Разработка KPI

Содержание:

Введение

В любой компании как крупной так и нет могут происходить неблагоприятные изменения, например падение темпов прироста прибыли, объема продаж или увеличение дебиторской задолженности. В таком случае руководитель пытается исправить ситуацию, ставя новые задачи в предприятии, но это всего лишь небольшая часть проблемы. И когда руководитель вводит, например, систему поощрения сотрудников, то он лишь откладывает неблагоприятные симптомы, но не решает проблему в целом. При такой ситуации следует обращать внимание не только на персонал, но и на отношения с потребителями и инновации.

Именно система KPI позволяет отслеживать все вышеперечисленные группы и при необходимости вносить корректировки в систему для более эффективной деятельности предприятия.

Актуальность выбранной темы обусловлена тем, что без грамотно разработанной KPI, как предприятие в целом так и каждый сотрудник отдельно не будет работать эффективно.

Разработка KPI

KPI – это ключевые показатели эффективности, поддающиеся количественному измерению и считающиеся наиболее важными для оценки эффективности деятельности организации, отдела или сотрудника.^[1]

Перед ключевыми показателями эффективности ставятся следующие основные цели:^[2]

• определить результативность, эффективность, качество деятельности персонала;
• измерить степень достижения стратегических целей за счет деятельности подразделений и отдельных сотрудников;
• координировать и придавать системный характер работе всего коллектива в целом.

Конкретность, четкая определенность, измеримость, временная определенность, связь с общими целями бизнеса и обусловленность показателя результатами труда персонала – являются основными требованиями к ключевым показателям эффективности предприятия.

Показатели KPI можно классифицировать как оперативные и запаздывающие. С помощью первых можно оценить эффективность работы очень быстро. Вторые запаздывают с результатом и показывают результат через определенный промежуток времени.

Разновидности показателей в бизнес-процессах:^[3]

• показатели эффективности результата – это KPI прибыли, выручки и продаж за конкретный период;
• затратные KPI – помогают оценить достижение с учетом финансовых и временных затрат;
• показатели эффективности функционирования отражают правильность деятельности сотрудника, его системы работы в соответствии в регламентом и алгоритмами его должности;
• KPI эффективности показывают уровень соотношения результата к расходам на него в разных вариантах;
• Коэффициент эффективности производительности дает понимание о результате, достигнутом в определенном соотношении с потраченным временем.

Существуют следующие типы ключевых показателей внутри бизнеса:

• стратегические показатели – основываются на агрегированных значениях, таких как доля рынка, стоимость компании;
• аналитические показатели – оценивают тенденции, например объем продаж, валовую выручку;
• оперативные показатели – фиксирующиеся в реальном времени и показывающие отклонение от нормы, например розничные продажи за день, неделю в рамках выполнения месячного плана.

Благодаря системе ключевых показателей на ситуацию можно смотреть в стратегической перспективе. Также, благодаря KPI деятельности предприятия присваивается целевое направление и отслеживаются функционирование и исполнение проекта.

Целевое управление с использованием KPI применяется в разных отраслях. Внедрение ключевых показателей способствует переходу на целевое управление предприятием, при этом стратегические, и операционные цели передаются руководителям высшего звена для исполнения.

Формирование целей и приоритетов для выбранной должности необходимо при расчете ключевых показателей. Для грамотной оценки результатов, сформированные цели и приоритеты рассчитываются отдельно.

Чтобы предприятие достигло поставленных целей, все участники бизнес-процессов должны достичь целевые значения своих показателей.

На этапе определения целей и выбора KPI следует определить, какие цели и KPI более важны, а какие нет.

Помимо трудоемкости и затратности в плане ресурсов, внедрение является резкой переменной для любой компании, в частности для ее сотрудников, к которым и будут прикреплены соответствующие их должностной сфере.^[4]

В современных организациях оценка персонала довольно часто применятся через ключевые показатели эффективности. Для того, чтобы провести оценку каждого сотрудника, необходимо создать их личностные и деловые качества.

Система KPI помогает оценить эффективность деятельности компании в соответствии с целями и задачами, которые стоят перед ней в данный момент.

Правильная разработка системы KPI помогает способствует достижению качества и является отличным мотиватором к эффективной работе.

В последнее время в компаниях приходят к материальному вознаграждению сотрудников через их достижения, т.е. «сколько сделал, столько и получил». Система ключевых показателей эффективности позволяет увязать размер денежного вознаграждения с результатами, которые являются наиболее важными для предприятия. С помощью KPI можно создать совершенную и эффективную систему мотивации персонала, преимуществом которой будет являться прозрачная и управляемая связь между стратегическими целями, преследуемыми предприятием и достижениями, за которые сотрудник получит вознаграждение.

Необходимыми предпосылками для формирования системы мотивации на базе KPI могут быть:^[5]

• имеющаяся система оплаты недостаточно стимулирует сотрудников;
• перед компанией стоят новые задачи, для решения которых необходимо повысить заинтересованность сотрудников в конечном результате;
• при выполнении функций сотрудники ориентированы только на выполнение текущих операций и стремятся избежать ответственности за достижение стратегических целей;
• снижение контроля;
• быстрый рост компании;
• делегирование части своих полномочий менеджерам;
• крупное предприятие.

Обратная связь – это конструктивное предоставление сотруднику информации о том, какие его действия способствовали успешному выполнению стандартов профессиональной компетенции, а какие – препятствовали.^[6]

Обратная связь должна быть правильной и мотивировать сотрудников компании. Неправильно же построенная обратная связь демотивирует сотрудников.

Премирование сотрудника может быть как раз в год так и раз в месяц. Оно зависит от должности, которую занимает сотрудник, целей и задач предприятия.

Преимуществами KPI являются:^[7]

• предоставление работникам обратной связи;
• создание четких и ясных критериев оценки результатов труда;
• связывание интересов работников с целями компании;
• эффективная система мотивации;
• систематизация кадровых процессов;
• повышение эффективности деятельности компании.

Недостатками KPI являются:^[8]

• отсутствие универсальности, проявляющееся в возникновении сложностей с оценкой нестандартизированных процессов или работы вспомогательного персонала;
• дополнительные временные затраты на поддержание обратной связи между руководством и сотрудниками организации;
• неверно сформулированные показатели;
• зависимость вознаграждения конкретного сотрудника от работы его коллег.

Таким образом, система KPI занимает главенствующую роль в управлении персоналом и является показателем эффективности управления организацией, который дает руководству возможность определить уровень соответствия достижения стратегических целей.^[9]

Оценка достижения стратегических целей является лишь одной из функций KPI. На основе ключевых показателей деятельности управление персоналом не только отражает итоговые результаты работы, но и создает информационную базу для корректировки управления в будущем. Поэтому KPI рассматривается как система стратегического управления, которая выделяет приоритетные направления развития управления персоналом и формирует коллектив, который состоит из вовлеченных и исполнительных сотрудников.

Ограниченность в количестве KPI является обязательным условием, поскольку это способствует фокусированию внимания на главной и достижению стратегической цели.

Внедрение KPI должно происходить в соответствии с выстроенным планом. При отсутствии стратегической цели ограничивается движение предприятия. Для построения плана необходимо четко сформулировать стратегию, описать шаги и результаты. (рис 1)

Рисунок 1. Система KPI при разработке стратегии^[10]

Налаживание установленных бизнес-процессов – одна из основных задач в системе KPI. Цели сотрудников компании формулируются в соответствии со стратегией предприятия.

Основным отличием российского и зарубежного подхода состоит в том, что российские модели содержат обширные и обобщенные показатели финансово-хозяйственный деятельности. Зарубежные – ограничивается и минимизируется система показателей в пределах максимально существенных.

Разработка KPI является вторым этапом формирования системы ключевых показателей на основе сформированной и полученной информации в подготовительном этапе.

Разработка осуществляется совместно с руководителем и ключевыми сотрудниками предприятия.

Следующим шагом, после разработки KPI идет построение системы оценки выполнения разработанных KPI.

Оценка осуществляется с помощью трех основных форм: оценки достижения результатов, проведение обратной связи и оценки выполнения поставленных и незапланированных задач.

При обратной связи следует разделять профессиональные личностные навыки. Разработка целей и задач учитывает все возможности, которые соответствуют предприятию.

Как можно увидеть на рисунке, методика разработки ключевых показателей может служить источником создания информационной базы для разработки направлений развития системы управления сотрудниками предприятия. Также повышение эффективности функционирования системы управления сотрудниками является основой для разработки KPI.

На рисунке 2 показано соотношение ключевых показателей эффективности, целей и понимания бизнес-процессов.

Рисунок 2. Алгоритм разработки системы KPI^[11]

Как можно увидеть на рисунке 3, для определения ключевых показателей следует определить цель.

Рисунок 3. Место системы KPI в структуре бизнес-процессов^[12]

С помощью управления целями (Management by Objectives, MBO) можно управлять как бизнесом так и сотрудниками предприятия. С помощью такого метода сотрудники вовлекаются в процесс достижения стратегических целей и привлекают и удерживают клиентов, растет рост профессионализма сотрудников компании, увеличиваются доходы и снижаются затраты.

Система KPI эффективна, поскольку ей характерно следующее:^[13]

• адресная принадлежность;
• правильная ориентация;
• достижимость;
• открытость к действиям;
• обеспечение прогнозирования;
• ограниченность;
• сбалансированность и взаимосвязанность;
• инициирование изменений;
• простота измерения;
• подкрепленность соответствующими индивидуальными стимулами;
• релевантность;
• сопоставимость;
• разумность.

При создании системы ключевых показателей деятельности на предприятии следует придерживаться выполнению следующих шагов:

1. Выбрать модель ключевых показателей деятельности.
2. Определить KPI и распределить ответственность за выбранные показатели.
3. Создать отчетность по ключевым показателям деятельности.

Заключение

Система KPI мотивирует персонал предприятия, транслирует задачи, отслеживает эффективность работы компании в целом.

Вместе с тем оценивается эффективность работы каждого сотрудника. За выполненные показатели KPI последний отвечает сам, а оплата зависит от результата сотрудника.

Для того, чтобы разработать систему ключевых показателей, необходимо выделить стратегическую цель предприятия и протестировать систему для выявления ее недостатков.

Сегодня, очень важно понимать эффективность работы предприятия, особенно крупного. Для этого необходимо достигать поставленные цели и задачи самой компании и ее подразделений.

KPI выступает как элементом оценки бизнес-процессов так и системы управления. Данная система оценивает эффективность не только работы предприятия и ее подразделений, но и каждого сотрудника в отдельности. С помощью KPI можно выстроить систему мотивации персонала.

Список использованной литературы

Акмаева, Р.И. Компенсационный менеджмент: управление вознаграждением работников: [16+] / Р.И. Акмаева, Н.Ш. Епифанова. – Москва: Прометей, 2018. – 584 с.: табл., ил. – (Режим доступа: http://biblioclub.ru/index.php?page=book&id=483180)

Алферова, Л.В. Исследование стратегического потенциала образовательной организации высшего образования: современный инструментарий / Л.В. Алферова, Д.В. Валько, И.А. Сергеичева; Южно-Уральский институт управления и экономики. – Челябинск: Южно-Уральский институт управления и экономики, 2019. – 193 с.: ил., схем., табл. – (Режим доступа: http://biblioclub.ru/index.php?page=book&id=567361)

Компенсационный менеджмент: учебное пособие: [16+] / под общ. ред. С.И. Бабиной; Министерство образования и науки, Кемеровский государственный университет. – Кемерово: Кемеровский государственный университет, 2016. – 458 с.: табл. – (Режим доступа: http://biblioclub.ru/index.php?page=book&id=481556)

Система оценки персонала в организации: учебник / под ред. М.В. Полевой; Финансовый университет при Правительстве РФ. – Москва: Прометей, 2018. – 279 с.: табл. – (Бакалавр. Базовый курс). – (Режим доступа: http://biblioclub.ru/index.php?page=book&id=494932)

Хакимова, И.Ф. Управление персоналом на основе ключевых показателей эффективности: выпускная квалификационная работа (магистерская диссертация) / И.Ф. Хакимова; Тюменский государственный университет, Финансово-экономический институт, Кафедра экономической теории и прикладной экономики. – Тюмень: Тюменский государственный университет, 2018. – 147 с.: ил., табл. – (Режим доступа: http://biblioclub.ru/index.php?page=book&id=499670)

Акопян Сейран Араевич Разработка и внедрение системы kpi. Управление kpi при помощи оптимизации бизнес-процессов // European science. 2017. №2 (24). – 8 с. (Режим доступа: https://cyberleninka.ru/article/n/razrabotka-i-vnedrenie-sistemy-kpi-upravlenie-kpi-pri-pomoschi-optimizatsii-biznes-protsessov)

1. Система оценки персонала в организации: учебник / под ред. М.В. Полевой; Финансовый университет при Правительстве РФ. – Москва: Прометей, 2018. – С. 106 ↑

2. Компенсационный менеджмент: учебное пособие: [16+] / под общ. ред. С.И. Бабиной; Министерство образования и науки, Кемеровский государственный университет. – Кемерово: Кемеровский государственный университет, 2016. – С. 322 ↑

3. Система оценки персонала в организации: учебник / под ред. М.В. Полевой; Финансовый университет при Правительстве РФ. – Москва: Прометей, 2018. – С. 108 ↑

4. Акопян Сейран Араевич Разработка и внедрение системы kpi. Управление kpi при помощи оптимизации бизнес-процессов // European science. 2017. №2 (24). – С 5 ↑

5. Акмаева, Р.И. Компенсационный менеджмент: управление вознаграждением работников: [16+] / Р.И. Акмаева, Н.Ш. Епифанова. – Москва: Прометей, 2018. – С. 311-312 ↑

6. Акмаева, Р.И. Компенсационный менеджмент: управление вознаграждением работников: [16+] / Р.И. Акмаева, Н.Ш. Епифанова. – Москва: Прометей, 2018. – С. 312 ↑

7. Алферова, Л.В. Исследование стратегического потенциала образовательной организации высшего образования: современный инструментарий / Л.В. Алферова, Д.В. Валько, И.А. Сергеичева; Южно-Уральский институт управления и экономики. – Челябинск: Южно-Уральский институт управления и экономики, 2019. – С. 84 ↑

8. Алферова, Л.В. Исследование стратегического потенциала образовательной организации высшего образования: современный инструментарий / Л.В. Алферова, Д.В. Валько, И.А. Сергеичева; Южно-Уральский институт управления и экономики. – Челябинск: Южно-Уральский институт управления и экономики, 2019. – С. 84 ↑

9. Хакимова, И.Ф. Управление персоналом на основе ключевых показателей эффективности: выпускная квалификационная работа (магистерская диссертация) / И.Ф. Хакимова; Тюменский государственный университет, Финансово-экономический институт, Кафедра экономической теории и прикладной экономики. – Тюмень: Тюменский государственный университет, 2018. – С. 16 ↑

10. Хакимова, И.Ф. Управление персоналом на основе ключевых показателей эффективности: выпускная квалификационная работа (магистерская диссертация) / И.Ф. Хакимова; Тюменский государственный университет, Финансово-экономический институт, Кафедра экономической теории и прикладной экономики. – Тюмень: Тюменский государственный университет, 2018. – С. 22 ↑

11. Хакимова, И.Ф. Управление персоналом на основе ключевых показателей эффективности: выпускная квалификационная работа (магистерская диссертация) / И.Ф. Хакимова; Тюменский государственный университет, Финансово-экономический институт, Кафедра экономической теории и прикладной экономики. – Тюмень: Тюменский государственный университет, 2018. – С. 45 ↑

12. Алферова, Л.В. Исследование стратегического потенциала образовательной организации высшего образования: современный инструментарий / Л.В. Алферова, Д.В. Валько, И.А. Сергеичева; Южно-Уральский институт управления и экономики. – Челябинск: Южно-Уральский институт управления и экономики, 2019. – С. 70 ↑

13. Алферова, Л.В. Исследование стратегического потенциала образовательной организации высшего образования: современный инструментарий / Л.В. Алферова, Д.В. Валько, И.А. Сергеичева; Южно-Уральский институт управления и экономики. – Челябинск: Южно-Уральский институт управления и экономики, 2019. – с. 75-76 ↑