Проблемы коммуникаций в современных организациях (Теоретические основы коммуникаций в современной организации)

Содержание:

Введение

Актуальность.

Одним из определений слова «Коммуникация» в менеджменте, является не что иное, как процесс передачи и получения какой-либо информации, обмен сведениями или опытом.

Следовательно, можно сделать вывод, что данный процесс играет большую роль, не просто в управление, но и является одним из основополагающих связующих символов в жизни любой организации.

По средним оценкам, порядка 80 % рабочего времени расходуется непосредственно на общение между сотрудниками. С первого взгляда, данная цифра может показаться довольно пугающей, но, если учесть, что межличностные отношения, положительно влияют на качество и скорость обмена информацией, то факт становится более привлекательным.

Далее, мы попытаемся выясниться, имеется ли взаимосвязь в условиях рыночной экономики, хорошо выстроенной коммуникацией, и выпуском качественной продукции и (или) услуги.

Объектом исследования в данной работе, выступят коммуникации в целом, а в частности в Российской компании «Яндекс».

Предметом исследования, выступит комплекс коммуникационных процессов, существующих на данный момент в организации «Яндекс», а также тех которые могут быть инкорпорированы в будущем.

Целью исследования, выступит анализ сущности, элементов и этапов коммуникационного процесса в организации, и их значимости в повышении эффективности менеджмента на примере Российской компании «Яндекс».

Для достижения указанной цели были поставлены следующие задачи:

• рассмотреть теоретические основы коммуникаций в современной организации;
• провести анализ практики коммуникации в организации на примере Российской компании «Яндекс».
• разработать мероприятия по совершенствованию коммуникационного процесса в организации Российской компании «Яндекс».

Методы исследования.

• Абстрагирование (Этот метод исследования основывается на конкретизации отдельного свойства предмета или явления, которое изучается в рамках научной работы).
• Аналогия (Суть этого метода заключается в том, что на основе знаний о свойствах и характеристиках схожего с объектом исследования предмета, можно сделать определенные выводы и о том, что мы рассматриваем в научной работе).
• Классификация (Классификация – один из самых простых, но эффективных способов, применяемых в исследовательских работах).
• Анализ литературы (На основе этого метода делаются выводы по тому, насколько хорошо изучены те или иные аспекты, по каким существует большой багаж научных трудов, а какие до сих пор находятся на стадии изучения).

Структура работы.

• титульный лист;
• содержание (оглавление);
• введение;
• основная часть (3 главы);
• заключение;
• список используемых источников (библиография);

Глава 1. Теоретические основы коммуникаций в современной организации

1.1. Понятие и основные положения, коммуникации в организации

Связь человека как личности с окружающим миром осуществляется в системе объективных взаимоотношений, которые складываются между индивидами в их повседневной общественной жизни, включая производственную деятельность.

На сегодняшний день проблемы, затрагиваемые при изучении какой-либо организации, постоянно растут. При этом тема, касающаяся межличностных отношений в коллективе, остается не менее важной и значимой. Как правило, руководители очень мало уделяют внимание этому вопросу, а иногда вообще не придают значения, при этом, не задумываясь о том, что именно межличностные отношения их подчиненных влияют на прибыль и результативность организации.

Организация не стоит на месте, она движется в ногу со временем, переходит на новые этапы развития, в связи с этим на каждом этапе строятся свои межличностные отношения, которые обладают определенными качествами. Если руководитель компании не умеет координировать межличностные отношения в своем коллективе, не имеет представления об их специфике на каждом этапе развития организации, то такая организация, скорее всего, терпит экономический крах.

Своевременное пресечение недоразумений и выявление всех появившихся проблем в коллективе, не позволять этим проблемам разрастаться является основой эффективного управления персоналом. Ключевым ресурсом достижения успеха организации является коллектив без разногласий. Хорошие служебные отношения формируются на основе двух основных требований: ответственности за дело и уважения к коллегам. ^[1]

Для того чтобы завоевать расположение людей следует, в какой-то мере, отказаться от эгоизма и уделять коллегам какую-то долю своего свободного мнения.

Для того чтобы хорошо управлять межличностными отношениями в организации, менеджер должен не только активно управлять своими подчиненными, но и давать работникам право на самостоятельность и оказывать поддержку. Также руководитель должен говорить на таком языке, который понимают его подчиненные.

Общение между сотрудниками - это постоянная обратная связь, т.е. сотрудник должен быть всегда готов выслушать и хорошие замечания, и критику в свой адрес, но главным остается необходимость учитывать любые замечания и не оставлять их без внимания.

Когда руководитель эффективно управляет межличностными отношениями в коллективе, наличие плохих отношений между сотрудниками исключено, но и в межличностных противоречиях нет ничего серьезного и опасного, если их вовремя устранить.

Правильное управление отношениями внутри коллектива организации предполагает заботу о физическом и психологическом здоровье работника. Руководитель должен уметь управлять своими подчиненными так, чтобы обеспечить ему положительное подкрепление, взамен этому руководитель получит реакцию удовлетворения от подчиненных. Если руководитель имеет хороший контакт со своим персоналом и учитывает их замечания, то ему не составит труда узнать что может их заинтересовать. Стимулами могут быть самые различные факторы: льготы, условия труда, заработная плата, продвижение по службе, а также нематериальные факторы. ^[2]

Управляя персоналом, руководителю важно помнить, что он управляет человеком, которому нужен другой человек, признание, поддержка, поддержка, человеческое отношение. Хорошие межличностные отношения в организации складываются лишь в том случае, когда сотрудник работает эффективно, видит свои результаты и достижения, и может сравнить их с результатами своих коллег. А для того чтобы каждый работник почувствовал себя частью коллектива и частью успеха организации, полезны регулярные встречи и времяпровождение в неформальной обстановке.

Иметь хорошие отношения с подчиненными важно, но это только полдела и не самоцель. Также необходимо расставлять работников так, чтобы каждый был на своем месте.

Успех, признание достижений и продвижение по карьерной лестнице оказывают более высокое влияние на эффективность работы сотрудника, чем премии и повышение заработной платы.

Руководитель как поручитель соблюдения норм и правил взаимоотношений в коллективе и организатор работы должен обладать нужным набором личностных качеств и специальных знаний. Для того чтобы разбираться в психотипе каждого сотрудника, руководитель должен обладать психологическими знаниями. Кроме этого, руководителю необходимо уметь выявлять зарождающийся конфликт, определять его причины и устранять его мирным путем.

Важнейшие цели передачи информации - совместная деятельность, труд и распределение его результатов. Безусловно, коммуникация не всегда направлена на организацию сотрудничества в социуме. С древнейших времен в живой природе различные движения, знаки, звуки, мимика, жесты передают реакции на раздражение, а также чувства и эмоции.

Очевидно, что способы обмена информацией совершенствуются с развитием общества. Наиболее ранние из дошедших до нас серьезные исследования коммуникации принадлежат античности. Именно в ту эпоху зарождалась и обретала знакомые нам очертания европейская культура. Кроме прочего возникали и развивались подходы к управлению, формировался соответствующий понятийный аппарат, вырабатывалась терминология. ^[3]

Влиятельнейшие ученые античности уделяли особое внимание теории и практике предмета, который мы сегодня называем эффективной коммуникацией.

Классическое представление Аристотеля определяет общение как исключительно человеческую черту. При этом содержательно понятие «общение» включает и нравственную, и «государственную», политическую составляющие.

Именно такая коммуникация, по Аристотелю, отличает человека от животных, не способных передавать и усваивать информацию, например, о нравственных чувствах. Кроме того, только человеку доступен уровень коммуникации, позволяющий участвовать в жизни государства, влиять на политическое развитие общества.^[4]

Процесс обмена информацией, имеет следующие стадии:

• Отправитель - лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее.
• Сообщение, собственно информация, закодированная с помощью символов.
• Канал, средство передачи информации.
• Получатель, лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.

При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача - составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Это трудно, ибо каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл может быть искажен или полностью утрачен. Указанные взаимосвязанные этапы таковы:

• Зарождение идеи.

Коммуникации начинаются с формулирования идеи или отбора информации. Отправитель решает, какую важную идею или сообщение надо донести. К сожалению, многие такие попытки дают сбой уже на первом этапе, поскольку отправитель не уделяет достаточного времени обдумыванию идеи. Важность данного этапа подчеркивает К. Дэвис: «Неудачно составленное сообщение не улучшат ни глянцевая бумага, ни громкоговоритель. Девиз данного этапа - «Не начинай говорить, не начав думать».

Важно помнить, что на этом этапе идея еще не воплощена в словах или в другой форме, в которой она будет передаваться. Отправитель только решил, какую именно концепцию он хочет донести. Чтобы сделать это эффективно, надо учесть множество факторов. Например, менеджер, желающий сообщить людям о результатах оценки их деятельности, должен четко понимать, что ему необходимо донести до подчиненных конкретную информацию об их сильных и слабых сторонах и о способах улучшения результатов. Его сообщение не должно состоять из смутных похвал общего характера или критики.

• Кодирование и выбор канала.

Прежде чем передать идею, отправитель должен закодировать ее в определенные символы: слова, интонацию и жесты (язык тела). Именно такое кодирование превращает идею в сообщение. Он должен также выбрать канал, совместимый с типом символов, использованных для кодирования. Самыми известными из них являются устная речь, письмо и электронные средства: компьютеры, электронная почта, видеозаписи и видеоконференции. Если канал не подходит для физической формы выбранных символов, передача невозможна.

Если канал не слишком соответствует идее, выработанной на первом этапе, эффективность коммуникации также снизится. Например, менеджер, желающий поговорить с подчиненным о недозволенности серьезных нарушений им мер безопасности, конечно, может сделать это в ходе непринужденной беседы за чашкой кофе или направить ему неофициальную записку. Но по этим каналам вряд ли можно донести идею, насколько серьезна данная проблема, так же эффективно, как путем формальной встречи или записки.

• Передача.

На третьем этапе отправитель использует канал для доставки сообщения (закодированной идеи или ряда идей). Речь идет о физической передаче сообщения, которую многие ошибочно принимают за процесс коммуникаций как таковой. Но ясно, что передача является лишь одним из важных этапов, через которые необходимо пройти одному человеку, чтобы донести идею до другого.

• Декодирование.

Получив сообщение, получатель декодирует его. Декодирование - это процесс перевода символов отправителя в мысли получателя. Если символы, выбранные отправителем, имеют для получателя такое же значение, он правильно поймет, что имел в виду отправитель, формулируя идею. Если реакции на идею не требуется, процесс коммуникации на этом можно считать завершенным.

Но по ряду причин, о которых мы поговорим далее, получатель может придать сообщению не такой смысл, какой вкладывал в него отправитель. В менеджменте процесс коммуникации можно считать эффективным, если получатель подтвердил, что идея им понята правильно, реальными действиями, которых ожидал от него отправитель.

1.2. Типология основных функций, и этапов коммуникационого процесса

Коммуникация, как процесс обмена информацией выполняет ряд важнейших функций. В научной литературе не существует однозначного решения вопроса о функциях коммуникации. Однако большинство зарубежных и отечественных ученых сходятся во мнении, что процессу коммуникации присущи определенные функции.^[5]

• Информационная функция

В современной науке понятие «информация» трактуется как обмен между людьми различного рода знаниями и сведениями. Здесь коммуникация играет роль посредника. Она представляет собой обмен сообщениями, мнениями, замыслами, решениями, который совершается между коммуникантами. Информационный обмен может совершаться как ради достижения какой-то практической цели, решения какой-либо проблемы, так и ради самого процесса коммуникации, поддержания отношений между людьми.

• Социальная функция

Она заключается в формировании и развитии культурных навыков взаимоотношения людей. Эта функция формирует наши мнения, мировоззрение, реакции на те или иные события. Ведь культура не может существовать вне общения, так как только в этих процессах человек, будучи общественным существом, может согласовать свои действия с действиями других людей, добиться выполнения социально значимых целей, да и просто стать человеком. Благодаря этой функции всем членам общества обеспечивается приобретение некоторого уровня культурной компетенции, с помощью которой становится возможным их нормальное существование в данном обществе.

• Экспрессивная функция

Она означает стремление партнеров по коммуникации выразить и понять эмоциональные переживания друг друга. Так, межличностная коммуникация всегда начинается с установления контакта между партнерами. При этом важно не только сообщить необходимую для общения информацию (представиться), выбрав для этого стереотипные вербальные высказывания, но и дополнить их невербальными средствами (улыбка, рукопожатие), которые должны показать нашу расположенность (нерасположенность) к контакту. Плохое первое впечатление может разрушить далеко идущие планы партнеров.

Выражение эмоций очень важно и в дальнейшем общении, когда укрепляются намеченные связи между людьми, осуществляется какой-то совместный проект. Экспрессивная функция проявляется в выражении чувств, эмоций в процессе коммуникации через вербальные и невербальные средства. Они связаны с выбранным стилем речевого общения, используемыми невербальными средствами коммуникации.

В зависимости от того, какой способ передачи чувств и эмоций выбран, экспрессивная функция может значительно усилить или ослабить информационную функцию коммуникации. Особое значение экспрессивная функция имеет для творческих людей, создающих произведения, которые должны быть оценены другими и в которых отражается их собственное образное восприятие мира и эмоциональное отношение к нему. В ходе осуществления этой функции в партнере возбуждаются нужные эмоциональные переживания, которые в свою очередь способны изменить собственное эмоциональное состояние.

• Прагматическая функция

Эта функция позволяет регламентировать поведение и деятельность участников коммуникации, координировать их совместные действия. Она может быть направлена как на себя, так и на партнера, в ходе осуществления этой функции возникает необходимость прибегать как к побуждению партнера к выполнению какого-то действия, так и к запрещению каких-то поступков. Ведь человек общается ради достижения каких-то целей, для чего осуществляет определенную деятельность, которая в свою очередь нуждается в постоянном контроле и корреляции. Именно это и выполняет прагматическая функция коммуникации.

• Интерпретативная функция

Она служит, прежде всего, для понимания своего партнера по коммуникации, его намерений, установок, переживаний, состояний. Лело в том, что различные средства коммуникации не только отражают события окружающей действительности, но и интерпретируют их в соответствии с определенной системой ценностей и политических ориентиров.

Некоторые зарубежные исследователи называют это свойство коммуникации interpretation function, подчеркивая, таким образом, значение именно интерпретации информации, отбора и освещения фактов с определенных позиций. В то же время эта функция зачастую используется для передачи конкретных способов деятельности, оценок, мнений, суждений и т.д.

Глава 2. Коммуникация, как одна из главных проблем в действующей организации

• 1. 2.1. Основные проблемы коммуникаций в организациях

Для определения основных проблем, необходимо понять какие коммуникации на данный момент имеют широкое распространение, в действующих на данный момент организациях.

1. Внешние коммуникации.

Это обмены информацией между организацией и её внешней средой. Любая организация существует не изолированно, а во взаимодействии со своей внешней средой. И от того, какие факторы этой среды (потребители, конкуренты, органы государственного регулирования, общественное мнение и т.д.) оказывают влияние на работу организации и её результаты, зависят характер и способы её коммуникаций.

У организаций имеются разнообразные средства обмена информацией с основными элементами своего внешнего окружения. Так, например, с имеющимися и потенциальными потребителями производимых товаров и услуг фирмы общаются, прежде всего, с помощью рекламы и других средств продвижения товаров на рынок (выставки-продажи, директ-мейл, личные продажи и т.п.), а также проводя различные социологические опросы.

Организация - объект государственного контроля и регулирования, регулярно предоставляет соответствующим органам (статистики, налоговым, внебюджетным фондам) различные отчеты, справки, сведения и т.п. используя лоббистов, поддерживая определенные политические партии, движения, группы и отдельных депутатов, делая взносы в их пользу, крупные организации не только получают от них необходимую информацию, но и влияют на законодательство, содержание нормативных актов, принимаемых законодательной властью всех уровней. Большое внимание уделяется созданию в общественном мнении благоприятного образа организации, для чего в крупных фирмах создаются специальные отделы по связям с общественностью («паблик рилейшнз»), специалисты которых, использую разнообразные средства, распространяют необходимую для этого информацию.

1. Внутренние коммуникации.

Информационные обмены, осуществляемые между элементами организации. Внутри организации обмены информации происходят между уровнями руководства и между подразделениями.

1. Вертикальные коммуникации.

Информация перемещается внутри организации с уровня на уровень. Она может передаваться по нисходящей, т. е. с высших уровней на низшие. Таким образом, работникам организации сообщают о новых стратегических и тактических целях, изменении приоритетов, конкретных заданиях на определенный период, изменении правил, инструкций, стандартов деятельности и т.п.

Параллельно этим информационным потокам в любой организации осуществляется передача информации в противоположном направлении - с низших уровней иерархии к высшим, или по восходящей. С её помощью руководство узнает о реальном положении дел в организации, о результатах принятых решений, о возникающих трудностях, проблемах и предположениях по их разрешению. Качество восходящих коммуникаций может заметно влиять на производительность компании. Такой обмен информацией обычно происходит в форме отчетов, предложений и объяснительных записок.

1. Горизонтальные коммуникации.

Так как организация состоит из множества подразделений, нуждающихся в согласованном выполнении своих задач, это вызывает у них необходимость обмениваться между собой информацией.

Таким образом, в дополнение к вертикальным организации нуждаются и в горизонтальных коммуникациях. Их существенное отличие заключается не в направлении движения информации, а в том, что в отличие от вертикальных, основанных на отношениях руководства и подчинения, горизонтальные информационные обмены связывают равноправные элементы организации, формируя между ними отношения кооперации и координации.

Дополнительные выгоды от коммуникаций по горизонтали заключаются в формировании равноправных отношений. Доказано, что такие отношения являются важной составляющей удовлетворенности работников организации.

1. Неформальные коммуникации.

В любой организации наряду с формальной структурой существует и неформальная, которая основана на личных, неслужебных, нерегламентированных отношениях и кроме информации, передаваемой по официальным каналам, циркулирует и неофициальная, то есть слухи - неточные сведения, предаваемые при помощи неформальных коммуникаций.

Неформальными коммуникациями довольно часто пользуются руководители, чтобы выяснить реакцию сотрудников на те или иные предполагаемые изменения. Особенности неформальных коммуникаций - большая скорость передачи информации, значительный объем аудитории, сравнительно меньшая достоверность предаваемых сообщений. Наличие в организации неформальных коммуникаций - явление нормальное, однако лишь до определенной степени. Следует помнить, что слухи - это всегда следствие недостатка информации, и большой объем сведений, распространяемых с их помощью, свидетельствуют о неблагополучии системы коммуникаций и её неэффективности.

В зависимости от способа обмена информацией коммуникации делят на:

• устные (беседы, совещания)
• письменные (приказы, распоряжения, объяснительные, отчеты и т.д.)
• электронные (электронная почта, аудиопочта).

Коммуникации в организации также классифицируются в зависимости от способа передачи информации. При этом выделяются вербальные (речевые) и невербальные (неречевые) способы.

• Вербальные - способы передачи и восприятия информации (идей, мыслей и пр.) посредством некоторых определенных знаков (слов). Вербальное общение может быть устным, когда используется разговорный язык (разговоры «с глазу на глаз», по телефону) и письменным (письма, записи, бланки, электронная почта и пр.). Устная и письменная коммуникации включают в себя использование слов и, соответственно, относятся к вербальному аспекту общения.
• Невербальные - способ передачи информации без использования слов.

Основные типы невербальной коммуникации:

• движения тела (жесты, выражения лица, движения глаз, прикосновения, позы);
• личные физические качества (строение тела, вес, рост, запах тела и др.);
• использование среды (способ использования и ощущения внешнего окружения, дистанционная близость в общении, чувство «своей» и «чужой» территории и др.);
• физическая среда (дизайн помещения, мебели и других объектов, декорации, чистота и опрятность, освещенность, шум и др.);
• время (опоздания, ранний приход, склонность заставлять ждать себя, культура времени, соотношение времени и статуса); 6. специфика речи (качества голоса, грамотность, частота речи, дикция, засоренность речи, смех, зевание).

Исследования показали, что большой процент устных коммуникаций воспринимается именно через язык жестов и интонации. В своей книге Non-Verbal Communication («Невербальная коммуникация») американский психолог Альберт Мехрабиан утверждает, что 55% сообщений люди воспринимают через выражение лица, позы и жесты и 38% -- че­рез интонации и голосовые модуляции. Это означает, что на долю слов как таковых приходится всего 1% значения. Это очень важно, поскольку означает, что во многих случаях то, как мы говорим, важнее того, что мы говорим. ^[6]

Невербальные коммуникации в большинстве случаев имеют бессознательную основу, так как свидетельствуют о действительных эмоциях участника коммуникационного процесса и являются надежным индикатором проявляемых чувств. Невербальной информацией трудно манипулировать и ее сложно скрывать в любой межличностной коммуникации.

Важно понимать, что осуществление коммуникаций в некоторых случаях сопряжено со значительными трудностями. Если два человека значительно расходятся во мнениях по какому-то вопросу, осознать это позволяет только установление двухсторонних коммуникаций.

Обнародование различных точек зрения нередко приводит к формированию полярных воззрений, когда стороны занимают экстремальные позиции. Под воздействием угрозы потенциальных проблем, неизбежны при проигрыше, участники дискуссии нередко «отбрасывают» логику и рациональность и переходят к защитной аргументации: делают акцент на личных качествах «противника», избирательно используют имеющие факты, стремятся держать себя в руках и подавить отрицательные эмоции.

Защитная аргументация позволяет избежать риска и проявлений некомпетентности, однако основная причина ее использования - желание контролировать ситуацию и стремление одержать верх, что приводит к снижению эффективности коммуникаций.

Вторая возможная проблема - когнитивный (познавательный) диссонанс, т.е. внутренний конфликт и беспокойство, возникающие в тех случаях, когда люди получают информацию, несовместимую с их системами ценностей, ранее принятыми решениями или другими известными им данными. Поскольку его возникновение вызывает чувство дискомфорта, человек стремится избавиться или по крайне мере уменьшить его. Возможно, он постарается получить новые коммуникационные входы, изменить интерпретацию получаемых данных или решить, внести ли коррективы в систему ценностей. Возможно, индивид просто откажется поверить диссонирующей информации или проигнорирует ее.

При вступлении в контакт отправитель должен проявлять особую осторожность, поскольку коммуникации являются как мощной формой самораскрытия перед другими людьми, так и источником возможной оценки коммуникатора окружающими. В ходе коммуникации мы не только открываем что-то другим людям (содержание), но пока мы передаем сообщение (говорим), получатели выносят нам определенную оценку.

Данный аспект коммуникации побуждает отправителя задуматься о сохранении лица, т.е. он стремится предотвратить критические высказывания в собственный адрес со стороны других людей. Негативные оценки подвергают опасности, прежде всего чувство собственного достоинства индивида. Иногда «критики» сам сожалеет, высказав не что, противоречащее нашему представлению о себе. Хотя такие «вызывающие сожаления» сообщения часто передаются непреднамеренно, они обычно вызывают тяжелые чувства у получателя, создают напряженность в отношениях, иногда приводят к их разрыву. К вызывающим сожаление сообщениям относятся, например. Грубые вербальные ошибки, личные выпады, порочащие репутацию стереотипные высказывания, саркастическая критика или опасная информация. Очень часто такого рода сообщения передаются во время эмоциональной конфронтации.

Проблемы, связанные с созданием эффективно действующих коммуникаций, можно разделить на две основных группы: проблемы структурных коммуникаций и проблемы, возникающие в ходе межличностного общения.

2.2. Способы совершенствования информационного обмена.

В каждой организации, рано или поздно наступает момент стагнации информационного обмена, и самое главное в этот момент, не бояться вводить новые правила и технологии, которые с каждым годом приобретают более современную форму.

На данный момент, более частое применение имеют следующие виды, совершенствования информационного обмена:

1. Регулирование информационных потоков.

Руководители на всех уровнях управления должны иметь потребности в информации собственные, своих начальников, коллег и подчиненных. Руководителю должен знать, как оценивать качественно и количественно свою потребность в информации, а также других потребителей в информации в организации. В будущем он должен установить, что такое «слишком много» и «слишком мало» в процессе обмена информации.

1. Управленческие действия.

Регулирование потока информации является примером деятельности руководителя по развитию обмена информацией. Например, линейный руководитель может назначать переговоры с одним или несколькими коллегами для обсуждения тактик и стратегий, постановки новых целей, распределения должностных обязанностей и т. д.

1. Системы обратной связи.

Если обратная связь может привести к усовершенствованию межличностной передачи информации, то могут быть задействованы и системы обратной связи, которые создаются в организации.

Одним из вариантов системы обратной связи является перемещение участников из одной части организации в другую для обсуждения заданных вопросов.

Опрос работников является одним из вариантов системы обратной связи. Задача данных опросов - получить информацию от руководителей и рабочих по максимальному количеству вопросов.

1. Системы сбора предложений.

Системы сбора предложений разработаны для легкого перемещения информации снизу вверх. Все участники получают при этом возможность разрабатывать идеи, касающиеся усовершенствования любого направления деятельности организации.

Цель подобных систем - снижение остроты тенденции фильтрации или игнорирования идей на пути снизу вверх. ^[7]

1. Информационные бюллетени, публикации и видеозаписи.

Крупные предприятия в большинстве случаев издают ежемесячные бюллетени, которые содержат информацию для всего персонала. В подобные ежемесячные бюллетени входят статьи со списком предложений по поводу управления, на темы охраны здоровья работников, нового контракта, нового вида продукции или услуг, которые могут предложить потребителям в скором времени, ответы руководства на вопросы рядовых сотрудников.

Также рассмотрим теоретические основы совершенствования коммуникационных процессов.

Следующие принципы являются полезными для организации, так как создают хорошую коммуникацию. При этом они концентрируют внимание на четырех решающих областях: ^[8]

• качество сообщения,
• условия приема,
• поддержание целостности организованных усилий,
• использование преимуществ неформальной организации.

Принцип ясности.

Сообщение должно обладать ясностью. При этом оно должно быть выражено правильно и передано таким образом, что будет понятно получателям.

Принцип целостности.

Управленческое сообщение скорее является средством, чем конечной целью. Суть этого принципа состоит в том, что целью управленческого сообщения является возможность установления понимания между людьми, необходимого для достижения целей предприятия.

Принцип стратегического использования информационной организации.

Характер этого ключевого принципа заключается в следующем: наиболее эффективной коммуникация бывает тогда, когда руководители используют неформальную организацию в дополнение к коммуникации формальной организации.

В межличностных коммуникациях главным является совершенствование науки общения. Существует несколько простых принципов, соблюдение которых поможет руководителю стать более коммуникабельным.

• Умение слушать.
• Ясность идей.
• Доступное пояснение идей получателю означает, что необходимо системно обдумывать и проводить анализ вопросов, проблемы и идеи, которые являются объектами передачи.
• Язык жестов и интонаций.
• Необходимо следить за языком жестов, позой и интонацией, чтобы не посылать противоречивых сигналов. Правильные знаки, которые не содержат противоречий, способствуют большей ясности и пониманию ваших слов.
• Эмпатия и открытость.
• Установление обратной связи.

Все вышеперечисленные методы, в совокупности или по отдельности, смогут привнести положительную динамику в организацию, в которой возник вопрос, о сложности взаимодействия работающий в ней людей.

Глава 3. Анализ коммуникационной системы, на примере российской компании «Яндекс»

3.1. Общие сведения о деятельности компании «Яндекс», ее основные направления

Вся необходимая информацию, для данной главы была взята из официального источника, которым является сайт: https://yandex.ru/company/

Миссия Яндекса — помогать людям решать задачи и достигать своих целей в жизни.

История Яндекса началась задолго до образования компании — еще в начале 1990-х годов. А компания «Яндекс» появилась в 2000 году — через три года после запуска портала yandex.ru. Тогда команда насчитывала 25 человек, а все данные помещались на одном сервере. Сейчас у Яндекса есть офисы и представительства в девяти странах, там работают около 8000 человек. В России, откуда Яндекс родом, его поисковая доля составляет 56,4% (Яндекс.Радар, март 2018). Сервисами и мобильными приложениями Яндекса пользуются 90,4% аудитории интернета в российских городах с населением от 100 тысяч человек (Mediascope Web Index, ноябрь 2017, пользователи от 12 до 64 лет, с учётом мобильных устройств). Компания работает также в Беларуси, Казахстане и Турции.

CompTek

«Аркадия» вошла в состав компании CompTek, которая занималась поставками компьютеров и программного обеспечения. Через несколько лет CompTek стала учредителем другой компании — «Яндекс».

Основной доход Яндекс получает от продажи рекламы. Технологии Яндекса позволяют размещать рекламу на десктопных и мобильных устройствах и таргетировать её на нужную аудиторию. Компания предлагает комплексный сервис для работы со всеми видами рекламы — Яндекс.Директ, а также аналитические инструменты для оценки эффективности рекламных кампаний.

В 2002 году компания стала самоокупаемой. С тех пор доходы Яндекса постоянно растут. В мае 2011 года Яндекс провел размещение акций на NASDAQ — фондовой бирже, специализирующейся на высокотехнологичных компаниях. Тикер Яндекса — YNDX.

Принципы:

1. Отношения с другими сетями

2. Медийное влияние

3. Права анонимного контента

4. Контент для взрослых

5. Распространение ПО

6. Поисковая оптимизация

7. Ранжирование

8. Правила корпоративной этики

9. Перечень инсайдерской информации

Слово «Яндекс»

Это слово придумали Илья Сегалович и Аркадий Волож. В «Аркадии» запустили новую версию поисковой программы, и хотелось дать ей какое-то небанальное название. Илья сидел и выписывал на листочке слова, которые описывали бы суть программы. Поиски шли вокруг слов search и index. Так появилось Yandex — сокращённое от «yet another indexer» («ещё один индексатор»). Аркадий предложил заменить первые две английские буквы на русскую «Я». В итоге программу назвали Яndex.

Что такое «атмосфера Яндекса»

Во многих компаниях есть свои принципы и ценности — записанные в виде свода строгих правил или вообще несформулированные. Из них и складывается то, что называют «атмосферой», то, что отличает одну компанию от другой. У нас тоже это есть — ценности, атмосфера и всё остальное. Описать их подробно и точно вряд ли возможно, но остановиться на нескольких важных моментах — вполне.

Для нас очень важна свобода. У нас принято честно и откровенно высказывать свое мнение — на любую тему. Общаться друг с другом на равных — без оглядки на должности и медали. Обсуждать все решения с коллегами. Интересоваться не только своими задачами. В такой обстановке плохо получается приказывать и командовать, возможно только договариваться и обосновывать свою точку зрения. Иногда в некоторых местах Яндекса свобода приближается к хаосу, однако мы стараемся не переходить грань.

Мы серьёзно относимся к знаниям и умениям. Можно заниматься чем угодно — от разработки поисковой системы до организации конференций, но быть в своей области профессионалом. Одновременно с этим нам важно не отливать свой профессионализм в бронзе, а понимать, что всегда и всем есть куда расти и чему учиться.

Многие сервисы Яндекса созданы для того, чтобы делать окружающую среду более дружелюбной и удобной для людей. Стремление менять мир к лучшему часто определяет не только работу, но и подход к жизни вообще. У нас принято внимательно смотреть по сторонам и думать о том, что ещё стоит сделать. Это может быть немного утомительным, однако часто помогает достичь результата.

Как и в любой большой компании, у нас работают самые разные люди — с разными взглядами и специальностями, полом и возрастом, воспитанием и образованием, опытом и привычками. Все они делают Яндекс. Мы просто не смогли бы существовать, если бы не относились друг к другу с уважением и не ценили вклад каждого.

Некоторые условия работы

1. Гибкий график

Офисы Яндекса работают круглосуточно, и у многих сотрудников нет жёсткого графика — можно приходить, когда удобно, главное, чтобы задачи выполнялись в срок и можно было иногда пообщаться с коллегами. Работа не заканчивается по звонку. Отделы с фиксированным графиком тоже есть — например, по работе с партнёрами или дежурные инженеры в дата-центрах.

2. Забота о здоровье

Сотрудникам предоставляется медицинская страховка. В больших офисах есть медицинский кабинет с дежурным врачом и тренажёрные залы.

3. Обучение

За счёт компании можно проходить обучение и участвовать в разнообразных семинарах и конференциях — особенно в тех, которые полезны для работы.

4. Библиотека и рабочие материалы

В Яндексе есть библиотеки — как электронных, так и печатных книг. Нужные для работы материалы может приобрести любой сотрудник — тоже за счёт компании.

5. Расходы на питание

Каждый месяц сотрудникам выделяется определённая сумма, которую можно потратить в столовой офиса или в ближайших кафе. Кроме того, на небольших кухнях, которые есть на каждом этаже, ежедневно доступны фрукты, овощи, печенья, сладости, чай, кофе и пр.

В ходе анализа коммуникационных связей, организации «Яндекс», является коммуникации межличностные, вербальные, горизонтальные, а также имеют неформальный характер в связи с особенностями структуры и специфики деятельности. Поток свежей информации в организованной социальной системе является существенным элементом ее эффективного функционирования.

Исходя из полученных данных, можно сделать вывод, что главная задача руководителя или (менеджера) состоит в создании коммуникативной сети и гарантии обеспечения поступления правильной информации нужным людям в нужное время. Необходимо разработать такую коммуникативную сеть, чтобы в ней органично могли сочетаться устойчивость и динамизм, управляемость и спонтанность, новый и прежний опыт.

• 1. 3.2. Пути возможного совершенсвования, организацинной коммуникаии в компании «Яндекс»

Методы повышения качества коммуникационного процесса в компании «Яндекс».

Регулирование информационных потоков.

Руководитель организации представляет потребности в информации своих начальников, коллег и подчиненных. Для этого необходимо оценивать качественную и количественную стороны информационных потребностей в организации. Менеджер определяет, что такое «слишком много» и «слишком мало» в информационных обменах. Информационные потребности в значительной мере зависят от целей руководителя, принимаемых им решений и характера показателей оценки результатов его работы, а также его отдела и подчиненных.

Управленческие действия.

В организациях работниками руководящего звена проводятся еженедельные встречи (совещания, планерки, собрания и др.), на которых обсуждаются и проясняются новые планы, варианты стратегий, целей и задач, а также промежуточные результаты.

Система сбора предложений.

Целью сбора предложений является облегчение поступления информации на верх. Все работники получают при этом возможность генерировать идеи, касающиеся совершенствования любого аспекта деятельности организации. Это, в свою очередь, способствует снижению уровня фильтрации или игнорированию идей на пути снизу вверх. Способы организации системы разнообразны - выделить отдельную телефонную линию, через которую работники получают возможность анонимно звонить и задавать вопросы о назначениях и продвижениях в должности. Иногда на линии работают менеджеры, тут же отвечающие на задаваемые вопросы. Ответы направляются либо непосредственно работникам (если вопрос не анонимный), либо печатаются в информационном бюллетене фирмы.

В ходе анализа компании «Яндекс», были разработаны следующие рекомендации:

1. Для внешних коммуникаций:

Создание PR-отдела, это является необходимым условием для успешного развития как внешних, так и внутренних коммуникаций.

1. Для внутренних коммуникаций:

• создание общего чата в любом доступном мессенджере, для оперативного обмена информацией между сотрудниками.
• создание информационных досок, мотивационных экранов, ящиков для предложений и замечаний.
• Организация мест с открытым пространством, где работники смогут совмещать работу и межличностное общение.
• Отказаться от планировки, где идет четкое разграничение между сотрудниками по сфере действия, так как именно смешение мыслей, ведет к созданию новых, захватывающих сознание идей.

Заключение

Заключение.

По итогу, проделанной работы, можно сделать вывод, что коммуникации представляют собой не что иное, как контакты, связи с целью обмена идеями, мнениями и информацией в устном или письменном виде посредством символов или действий.

В результате проведенных исследований коммуникаций в компании «Яндекс» было установлено, что:

1. По субъекту и средствам коммуникаций больше всего преобладают межличностные коммуникации, которые проявляются с помощи технических средств и информационных технологий. Межличностная коммуникация в малой группе, где каждый индивидуум имеет равный шанс участвовать в обсуждении, может быть легко услышан и взаимодействовать с другими - это самая отличительная черта, данной компании. При этом возможности обратной связи ничем не ограничены. Заметны личностные коммуникации как случайный обмен информацией между людьми при встрече, так как люди ощущают постоянную потребность в консолидации своих идей.
2. По форме общения, коммуникации в организации происходят при помощи онлайн общения.
3. По каналам общения, наряду с формальными коммуникациями присутствуют и неформальные, которые можно определить как «вероятностная цепочка». Этот вид неформальной коммуникации самый распространенный для такого типа организаций.

Таким образом, цель и задачи, поставленные в работе, были успешно решены: изучен теоретический материал, касающийся темы работы, проведено исследование этапов коммуникативного процесса и коммуникативных сетей в исследуемой организации, выявлены недостатки организационных коммуникаций и проведены мероприятия по их улучшению в компании «Яндекс».

Список использованной литературы

1. Аристотель. Сочинения в 4 т. М., 1983.
2. Зигерт В. Руководить без конфликтов. -М.: Питер, 1990. - 326 с. – ISBN: 4-62723-637-2;
3. Лэйхифф Дж. М., Пенроуз Дж.М. Бизнес-коммуникации. - СПб.: Питер, 2009. - 185 с. –ISBN: 5-7931-0284-1;
4. Глушаков В.Е. Стратегический менеджмент./ В.Е. Глушаков - Минск: УП «Экоперспектива», 2009.
5. Капустин С.Н. Коммуникативная функция в управлении. Капустин С.Н.// Менеджмент.-2010.
6. Кабушкин Н.И. Основы менеджмента. Учебник. Мн.: НПЖ «ФУА». ЗАО «Экономпресс», 2011.
7. Разинькова О.П. Потенциал предприятия. Теоретические аспекты формирования и повышения конкурентоспособности. - Тверь: ТвГТУ, 2014. - 132 с. – ISBN 978-2-9916-1214-8;
8. Разинькова О.П. Потенциал предприятия // Теоретические аспекты формирования и повышения конкурентоспособности. Тверь. 2014.
9. Мишурова И.В. Управление мотивацией персонала И.В. Мишурова, П.В. Кутелев. М.: Экономика, 2015.
10. Дорошко М.В. Об актуальности исследования коммуникаций в организации // Современная культура коммуникации. Социокультурные процессы в современном мире Материалы международной научнопрактической конференции. Саратов, 2015.
11. Рыцев А.И. Неформальные коммуникации в организациях // Инновационные тенденции развития системы образования материалы IV Международной научно–практической конференции. Чебоксары, 2015
12. Гуляева Ю.В., Пинигина Я.С. Совершенствование коммуникаций в организации // Современные тенденции в научной деятельности VII Международная научно-практическая конференция. Москва. 2015.
13. Осовицкая Н. HR-брендинг: Работа с поколением Y, новые инструменты для коммуникации. – Москва: 2017.

1. Кабушкин Н.И. Основы менеджмента. Учебник. Мн.: НПЖ «ФУА». ЗАО «Экономпресс», 2011. 284 с. ↑

2. Мишурова И.В. Управление мотивацией персонала И.В. Мишурова, П.В. Кутелев. М.: Экономика, 2015. 360 с. ↑

3. Дорошко М.В. Об актуальности исследования коммуникаций в организации // Современная культура коммуникации. Социокультурные процессы в современном мире Материалы международной научнопрактической конференции. Саратов, 2015. С. 44-48. ↑

4. Аристотель. Сочинения в 4 т. М., 1983. С. 379. ↑

5. Капустин С.Н. Коммуникативная функция в управлении. Капустин С.Н.// Менеджмент.-2010. ↑

6. Рыцев А.И. Неформальные коммуникации в организациях // Инновационные тенденции развития системы образования материалы IV Международной научно–практической конференции. Чебоксары, 2015 ↑

7. Разинькова О.П. Потенциал предприятия // Теоретические аспекты формирования и повышения конкурентоспособности. Тверь. 2014. С. 45-49. ↑

8. Гуляева Ю.В., Пинигина Я.С. Совершенствование коммуникаций в организации // Современные тенденции в научной деятельности VII Международная научно-практическая конференция. Москва. 2015. С. 497-503. ↑