Преподаватель который помогает студентам и школьникам в учёбе.

Развитие унификации и стандартизации документов (Понятие о стандартизации и унификации документов.)

Содержание:

Введение.

Эффективная деятельность аппарата управления неразрывно связана с правильной организацией работы с документами. Практически ни одна технологическая функция управления, связанная с информационными источниками, подготовкой и принятием решений, не обходится без документирования – процесса создания, исполнения и оформления документов. С документацией связана деятельность всех работников аппарата управления: от технических исполнителей до руководителей всех звеньев. Одни создают документы, другие обеспечивают их оформление и передачу, третьи – руководствуются этими документами и на их основе принимают решения. От правильной организации делопроизводства и документооборота во многом зависит успех работы предприятия.

В современных условиях основная задача – обеспечить развитие и повышение эффективности автоматизированных систем управления, расширить производство и применение средств оргтехники для рационализации делопроизводства и улучшения организации управленческого труда.

Решение этой задачи должно обязательно сочетаться с упорядочением информационной базы, совершенствованием документационных процессов. Повышение эффективности управления неотделимо от совершенствования документационных процессов на всех уровнях управления, рационализации документооборота и научной организации делопроизводства. Как один из факторов повышения производительности управленческого труда следует рассматривать стандартизацию и унификацию управленческих документов.

Значение унификации документов возрастает в связи со все более широким внедрением в практику управления электронно-вычислительной техники и созданных на ее основе автоматизированных систем управления. Актуальность темы унификации и стандартизации документов обусловлена тем, что на современном этапе в свете реформирования законодательства о стандартизации больший интерес представляет обоснование проблемы унификации и стандартизации управленческих документов, как одного из факторов повышения производительности управленческого труда.

Понятие о стандартизации и унификации документов.

Обязательным условием организационной и управленческой деятельности на предприятиях, в учреждениях является документирование. Организация и управление характеризуются разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их разрешению. Отсюда большое разнообразие документов и необходимость их унификации и стандартизации.

Унификация и стандартизация документов — основные направления совершенствования документации, ведущие к снижению затрат на управленческие документы.

Основная цель унификации и стандартизации документации — создание системы документов, которая может дать экономический эффект. Использование унифицированных документов должно одновременно способствовать росту творческих элементов в управленческом труде, повышению его культуры.

Стандартизация - это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается «образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов. Стандарт, как нормативно-технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом».

Стандартизация – сложный процесс, в состав которого входят такие элементы, как типизация и унификация. С одной стороны, это методы стандартизации, которые могут осуществляться и как самостоятельные виды работы. В документоведении типизация используется для создания типовых форм документов и типовых текстов, т. е. образцов или эталонов, на основе которых создаются конкретные документы. Типовой текст – это текст-образец, на основе которого создаются в последующем тексты аналогичного содержания. Типовая форма – утвержденная определенным компетентным органом государственной власти форма документа, используемая для сбора и представления каких-либо данных в самых различных сферах управленческой деятельности.

В документоведении унификация и стандартизация рассматриваются как процесс установления единообразия в процессах создания и оформления документов. Однако между этими двумя понятиями нельзя поставить знак равенства. Стандартизация документов – высшая ступень их унификации, доведение ее результатов до уровня обязательной правовой нормы. Требования стандарта имеют обязательный характер в пределах сферы его распространения. Поэтому унификация обычно проводится как предварительный этап стандартизации, но может быть и самостоятельным видом деятельности. Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть стандарты как на отдельные документы (например, на отчет о научно-исследовательской работе, на обложку дел постоянного хранения), на отдельные виды продукции (например, форматы бумаги), так и на унифицированные системы документации.

Стандартизация – закрепление результатов унификации в нормативно-технических документах – стандартах. Стандартизация может проводиться на государственном уровне, на отраслевом уровне и на уровне предприятия.

Под унификацией в широком теоретическом смысле обычно понимают оптимальное сокращение числа элементов в объектах, составляющих какой-либо комплекс или систему. Существует 3 способа унификации текстов: трафарет, анкета и таблица.

Разработка унифицированных форм документов включает следующие этапы:

Формирование объекта унификации – исходного массива документов по управленческим функциям и задачам (в соответствии с табелем унифицированных форм документов отдела);
Анализ документов и обобщение результатов анализа;
Разработка эталонных образцов унифицированных форм и формирование альбома унифицированных форм документов отдела.

Основным методом унификации внешней формы документа – бланка могут быть:

Создание модели построения документов (формуляра-образца), устанавливающего размеры и принципиальное расположение основных реквизитов;
Разработка единого формуляра-образца для всех управленческих документов, принятого в организации.

Формуляр-образец представляет собой схему расположения всех реквизитов группы документов на листе бумаги стандартных форматов.

Методами формальной унификации документов являются:

Унификация структуры документов;
Создание общих синтаксических правил построения документов;
Унификация методов контроля информации в документах;
Унификация типов носителей и форматов документов.

Унификации могут подвергаться все создаваемые в отделе виды и разновидности документов, независимо от частоты их повторяемости. Для разработки унифицированных форм документов используются образцы документов, хранящиеся в архиве Управления, и карты документов, полученные в процессе подготовки табеля унифицированных форм документов отдела, при этом для каждой типовой ситуации должно быть отобрано не менее 3–5 образцов документов. Увеличение количества исходных образцов документов повышает надежность разрабатываемой унифицированной формы.

Состав реквизитов унифицированных форм документов и последовательность их размещения на бланке должны соответствовать требованиям ГОСТ Р 6.30–2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов». (Этот ГОСТ без преувеличения должен быть настольной книгой любого делопроизводителя. На данный момент это один из немногих нормативных документов по делопроизводству, содержащих практические рекомендации по оформлению документов. В частности, он устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки с воспроизведением Государственного герба РФ.)

В основе разработки унифицированных текстов документов лежит метод выделения постоянной и переменной информации. Постоянная информация – повторяющаяся, общая для всех документов унифицируемой совокупности; переменная информация, индивидуальная для каждого конкретного документа. В унифицированной форме документа фиксируется постоянная информация, переменная вносится при составлении документа в отведенные для этого поля.

Формой представления унифицированного текста может быть: трафарет, таблица, анкета. В одном тексте допускается сочетать различные формы представления, например, текст в форме трафарета и таблицы и др.

Итак, унифицированная система документации способствует:

Сокращению затрат ручного труда в информационных процессах (в результате от человека требуется минимум усилий для заполнения или прочтения документов);
Широкому использованию электронно-вычислительной техники, поскольку унифицированные формы документов удобны для электронной обработки;
Упорядочению информационных потоков;
Сокращению количества документов;
Дальнейшему совершенствованию культуры документа и в целом информационной культуры.

Трафарет - это способ фиксации постоянной информации в виде связанного текста с пробелами для переменной информации. В форме трафарета создаются ряд приказов, заявлений.

Справка №____________Выдана_________

в том, что____________________________

Справка дана для представления_________

Обычно для трафарета используется разного рода бланки. Бланк официального документа - стандартный лист бумаги с воспроизведённым на нём постоянной информацией и местом, отведённым для перемены информации. Элементы оформления бланка содержат информацию о типе документа, например, «Москва» и т.п.

Анкета - способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. В унифицированной системе документации на организационно- распорядительные документы анкетным методом смоделированы приказы по приему, переводу, увольнению; кадровые докладные и объяснительные записки. Достоинства анкет: упрощается подготовка документа, облегчаются машинописные работы; создаются предпосылки для копирования информации.

Содержание анкеты, как правило, оказывается более подробным, чем в трафарете. Текст анкеты располагается по вертикали.

Фамилия__________________

Имя_________________________

Отчество_____________________

Год и место рождения__________ и.т.д.

Таблица - разорванный текст, расположенный по определенному принципу: постоянная информация расположена в заголовках граф и боковике, а переменная – на пересечении соответствующих граф и строк. Обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать, кодировать информацию, легко суммировать данные. Однако он более сложен в машинописи. В табличной форме в УСД (унифицированная система документации) по ОРД (организационно-распорядительная документация) представлены: штатное расписание, график отпусков, кадровые приказы.

Стандартизация документов — это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности.

Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники. Суть унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, приведение к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению.

Суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Результаты разработки при этом оформляются в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТ Р), отраслевых (ОСТ) стандартов и стандартов предприятий, учреждений и организаций (СТП).

Цель стандартизации и унификации документов добиться:

Рационализации процессов подготовки, исполнения, поиска документов;
Сокращения документопотоков;
Повышения культуры управления и создания оптимальных условий для машинной обработки управленческой информации.

История развития стандартизации и унификации документов.

Впервые в нашей стране проблемами совершенствования документов занялись в 1920-1930-е гг. органы рационализации, созданные в рамках движения за научную организацию управленческого труда. Значительную роль в формировании этих органов сыграл народный комиссариат рабоче-крестьянской инспекции (НК РКИ), по инициативе которого были созданы и научно-исследовательские институты, и общественные объединения специалистов в области управления, и ведомственные центры, в которых решались практические задачи совершенствования гос. аппарата и разрабатывались теоретические проблемы документоведения. Этот период был очень непродолжительным, однако, весьма плодотворным, как с точки зрения формирования теории стандартизации, ее методики, так и по уровню практических разработок, их влияния на качество составления и оформления документов. Характерной чертой данного периода является теснейшая связь работ по стандартизации документов с рационализацией технологии делопроизводства и архивного дела. Разработчики стандартов пытались заложить в общегосударственные нормы оформления документов требования, направленные на единообразные процедуры придания документу юридической силы, а также предусматривающие реквизиты необходимые для прохождения документа через управленческий аппарат. В совокупности это повышало культуру оформления документов, оказывало влияние на качество документов как исторических источников.

Второй период стандартизации и унификации документов относится к концу 1960-х началу 1970-х гг. Это было время создания Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), активное участие в разработке которой принимало Главное Архивное управление. Основная идея ЕГСД - это всесторонняя комплексная унификация, установление рационального единообразия форм и методов работы с документами на всех уровнях управления и на всех стадиях жизненного цикла самих документов - их подготовка, оформление, хранение. Именно методами унификации решались в тот период задачи сокращения форм и видов документов, используемых для документирования типовых управленческих ситуаций. Результат этой работы вошел в Основные положения ЕГСД как список видов документов издаваемых различными органами государственной власти и управления. Нормативное закрепление видов документов, используемых в управленческой практике положило начало значительной работе по классификации документов, которая развернулась в 1970-е годы. На стадии создания ЕГСД была разработана методика и унифицированы делопроизводственные операции, связанные с хранением документов в делопроизводстве, формированием дел, экспертизой ценности документов, подготовкой документов к сдаче в архив.

Дальнейшее развитие работ по унификации и стандартизации документов проводилось уже как планомерная общегосударственная деятельность, которая охватывала период 1970-1980-х годов. Основной задачей этого периода было объединение в единый комплекс уже существующих и вновь создаваемых автоматизированных систем управления. В процессе выполнения этой работы унификация документов была направлена на создание базы информационного обеспечения этой общегосударственной системы. Создание унифицированных систем документации, предполагавшее не только разработку правил оформления документов каждой системы, но и создание альбома унифицированных форм документов, проводилось на основе определения состава видов и разновидностей документов, входящих в систему. Исследование процедур документирования типовых управленческих функций выявило значительное разнообразие видов и форм как текстовых, так и табличных документов, применявшихся в управленческом аппарате, что поставило задачу классификации видов документов, с одновременным их сокращением. Результаты этой работы были закреплены в Общесоюзном классификаторе управленческой документации (ОКУД), впервые утвержденном в 1978 г. В ОКУД были включены виды и формы документов, являющиеся объектами унификации в процессе создания унифицированных систем документации. С применением ОКУД были решены задачи однозначного обозначения унифицированных форм документов и на этой основе их учет и систематизация, что способствовало упорядочению всей системы управленческой документации, исключению дублирующих форм документов, оптимизации состава применяемых документов.

Влияние унификации документов на состоянии работы с ними в процессах управления сказалось не только на улучшении качества самих документов (за счет применения единых правил оформления документов, единообразных требований к их составлению), но и на организации оперативного хранения документов в делопроизводстве и ведомственном архиве. Результаты унификации и классификации документов были учтены при разработке «Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения», вышедшем в 1989г. Перечень является основным нормативным документом для отбора на хранение и уничтожение документов, определении сроков их хранения, оказывая тем самым влияние на комплектование архивов и формирование архивного фонда страны в целом. Таким образом, опыт развития документоведения, накопленный в период 1970-х -1980-х годов, демонстрирует перспективность применения методов унификации и стандартизации документов не только для совершенствования самих документов, но и для технологии работы с ними, их оперативного и архивного хранения.

Это положение наглядно подтверждается в 1990-е годы. Изменение в общественно-политической сфере естественным образом привели к изменению задач и методов управления и, соответственно, самой системы управленческой документации. Значительная часть унифицированных ранее систем документации перестала использоваться, взамен нее возникли и получили распространение новые виды документов, предназначенные для документирования налоговой, финансовой, таможенной и др. видов деятельности. Помимо возникновения новых видов и форм документов значительно увеличился объем создаваемой документации. Регламентация документов идет пока преимущественно не методами унификации, а созданием типовых форм документов теми министерствами и ведомствами, которые являются кураторами той или иной сферы управленческой деятельности. Между собой эти формы увязаны слабо, состояние документации в целом, в который раз в истории страны, характеризуется отсутствием общих норм, противоречивыми правилами оформления, неправомерным разнообразием видов и разновидностей документов.

Стандартизация в Российской Федерации.

Стандартизация - деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения продукции и повышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг.

Работы по стандартизации в России осуществляются на основе принятых Федеральных законов:

«О техническом регулировании» от 27 декабря 2002 года № 184-ФЗ и «О стандартизации в Российской Федерации» от 29 июня 2015 года № 162-ФЗ.

Распоряжением Правительства Российской Федерации от 24 сентября 2012 года № 1762-р одобрена Концепция развития национальной системы стандартизации Российской Федерации на период до 2020 года.

Концепция развития национальной системы стандартизации Российской Федерации на период до 2020 года, разработанная национальным органом Российской Федерации по стандартизации - Росстандартом, одобрена Распоряжением Правительства Российской Федерации от 24 сентября 2012 г. № 1762-р.

Разработка указанной Концепции обусловлена необходимостью актуализации предыдущей редакции Концепции национальной системы стандартизации (НСС) Российской Федерации на период до 2010 года.

Актуализация Концепции НСС осуществлялась на основе осмысления и фиксации новых целей и задач, стоящих перед национальной системой стандартизации в контексте необходимости интенсификации экономического развития страны, ее технологической модернизации, улучшения качества жизни населения, охраны окружающей среды, усиления процессов интеграции в рамках СНГ, образования Таможенного союза, расширения внешнеэкономической деятельности и активизации процессов, связанных с вступлением Российской Федерации в ВТО, а также подготовки заключения Соглашения о сотрудничестве между Европейской организацией по стандартизацией (CEN/CENELEC) и Росстандартом.

Сбалансированная система стандартизации, построение которой предусмотрено Концепцией развития НСС до 2020 года, должна содействовать эффективному решению этих сложнейших экономических, социальных, политических и экологических задач.

Целями стандартизации являются:

Содействие социально-экономическому развитию Российской Федерации;
Содействие интеграции Российской Федерации в мировую экономику и международные системы стандартизации в качестве равноправного партнера;
Улучшение качества жизни населения страны;
Обеспечение обороны страны и безопасности государства;
Техническое перевооружение промышленности;
Повышение качества продукции, выполнения работ, оказания услуг и повышение конкурентоспособности продукции российского производства.

Стандартизация осуществляется в соответствии с принципами:

Добровольность применения документов по стандартизации;
Обязательность применения документов по стандартизации в отношении объектов стандартизации, предусмотренных статьей 6 настоящего федерального закона;
Обеспечение комплексности и системности стандартизации, преемственности деятельности в сфере стандартизации;
Обеспечение соответствия общих характеристик, правил и общих принципов, устанавливаемых в документах национальной системы стандартизации, современному уровню развития науки, техники и технологий, передовому отечественному и зарубежному опыту;
Открытость разработки документов национальной системы стандартизации, обеспечение участия в разработке таких документов всех заинтересованных лиц, достижение консенсуса при разработке национальных стандартов;
Установление в документах по стандартизации требований, обеспечивающих возможность контроля за их выполнением;
Унификация разработки (ведения), утверждения (актуализации), изменения, отмены, опубликования и применения документов по стандартизации;
Соответствие документов по стандартизации действующим на территории российской федерации техническим регламентам;
Непротиворечивость национальных стандартов друг другу;
Доступность информации о документах по стандартизации с учетом ограничений, установленных нормативными правовыми актами российской федерации в области защиты сведений, составляющих государственную тайну или относимых к охраняемой в соответствии с законодательством российской федерации иной информации ограниченного доступа.

К документам по стандартизации в соответствии с Федеральным законом от 29 июня 2015 года № 162-ФЗ относятся:

Документы национальной системы стандартизации;
Общероссийские классификаторы;
Стандарты организаций, в том числе технические условия;
Своды правил;
Документы по стандартизации, которые устанавливают обязательные требования в отношении объектов стандартизации, предусмотренных статьей 6 настоящего федерального закона.

Постановлением Правительства Российской Федерации от 17 июня 2004 года № 294 О Федеральном агентстве по техническому регулированию и метрологии. На Агентство возложены функции национального органа Российской Федерации по стандартизации.

В соответствии со ст. 9 Федерального закона «О стандартизации в Российской Федерации» Национальный орган Российской Федерации по стандартизации (далее – национальный орган по стандартизации):

Осуществляет подготовку предложений о формировании государственной политики Российской Федерации в сфере стандартизации и представляет их в федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере стандартизации;
Реализует государственную политику Российской Федерации в сфере стандартизации, разрабатывает и утверждает программы по стандартизации, а также вносит в них изменения, организует работы по стандартизации в национальной системе стандартизации, международной стандартизации и региональной стандартизации, а также по межгосударственной стандартизации;
Организует проведение научных исследований в области стандартизации с привлечением в установленном порядке научных организаций, в том числе осуществляющих деятельность в сфере стандартизации, технических комитетов по стандартизации, проектных технических комитетов по стандартизации;
Организует формирование, ведение и опубликование перечня национальных стандартов и информационно-технических справочников, ссылки на которые содержатся в нормативных правовых актах;
Устанавливает порядок проведения работ по стандартизации, определяет формы и методы взаимодействия участников работ по стандартизации, включая порядок учета предложений о разработке национальных стандартов, предварительных национальных стандартов;
Определяет порядок проведения экспертизы проектов документов национальной системы стандартизации;
Организует разработку документов национальной системы стандартизации;
Утверждает, изменяет (актуализирует), отменяет документы национальной системы стандартизации, устанавливает дату введения их в действие, а также разрабатывает и регистрирует основополагающие национальные стандарты и правила стандартизации, устанавливает дату введения их в действие;
Организует официальное опубликование документов национальной системы стандартизации и общероссийских классификаторов;
Организует издание и распространение документов национальной системы стандартизации, общероссийских классификаторов, международных стандартов и региональных стандартов, региональных сводов правил,
Организует проведение работ по оценке соответствия документов национальной системы стандартизации современному уровню научно-технического развития, а также по внесению в них изменений (актуализации) или их отмене с учетом результата таких работ;
Утверждает изображение и описание знака национальной системы стандартизации;
И многое другое.

Новейшие приказы в системе стандартизации в Российской Федерации:

Приказ Росстандарта от 30 июля 2018 г. № 1600 - утверждена Программа национальной стандартизации 2018 на 2018 год.
Приказ Росстандарта от 5 февраля 2019 г. № 166 - утверждена Программа национальной стандартизации 2019.
Приказ Росстандарта от 1 ноября 2019 г. № 2612 «Об утверждении Программы национальной стандартизации на 2020 год» - утверждена Программа национальной стандартизации на 2020 год.
Приказ Росстандарта от 18 марта 2020 г. № 579 "О внесении изменений в Программу национальной стандартизации на 2020 год, утвержденную приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 1 ноября 2019 г. № 2612" - утверждены изменения в Программу национальной стандартизации на 2020 год.

В 2020 году в соответствии с Программой будет осуществляться работа более чем над 5 400 документами по стандартизации, из которых более 2 000 запланированы к утверждению на 2020 год. При этом количество новых тем, представленных техническими комитетами, составляет 2 014.

Учитывая большое количество стандартов, по которым запланировано проведение работ в 2020 году, реализации данной задачи может способствовать, в том числе, механизм субсидирования затрат на разработку стандартов, в который были внесены изменения в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 2018 года № 1311.

Заключение.

Таким образом, унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Стандартизация документов - это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Применение стандартов способствует улучшению качества создаваемого изделия (документа).

Необходимо отметить, что изменение методов управления и широкое использование новейших информационных технологий делают особо актуальной проблему формирования системы документационного обеспечения, совершенствования применяемых документов, значительно повышают их правовую роль. Разработка новых подходов к совершенствованию существующей документации как на стадии ее управленческой роли, так и в период последующего хранения должна решаться как комплексная проблема.

Экономическая эффективность унификации и стандартизации документов достигается в результате снижения затрат на составление, изготовление и оформление документов, их передачу, обработку, хранение, уничтожение.

Кроме того, может быть получен косвенный эффект за счет совершенствования системы управления, выражающийся в повышении оперативности управления за счет сокращения времени на все виды работ с документами и приближении принимаемых решений к оптимальным вариантам в результате повышения качества документов.