут входить в наши планы.

Периодически стоит оглядываться назад и делать прагматичные выводы из своего опыта управления временем. Изучать свои ошибки и обязательно принимать меры по их исправлению. Обязательно анализировать ситуации, в которых особенно интенсивно терялись личные ресурсы. Всегда следует оставаться осознанными и со стороны смотреть, что именно происходит с вашей жизнью — в каком направлении и с какой скоростью она движется. Если вы почувствовали, что утратили контроль и слишком углубились в решение задачи, не думая о затратах времени, самое время остановиться, сделать перерыв и попытаться оптимизировать собственные действия. В конце концов, следует создавать свои правила по управлению временем, свои фишки.

Для управления временем полноценный отдых – важнейший элемент успеха. Оставаться на пике своих психофизиологических возможностей можно только с помощью регулярного восстановления сил. Нельзя экономить на сне, собственных выходных и общении с близкими – это такие же важные факторы эффективного тайм - менеджмента, как планирование и постановка целей.

По возможности стоит делегировать ненужные задачи. «Если 80% дела может быть сделано кем-то другим — делегируйте!» Не надо пытаться все сделать самому, чтобы доказать свою исключительность или супервыносливость. В таком случае Вы очень быстро просто сгорите на работе, и у Вас не будет сил ни на что. Разбивайте большие задачи на части и делегируйте своему помощнику, коллеге или просто человеку, который хочет Вам помочь. Стоит обратить внимание на такие ловушки, как социальные сети. Это одни из главных «пожирателей» времени. Стоит дозировано тратить время на этот ресурс.

Применение техник тайм - менеджмента в практической деятельности организации

Для любой организации важно развиваться, не стоять на месте. Наличие слаженной работы сотрудников и руководителей неотъемлемая часть для успешного развития. Именно поэтому тайм – менеджмент необходим.

Потребность в корпоративном внедрении тайм - менеджмента обусловлена следующими факторами:

- Растущие темпы изменений экономической среды требуют передачи сотрудникам организации больших полномочий, оперативного принятия ими самостоятельных решений и самостоятельной организации и планирования своей работы.

-Возрастает удельный вес нематериальных активов в стоимости организации; эффективность работы ключевых топ - менеджеров и специалистов становится основным фактором успешности все большего числа компаний. При этом крайне затруднен внешний контроль над деятельностью сотрудника, имеющей творческий характер, но повышается актуальность самостоятельной организации таким сотрудником своей работы.

 -Для организаций становятся нормой, а не редким исключением, постоянные существенные изменения деятельности — разработка новых продуктов, выход на новые рынки, внедрение новых инструментов и систем управления. Для топ - менеджеров и специалистов организации, соответственно, становится нормой постоянное увеличение количества и объема решаемых задач, необходимость постоянно изыскивать резервы времени для осуществления проектов, позволяющих организации непрерывно развиваться.

 Материализованность. Эффективный тайм-менеджмент начинается с материализации задач, мыслей, планов, договоренностей. Наличие всех задач на внешних носителях (желательно электронных) позволяет в личной работе освободить мышление для приоритетных вопросов и сократить расходы времени на поиск информации. В частности, грамотно налаженная материализация задач снижает ряд рисков, связанных с увольнением сотрудников.

Измеримость. Необходимость количественного измерения показателей в общем менеджменте. То же самое верно в отношении и личного, и командного тайм - менеджмента. Только введение объективных количественных показателей позволяет по-настоящему системно управлять временем. Как правило, показатели применяются при хронометраже для анализа расходов времени.

Гибкость. Планы, как в личной, так и в командной работе должны быть максимально простыми, гибкими, позволяющими легко «ловить» возникающие возможности.

Целеориентированность. В командной работе этот критерий оценивает понятность целей для всех членов команды и согласованность их движения в едином направлении.

Своевременность. Этот критерий оценивает как своевременность в плане соблюдения сроков выполнения задач, так и своевременность осуществления проектов, не привязанных к жесткому времени, что возможно только при гибкой системе планирования, оперативно реагирующей на возникающие благоприятные возможности.

 Приоритезированность.  Позволяет оценить долю времени, выделяемую на приоритетные задачи. Как правило, именно в направлении приоритезированности лежат самые результативные действия на ранних этапах внедрения тайм – менеджмента.

Заключение

Можно сделать вывод о том, что управление временем касается в большей степени организации рабочего времени, чем его экономии. Любой человек, будь то сотрудник или управляющий, должен стремиться к правильному распределению времени, исходя из личных интересов и интересов бизнеса. Свои собственные планы времени, к примеру, менеджер должен согласовывать с планами подчиненных и непосредственного руководителя, чтобы достичь максимального эффекта. То, насколько успешно человек будет претворять в свою работу принципы эффективного использования времени, зависит в первую очередь от него самого и от его желания работать рационально. Так как для того, чтобы путем постановки ясных целей, правильного выбора приоритетов и планирования своего времени, добиться большей эффективности в работе, нужно приложить определенные усилия и затратить немного времени.  Планирование времени упрощает жизнь и помогает больше успевать. Главное превратить распределение времени в привычку,  чтобы делать правильные вещи, а затем система привычек и управления временем будет работать на вас.