Автор Анна Евкова

Преподаватель который помогает студентам и школьникам в учёбе.

Система электронного документооборота ELMA ECM+

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ

В основе успешного бизнеса любой фирмы лежит правильность и своевременность

принятия решений руководством фирмы, гибкое реагирование на изменения

ситуации на рынке или на предприятии. Постоянный рост объемов информации,

необходимой для принятия управленческих решений, приводит к тому, что

приходится получать, обрабатывать и хранить документы в большем количестве,

чем раньше. Традиционные методы работы с документами становятся при этом

малоэффективными. Кроме того, в современных непростых экономических условиях

может теряться гибкость в реагировании на изменения рынка, вследствие чего

дальнейший рост компании останавливается. Правильно организованный

документооборот позволяет избежать таких «болезней роста». Решению задачи

оптимизации документооборота активно способствует динамичное развитие

современных компьютерных и сетевых технологий. По экспертным оценкам

применение электронного документооборота способствует росту

производительности труда сотрудников на 25-50%, а время обработки одного

документа сокращается более чем на 75%. Поэтому неоценимую роль в

деятельности любого предприятия играет эффективная система управления

электронным документооборотом (СЭД), обеспечивающая бесперебойную циркуляцию

его бизнес-потоков.

Управленческая деятельность в России, как и во всех развитых странах,

осуществляется с помощью документов, которые одновременно являются

источником, результатом и инструментом этой деятельности. В офисе

производственного предприятия технология работы с документами может быть

неразрывно связана с технологией его основной производственной деятельности.

Она предполагает не только единые правила документирования - оформления

документов, но и единый порядок организации движения документов

(документооборота). В соответствии с нормативными требованиями

документооборот организации охватывает движение документов с момента их

получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.

Технология управления документооборотом предполагает ведение регистрационно-

контрольных форм в виде журналов и картотек. При этом регламентируются состав

и содержание регистрируемых реквизитов документов, а также различные формы

отчетности. Главная проблема традиционной технологии управления

документооборотом - практическая невозможность централизованно отслеживать

движение документов организации в реальном масштабе времени. Ведь это требует

огромных трудозатрат не только на ведение подробных журналов и картотек в

каждом подразделении, но и на оперативное централизованное сведение

соответствующей информации. Отсутствие действенной технологии управления

документооборотом приводит, в конечном счете, к тому, что, как правило, в

произвольный момент времени невозможно точно сказать, над какими документами

работает учреждение, какова история и текущее состояние того или иного

вопроса, чем конкретно заняты исполнители.

Если компьютерная сеть охватывает все рабочие места делопроизводственного

персонала в структурных подразделениях организации, то появляется возможность

использовать сеть для перемещения документов и централизованно отслеживать

ход делопроизводственного процесса - вплоть до работы исполнителей над

документами на их рабочих местах. Однако сегодня происходит парадоксальная

вещь: любое уважающее себя учреждение закупает высокопроизводительные

персональные компьютеры, которые объединяются в локальную корпоративную сеть,

что обеспечивает полную технологическую поддержку «электронного

документооборота», но дальше использования техники для подготовки документа в

текстовом редакторе с последующей его распечаткой на принтере дело не идет.

Глава1. Система электронного документооборота

1. определение СЭД.

Увеличение информационных потоков в науке, бизнесе, производстве, культуре требует адекватной реакции со стороны информационных технологий. Для общества обременительно расходование огромного количества бумаги, да и информация, поступающая на таких носителях, менее динамична, чем электронная.

Концепция безбумажной технологии имеет за плечами не одно десятилетие. В это же время сегодня можно говорить лишь о частичной реализации этой идеи. Здесь ряд причин:

Можно указать на психологический аспект проблемы. Получение информации в электронном виде требует привычки;

Безбумажные технологии требуют основательной технической поддержки: соответствующей производительной вычислительной техники, высокой пропускной способности коммуникационных линий, технологичности алгоритмов;

Безбумажные технологии требуют основательной юридической поддержки (например, в России на данный момент ни одна налоговая инспекция не примет отчет только в электронном виде, ни один суд не примет договор, заверенный электронной подписью и т.п.).

Процесс управления предприятием в условиях рыночной экономики требует интенсификации и четкой организации всего предприятия, вплоть до каждого сотрудника. Таким образом, при наличии регламентации деятельности, прежде всего в отношении делопроизводства, информационные технологии как катализатор дальнейшего прогресса общества призваны обеспечить доступный и эффективный инструмент автоматизации на основе безбумажного делопроизводства и документооборота.

Таким образом, система электронного документооборота (СЭД) - организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.

1. Система управления электронным документооборотом.

Система управления электронным документооборотом (СУЭД) предназначена для следующих целей:

интеграции процессов документального обеспечения управления предприятием в рамках единой информационной системы;

повышение информированности руководства и специалистов за счет увеличения объемов информационного хранения, централизированной обработки информации, уменьшения времени поиска документов и соответственно подготовки отчетов и докладов, а также за счет повышения полноты и достоверности отчетов;

уменьшения стоимости документационного обеспечения управления предприятием за счет перехода от бумажного делопроизводства к электронному, снижения стоимости копирования и передачи бумажных документов;

уменьшения стоимости и сокращения времени поиска бумажных оригиналов документов в архивном хранении за счет получения точной адресации в электронном виде;

интеграции информационных процессов в рамках кооперации предприятий;

создание качественно новой информационной базы для последующего совершенствования процессов документационного обеспечения управления и технологии работы с документами.

СУЭД должна соответствовать существующей информационно – организационной структуре предприятия (группы предприятий) и обеспечивать модификацию по мере совершенствования этой структуры.

СУЭД предназначена для автоматизации процессов документационного обеспечения управления предприятием, включая:

процессы подготовки, ввода, хранения, поиска и вывода организационно – распорядительных документов (подсистема «Электронный архив»);

процессы подготовки, ввода, хранения, поиска и вывода стандартных форм документов (подсистема «Ввод стандартных форм документов»);

управление делопроизводством (создание, обработка и систематизация архивного хранения документов – подсистема «Делопроизводство»).

Объектом автоматизации являются процессы:

создание документов;

подготовки, учета, систематизации и архивного хранения, поиска и получения организационно – распорядительных, отчетно-статистических, учетных, плановых, информационно – справочных и других управленческих документов;

работы с документами (передача, учет, контроль исполнения и др.).

Основные требования к системе состоят в следующем. Для информационного обмена в системе должна использоваться корпоративная вычислительная сети, в которую включаются как локальные, так и удаленные пользовательские системы. СУЭД должна взаимодействовать с электронной почтовой системой и автоматизированными системами управления предприятием. Система должна допускать круглосуточный режим функционирования; иметь средства диагностики и индикации текущего состояния системы, используемых ресурсов; позволять наращивать количественные и расширять функциональные характеристики системы.

СУЭД должна обеспечивать изменение своих характеристик, параметров, адресатов передачи документов и т.п. в зависимости от изменения регламента документооборота предприятия (норм, правил, порядка, форматов и т.п.).

Система должна строиться на основе открытых технологий, обеспечивающих ее дальнейшую модернизацию и развитие без переработки. В системе должна быть предусмотрена возможность использования масштабируемых аппаратных платформ, в частности технологически простой замены серверов и устройств хранения информации на более производительные (емкие).

Система должна обеспечивать с достаточной точностью распознавания документов на русском и основных европейских языках текстового формата А4, а также полнотекстовую индексацию текстового документа. Особое внимание должно уделяться объемам хранения, одновременному доступу к документам и срокам хранения документов.

Подсистема «Электронный архив» предназначена для следующих целей:

оперативного и потокового ввода документов, полеченных из бумажных документов путем сканирования (получение электронных графических образов) и OCR – распознавания (преобразование их в текстовые документы);

оперативного и потокового ввода электронных документов из других источников;

передачи электронных документов в подсистему «Делопроизводство»;

реквизитного и полнотекстового индексирования документов;

хранения электронных документов всех видов и представлений (в том числе графических образов), их поисковых образов и индексов (атрибутных и полнотекстовых);

адресация оригиналов документов в бумажном архиве;

поиска и извлечения документов из электронного архива;

вывода документов из системы в виде твердой (бумажной) копии или в электронном виде, в том числе для дельнейшей доставки средствами связи;

связи представлений хранимых документов с фактографической частью базы данных;

Подсистема «Ввод стандартных форм документов» обеспечивает:

проектирование представлений стандартных форм документов для их последующего ввода;

потоковый ввод стандартных форм документов в фактографическую часть подсистемы «Электронный архив» (включая сканирование, OCR (ICR) – стилизованное распознавание, контекстный контроль и экспорт в БД).

Подсистема «Делопроизводство» обеспечивает:

создание электронных документов средствами подсистемы;

ведение версий (редакций) документов и их авторства;

защиту от конфликтов при попытке одновременной модификации документа;

электронное визирование документов (электронная подпись);

связывание документов в логические группы;

организацию потока работ с документами: задание маршрута (регламентного или ситуационного) движения документов и условий осуществления работ с ними;

допуск к документам и расширенным видам работ с ними в соответствии с установленными правами пользователей;

протоколирование видов работ, производимых пользователями с документами;

управление маршрутами движения документов;

контроль местонахождения документа и состояния его исполнения;

передачу и извлечение документов в/из подсистемы «Электронный архив».

Возможный состав программных инструментальных и технологических средств, ориентированных на управление документами и документооборотом, а также средств реализации процедур работы с документами может быть представлен следующим образом:

средства для ввода бумажных документов и распознавание образов;

средства для создания электронных документов;

средства для организации и работы с электронным архивом;

технологические средства, ориентированные на управление документооборотом;

технологические средства, ориентированные на управление документами;

инструментальные средства разработки приложений, реализующих специфические функции и технологии работы с документами.

Программные технологические пакеты, ориентированные на управление документами и документооборотом, должны быть открытыми для интеграции с приложениями, реализующими специфические функции, характерные при работе с документами на предприятии.

Инструментальные средства для разработки приложений должны быть такими, чтобы приложения, разработанные с их помощью, интегрировались в программную среду управления документами и документооборотом.

Рассмотрим организационно – функциональные особенности основных подсистем, ориентируясь на решения и предложения фирмы «Интеллектуальные технологии» (Cognitive Technologies) – одного из лидеров на российском рынке по технологиям создания СУЭД и распознавания образов.

Глава 2. Компания Elma и ее продукты.

2.1 компания ELMA

Российская компания, разработчик BPM-системы ELMA. С 2006 года занимается внедрением системы управления бизнес-процессами, ведет обучение пользователей и представляет техническую поддержу. Топ-менеджер Опарин Дмитрий Жоржевич

Компания ELMA создает ИТ-инструменты, которые помогают бизнесу управлять деловыми процессами. С помощью BPM-системы ELMA компаниям легче организовывать работу отделов и департаментов – пути их взаимодействия становятся прозрачными и управляемыми. Система позволяет постепенно автоматизировать бизнес-процессы и в любое время изменять настроенные регламенты.

Для удобства пользователей на базе BPMS созданы приложения в соответствии с основными задачами бизнеса:

ELMA ECM+ для электронного документооборота.
ELMA CRM+ для работы с клиентами.
ELMA Проекты+ для управления проектной деятельностью.
ELMA KPI для управления эффективностью.

Компания предоставляет комплекс услуг для успешного использования инструментов процессного управления:

Развитие BPM-системы и приложений ELMA.
Услуги по внедрению и настройке решений.
Выездное и дистанционное обучение пользователей.
Обучение специалистов по администрированию системы.
Техническая поддержка.
Развитие партнерской сети: более 80 сертифицированных партнеров в России и СНГ
Некоммерческая программа по обучению BPM-технологиям для вузов.

Для удобства пользователей на базе BPMS созданы приложения в соответствии с основными задачами бизнеса:

ELMA ECM+ для электронного документооборота.
ELMA CRM+ для работы с клиентами.
ELMA Проекты+ для управления проектной деятельностью.
ELMA KPI для управления эффективностью.

Компания предоставляет комплекс услуг для успешного использования инструментов процессного управления:

Развитие BPM-системы и приложений ELMA.
Услуги по внедрению и настройке решений.
Выездное и дистанционное обучение пользователей.
Обучение специалистов по администрированию системы.
Техническая поддержка.
Развитие партнерской сети: более 80 сертифицированных партнеров в России и СНГ
Некоммерческая программа по обучению BPM-технологиям для вузов.

2.2 система электронного документооборота ELMA ECM+.

ELMA — система управления компанией, позволяющая построить эффективное взаимодействие сотрудниковкомпании и контролировать их деятельность с целью повышения качества работы всей компании.

Продуктовая линейка.

ELMA cостоит из набора приложений для управления компанией, которые могут быть приобретены и функционировать как отдельные приложения, так и вместе в едином информационном пространстве:

ELMA: Электронный документооборот. Автоматизирует типовые процессы делопроизводства и ведение электронного документооборота. Использование механизма WorkFlow позволяет быстро настроить систему в соответствии с потребностями компании.
ELMA: Управление бизнес-процессами. Приложение реализует концепцию BPM (Business Process Management), что позволяет строить гибкие адаптивные информационные системы; решения, способные оперативно меняться вместе с изменением бизнес-процессов компании. Для моделирования бизнес-процессов приложение использует международный стандарт BPMN.
ELMA: Управление показателями. Приложение позволяет реализовать в компании принципы целевого управления и вознаграждения по результатам труда. Внедрение в «легкой форме» позволит сформировать набор целевых показателей эффективности (КПЭ, KPI), и наладить оперативный контроль за достижением плановых значений показателей в разрезе целей и стратегии развития компании (реализация механизма BSC или Сбалансированной карты показателей)
ELMA: CRM. Приложение ELMA: CRM не стоит отдельных денег и идет в базовой поставке при покупке любого из приложений ELMA. ELMA: CRM – это операционный CRM, основными функциями которого являются управление процессом продаж (в том числе механизм воронки продаж) и ведение истории взаимоотношений с Вашими контрагентами (база контрагентов, контактов, потенциальных клиентов, сделок и т.д.)
ELMA: Управление проектами. Позволяет легко наладить управление проектной деятельностью в компании. Наряду со стандартным управлением задачами, графиком проекта (диаграммой Ганта) и организацией единого информационного пространства по проекту, ELMA: Управление проектами дает возможность управлять стандартными бизнес-процессами в рамках проектов и управлять проектным бюджетом.
ELMA: Внутренний портал Все приложения базируются на одном - ELMA: Внутренний портал. Это приложение не продается отдельно – оно входит в поставку c любым из приложений ELMA.

ELMA: Внутренний портал включает в себя:

- Организационная структура компании
- Управление задачами
- Календарь
- Общение. Лента сообщений.
- Внутренний портал. Веб-документы.
- Веб-хранилище для файлов

Пакеты ELMA.

ELMA ECM. Отличный инструмент для оперативного управления компанией. Он включает в себя приложения ELMA: Управление бизнес-процессами , ELMA: Электронный документооборот и базируется на Внутреннем портале ELMA.
ELMA BPM Suite. Система позволяет организовать управление процессами в компании на основе метрик и показателей, исполняемых процессов и связать воедино метрики процессов, стратегию компании и мотивацию персонала. Пакет включает в себя ELMA: Управление показателями, ELMA: Управление бизнес-процессами и базируется на Внутреннем портале ELMA.

Архитектура системы ELMA.

Система управления бизнес-процессами ELMA состоит из набора программ:

Сервер ELMA
Дизайнер ELMA
ELMA Agent

Сервер ELMA включает в себя набор связанных компонентов:

Базу данных
Веб-приложение
Сервер конфигураций
Сервер оповещений

Сервер ELMA является корневым элементом системы. Для начала работы с сервером его необходимо зарегистрировать.

Дизайнер ELMA – это приложение, которое устанавливается на компьютер пользователя и предоставляет удобный интерфейс для моделирования процессов и создания конфигураций.

Для работы с Дизайнером его необходимо зарегистрировать.

ELMA Agent – это приложение, которое устанавливается на компьютер пользователя и в режиме реального времени показывает оповещения, которые формирует сервер для пользователя.

ELMA Agent не требует регистрации для начала работы и может быть установлен на любое количество компьютеров в организации.

Система ELMA реализует SOA-архитектуру и предоставляет необходимые интерфейсы для расширения системы. ELMA позволяет:

Запустить любой бизнес-процесс, загруженный в систему из внешнего приложения
Вызывать функции внешнего приложения. Поддерживаются синхронные и асинхронные вызовы.

Внедрение системы ELMA.

Специалистами компании «Элевайз» разработана уникальная методика внедрения процессного подхода на предприятии с использованием программного продукта ELMA. ELMA - это новейший и эффективный продукт, предназначенный для компаний, которые хотят внедрить процессный подход к управлению, располагать адаптивными бизнес-процессами, способными к настройке и оптимизации, чтобы соответствовать изменяющимся условиям бизнеса, нормативным требованиям законодательства и давлению конкуренции.

Для того чтобы система смогла в полной мере использовать все преимущества ваших процессов, компания проводит первичный сбор информации, исследует текущую деятельность предприятия, выявляет потребности и совместно с руководством предприятия определяет круг решаемых задач. В результате формируется список задач, которые необходимо решить в процессе внедрения системы.

Далее происходит изучение организационной структуры предприятия, и даются рекомендации по ее улучшению. Совершенствование организационной структуры предприятия - важнейшая часть ее организационного развития. На данном этапе происходит актуализация штатного расписания и приведение его к фактическому виду.

Следующий шаг на подготовительном этапе внедрения системы - анализ текущей деятельности предприятия. Целью такого анализа является выделение определенного количества бизнес-процессов с целью дальнейшей их автоматизации. В результате образуется сеть процессов, отражающая текущее положение дел на предприятии. Кроме того, четко определяется ответственность сотрудников за выполняемый ими объем работ. Это резко повышает исполнительскую дисциплину и управляемость персонала. Руководитель видит реальное положение дел на предприятии.

После того, как сформированы первичные модели, совместно с руководителями и ключевыми ответственными исполнителями проводится сравнение полученных результатов и видения руководства. На данном этапе может быть скорректирована как модель деятельности предприятия, так и порядок выполнения некоторых операций на предприятии в соответствии с целями и задачами руководителей. Как правило, это происходит в формате расширенных совещаний, где каждый ответственный исполнитель вносит свои предложения по улучшению деятельности предприятия. А это в конечном итоге - залог успешности деятельности всей организации.

Технические специалисты, в свою очередь, осуществляют подготовку к развертыванию решения у заказчика. Данный этап включает в себя установку на сервере и проверку работоспособности системы на рабочих местах пользователей. В ходе этих работ устраняются последние замечания и недочеты в работе системы. Одновременно сотрудники заказчика обучаются взаимодействию с программой, а получают базовые знания в области бизнес-процессов.

Экономическая эффективность.

Сотрудники компании более ответственно подходят к своим обязанностям, потому что: процессы регламентированы, и сотрудник четко знает, что он обязан делать. Кроме того, система обеспечивает эффективный контроль выполнения задач со стороны руководства.

Повышается эффективность работы сотрудников при решении "типовых" задач благодаря четкой регламентации процессов в компании и повышению дисциплины.

Экономится время сотрудников на поиск нужного документа, потому что все необходимые документы доступны "в 2 клика".

Сотрудники оперативно получают необходимую информацию и могут самостоятельно принимать решения благодаря быстрому доступу к документам и четкому пониманию своей зоны ответственности в рамках каждого бизнес-процесса.

Снижается процент потери информации при передаче задач от одного сотрудника к другому.

Уменьшается объем бумажного документооборота.

Увеличивается общая скорость выполнения процесса.

Упрощается создание и поддержка Системы Менеджмента Качества за счет возможности получать актуальные регламенты процессов и возможности постоянно осуществлять улучшение бизнес-процессов.

Облегчается обучение и адаптация новых сотрудников.

Преимущества системы.

Для работы с системой достаточно веб-браузера. Благодаря этому работать с системой можно из любой точки мира без установки дополнительного программного обеспечения.

Для описания бизнес-процессов используется современный язык BPMN - на сегодняшний день лучший и самый прогрессивный мировой стандарт для описания бизнес-процессов.

Возможность генерации регламентов бизнес-процессов, что является обязательным условием сертификации по стандарту качества ГОСТ-Р ИСО 9001:2001. При этом исключается дублирование работы, и компания всегда имеет регламенты по актуальным работающим процессам.

Отсутствие "скрытых" платежей за лицензии ПО. Вам не нужно покупать базу данных или другие дорогостоящие компоненты.

Цена продукта в 2-3 раза ниже, чем цены на аналогичные системыю

(рис.1 Дизайнер ELMA)

(рис.2 Работа с документами)

(рис.3 Интерфейс системы ELMA)

Стоимость одной лицензии 3000,00 рублей.

Заключение.

В любой организации, как большой, так и маленькой, возникает проблема такой организации управления данными, которая обеспечила бы наиболее эффективную работу. Небольшие организации используют для этого шкафы с папками, однако крупные корпоративные предприятия используют компьютеризированные системы автоматизации, позволяющие эффективно хранить, извлекать информацию и управлять большими объемами данных.

Продукция компании ELMA отвечает всем требованиям в современных условиях бизнеса и будет отличным выбором любой организации. В ELMA ECM+ есть все необходимые инструменты, которые интуитивно понятны и помогут решить любые проблемы с документооборотом.

Список литературы:

1.Журнал Open Systems № 5, 2010 г. - «Управление электронными документами: технологии и решения»

2Пахчанян А. Обзор систем электронного документооборота // Директор

информационной службы. – 2001. №2

3. Системы электронного управления документами: обзор, классификация и

оценка возврата от внедрения - http://www.mdi.ru/library/analit/sysel.html

4. http://www.doc-online.ru/software/elma/

5. https://www.elma-bpm.ru/product/ecm/description.html