СЭД Ефрат

Содержание:

Зачем автоматизировать документооборот с «Е1 Евфрат»?

Система «Е1» обеспечивает весь жизненный цикл электронных документов в рамках ключевых бизнес-процессов организации и позволяет оптимизировать деятельность по основным важным показателям:

• Значительно снизить время согласования документов;
• Увеличить скорость и эффективность исполнения поручений;
• Устранить проблему потери документов;
• Снизить затраты на ведение архива;
• Упростить процесс поиска документов.

Руководителям Е1 облегчает контроль и позволяет увеличить эффективность деятельности организации за счет:

• Возможности более эффективно контролировать исполнительскую дисциплину;
• Учета рабочего времени сотрудников;
• Оперативного согласования документов, выдачи резолюций и поручений.

Электронный документооборот

Е1 позволяет организовать полноценный электронный документооборот на предприятиях любого масштаба и сферы деятельности. Для этой цели в системе реализованы все функции, считающиеся стандартом для современных систем подобного класса. При регистрации каждому документу в Е1 присваивается уникальный номер и набор реквизитов в соответствии с принятыми в компании стандартами, а также формируется электронная регистрационно-контрольная карточка (РКК) документа.

Электронные документы в системе могут быть созданы как в процессе текущей работы в текстовом или графическом редакторе, так и созданы ранее с последующим прикреплены к РКК. Прикрепление может содержать любое количество электронных документов разных форматов.

В базовый комплект поставки Е1 входят пять форм РКК для регистрации следующих типов документов:

• входящие документы;
• исходящие документы;
• внутренние документы;
• договоры;
• служебная записки.

Поля РКК могут заполняться как вручную, так и с использованием различных средств автоматизации

Делопроизводство

Все официальные взаимодействия между гражданами, бизнесом и государственными органами осуществляются с помощью обмена документов. Учет документов, их контроль и перемещения регламентируются теорией электронного делопроизводства и документооборота. В Е1 реализованы механизмы поддержки делопроизводства, соответствующие стандарту ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, а также существует модуль интеграции с МЭДО уже в коробочном варианте. Во многих компаниях разработаны собственные регламенты работы с документами, поэтому система автоматизации делопроизводства Е1 поддерживает возможность адаптации под специфичные требования.

Автоматизация документооборота на предприятии заключается в разработке комплексной информационной системы, позволяющей автоматизировать процессы регистрации, согласования, перемещения, поиска и архивного хранения документов организации.

Управление договорами

В Е1 поддерживается весь жизненный цикл работы с договорами (подготовка проекта, согласование, регистрация, исполнение, хранение, версионность), что позволяет значительно ускорить бизнес-процессы организации и систематизировать договорную деятельность. Автоматизация договорной деятельности с помощью системы электронного документооборота Е1 Евфрат позволяет в значительной степени снизить время подготовки и согласования договоров, свести к минимуму количество спорных ситуаций и штрафов, а также создать единое упорядоченное хранилище договоров, а также Е1 позволяет упорядочить и автоматизировать работу с первичными документами, регламентировать связанные с ними бизнес-процессы и обеспечить их эффективный контроль. Это становится возможным за счет автоматизации процедур регистрации, согласования и организации хранения документов в электронном виде. Благодаря Е1 Вы сможете автоматизировать процесс согласования оплаты счетов и выдачи поручений на их оплату. Вместе с этим можно реализовать систему автоматических напоминаний о необходимости получения от контрагента закрывающих документов сотрудникам, инициировавшим оплату.

Просмотр и печать

В большинстве современных систем электронного документооборота для просмотра и печати документов используются сторонние приложения, модули и программы. Это может увеличивать стоимость владения системой, усложнить просмотр и печать из-за того, что какой-то формат файлов не поддерживается, фрагментировать информационную инфраструктуру компании, что затрудняет ее техническую поддержку.

Работая в Е1, пользователь может просмотреть и распечатать интересующий его документ, регистрационно-контрольную карточку и прикрепленные файлы, не покидая интерфейса системы не используя при этом каких-либо сторонних модулей или приложений.

Возможности системы

Е1 обеспечивает весь жизненный цикл электронных документов в рамках ключевых бизнес-процессов организации.

Ввод и регистрация документов

Бумажные и электронные документы могут быть автоматически импортированы в систему. Технология «понимания» документов — поиск в электронном документе реквизитов и данных — и технология Drag&Recog — распознавание реквизитов с отсканированного документа — обеспечивают оптимальную автоматизацию ввода и регистрации документов в системе.

Изображение системы

Поиск документов

Возможен поиск для всех случаев жизни - по документам, по поручениям, расширенный поиск, поиск по форме. Полнотекстовый поиск с использованием морфологии русского языка. Настройка поисковых папок.

Изображение системы

Работа с электронными документами

Применяемая схема документооборота обеспечивает хранение документов всех типов в единой базе и предоставляет такие возможности, как пакетный ввод бумажных документов, автоимпорт и поддержка версионности документов, создание аналитических отчетов и многое другое.

Изображение системы

Контроль исполнения

Взаимодействие сотрудников в ходе бизнес-процессов поддерживается системой согласований и поручений, гарантированно повышающей исполнительскую дисциплину. Важный документ никогда не потеряется в ходе согласований. Всегда есть возможность отследить, на какой стадии работы он находится, в следствие чего время согласования документов сокращается в десятки раз.

Изображение системы

Оптимизация движения документов (технология Workflow)

Реальные бизнес-процессы компании поддерживаются за счет использования концепций WorkFlow и BPM. В визуальном редакторе можно создавать жесткие и гибкие маршруты любой сложности, где блок-элементы схемы и связи представлены в наглядной графической форме. 
Автоматическое выполнение многих стандартизированных операций позволяет максимально упростить и ускорить взаимодействие с Е1.

Изображение системы

Рассылка документов

Автоматическая рассылка документов по адресам электронной почты избавит от рутинных процессов, на которые тратится значительная часть рабочего времени. Вы можете настроить уведомления на все возможные случаи для разных типов пользователей.

Изображение системы

Хранение документов

Система позволяет создать единый электронный архив документов практически неограниченного объема и эффективно управлять им. Поддержка версионности позволяет вести всю историю изменений документа, не упустив ни малейшей детали. Благодаря средствам оперативного поиска Вы сможете найти нужный документ за считанные секунды, а система автоматического резервного копирования позволит сохранить целостность базы документов.

Изображение системы

Внутренняя и внешняя почта

Система позволяет осуществлять внутреннюю переписку между сотрудниками с использованием встроенного почтового клиента, обладающего всеми функциями стандартных почтовиков, а также дублировать сообщения на электронную почту. Таким образом, пользователи могут обмениваться всеми типами информации в рамках единой системы.

Изображение системы

Настройка и кастомизация

Для удобства пользователей в Е1 включен инструмент для визуального редактирования форм документов — графический дизайнер форм. Пользователь получает возможность без привлечения программиста оперативно добавить необходимый реквизит на форму документа или создать форму с нуля. Е1 является документо-ориентированной системой, которая оперирует сущностью «документ», что позволяет менять, добавлять, удалять реквизиты формы документа в системе без изменения структуры базы данных. Стандартные формы документов могут быть созданы сотрудниками организаций пользователей системы в течение получаса, при этом база данных автоматически формируется на основании созданных форм.

Изображение системы

Безопасность и отказоустойчивость

Встроенный в Е1 модуль информационной безопасности соответствует самым высоким требованиям в области защиты данных. Модуль обеспечивает комплексную защиту данных и от внешнего, и от внутреннего несанкционированного доступа, а также гарантирует сохранность и целостность документов в случае технических сбоев и аварий. Е1 поддерживает использование протокола SSL для шифрования, расширенную квалифицированную электронную подпись КриптоПро и других сертифицированных криптопровайдеров, доменную авторизацию.

Изображение системы

Интеграция с 1С, IBM Domino\Notes, SharePoint

Е1 в базовой версии обладает специальным модулем, который позволяет быстро встроить систему в любую существующую программную инфраструктуру компании и организовать удобную связь документов и справочников с другими системами. Самостоятельно пользователи могут организовать двухстороннюю интеграцию с 1С, MS SharePoint, IBM Domino\Notes, XML.

Изображение системы

Отчёты, журналы

Е1 содержит в своём составе мощный встроенный Менеджер отчетов, который позволяет настроить любые по сложности шаблоны отчетов в табличной форме, в виде графиков и диаграмм, а также выгрузить отчеты во все популярные офисные приложения: MS Word, MS Excel, MS PowerPoint, Open Office, PDF.

Работа системы

Вы в полной мере оцените все преимущества Е1, установив систему внутри Вашей организации.

• Комплексная автоматизация всего цикла документооборота и бизнес-процессов
• Интуитивно понятный и удобный интерфейс
• Интеграция с самыми распространённой СУБД MS SQL и бесплатной СУБД Postgre. Возможна поставка решения на базе СУБД Oracle, MySQL.
• Удобство внедрения и модификации системы без программирования
• Удобный графический редактор маршрутов документов
• Создание форм документов любой сложности без программирования
• Высокая скорость работы
• Управление правами доступа на уровне документов и их разделов
• Соответствие требованиям информационной безопасности РФ, поддержка усиленной ЭП, гибкая система разграничения доступа
• Гибкая система передачи прав и назначения заместителей
• Полная интеграция с MS Office и возможность интеграции с 1С, Excel, МЭДО прямо в коробке
• Возможность работы удаленных офисов по протоколу «http», «https»
• Регистрация документов из внешних источников (в том числе из электронной почты)
• Уникальные алгоритмы распознавания и сжатия в формат PDF/a отсканированных документов

Сверхбыстрое внедрение

Методика сверхбыстрого внедрения системы автоматизации бизнес-процессов и документооборота Е1, получившая название Draw&Run, предполагает интерактивное взаимодействие заказчика и специалистов по внедрению, а также использование имеющихся альбомов форм документов, маршрутов их движения и отчетных форм, включающих в себя итоги реализованных более чем за 10 лет проектов по внедрению системы Е1 в компаниях самых разных размеров, отраслей и степени географической распределенности, для адаптации их под потребности заказчика в режиме реального времени.

Применение методики внедрения Draw&Run позволяет ввести систему автоматизации бизнес-процессов и документооборота Е1 в опытную эксплуатацию в срок до 5 рабочих дней.

В отличие от пользовательского ПО, при использовании которого временной лаг между приобретением и началом использования составляет не более 30 минут, корпоративное ПО характеризуется длительным (до полугода) сроком внедрения. Методика внедрения Draw&Run является новым шагом на пути уменьшения времени от приобретения корпоративной информационной системы до начала ее использования до показателей, сравнимых с аналогичными показателями пользовательского ПО.

Клиентские приложения Е1 Евфрат.

Через клиентские приложения осуществляется доступ к данным. Возможна работа как через «десктоп»-приложения, так и через лёгкий клиент.. Для гибкой настройки системы используются специальные административные приложения, дизайнеры форм, отчётов, маршрутов.

Сеть. Обмен данными в системе возможен как внутри организации, так и через Интернет по протоколу HTTP/HTTPS. Поддерживается шифрование с использованием SSL.

Веб-сервер Е1 Евфрат.

Отвечает за обработку запросов и передачу данных между клиентскими приложениями и базой данных. Серверная часть Е1 Евфрат выполняет основную бизнес--логику, осуществляет проверку доступа, отвечает за контроль целостности данных. Для увеличения нагрузки и масштабирования системы используется несколько веб-серверов.

Cognitive Nexus. Cognitive Nexus это специальная платформа компании Cognitive Technologies, обеспечивающая хранение и трансформацию данных и позволяющая работать системе Е1 Евфрат с разными СУБД.

Базы данных.

Система Е1 Евфрат разворачивается на разных СУБД: MS SQL Server или PostgreSQL. При этом, существует возможность поставки системы на базе MySQL* и Oracle*.

Импортозамещение с Е1

«Е1 Евфрат» наилучшим образом подходит для организаций, решивших перейти на российское программное обеспечение или заместить уже используемые западные системы. Подробнее о программе импортозамещения Вы можете уточнить у менеджеров через онлайн-консультант или по телефонам, указанным в разделе Контакты.

Встроенные модули

Модули сканирования, распознавания, сжатия изображений и интеграции. Собственная разработка, не требующая приобретения лицензий западных вендоров и полностью автономная от них.

Открытая СУБД PostgreSQL

Свободная, надежная объектно-реляционная система управления базами данных, существующая в реализациях для множества платформ, включая Windows, Linux, Mac OS X, BSD-системы и другие.

Наличие сертификатов ФСТЭК и ФСБ

Возможность строить на базе Е1 информационные системы, предназначенные для хранения секретной информации, в том числе и в государственных структурах.

Соответствие требованиям федеральных законов и ГОСТов

Безоговорочное соответствие 63-ФЗ «Об электронной подписи» и 152-ФЗ «О персональных данных», основным требованиям ГОСТов по архивам и СЭД: ГОСТ Р 53898-2010, ГОСТ Р 7.0.8-2013

Более 100 успешных внедрений в госсекторе

Среди наших клиентов: Газпромбанк, ВТБ, Мосинжпроект, ГИБДД, Транснефть, ВолгаТелеком, Банк России и другие.

Коннекторы для перехода с систем IBM Domino/Notes, MS SharePoint и EMC Documentum

Двусторонняя интеграция, позволяющая легко перенести данные из зарубежных систем, не прибегая к услугам разработчиков.

Система позволяет автоматизировать регистрацию документов и заданий, обеспечивает взаимодействие пользователей во время работы над документами (с разграничением прав доступа), даёт возможность поиска информации. Может производиться контроль за выполнением работ, а также отслеживание состояния процессов.

Подсистема взаимодействия удалённых серверов создана для обеспечения возможности взаимодействия между филиалами, а внутренняя почта позволяет общаться с использованием почтовых программ.

Система состоит из 11 базовых и 5 дополнительных модулей, однако существует возможность интеграции со сторонними продуктами и модулями.

К базовым модулям относятся:

• АРМ «Пользователь»;
• АРМ «Администратор»;
• дизайнер маршрутов (для создания процессов обработки документов);
• дизайнер форм;
• менеджер журналов и отчетов;
• настройка ЭЦП;
• монитор безопасности (логирование действий пользователей системы);
• почтовый клиент;
• взаимодействия удаленных серверов;
• автообработка документов и событий;
• ЕВФРАТ API.

Дополнительные модули системы:

• веб-сервер;
• архивариус (для долговременного хранения документов);
• понимание документов;
• работа с шаблонами;
• автоимпорт документов.

Система Е1 Евфрат основана на архитектуре «клиент-сервер». Благодаря модулю веб-серверадоступ к системе может осуществляться через интернет.

Данные хранятся в СУБД: MS SQL Server, MySQL,Oracle, возможны проектные решения на DB2, Postgre.

Система построена на платформе нового поколения Сognitive Nexus, обеспечивающей роботизированную трансформацию потоков разнородных документов в СУБД, и предоставляющей расширенные возможности управления доступом и информационной безопасностью. Платформа обеспечивает роботизированное построение базы данных на основе созданных с использованием встроенного в систему графического редактора маршрутов и форм документов. Благодаря применению данной платформы база данных более не является ограничением для развития и масштабирования системы, при этом организация получает возможность в любой момент изменить тип используемой базы данных.

Платформа является одной из наиболее перспективных инновационных разработок компании Cognitive Technologies и не имеет аналогов на российском рынке. На базе Cognitive Nexus могут быть реализованы системы управления документами любого масштаба и сложности. Cognitive Nexus позволяет решать целый пласт задач, связанных с созданием учётных систем любого назначения, начиная от традиционных CRM- и Helpdesk-систем и заканчивая специфическими системами сбора информации и требований. Ещё одной важной отличительной особенностью Cognitive Nexus является кроссплатформенность, что позволяет использовать её в решениях для любых организаций вне зависимости от применяемых ими СУБД.

Cognitive Technologies планирует изменения Е1 Евфрат:

• архитектура «сервер-сервер»
• работа в локальном режиме (без доступа в сеть)