Разработка регламента выполнения процесса «Складской учет»

Содержание:

Введение

Любая формальная организационная структура будет функционировать нормально только в том случае, если имеется много документов, в которых указаны процедуры управления, лежащие в основе отношений, коммуникации и организационных механизмов. Они включают в себя положения, предписывающие нормативно-правовые действия и взаимоотношения между сотрудниками управленческого персонала в процессе ведения бизнеса, положения, регулирующие процедурные аспекты, которые выполняют отдельные административные задачи, операции и процессы управления в целом, технические правила которые могут быть разделены.

К первому типу документов относятся положения (цеха, отделы и т. д.) О корпоративном и организационном уставе и их юридически самостоятельных производственных и экономических единицах, единицах производственного и управленческого оборудования и статусе. Второй тип включает в себя специальные инструкции, правила, маршрутизацию и операции, блок-схема, организационная матрица принятия решений, документограммы, организационная схема и т. д.

Важнейшая роль в регулировании систематического распределения обязанностей и полномочий, которая определяет сущность управления, должна основываться на позиционном регулировании, которое должно основываться на нормативных и технических регламентах, определяющих процедурные аспекты процесса управления). Они являются основным и универсальным документом с помощью организации, экономических отношений, которые выстраиваются между администраторами, специалистами и техническими исполнителями. В зависимости от метода, используемого для формирования организационной структуры, используются различные правила построения позиций. Рассмотрим отечественную практику, которая, по мнению автора, в большей степени, чем зарубежная, соответствует системно-целевому подходу к формированию структуры и организации процесса управления.

Все должности классифицируются в зависимости от их местоположения и роли в процессе управления. Организационный лидер, подсистема производственно-функционального подразделения, внутренний отдел. Функциональный специалист Технический исполнитель Для каждого вида деятельности существуют общие права и обязанности, вытекающие из «организационных обязанностей» корпоративных законов трудового права и отраслевого права и технологии, особых условий предприятий. Общая часть правила работы разработана для всей системы и, в принципе, не должна отклоняться индивидуально.

Таким образом, изучение вопросов регламентации процессов организации и определение путей ее совершенствования в условиях конкретного предприятия имеет несомненно актуаленое и важное значение.

Стоит отметить, что рассмотрению определенных аспектов регламентации процессов организации и поиска путей повышения ее эффективности посвящены исследования ряда отечественных экономистов, в частности, Л.В. Балабановой, М.Д. Виноградского, М.М. Ермошенко, В. Осовской, Л.И. Скибицкая, А.В. Шегды и других.

Анализ научной литературы, публикаций и исследований специалистов экономической науки свидетельствует, что указанная выше проблематика требует дальнейшей обработки с учетом особенностей функционирования отечественных предприятий в современных условиях развития экономики.

Объект исследования - НГДУ «Джалильнефть».

Предмет исследования - регламентация процессов организации в НГДУ «Джалильнефть».

Целью написания курсовой работы является повышение эффективности менеджмента за счет получения четких регламентов деятельности организацией.

Для достижения указанной цели были поставлены следующие задачи:

- изучение общей нормативно-правовой базы, регламентирующей порядок ведения делопроизводства на российских предприятиях;

- проанализировать структуру управления организации;

- разработка предложения по совершенствованию регламентации деятельности НГДУ «Джалильнефть» с использованием локальных правовых актов.

Методологическую базу курсовой работы представляет соединение различных методов: общенаучных, методов других наук и собственно документоведческих. Для решения поставленных задач использовались традиционные исследовательские методы: исторический, системный, сравнения (компаративистики), структурно-функциональный, классификации и моделирования, статистический, а также иные частные методы.

Οбъем и структура курсοвοй рабοты. Структура даннοй рабοты οбуслοвлена темοй, актуальнοстью и οчерченными задачами исследοвания. Итак, рабοта сοстοит из введения, 3 глав, заключения и списка испοльзοваннοй литературы.

Глава 1. Теоретические основы регламента. Разработка структуры управления регламентов в деятельности организации

1.1.Теоритические основы и основные принципы регламента

Важным аспектом организации управления компанией является создание структуры компании, а ее элементы работают в целом и развиваются. При назначении работы и функций, прав и обязанностей работника информация передается и принимаются административные решения.

Регламентация - это свод правил, положений, стандартов и процедур, которые ограничивают и определяют форму деятельности в обществе с развитым разделением труда. Нормативные акты включают не только правовые нормы и правила, но также ряд государственных законов, нормативных актов (законов и нормативных актов), а также инструкции в различных отраслях промышленности, нормативные акты, организационную структуру, корпоративные и организационные нормативные акты, отраслевые стандарты (ГОСТ, СНиП) и т.д., и т.п.

Регламентация деятельности – это установление четких правил выполнения работы (функции). Однако из-за созданных правил необходимо выдерживать следующее. Для персонала это прежде всего должностные инструкции (положения), положения о сегментации и регулировании бизнес-процессов (административное регулирование).

В настоящее время многие компании не имеют законченного и налаженного бизнес-процесса. Одним из инструментов интеграции внутренних процессов является регулирование. Однако во многих случаях многие нормативные документы (регламент процесса, регламент отдела, должностная инструкция), используемые компанией, не работают. Причина в том, что системы регулирования неэффективны в деятельности, особенно в бизнес-процессах. Многие правила устарели и неактуальны, некоторые процессы слишком строгие, что задерживает необходимые изменения. Помните, что ненадлежащим образом выполненная нормативно-правовая работа ведет к потере ресурсов компании. Вот почему необходимо создать систему регулирования деятельности и сделать это наиболее эффективно на основе процессных подходов. Вы можете улучшить зрелость процесса, создав правила процесса, формализовав бизнес-процессы и интегрировав границы ответственности за процессы.

Основной проблемой при создании разрешений на подразделения является целостность и согласованность положений различных ведомств. К сожалению, в большинстве случаев процесс создания нормативных актов осуществляется снизу вверх, а не на основе анализа процесса. Это приводит к тому, что положения о департаментах будут инструментами для руководителя департамента, который желает неоправданно ограничивать функции департамента и, наоборот, чрезмерно его раздувать [3, с. 54].

Процессный подход позволяет изменить алгоритм создания подразделений. В этом случае процесс сначала регулируется, затем из процесса функция делится на отделы и фиксируется в правилах отделов. В этом случае положения, касающиеся отделов, приобретаются в соответствующих текущих мероприятиях, взаимно согласованных. В некоторых случаях вы можете начать распределение функций между отделами, изменив ключевой процесс и сформировав концепцию внутреннего управления в компании, чтобы определить принципы построения организационной структуры.

Концепция управления - это высший уровень регулирования, который устанавливает принцип разделения ответственности между субъектами, организационную структуру, построенную на этих принципах, степень ответственности и авторитет субъекта.

Повседневная документация по процессам должна соответствовать основным принципам регулирования, и поэтому рекомендуется регулировать взаимодействие между департаментами в целом и создавать процедурные регламенты только в случае особо ответственных процедур.

По результатам работы можно получить проект предложения по регулированию процесса, но во многих случаях оно будет следующим:

- в частности, технология описана фрагментарно, требования к ресурсам не указаны, не установлены, управление процессом официально описано и т. д. (см. рис. 1).

- изменения в процессе, указанном в регламенте (относительно текущего состояния), не очень хорошо поддерживаются.

- цель реорганизации процесса не была достигнута (даже на бумаге до сих пор), и запланированное повышение эффективности (заранее определенное разработанным регламентом) сомнительно. Представленная ситуация схематично показана на рис.1

Рис. 1.Проблемы при создании регламента процесса

Если мы действительно хотим что-то изменить, мы видим, что разработанный проект правила не может быть использован для практической реорганизации процесса.

Причины:

- изначально подход к разработке был формальным. Администратору потребовалось несколько документов (для отказа от ответственности и передачи его другим и т. д.), а не фактическое изменение процесса;

- анализ процесса был сделан неадекватно;

- участники процесса не были вовлечены в задачу создания регламента;

- администратор не посвятил работу созданию правил, экономящих время;

- изменения в процессах, которые соответствуют нормативам, не проверяются в реальном процессе;

- оказалось, что способ отображения процесса в правиле был неполным или неправильным;

- недостаточно ресурсов, выделенных на разработку нормативных актов (например, работники, у которых нет достаточного времени, не знают фактического процесса, недостаточно обученные работники и т. д.).

При попытке регламентировать процесс, цель и назначение работы изменились. Это не фактический процесс предприятия, но предметом работы является офисная работа, а не цель фактической оптимизации процесса, а цель создания «высококачественных» документов. Важно подчеркнуть, что работа в реальном процессе сведена к минимуму и что основное внимание уделяется бумажным документам [5, с. 153]. Регламентация процессов - это «красивый» способ избежать реальных проблем.

Регламенты процессов в предприятиях утверждают по мере их готовности (согласования), а не практического внедрения.

Некоторые администраторы все еще находят в себе силы и время, чтобы «обеспечить соблюдение» разработанных правил. Действительно, фраза «введение правил» ставит под сомнение. Что и где вы представите? Мы должны говорить о реальных изменениях в процессе. Однако, к сожалению, работа по «введению регламента» была завершена следующим образом:

- регламенты принимаются по указанию генерального директора;

- сотрудников знакомят с регламентами под роспись;

- согласно новым требованиям правил будут объявлены новые (или слегка измененные) формы необходимых документов.

Во многих случаях возникают ситуации, когда не хватает ресурсов для фактической реализации фиксированных регламентов процесса в обычном проекте (см. рисунок 2): квалифицированные сотрудники, оборудование, помещения и т. д. В результате технология выполнения процесса проектирования не будет выполнена. Поэтому процесс, показанный в регламенте, является идеальным и не может быть применен к реальной жизни компании.

Рис. 2. Проблемы при «внедрении регламента».

В целом, для этапа «внедрения регламентов» характерны следующие проблемы:

- там нет никаких существенных изменений в процессе:

-требования, предусмотренные нормативными актами, частично выполнены или не выполнены вообще:

Можно указать причину следующих проблем на этапе «введения регламентов».

- согласно разработанным правилам, процесс не может быть изменен (регламенты является неполным, противоречие и т. д.).

- администраторы не пытаются изменять процессы (например, не организовывать процессы, не назначать ресурсы, не обучать сотрудников, не управлять соблюдением нормативных требований в ходе процесса и т. д.):

- недостаточно ресурсов для решения новых правил:

- сотрудники не обучены новым правилам:

- другое.

Важно не столько регламентировать процессы, сколько заниматься их оптимизацией.

Возможно, стоит отказаться от словосочетания «регламентация процесса» из словаря нашего корпоративного сообщества. Регламентация является вторичным, а фактические изменения в процессе являются первичными. Правила должны быть утверждены только тогда, когда фактический процесс выполняется в полном соответствии с ним.

Изменение систем и процессов управления является одной из важнейших задач управления. Недостаточно работы для улучшения процесса. Однако имейте в виду связь между реализацией процесса в соответствии с правилами и всеми этими материальными и моральными стимулами. И эти взаимоотношения также должны быть взаимозависимыми. Четко определите локальные правила компании, которая утвердила одни и те же правила различных процессов, отражая запрос пользователя к сотрудникам с точки зрения ясности и полноты исполнения, а также большой ответственности сотрудников и их обязанностей. Кроме того, это не может быть определено как штраф. И это, скорее, поощрительные платежи, основная цель которых - точно подобрать сотрудников к соблюдению утвержденных правил. Вот почему необходимо объединить региональные регуляторные действия любого предприятия в единую систему, чтобы каждый документ не был просто «извлечен» или «суппортом» из того или иного источника. Поэтому при создании и утверждении локальных нормативных документов компания не должна использовать услуги юристов, экономистов или других специалистов, а экспертов, которые специализируются на деталях разработки и проектирования бизнес-процессов. И не стоит относиться к документам типа Правил внутреннего трудового распорядка так, что они вроде бы нужны только проверяющим. Любой локальный нормативный документ любой компании нужен, прежде всего, самой компании, работодателю, т.к. именно эти самые документы и являются инструментами управления персоналом. И от того, насколько они хороши и подогнаны друг, другу в немалой степени зависит и то, что можно этими инструментами сделать и то каким качеством будет обладать продукт этой работы.

1.2. Внутренний регламент

Деятельность компании регулируется различными документами. Внешняя деятельность (государственные органы, подрядчики, взаимодействие с третьими сторонами) управляется нормативными законодательными актами, действующими в той области, в которой компания осуществляет свою деятельность. Диалог между участниками / акционерами компании основан на составлении документа. Внутренняя деятельность компании регулируется внутренними (локальными) документами [8, с. 42].

Внутренний (локальный) документ компании - это документ, который определяет порядок выполнения обязанностей каждого сотрудника, структуру компании, взаимодействие структурных подразделений и действия в конкретных ситуациях.

Основные внутренние документы

По мере развития организации неизбежно необходимо создать внутренний документ, перечень которого определяется самой организацией.

Внутренний (локальный) документ организации выглядит следующим образом. Инструкции с условными иерархиями, правилами, описанием рабочих функций и т. д.

Рис. 1. Внутренние документы организации

Все многообразие внутренних документов можно разделить на несколько основных групп:

- административный документ (приказ, распоряжение, решение)

- организационные документы (структура компании, кадровое назначение, содержание работы, правила, инструкции, правила и т. д.)

- информационные документы (акты, письма, заметки и служебные заметки, протоколы заседаний, телефонные сообщения и т. д.)

Управленческие документы

Этот приказ является нормативным документом, выданным главой компании для решения проблемы.

Приказы можно разделить на два типа:

- приказ на основные виды деятельности;

- приказ персоналу.

Порядок основной деятельности включает инструкции по производственному процессу, организации работ, планированию, закупкам, реализации продукции, ценообразованию и т. д.

Приказы по кадрам включают приказы о приеме на работу, увольнении, премировании и дисциплинарном взыскании. О введении внеклассных мероприятий и т. д.

Порядок основной деятельности утверждает документ организации предприятия (положения, инструкции, регламенты и т. д.).

Этот приказ является документом, выпущенным руководителем организации по вопросам управления менеджментом.

Решение представляет собой документ, отражающий решение производственного совещания.

Распоряжения и решения оформляются аналогично приказам, меняется лишь реквизит «название вида документа» и в тексте употребляются слова «ОБЯЗЫВАЮ», «РЕШИЛ».

Информационный документ

Информационный документ - это документ, используемый для связи за пределами компании (письмо, телефонное сообщение и т. д.), Связи внутри компании (должностное лицо и служебные записки и т. д.), А также документы, показывающие факты или события (действия, разъясняющие документы). и т.д.

Служебная записка - это документ, который используется для обработки запросов или предложений, отправленных начальнику отдела и / или главе компании.

Докладная записка - документ, адресованный руководителю компании, который содержит описание каждой проблемы, включая выводы и предложения.

Инструкции, относящиеся к работе в офисе, - это правила, методы создания документов, методы создания и документы, которые предписывают процедуры, в которых они используются.

Инструкции по работе в офисе должны включать следующие положения:

- список внутренних документов, управляемых собственными силами;

- порядок создания внутренних документов;

- список документов организации компании;

- порядок заполнения стандартных бланков документов;

- порядок создания документов в обществе;

- ответственный человек;

- порядок обработки и регистрации исходящей корреспонденции;

- порядок регистрации входящей связи;

- порядок заключения договора с клиентом;

- обращение документов в обществе (заказ чиновников, лекции, объяснения);

- ответственность;

- отправить документ на подпись руководителю и т. д.

Инструкции, связанные с офисной обработкой, являются основными документами компании, в зависимости от количества действительных документов этот документ может состоять из нескольких частей.

Мы создаем большое количество документов в процессе работы компании. В этом случае некоторые документы используются в течение длительного времени, но другие документы сразу теряют свою значимость. Мы создали корпоративный архив для долгосрочного хранения документов, а архивы управляются инструкциями по организации архива.

В инструкциях по организации архива регламентируется следующее:

- порядок передачи документов в архив;

- сроки хранения документов;

- порядок утверждения номенклатуры дел;

- порядок использования архивных документов;

- положения об экспертной комиссии.

В любой фирме неизбежно возникают ситуации, когда работники увольняются и устраиваются в конкурирующие организации. Запретить такую «перебежку» в соответствии с законодательством Российской Федерации невозможно, но предотвратить утечку информации необходимо.

В компании должно действовать Положение о коммерческой тайне, которое включает в себя:

- основной вид деятельности компании;

- информацию, составляющую коммерческую тайну компании;

- наименование структурных подразделений и должностей, которые имеют

- доступ к информации, составляющей коммерческую тайну;

- период неразглашения информации, относящейся к коммерческой тайне,

- после расторжения трудового договора;

- ответственность за разглашение информации;

- условия и порядок, при которых информация подлежит разглашению.

К сведениям, составляющим коммерческую тайну, могут относиться сведения о Клиентах, клиентской базе, рецептуре, ноу-хау и др. Работник должен быть ознакомлен со списком сведений, имеющих отношение к коммерческой тайне и с ответственностью, которая на него возлагается за разглашение такой информации.

Если в процессе работы работнику передаются документы, относящиеся к коммерческой тайне, такая передача осуществляется только под роспись работника.

При приеме работника на работу с работником подписывается Соглашение о неразглашении коммерческой тайны, где определяется срок ее неразглашения и ответственность работника. Соглашение о неразглашении коммерческой тайны является неотъемлемой частью трудового договора (контракта) [15, с. 153].

Из вышесказанного вытекает, что в организации должен быть установлен Порядок работы с документами, относящимися к коммерческой тайне.

На начальной стадии развития руководитель, как правило, замыкает на себе решение всех вопросов. Но в процессе роста предприятия, сосредоточившись на более глобальных, стратегических вопросах развития бизнеса, руководителю неизбежно приходится передавать часть своих полномочий работникам. В этом случае возникает необходимость урегулирования порядка управления персоналом в компании путем издания внутренних (локальных) документов.

Четкое понимание каждым работником поставленной перед ним задачи и порядок ее решения создает здоровую рабочую атмосферу в коллективе, а определение функций структурных подразделений и порядок их взаимодействия необходимы для эффективного управления компанией.

Глава 2. Анализ структуры управления на примере НГДУ «Джалильнефть»

2.1. Организационно - производственная структура НГДУ «Джалильнефть»

Организационная структура управления предприятием представляет собой совокупность звеньев, гарантирующих функции управления и выполнения задач. Эта структура состоит из ступеней и звеньев. Звено управления - это независимая единица, которая выполняет отдельные функции управления. Степень управления - это уровень управления, определенная степень единообразия, иерархия управления. Основой организационной структуры является принцип производственной зоны с линейной структурой подчиненных и административных функций, со специализацией подразделения для выполнения конкретных функций.

Каждый этап имеет несколько ссылок, количество которых зависит от уровня управления, объема и характера работы, связанной с выполнением конкретной функции. В принципе, существует два или три уровня производственной структуры в принципе, и соответственно создается двух- или трехуровневая структура управления [18, с. 92].

Количество этапов и связей на предприятии варьируется в зависимости от его типа, масштаба, структуры производства и местоположения.

Существуют следующие типы организационной структуры организации:

1.Линейная. Суть линейной (иерархической) структуры управления заключается в том, что управляющие действия над объектами передаются только одному доминирующему человеку - руководитель получает официальную информацию только от своих непосредственных подчиненных. И они несут ответственность за свою работу над руководителями.

2.Функциональная. Особенность этой структуры заключается в том, что для конкретных функций управления создаются специальные подразделения, а сотрудники обладают знаниями и навыками для работы в этой области управления. На практике обычно используется линейная структура звена или структура материала, которая позволяет создать линейную структуру функциональных единиц в главном звене.

3.Дивизиональная. Важным человеком в руководстве двухуровневой или трехуровневой организации департамента является не руководитель функционального отдела, а менеджер, который контролирует производственный отдел.

4.Адаптивная или органическая структура управления позволяет внедрять новые технологии производства. Эти структуры предназначены для оперативной реализации сложных программ и проектов и могут применяться на уровне компаний, организаций, отраслей и рынков.

Участники компонентов в производственной структуре компании, конфигурация магазинов и услуг, относится к форме их отношений в производственном процессе.

Структура производства, что характеризует разделение труда и сотрудничество между отделами компании. Технико-экономические показатели производства, дает структуру корпоративного управления, существенное влияние на деятельность и учет организации.

Производственная структура характеризует разделение труда между подразделениями предприятия и их кооперацию; существенно влияет на технико – экономические показатели производства, на структуру управления предприятием, организацию оперативного и бухгалтерского учета. Производственная структура предприятия динамична. По мере совершенствования техники и технологии производства, управления, организации производства и труда совершенствуется и производственная структура. Главные элементы производственной структуры предприятия:

Цех – основная структурная единица крупного предприятия – наделяется определенной производственной и хозяйственной самостоятельностью. Каждый цех получает от управления единое плановое задание, регламентирующее объем выполненных работ, качественные показатели и предельные затраты на запланированный объем работ [14,c.151-152].

В производственную структуру НГДУ «Джалильнефть» входят 29 цехов, в том числе семь промыслов.

2.2.Организация труда с сфере управления

Корпоративное управление нацелено на рабочие группы для координации наиболее подходящей организации и ее деятельности в производственном процессе.

Задача управления:

1. обеспечить согласованность действий предприятия и группы его подразделений и направленности работы;

2. обеспечить постоянный ритм в работе, равномерное производство;

3. обеспечить надежную работу компаний и устранить ошибки.

Эффективность компании во многом зависит от способа управления производством. В зависимости от содержания и типа воздействия на производственную команду могут быть организованы методы управления, административные, правовые, экономические, социальные и психологические.

Управление как произвольная сложная система состоит из двух частей - управление (управляемое) и управляющий директор тесно взаимосвязаны.

Управляемая система компании представляет собой комплекс мастерских, сооружений и машин.

Современное оборудование управления должно быть в рабочем состоянии. Его решение является своевременным, удовлетворяет производственные требования и прогресс, его работа должна обеспечить разнообразие возможных вариантов и принятие наиболее оптимального решения из надежной работы компании [11, с. 124].

В управление НГДУ «Джалильнефть» входят следующие отделы:

ООП и БК - занимаются осуществлением мониторинга и анализа выполнения оперативного плана по охране окружающей среды отдела борьбы с природоохранной деятельностью и коррозией и разработки мер по борьбе с коррозией.

ОППД - отдел поддержания пластового давления. Выполнить регулировочные работы для улучшения техники перекачки рабочего реагента в эксплуатационный слой при разработке нефтяного месторождения, а также организовать и контролировать расположение системы для поддержания пластового давления.

PA и PB - Организация работ по созданию безопасных и здоровых условий труда в отделе охраны труда и промышленной безопасности, а также надзор за работой производственного отдела и служб ОГПУ по улучшению состояния руды.

ООТ и ПБ – отдел по охране труда и промышленной безопасности. Организует работы по созданию безопасных и здоровых условий труда, осуществляет контроль над работой производственных цехов и служб НГДУ по улучшения условий руда.

ТОДНГ – технологический отдел по добыче нефти и газа. Разрабатывает и доводит до цехов оперативные планы производства.

ЦИТС – центрально инженерно – технологическая служба. Обеспечивает выполнение производственных планов добыче нефти и газа и своевременной ликвидации аварий на объектах НГДУ.

СГТ – служба главного технолога. Осуществляет техническое и методическое руководство технологической службой управления.

ОКПРС – отдел капитального ремонта скважин. Организует и координирует работы по капитальному и подземному ремонту скважин, также ведет работу по повышению нефтеотдачи пластов.

ПООМ – производственный отдел по обустройству месторождений. Разрабатывает мероприятия по своевременному вводу в эксплуатацию строящихся объектов, текущих и перспективных планов капитального строительства, контролирует ход строительства.

ПСО – проектно – сметный отдел. Составляет и рассчитывает проекты обустройства месторождений. При проведении горных работ и охраны недр.

МГС – маркшейдерская-геодезическая служба. Осуществляет поиск, разведку, при обустройстве и разработке нефтянных и газовых месторождений

ОУП - отдел кадров. Кадровое обеспечение, снос, совершенствование организации труда и управления, управление персоналом, внедрение прогрессивной формы и системы оплаты труда, а также важные стимулы для распределения труда в требуемой квалификации.

Рассмотрим организацию документооборота НГДУ "Джалильнефть"

Заявление о приеме на работу - это документ, который определяет права и обязанности сотрудников компании.

Должностная инструкция включает в себя:

- общее положение (название должности работника, наименование структурного подразделения, подчиненная схема работника);

- обязанности сотрудника;

- права;

- ответственность.

В описании функций работы порядок действий сотрудника не включен, и определяется тип конкретной работы, которую выполняет сотрудник.

Трудовой договор (контракт) с работниками создается на основании содержания работы. Нельзя создать должностную инструкцию, а необходимые положения включены в трудовой договор. Однако это неудобно. Расширяя обязанности сотрудника, легче изменить содержание работы, чем изменить трудовой договор [12, с. 73].

Поскольку сотрудники должны знать свои обязанности, необходимо четко описать их в своих должностных инструкциях. Невыполнение этого требования может привести к неэффективной работе и понести убытки компании.

Должность (приказ), инструкции и правила являются документами, которые определяют процедуры и правила для сотрудников при определенных обстоятельствах. Эти документы не распространяются на конкретные случаи, возникающие в ходе предпринимательской деятельности. К ним относятся описания стандартных поведенческих политик и последовательности действий сотрудников в случае возникновения нестандартной ситуации.

Эти документы могут быть разосланы всем сотрудникам компании и лицам с ограничениями, указанным в документе.

Положения, указания и правила могут включать дополнительные документы, раскрывающие определенные положения таких документов. Это происходит, когда правила содержат общую процедуру проекта, и вам необходимо создать дополнительные документы (инструкции, правила, и т. д.) для конкретной области проекта. Установить взаимные права и обязанности с трудовым договором между работником и работодателем. В соответствии с соглашением между работником и работодателем мы обещаем, что работник будет лично выполнять работу на определенной должности соответствующей квалификации в соответствии с таблицей распределения персонала и соблюдать внутренний график работы. По трудовым договорам работники обязаны выполнять свою работу в рамках государственной службы в конкретной специализированной области в зависимости от их квалификации и / или должностей в соответствии с внутренним графиком работы и трудовым договором. Подчиненность внутреннему трудовому графику является одной из основных особенностей трудовых договоров и отличает их от различных гражданско-правовых договоров (контрактов, услуг и т. д.).

Рабочие обязанности и другие обязанности на конкретной должности определяются должностной инструкцией, и при подписании контракта необходимо соответствующим образом уведомить сотрудника.

До подписания трудового договора работодатель обязан информировать работников о нормативно-правовых актах в других сферах деятельности организации.

Правила принудительного трудового договора регулируются в основном законами о труде и другими законами о труде. Кроме того, в отдельных организациях, филиалах или административных округах экономики могут быть определены коллективные договоры.

Трудовой договор состоит из сведений и условий. О сведениях стороны не договариваются. Сведения констатируют факты, которые имеют существенное юридическое значение. Так, например, с датой заключения сторонами трудового договора закон связывает момент вступления договора в силу.

Согласно Закону о труде, трудовые договоры включают в себя:

- фамилия, имя, отчество работника, имя работодателя (фамилия, имя, псевдоним работодателя - физическое лицо), подписавшего трудовой договор;

- информация о сотруднике и документы, удостоверяющие личность сотрудника - физические лица;

- номер налогоплательщика (физическое лицо, за исключением работодателя, работодатель - не индивидуальный предприниматель);

- представление работодателя, подписавшего трудовой договор, и информация, на основании которой работодателю были предоставлены соответствующие полномочия;

- место и дата заключения трудового договора;

Для включения в трудовой договор следующие условия являются обязательными:

- если рабочему месту и сотрудникам разрешено работать в других независимых структурных подразделениях филиала, представительства или организации, расположенной в другом месте, укажите свое независимое структурное подразделение и местонахождение;

- трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы). Если в соответствии с настоящим Кодексом, иными федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации;

- дата начала работы и периодический трудовой договор заключены, период и обстоятельства (причины), по которым долгосрочный трудовой договор должен быть заключен в соответствии с настоящим кодексом или другим федеральным законом;

- условия компенсации (включая ставку заработной платы работника или размер заработной платы, премии, надбавки и поощрительные выплаты);

- рабочее время и режимы перерыва (для сотрудников это отличается от общих правил, действующих для данного работодателя);

- компенсация за тяжелый труд и характеристики вредных (или) опасных условий труда, которые указывают характеристики условий труда на рабочем месте, когда работники работают в соответствующих условиях;

- условие для определения характера работы (движение, путешествие, характер другой работы) по мере необходимости;

- условия обязательного социального страхования работников основаны на настоящем Кодексе и других федеральных законах;

- другие условия, предусмотренные другими законодательными законами, включая трудовое право и нормы трудового права.

Если информация или условия, указанные в первой половине и во второй половине настоящей статьи, не включены в конце трудового договора, это не является основанием для объявления о прекращении или непризнании трудового договора. Отсутствующая информация и / или условия должны быть добавлены в трудовой договор. В этом случае недостающая информация вводится непосредственно в текст трудового договора, а недостающие условия определяются индивидуальным соглашением сторон, которое является неотъемлемой частью трудового договора, подписанного в письменной форме [16, с. 72].

Трудовые соглашения предусматривают дополнительные условия, которые не ухудшают статус работника по сравнению с установленными законодательными трудовыми законами и другими правовыми актами, включая нормы трудового законодательства, коллективные договоры, соглашения и местные правовые акты, в часности:

- об уточнении места работы (с указанием структурного подразделения и его местонахождения) и (или) о рабочем месте;

- об испытании;

- о неразглашении охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой и иной);

- об обязанности работника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение проводилось за счет средств работодателя;

- о видах и об условиях дополнительного страхования работника;

- об улучшении социально-бытовых условий работника и членов его семьи;

- об уточнении применительно к условиям работы данного работника прав и обязанностей работника и работодателя, установленных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.

В соответствии с соглашением сторон трудовые договоры включают трудовое законодательство, другие правовые законы, в том числе законы о труде, местные законы о регулировании, а также права и обязанности работодателя, вытекающие из условий коллективного договора. Права и обязанности членов и работодателей. Тот факт, что трудовые договоры не включают в себя какие-либо из этих прав и / или обязательств работников и работодателей, не может рассматриваться как осуществление этих прав или отказ выполнять эти обязательства [4, с. 29].

Обязательные условия трудового договора

Существенными условиями трудового договора являются следующие;

- рабочее место (с указанием структурной единицы);

- дата начала работ;

- название должности, должность, профессия, где указана таблица распределения персонала организации или квалификация, соответствующая конкретной обязанности;

- права и обязанности работника;

- права и обязанности работодателя;

- характеристика условий труда, оплаты труда и льгот работников в тяжелых, вредных (или) опасных ситуациях;

- режимы работы и отдыха (если это относится к данному сотруднику, если они отличаются от общих правил, установленных в организации);

- условия оплаты труда (в том числе размер заработной платы или выплаты государственного оклада работника, премии, пособия и стимулы);

- виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с трудоустройством.

Условие отмены по инициативе работодателя

Работодатели могут немедленно расторгнуть договор, не дожидаясь истечения испытательного срока, с письменным предупреждением работнику в течение трех дней и указанием причины, по которой работник не сдал экзамен. Если работник уже прошел испытательный срок, трудовой договор может быть расторгнут по инициативе работодателя. Особенно в следующих случаях:

- ликвидация организации;

- сокращение персонала;

- повторное неисполнение сотрудником своих обязанностей;

- раскрытие коммерческой тайны.

Когда в предприятии существуют структурные подразделения, возникает потребность в регламентации взаимодействия работников как внутри структурного подразделения, так и между структурными подразделениями.

Взаимодействие сотрудников внутри структурных подразделений должно регулироваться ведомственными правилами.

Позиция подразделения заключается в следующем:

- общее положение (структура структурного подразделения, должность руководителя структурного подразделения, в зависимости от должности);

- основные направления деятельности структурных подразделений;

- объем проблем, связанных с взаимодействием со структурным подразделением компании (название структурного отдела, проблема объема взаимодействия);

- ответственность.

Мы проверили, какие документы необходимы (должностная инструкция) для сотрудников, чтобы уточнить их обязанности, и какие внутренние документы организуют сотрудников в структурные подразделения (положения о подразделениях). Теперь рассмотрим взаимодействие структурных подразделений внутри компании.

Работа всех подразделений направлена ​​на достижение процветания бизнеса, что является общей целью компании. В ходе деятельности компании структурные подразделения тесно связаны между собой, но каждый выполняет определенную задачу.

Процесс взаимодействия структурных подразделений в отдельных ситуациях, возникающих в ходе организационной деятельности, управляется организационными документами организации.

Глава 3. Совершенствование внутренней регламентации делопроизводства в НГДУ «Джалильнефть»

Важным элементом организации делопроизводства является налаживание корпоративного документооборота, организации, учреждения, хранилища документов и улучшение их использования в текущей деятельности компании.

В целях совершенствования системы управления записями НГДУ «Джалильнефть» создать правовую базу управления записями для создания документа управления и определения единых стандартов для связывания официальных документов с произвольными носителями информации в организации. Создавая эти правовые рамки, мы можем сделать следующее:

 - ввести внутренние правила организации делопроизводства с учетом международной практики стандартизации процессов документооборота;

 - обеспечить доступ к официальной информации заинтересованных сторон;

 - унифицировать правила, касающиеся организации, хранения и использования электронного документооборота делопроизводства;

 - обеспечить надежное выполнение субъектом всех форм собственности административной работы, касающейся требований к документированию управленческой информации, сроков хранения публичных документов и организации хранения;

 - оптимизация процессов документирования и документооборота в сфере офисной работы;

 - документирование объекта делопроизводства. Создание условий для сохранения средств и защиты их служебной информации.

Уменьшение размера текста документа - один из шагов по сокращению рабочего процесса. Мы рекомендуем вам создавать сжатый текст, сокращая традиционную преамбулу, за исключением мотивационных справочных слов и благодарностей от официальных писем.

Основные функции разумного рабочего процесса включают, в частности, следующее:

 - прямой документооборот (без возврата) и короткие движения при выполнении конкретных технических задач;

  - этап создания и обработки документов, количество связанных структурных подразделений, минимизация количества сотрудников, вовлеченных в эти процессы (например, сокращение количества подписей сертификатов - подписей 1–2 в управлении);

 - обрабатывать документы конкретных должностных лиц одновременно при проведении различных технических операций (время прохождения документа сокращается и эффективность внедрения повышается).

  - однократная обработка документов во избежание дублирования (например, однократная регистрация документов);

 - отладка информационно-поисковой системы для получения информации о трафике и оформлении документов.

Конечно, помимо документа, целью рационализации НГДУ «Джалильнефть» являются также участники документа - документооборот - процесс документооборота - документопоток.

Как показано на рисунке 1, НГДУ «Джалильнефть» может предложить следующие инструкции для улучшения работы офиса.

Рисунок 1 - Направления совершенствования делопроизводства в НГДУ «Джалильнефть»

Технология работы с документами требует регламентации с целью установления единообразия при выполнении однотипных операций, оптимизации выполняемых процедур и сокращения времени на обработку документов.

Основные виды работ, выполняемых в делопроизводстве (создание документов и передача их по назначению, регистрация, обработка поступающих документов и их последующее исполнение, систематизация документов и организация их хранения и др.), могут быть регламентированы посредством разработки соответствующего комплекса локальных правовых актов (организационных документов). Важной особенностью таких документов является то, что в них не только должны быть учтены нормы и требования, действующих в Российской Федерации нормативных правовых актов и нормативно-методических документов в сфере делопроизводства, но и отражены особенности состава документов и порядка функционирования ДОУ конкретной организации [10, с. 163].

Локальные правовые акты в области делопроизводства логически связаны между собой и образуют правовую и нормативно-методическую базу для организации и ведения делопроизводства. При этом основным локальным правовым актом в сфере работы с документами является Инструкция по ведению делопроизводства, в которой закрепляются принципиальные положения, связанные с подготовкой, обработкой, хранением и поиском документов организации. В Инструкции обобщается накопленный в организации опыт работы с документами, и отражаются особенности ее организационной структуры, направлений деятельности, штатного состава и документационного обеспечения управления. Другие виды локальных нормативных актов, как правило, являются приложением к Инструкции по ведению делопроизводства.

На рисунке 2 показан порядок разработки локальных правовых актов для НГДУ «Джалильнефть» и их взаимосвязь.

Рисунок 2 - Порядок разработки локальных правовых актов для НГДУ «Джалильнефть»

Ниже я объясню юридические действия в этих областях и их процедуры и их реализацию для реализации в НГДУ «Джалильнефть».

При создании этого сложного организационного документа рекомендуется начинать работу с черновика документа (приложение к инструкции) и создавать на его основе текст инструкции.

При подготовке документов по административному руководству, в принципе, административный регламент № 477 Федеральной административной организации, утвержденный Правительством Российской Федерации 15 июня 2009 года, и перечень типовых документов административного учета Министерства культуры «Одобрение используется в качестве прототипа. «Срок хранения № 558 от 25 августа 2010 г.

В инструкции есть различные варианты, но структура отличается по большей части. Анализ, в принципе, показывает, что инструкция основана на одной из двух схем (моделей).

1. Порядок делопроизводства начинается с правила организации документооборота, то есть обработки материалов, регистрации, управления исполнением, консолидации организации и хранения, а затем требований отдельных типов и типов документов. Установить процедуры создания документов и процедуры с назначением.

2. Материал инструкции описан в обратном порядке: сначала требования к созданию и оформлению документа, затем требования к обороту документа, технология обработки документа, хранение и использование.

Очевидно, что эти различия не являются фундаментальными и не изменяют природу и цель этого документа, но, на мой взгляд, лучше начать с регулирования организации рабочего процесса. Если этот пункт является последним, лицо, отвечающее за офисную работу, до конца читает инструкции, не обращая внимания на наиболее важные требования к документу по нескольким причинам, связанным с быстрым темпом работы.

Мы рекомендуем отразить следующие вопросы в инструкции по работе в офисе:

 - обработка материалов документов;

 - создать входящую доставку, внутренний чек, ваучер на доставку;

 - организация работы по документам, отправленным и полученным по факсу и электронной почте;

 - ведение базы данных (информационных и справочных файлов) по документам организации;

 - организация рецензирования документов и доведение документов до практиков (организация документооборота);

 - управление оформлением документов (технический менеджмент против сроков оформления документов);

 - копия документа и оформление выписки из документа;

 -наименование работы организации: порядок разработки, утверждения, управления;

 - формирование дел для передачи в архив, регистрация, подготовка дел;

 - учет обращения в виде документов, печатей и штампов.

Особое внимание следует уделять языку каждого абзаца при проведении руководства по делопроизводству. Инструкции не должны содержать неопределенных положений. Например, ГОСТ Р 6.30-2003 обнаружил, что наиболее важный документ подлежит утверждению. По направлению делопроизводства необходимо указать тип документа, который должен быть утвержден генеральным директором компании. Сделайте объяснение как можно более конкретным и не интерпретируйте его по-разному [14, с. 49].

Инструкция будет утверждена генеральным директором компании и выполнена по его поручению. Инструкции являются долгосрочными документами. В случае изменения технологии создания документа, процедуры подписания, утверждения, утверждения необходимо изменить и обновить инструкции. Это происходит, когда компании активно развиваются и меняются как их организационная структура, так и структура руководящего органа. Пересмотр приказа также необходим для фундаментальных изменений в действующем трудовом законодательстве, нормативных документах для межотраслевых действий и государственных стандартах.

Поскольку генеральный секретарь НГДУ «Джалильнефть» также выполняет функции делопроизводителя необходимо издать приказ о возложении функций делопроизводителя на секретаря.

Поскольку НГДУ «Джалильнефть» не организует работу архива компании и не существует ни архива, ни менеджеров архива, необходимо подготовить следующие документы.

Положение об архиве организации; дополнения к должностной инструкции секретаря, в котором будут прописаны задачи и функции по ведению архива и обеспечению сохранности документов; Недостатками в системе делопроизводства НГДУ «Джалильнефть», на мой взгляд, являются:

На мой взгляд, недостатки системы управления офисом НГДУ «Джалильнефть» заключаются в следующем:

1.Поскольку список дел не редактируется ежегодно, трудно манипулировать документом, пока документ не заархивирован.

2.Нет инструкции по офисной работе. Я считаю это серьезным нарушением деятельности организации. Поэтому, так как он изучил механизм секретарской работы, приведены инструкции для работы в офисе, включая все сопроводительные документы, необходимые для добавления к этой работе. Основной задачей административного руководства является упорядочение состава и содержания документов, созданных для конкретных функций управления и ситуаций.

Актуальность этих проблем также обусловлена ​​публикацией документов, устанавливающих новые требования к инструкциям для делопроизводства в госструктуре. То есть:

 - Административный регламент в федеральных административных органах (утвержден Федеральным правительством Российской Федерации № 477 от 15 июня 2009 года).

 - Руководство по подготовке инструкций для работы в федеральных административных органах (№ 76, утверждено приказом Росалькика от 29 декабря 2009 г.).

Таким образом, НГДУ «Джалильнефть» может сделать вывод, что организация служб ДОУ имеет серьезные недостатки. Это, на мой взгляд, мешает процессу разработки и самой системе управления предприятием. Организациям срочно требуются инструкции для работы в офисе, а также необходимо подготовить следующие документы:

 - Положение об административных услугах;

 - Положение об организации архивации;

 - приказ о поручении организации вести архив секретарю;

 - Добавление к описанию должностных обязанностей секретаря, который делегировал ему полномочия и функции по обслуживанию секретаря;

 - Стандартизированный формат таблицы документов;

 - Инструкция о назначении секретариатской функции секретарю НГДУ «Джалильнефть»;

 - Состав документа для страхового фонда, документ компании, порядок выбора и инструкции по заполнению;

- Вести учет и анализ документооборота; - Дать рекомендации ответственному за делопроизводство и архив по ежегодному составлению номенклатуры дел в НГДУ «Джалильнефть».

Для НГДУ «Джалильнефть» мы предлагаем ввести в процессе работы с документами инструкции по составу, процедуре отбора и заполнения документов в страховой фонд документов компании. Целью данного руководства является защита предприятия от потери важных документов, повышение эффективности работы по обработке документов в условиях наличия электронных средств хранения информации, правильного копирования и хранения документов [8, с. 81].

Целью разработки является определение единых правил подготовки документации для создания страхового фонда документации компании, что создает необходимость разработки методических пособий и инструкций, обеспечивающих единую методологию и организационно-техническую подготовку документации.

Инструкция устанавливает правила и порядок отбора и комплектования документации, хранящейся в архивах и библиотеках компании для ее микрофильмирования с целью восстановления оригиналов и использования правил при различных чрезвычайных ситуациях. Отбору подлежит документация по важнейшим потенциально значимым направлениям деятельности компании, системе ее жизнеобеспечения, а также представляющим архивную ценность.

Основная задача по совершенствованию процесса документирования управленческой деятельности заключается в упорядочении структуры и содержания документов, созданных для конкретных функций управления и ситуаций. Учитывая это, мы считаем, что было бы неплохо создать таблицу форматов документов, в которой все документы, созданные в организации, должны быть сгруппированы в соответствии с функциями и задачами управления.

Стандартные инструкции делопроизводства в федеральных органах власти, применяемые ко всем организациям, написаны следующим образом. Процедуры передачи документов и работы, выполненные с их использованием, регулируются инструкциями по работе в офисе, правилами структурных подразделений и должностными инструкциями, здесь также нужен стандартизированный бланк отчета по документу.

Стандартизированная таблица форм документа организации представляет собой перечень разрешенных форм документов, которые необходимы и достаточны для реализации функций и обязанностей этой деятельности и их правового статуса, основных этапов подготовки и прохождения, представления. Вместе с описанием необходимая форма установлена. На самом деле, карты - это реальный способ упростить процесс документирования или составления документов для создания схем визуального закрепления документов всех видов деятельности. И самое главное, эта таблица устанавливает строгие правила для этой фиксации в отношении местоположения, времени, лица, принимающего решения, и формата документов.

Табель документов обеспечивает следующее:

 - сокращено время, затрачиваемое на создание, оформление и обработку кадровых документов;

 - оптимизация составления документов путем рационализации;

 - единый формат документов и устранение дублирования информации в документах различных форматов;

 - более эффективное использование технических мер при создании, обработке и поиске документов.

Нормативно-правовая база для создания единого документа заключается в следующем. Закон Российской Федерации о таких организациях, как труд, заработная плата, кадровое обеспечение, пенсии. Включает новые законы о труде. Указы Президента и распоряжения Российской Федерации. Приказы и распоряжения Федерального правительства Российской Федерации Нормативные документы и процессуальные документы между подразделениями, осуществляющими управление персоналом, и документальное обеспечение управления.

Основные этапы работы: сбор данных; обобщение их и анализ; согласование его с функциональными подразделениями и придание ему юридической силы; организация внедрения табеля.

Задачами системы ведения табеля являются:

- создание абонентской сети справочной системы;

- создание и управлние контрольным файлом документа, включенного в расписание;

- требуемая справочная информация, создание и обслуживание оборудования (в виде карточек, указателей, других справочных файлов);

- периодическое оповещение об изменениях и дополнениях в формате документа и ответах на разовые запросы.

Как и в справочниках по классификациям, используемым в рабочих процессах, таблицы могут быть построены в соответствии с функциональными или структурными принципами. В первом случае в разделе таблицы будет указано название функции управления, в подразделе - задача, относящаяся к устройству управления, во втором случае - в структурном подразделении. Внутри раздела документы организованы в порядке важности (желательно) или именования документов в алфавитном порядке. В таблице № 1 показана примерная форма Табеля форм документов

Таблица 1 – Форма Табеля форм документов

Наименование формы документа	Код по ОКУД	Кем и когда утверждена форма документа	Периодичность составления	Составитель документа	Внутреннее согласование	Внешнее согласование	Подписание	Утверждение	Печать	Кому направляется	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12

Графа 1. Имя формы передается из классификатора, использованного для создания таблицы. Пример: Инструкция по трудоустройству.

Графы 2 - 3. Код в виде документа прилагается в соответствии с ОКУД или по местному классификатору - ЛК в виде документа о персонале. Форма классификатора для использования организацией, она выбирает сама.

Графа 5. Название структурной единицы, которая создает проект документа. В некоторых случаях такое правило не является обязательным. Например, проект приказа о приеме на работу может быть создан как отделом кадров, так и отделом, в котором должны быть зарегистрированы сотрудники. Определение места, где готовится проект, производится при создании таблицы и отражается в правилах по структурным единицам.

Графа 6. Содержит информацию об утверждении проекта документа. При заполнении колонки решаются два основных вопроса. Кто с кем согласовывает проекты документов и в каком порядке.

В графе 8. Указывается имя сотрудника, подписывающего проект документа. Право подписывать документы в соответствии с законом закреплено правилами (уставами) организации, правилами о структурных подразделениях и первым приказом организации о распределении обязанностей (код ОКУД 0251152). Право подписи документов, не включенных в обозначенный судебный иск, изложено в таблице при его составлении.

Графа 9. Чтобы документы были утверждены, вы должны заполнить девятую графу. Перечень документов организаций, на которые распространяется данный вид правоприменения, включен в состав организационных служебных рабочих инструкций (сопровождение документации) Примерный список утвержденных документов включен в структуру руководящих принципов, разработанных для разработки документов, созданных ВНИИДАД, и рекомендуется для использования отделом кадров организации при создании расписаний.

Графа 10. Содержит название печати, необходимо подтвердить подлинность документа этой формы или тире, если документ не нужен. Перечень документов, к которым должна быть прикреплена печать, название печати (например, печать неправительственной организации, выгравированная для справки) и т. д., устанавливаются в организации и включаются в руководство по эксплуатации [12, с. 174].

В графе 11. Указывается название организации / конкретного лица, которому должен быть отправлен документ, т.е. он включен в систему регистрации информации и получает номер. Согласно действующим правилам работы офиса, регистрационный номер является обязательным требованием документа.

После проверки организации (отдела) и оптимизации соответствующей формы документа, документы в выбранном (или разработанном) формате включаются в расписание.

В этом исследовании характеризуются документы, которые характеризуются созданием определенных заказов, образующих постоянств (или относительным постоянством). Сбор материалов осуществляется в организационных структурных подразделениях в каждой сфере деятельности. Информация о каждом указанном документе заносится в карту документа (рисунок 3), в которую вводятся все возможные характеристики документа:

 - полное название формы документа;

- заголовок к тексту (тема), если он имеется;

 - код формы (с ОКУД и локальным классификатором);

 - функции и задачи управления (обозначение документов) в процессе создания документов;

 - информация об основных этапах создания документа.

КАРТА ДОКУМЕНТА

Документ__наименование вида документа_

Заголовок к тексту (о чем)___________________________________

Решаемая задача (в каком случае издается документ)________________

Тип документа (входящий, исходящий, внутренний для подразделения) ___

Код по ОКУД _(есть или нет)_Код внутренний_(есть или нет)___________

Унифицированная форма ___________Утверждена ____________________

Подразделение-составитель ____________________

Лицо, ответственное за подготовку (должность, ФИО)_____________

Данные каких нормативных документов необходимы при создании

документа __________________________________________

Периодичность подготовки (количество документов в месяц)_________

Визы:

1. Основное должностное лицо, которое визирует документ как автор

проекта (должность, ФИО) _____________________________________

2. Кто визирует документ, если отсутствует основное должностное

лицо (должность, ФИО)_______________________________

3. С кем согласуется содержание документа (подразделение, должность,

ФИО) _______________________________________________________________

Внешнее согласование (организация, должность, ФИО)________________

Подписи (основное должностное лицо, которое подписывает документ,

должность, ФИО)____________________________

Кто подписывает документ, если отсутствует основное должностное лицо

(должность, ФИО) ______________________________________________

Утверждение: правовым актом (каким) должностным лицом (подразделение, должность, ФИО) ______________

Кто утверждает документ, если отсутствует основное должностное лицо

(подразделение, должность, ФИО) _____________________________________

Печать гербовая _____ иная ____(какая и кто ставит)________

Кто регистрирует документ, если это необходимо (подразделение,

должность, ФИО, место регистрации)

Кол-во экз. ____________

Адресат ____кому адресуется подписанный документ ________________

Место хранения всех экземпляров документа_______________________

Рисунок 3 - Форма карты документа

Табель и Альбом в НГДУ «Джалильнефть» необходимо редактировать и обрабатывать в письменом (бумажном) и электронном формате.

Табель в стандартизированной форме документа НГДУ «Джалильнефть» состоит из расписания отдельных структурных единиц, являющихся его разделами. Табель структурных единиц создается в соответствии с единым форматом и правилом ввода.

Формирование структуры единой формы документа (3-й этап) документа связано с функцией организации. Поскольку НГДУ «Джалильнефть» - небольшая организация, форматы документов можно классифицировать в соответствии с функциями управления или областями деятельности. Это также определяет внутреннюю структуру табеля как схему классификации и соответственно описывает формат документа.

Для того, чтобы представить карту, разработанную в организации, необходимо подготовить проект в соответствующем порядке.

Организационный формат документа организация поддерживается работниками административного офиса - это секретарь НГДУ «Джалильнефть».

Разработка табеля в конечном итоге приведет к сокращению количества форм, типов и количества документов и, следовательно, объема работ по обработке документа.

Таковы мои рекомендации по совершенствованию внутренней регламентации системы делопроизводства в НГДУ «Джалильнефть». Внедрение в практику работы организации обозначенных выше документов позволит упорядочить документооборот, сократить время на их создание, прохождение, усовершенствовать систему контроля за исполнением документов, а также позволят регламентировать процесс хранения документов и их последующей сдачи в архив.

Заключение

Все работодатели, менеджеры ожидают от сотрудников качественной работы, высокого качества. Однако если точно не сформулировать «хорошую» работу, ее сложно запросить.

Именно в таких случаях, когда руководителю уже надоело или видится трудоемким устно объяснять всем подчиненным, КАК НУЖНО ДЕЛАТЬ, выручают оформленные на бумаге и утвержденные вышестоящим руководством (в т.ч. приказом по предприятию) внутренние регламенты и нормативные акты.

Любой регламент или внутренний нормативный акт - это «собственность» организации, и она представляет собой не что иное, как внутреннюю технологию, которая больше не зависит от конкретного эксперта.

С момента выпуска части технологии на «бумажный» (материальный носитель информации) генеральный директор и владелец возникают в зависимости от квалификации специалиста. Эта часть собственной технологии остается внутри компании и будет использоваться, даже если эксперт уйдет в отставку. Новые специалисты, изучившие правила, вскоре освоят необходимые рабочие навыки.

Фактически, разрабатывая регламенты и внутренние нормативные акты, описания внутрифирменной технологии - руководство снижает квалификационные требования к наемному работнику, тем самым, в итоге, влияя на снижение себестоимости производственно-коммерческого процесса.

Наличие должным образом оформленных регламентов и внутренних нормативных актов решает и некоторые вопросы мотивации труда.

В случае наличия утвержденного приказом по предприятию регламента, возникает формальный повод указывать работнику на его нарушение и применять депремирование. В этом случае, неудовлетворенность работника субъективизмом руководителя - сходит на нет. Сам виноват....был же ознакомлен с регламентом под личную подпись.

Регламент также включает в себя формальное описание бизнес-процесса. Документооборот (распространение информации), утвержденный приказом компании с использованием утвержденной формы документа (информационного модуля), с просьбой к участникам бизнес-процесса соблюдать параметры, если нет сроков их выполнения и передачи.

Поэтому регламент и внутреннее акты также являются важными элементами интегрированной системы управления предприятием.

Фактически, и сама система управления предприятием - представляет собой комплект взаимосвязанных регламентов и внутренних нормативных актов, которые введены в эксплуатацию вместе с "информационно-техническим" инструментарием и соблюдаются вне зависимости от прихода в организацию, или ухода из нее, работников и руководителей.

Если описания системы управления нет - то ее вообще нет у предприятия. Может быть, она есть где-то в головах руководителей и специалистов, но предприятию не принадлежит, фрагменты системы управления будут утеряны вместе с их уходом.

В целях совершенствования системы ведения делопроизводства в НГДУ «Джалильнефть» необходимо установить правовые основы делопроизводства, чтобы установить единые стандарты для подготовки административных документов и для работы с официальными документами со всеми носителями информации организации.

Для совершенствования организации делопроизводства в НГДУ «Джалильнефть» предлагается внедрить в работу секретаря систему Comsoft Docs (Ope№Icar DMS). Также в части совершенствования автоматизации делопроизводства в НГДУ «Джалильнефть» можно рекомендовать сделать более регламентированным порядок приема и передачи служебной информации по каналам электронной почты.

Внедрение в практику работы организации обозначенных выше документов позволит упорядочить документооборот, сократить время на их создание, прохождение, усовершенствовать систему контроля за исполнением документов, а также позволят регламентировать процесс хранения документов и их последующей сдачи в архив.

Список использованной литературы

1.Гражданский кодекс Российской Федерации: [Федер. Закон 51 - ФЗ: был принят государством. Дума, 21 октября 1994 г., 1 января 2001 г.) - М .: Проспект 2001.

2.Трудовое право Российской Федерации: [Федер. Закон 197 - Страна: принятая государством. 21 декабря 2001 г .: комп. 10 января 2002 г.]. - М .: 2002 Витрем. - 192 с.

3. Боблев, М.П. Управление рабочим процессом: от бумаги к электронике / М.П. Боблев. - М .: Издательство: «Термика», 2010. - 117 с.

4. Борисукин В. Официальная офисная работа: вид и форма документа: практическое руководство / В. В. Борискин, Н. М. Поликарпов - М .: Омега - Л, 2009. - 336 с.

5. Быкова Т. А., Внутренний документ - руководитель службы сопровождения документооборота // Исполнительный директор и генеральный секретарь. 2008. № 8 С. 31-33

6. Колесничная Е. Н. Документация управления в правительстве и муниципалитетах. (3 кН) / Е.Н. Колесник - Екатеринбург: УрАХС, 2002. - 542 с.

7. Корниев И. Управление документами / И. К. Корниев, А. В. Пщенко, В. Mashurutosefu. - М .: Издательство ИНФРА - М, 2010. - 471 р.

8. Коротков А. В., Кристал Б. В., Курносов И. Н. Национальная политика Российской Федерации в области развития информационного общества. / Научное издание А. В. Коротков М. , 2007. - 218 с.

9. Кузнецов С. Л. Современные технологии документооборота: Учебное пособие для вуза Профессор Кузнецова - М .: Московская электротехническая лаборатория, Издательство 2010 г. - 232 с.

10. Кузнецов Т. В. Организационный документ // Секретарская работа. 2003. № 11 P. 6.

11. Кузнецов, С. Л. Проблемы распределения и организации электронных документов между отделами и документами / С. Л. Кузнецов // Делопроизводство. - 2011. - № 2 - с. 25-29

12. Решение и соглашение о создании Петренко И. В. ООО: Романов / И. В. Петренко // Наука и образование: Экономика и финасы. Предпринимательский дух. Закон и управление - 2012. № 2 - стр. 27-

13. Петренко И. Правовая природа устава общества с ограниченной ответственностью / И. В. Петренко / / Адвокат. - 2010 - № 5 - с. 55-60

14. Практические вопросы автоматизации документооборота в государственных и иных государственных органах Российской Федерации Свалев // Процедур. - 2013 - № 2 - с. 55-58

15. Спивак В. А. Управление документооборотом по делам / В. А. Спивак СПб. : Питер, 2011. 386 стр. Чувенков А. Ю. Справочник по деловой переписке / А. Ю., Чувенков, В. Ф. Янковый - М .: MCFER, 2004. - 576 с.

16. Чувенков А. Ю. Комментарий к делопроизводству ГОСТ Р 6.30-2003 // А.Ю., Чувенков В.Ф., Янковый - М. : Дело, 2003. - 266 страниц.

17.Практические вопросы автоматизации документооборота в государственных и иных государственных органах Российской Федерации Сабериев // Процедур. - 2013. - № 2 - с. 57

18. Спивак В. А. Документы управления деятельностью делопроизводства - СПб. : Питер, 2005. 86

19. Янкова В. Структура документа // Докладчик. 2005. № 7 От 20 до 25 страниц.