Преподаватель который помогает студентам и школьникам в учёбе.

Выставочно-ярмарочная деятельность (Становление и развитие выставочной деятельности в РФ)

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ

Участие в выставках и ярмарках является действенным средством коммуникационной политики в международном маркетинге, стимулирующем продажи товаров и услуг на зарубежных рынках, эффективным методом в конкурентной борьбе.

Выставка - это показ и демонстрация товаров перед зарубежными специалистами, потребителями и широкой общественностью с целью ознакомления с передовыми достижениями в соответствующих отраслях и результатами научного прогресса.

Но выставка или ярмарка несут выгоду не только предприятию-экспоненту, но и потребителям. Одним из основных преимуществ ярмарок и выставок является сосредоточение образцов огромного количества товаров, производимых в разных странах. Это дает возможность покупателю в короткое время ознакомиться с существующими на рынке предложениями, получить необходимую консультацию от специалистов, сделать необходимые сопоставления цен и качественных характеристик, провести переговоры и уторговать коммерческие условия и, наконец, подписать контракт. При этом покупатель имеет возможность ознакомиться с товаром в действии, с приемами его работы, областью применения и эффективностью. При покупке товаров широкого потребления большое значение имеет возможность предварительного ознакомления со всем ассортиментом товаров на основе образцов или их дегустации. Эти факторы обеспечивают большую популярность выставок и ярмарок и, как следствие, привлекают огромное количество посетителей.

Однако предприятию следует помнить, что участие в торговых ярмарках и выставках всегда сопряжено со значительными расходами, которые могут быть осуществлены впустую. Ведь на ярмарке или выставке наиболее опасны для вас ваши собственные ошибки и менее — ваши конкуренты.

Поэтому прежде, чем принять решение об участии в выставке или ярмарке, его следует тщательно обдумать. Если же предприятие твердо уверено в необходимости участия в выставке или ярмарке и четко сформулировало основные цели и задачи своего участия, то ему необходимо также разработать во всех деталях его выставочную или ярмарочную деятельность, касаемо численного состава персонала экспозиции и его соответствующей подготовки, аренды выставочной площади и ее нахождения, планирования самого стенда и размещения на нем выставляемой продукции, рекламных мероприятий и т.д.

Целью данной работы является исследование теоретических основ выставочной деятельности, а также ее изучение ее реализация на практике с выделением основных организационных этапов.

В первой главе необходимо изучить становление и развитие выставочной деятельности в России.

Во второй главе определить особенности выставочной деятельности, цели и задачи организации выставок и ярмарок.

Объектом исследования является непосредственно ярмарки и выставки в системе маркетинговых коммуникаций.

Глава 1. Становление и развитие выставочной деятельности в РФ.

1.1 История выставочно-ярмарочного дела.

Выставочно-ярмарочная деятельность в России не всегда была популярна. Еще недавно выставки в России не рассматривались как прибыльный бизнес для страны и выставочных организаций и эффективный инструмент маркетинга для предприятий, и уж тем более не считались хорошим способом выхода предприятий на внешний рынок.

Однако переход к рыночным отношениям ставит перед российским обществом множество сложных задач, среди которых приоритетное место занимает развитие торговли. Именно торговля стала в первые годы реформ благоприятным полигоном для формирования и развития рыночных отношений как самая «рыночная» отрасль народного хозяйства. В силу этого становление рыночных отношений в торговле ассоциируется в первую очередь с развитием инфрастуктуры товарного рынка, направленным на удовлетворение различных потребностей общества. Именно этот фактор стал движущей силой развития ВЯД в России, а тяга отечественных предприятий к торговле как способу быстро получить прибыль усилила это движение.

История торговли на Руси уходит своими корнями в глубь веков. Уже в IX веке торговля стала важной сферой хозяйственной деятельности русов. Рынок - торг, торжище, торговище - занимал центральное место в русском городе. Так, в Древнем Киеве насчитывалось 40 церквей и 8 рынков. Продажа и оптовая закупка товаров на оптовых ярмарках с целью их перепродажи и получения дохода является традиционной и одной из старейших форм оптовой торговли. Торговые ярмарки становятся могущественным орудием сближения стран и народов и ведут к установлению новых торгово-хозяйственных связей, развитию внешнеэкономической деятельности [9, с. 55].

Ярмарки - места периодических съездов торговцев и привоза товара, главным образом для оптового торга, были известны в Европе с X века и именовались тогда ямархат (jamarchat).

Получается, что на Руси выставки начали зарождаться на столетие раньше, что должно было стать предпосылкой опережения в развитии этого вида деятельности европейских стран, но такого не произошло по ряду обстоятельств.

Наиболее древней ярмаркой на Руси, известной с середины XIII века, считается Арская (возле Казани). Но в те времена купцы, направлявшиеся на Арскую ярмарку, подвергались нападениям со стороны татар. Чтобы прекратить грабежи караванов, царь Василий III запретил поездки на эту ярмарку. В 1524 году под Нижним Новгородом у городка Васильсурска, что ниже его по течению Волги, великий князь Василий Иоанович учредил официальное торжище. Таким образом, в России была основана крупнейшая ярмарка, насчитывающая ныне почти пять веков истории. Позднее, в 1641 году, по указу царя Михаила Федоровича ярмарка была переведена ближе к Нижнему Новгороду под стены монастыря св. Макария, находившегося в 90 км от города. Долгое время ярмарка так и называлась - Макарьевская.

Среди участников ярмарочной торговли были богатые русские купцы, торговцы из Китая, Индии, Бухары, Ташкента, которые предлагали для продажи меха, шелка, жемчуг, золото, чай, льняные и хлопчатобумажные ткани, изделия из кожи, овчинно-меховые, бакалейные, рыбные и другие товары.

После пожара Гостиного двора в 1816 году практически все торговые строения были уничтожены. В 1817 году решением правительства Макарьевская ярмарка перешла во вновь отстроенный каменный гостиный двор в г. Нижний. Она расположилась на «стрелке» - слиянии двух крупнейших российских рек - Оки и Волги. Это было идеальное место для торжища.

Император Александр I, признавая огромное государственное значение ярмарок, решил отложить перестройку Зимнего дворца, а ассигнованные на это полтора миллиарда рублей отпустить на ярмарку. Развернулось грандиозное строительство: на территории 720 десятин вырос целый город. Генеральный план был разработан еще в 1804 году архитектором А. Захаровым. Этот план послужил основой для создания архитектурного ансамбля ярмарки А.А. Бетанкуром и О. Монферраном.

Всего за четыре года на «стрелке» Оки и Волги вырос ярмарочный город. Планировочно он делился на три части. Первая включала в себя Главный дом, сооруженный в стиле классицизма, и боковые административные корпуса: они образовывали центральную парадную площадь. Вторая часть - основная: 48 торговых корпусов были сгруппированы в 12 рядов. Посередине их разделял полукилометровый бульвар - «главная улица» ярмарки. Один ее конец заканчивался эффектным портиком Главного дома, другой - Спасским (Староярмарочным) собором. Его здание и четыре корпуса Китайских рядов образовывали Соборную площадь, и все вместе они составляли третью часть ярмарочного ансамбля [13, с. 187].

С 1822 года Нижегородская ярмарка начала работать. Она преобразовала г. Нижний в крупный торговый, промышленный и культурный центр. В XIX веке ярмарка приобрела значение «уставщицы всей российской торговли». Здесь Запад встречался с Востоком. Ежегодные обороты ярмарки к концу века достигли почти полумиллиарда рублей. Ярмарка, крупнейшая в Европе, и внешне представляла собой европейский «город»: широкие улицы с электрическим освещением, восемь площадей, фонтаны и скверы, большое количество магазинов, маклерские конторы, девять банков, гости ницы, театры и рестораны. А по берегам обеих рек - бесконечные пристани с бесчисленными судами. Ярмарочное «население» доходило до 400 тысяч человек. Ярмарка чутко реагировала на изменения общероссийского и мирового рынка.

К началу XX века ярмарочный торг в России постепенно приходил в упадок, однако этот процесс не затронул Нижегородскую ярмарку. Она несколько раз в течение века меняла приоритеты: здесь устанавливались мировые цены на главнейшую продукцию (хлеб, железо, другие товары). Громким званием торговой столицы государства и метким прозвищем «карман России» Нижний Новгород обязан именно ярмарке.

Второе место по товарообороту после Нижегородской занимала Ирбитская ярмарка. Город Ирбит (бывшей Пермской губернии) был важным местом мены европейской России с Сибирью и Азией. Российские купцы скупали в Ирбите товар и большими партиями отправляли его на Нижегородскую ярмарку, откуда он расходился во все концы страны, а частично и за границу. Следует отметить, что торговля в Ирбите обеспечивала безопасность в случае набегов и волнений. Ирбитская ярмарка была утверждена царским указом и пользовалась предоставленными льготами, что способствовало ее развитию. С этой же целью таможне, находившейся в то время в Верхотурье, было разрешено пропускать товары, не взимая пошлины. На время проведения ярмарки с 1 февраля по 1 марта из Верхотурья приезжал воевода для сбора пошлины и наблюдения за правильностью торговли.

К середине XVII века в условиях зарождения мануфактурного производства торговые связи, преодолевая границы областных рынков, приобретают всероссийский характер. Формируется единый рынок, который охватывает все слои населения. Однако заметнее всего наблюдается рост торговой активности купечества, особенно в сфере межобластных связей. Активное развитие отечественной торговли обусловило поворот российского правительства к политике меркантилизма, суть которой сводилась к следующему: «Много продавать и мало покупать».

С началом Первой мировой войны в России ярмарочная деятельность сократилась, а во время гражданской войны (1918-1920 гг.) ярмарки не проводились. В этот период в области товарно-денежных отношений были проведены следующие мероприятия:

запрещена частная торговля;
введена государственная монополия на подавляющую часть товаров промышленного производства, а также хлебная монополия;
введена карточная система снабжения населения;
введена продразверстка как продолжение хлебной монополии;
организовано общественное питание под рабочим контролем.

Послеоктябрьский период в России характеризовался волюнтаристическим навязыванием экономике антирыночных тенденций.

С переходом к нэпу к 1927 году оптовых ярмарок насчитывалось более семи тысяч. Новая экономическая политика означала свободу торговли, свободу частной предпринимательской инициативы при сохранении политического контроля со стороны государства в лице правящей партии. В этот период были разрешены частная торговля, проведение оптовых ярмарок, но они были поставлены в определенные рамки. Государство в первые годы нэпа проигрывало борьбу с частным торговым сектором на рынке, поэтому обязало частных торговцев хранить денежные средства в банке, платить по кредитам самые высокие проценты и не получать долгосрочных ссуд. На начальном этапе нэпа доминирующее положение в оптовой торговле занимали ярмарки как традиционная российская форма торговли и биржи. С декабря 1921 года в Москве начала действовать Центральная товарная биржа, а к 1923 году насчитывалось уже около 70 бирж, которые охватили 90% оптового товарооборота. Однако ведущую роль в биржевой торговле, в оптовом товарообороте играли государственные структуры, на которые приходилось 80% биржевых продаж. В конечном итоге государству удалось сохранить преобладающие позиции в оптовой торговле, вследствие чего к 1930 г. прекратили свое существование ярмарки, а затем был взят курс на ликвидацию товарных бирж [19, с. 177].

Значительные позитивные изменения в организации и управлении торговли произошли в послевоенный период, в 50-е годы. Впервые за годы советской власти встал вопрос о воздействии торговли на производство через предоставление заказов на поставку товаров поставщикам. В период с 1953 по 1958 годы проводились мероприятия по расширению МТБ отрасли, по организации изучения спроса населения, повышению культуры торгового обслуживания.

Ярмарки по оптовой продаже товаров народного потребления возродились в торговой практике СССР в конце 50-х годов, в соответствии с постановлением Совета Министров СССР «О мерах по дальнейшему улучшению торговли» (от 8 августа 1960 года). Ярмаркам предшествовали работа по предоставлению заявок на потребность в товарах, прикрепление оптовых покупателей к поставщикам, предоставление заказов на товары. Ярмарки проводились отдельно по товарам легкой промышленности (согласно Временному положению о проведении ярмарок от 31 декабря 1974 года) и по товарам культурно-бытового назначения, хозяйственным товарам, галантереи, парфюмерии и ювелирным изделиям (Положение о проведении ярмарок от 29 декабря 1978 года) [9, с. 59].

Пройдя долгий путь развития, ярмарки уже проводились не только чтобы лишь продать товар, а с перечнем целей:

закупки товаров оптовыми и розничными предприятиями государственной и кооперативной торговли у производственных организаций и предприятий;
заключения договоров на поставку товаров как распределяемых, так и не распределяемых в плановом порядке;
совершенствования прямых длительных хозяйственных связей между изготовителями и предприятиями оптовой и розничной торговли;
согласования мероприятий, направленных на изучение и формирование спроса, рекламу новых товаров.

Эти цели ознаменовывают переход ярмарок в качественно новую фазу развития, более цивилизованную и организованную. Так, ярмарки стали классифицировать, были выделены признаки классификации.

По территориальному признаку оптовые ярмарки делились на четыре вида:

межреспубликанские;
республиканские;
межобластные;
областные.

По ассортиментному признаку они подразделялись еще на два вида:

специализированные;
универсальные.

В зависимости от характера торговых операций проводились ярмарки по закупке у промышленных предприятий товаров, подлежащих плановой поставке в предстоящем году, и ярмарки по оптовой продаже излишков товаров. Положением «О поставках товаров народного потребления» 1981, 1988 годов была значительно повышена ответственность поставщиков и покупателей за соблюдение договорных обязательств.

До рыночных отношений ярмарки имели положительное значение: позволяли оперативно заключать годовые и длительные договорные отношения между поставщиками и покупателями товаров по образцам, каталогам, усиливали влияние на промышленность в части выпуска новых товаров, повышения их качества, расширения ассортимента производимых товаров, возрождали дух конкуренции между производителями одинаковых товаров. Организацией их проведения занимались Министерство торговли СССР и Центросоюз СССР. Порядок их проведения строго регламентировался, продажа товаров осуществлялась в соответствии с выделенными фондами, по твердым розничным ценам, согласно плану прикрепления покупателей к поставщикам.

Подводя итог вышесказанного, можно сделать вывод, что в стране исторически существовали предпосылки развития выставочно-ярмарочной деятельности. Причем формирование рынка торговли как генерирующего фактора развития ВД началось на столетие раньше, чем в Европе, что должно было обусловить лидерство России в ВД. Однако такого не произошло из-за периодического вмешательства государства в этот процесс, регулирование которого должно осуществляться рыночными механизмами, и это доказано практикой.

Безусловно, несмотря на все препятствия, исторически сложившиеся на пути развития ВЯД, выставочная индустрия в России заметно шагнула вперед, превратившись в одно из перспективных направлений развития экономики страны.

1.2 Основные типы выставок

Ярмарка определяется Союзом международных ярмарок как международная экономическая выставка образцов, которая в соответствии с обычаями той страны, на территории которой она проводится, представляет собой крупный рынок товаров, действует в установленные сроки в течение ограниченного периода времени в одном и том же месте и на которой экспонентам разрешается представлять образцы своей продукции для заключения торговых сделок в национальном и международном масштабах. Еще одно определение: «Торговая ярмарка (Trade Fair, Messe, Foire) — краткосрочное, периодически и, в основном, в одном и том же месте проводимое мероприятие, в рамках которого большое количество предприятий (экспоненты) с помощью образцов (экспонатов) представляют объективный масштаб товаров/ услуг одной или нескольких отраслей с тем, чтобы посетитель-коммерсант получил ясное представление об их предпринимательских возможностях, тогда как экспонент при помощи экспонируемых товаров стремится распространить информацию о своей фирме и ее продукции и заключить прямые торговые сделки».

В соответствии с классификацией ярмарок, предложенной Международным бюро ярмарок, в зависимости от их специализации выделяют 10 типов ярмарок.

Сельское и лесное хозяйство, а также оборудование, относящееся к этим областям.
Продовольственные товары, предприятия питания, гостиницы и соответствующее оборудование.
Текстиль, одежда, обувь, кожевенное производство и соответствующее оборудование.
Общественные работы (гражданское строительство, отделочные работы) и соответствующее оборудование.
Жилище, быт и соответствующее оборудование.
Здравоохранение, гигиена, техника безопасности, охрана окружающей среды и соответствующее оборудование.
Транспорт и транспортное оборудование.
Информатика, средства связи, оргтехника, книжное дело и соответствующее оборудование.
Спорт, отдых, досуг.
Торговля и бытовые услуги и соответствующее оборудование.

Классификация выставок в зависимости от специализации, организационных особенностей и уровня, на котором принимается решение об их проведении, предусматривает выделение следующих основных их типов:

Международные отраслевые выставки, тематика которых охватывает целую отрасль науки и техники («Химия», «Лесоперера-ботка», «Сельхозтехника» и т. п.).
Международные специализированные выставки (салоны), тематика которых охватывает отдельные направления, подотрасли науки и техники («Сварка», «Оборудование предприятий питания», авиасалоны в Бурже, Фарборо и т. п.).
Международные выставки, проводимые в рамках конгрессов, конференций, симпозиумов (например, при международном конгрессе геологов — «Геология»; в рамках симпозиума кардиологов — «Кардиология» и т. п.).
Национальные выставки, организуемые в соответствии с межправительственными соглашениями по научно-техническому и культурному сотрудничеству.
Дни (недели, декады) науки и техники конкретной страны.
Юбилейные выставки, приуроченные к годовщинам установления межгосударственных отношений, юбилею фирмы или ее деятельности на определенном рынке, и т. п.
Выставки-симпозиумы, в ходе которых организаторы обеспечивают чтение курса лекций, научных сообщений, сопровождающихся демонстрацией экспонатов по рассматриваемой проблеме.
Выставки каталогов отдельных фирм или группы фирм. Они требуют меньше затрат и могут быть передвижными.
Выставки, проводимые по предложению отдельных фирм с целью увеличения сбыта на конкретном рынке.

Если рассматривать совокупность выставок / ярмарок с точки зрения их специализации, то выделяются следующие типы:

- универсальные;
- многоотраслевые;
- отраслевые;
- выставки потребительских товаров.

Тип выставки во многом определяет основной контингент ее посетителей, характер аудитории. Это должно обязательно учитываться фирмой-участницей выставки с позиций целей ее коммуникационной политики и маркетинговой деятельности в целом. Для того чтобы сделать участие в выставке (ярмарке) более эффективным средством коммуникаций, необходимо изучить структуру и основные этапы организации типичной, достаточно крупной выставки.

Глава 2. Особенности выставочной деятельности, как средства продвижения товаров и услуг

2.1 Выставки в системе коммерческой деятельности

Система маркетинговых коммуникаций — сбор и обработка информации о рынках, заказчиках, конкурентах, тенденциях развития и т.д. (входная информация компании) и рекламная информация о деятельности компании, ее планах развития и достижениях, о предлагаемой продукции и услугах (выходная информация компании).

Выставка является тем местом, где периодически и в одно время собираются практически все серьезные игроки данного конкретного сегмента рынка — как уже зарекомендовавшие себя, так и те, кто только собирается о себе заявить. Это очень удобный момент, чтобы составить представление о текущей ситуации в среде, где находится сфера ваших интересов, прочувствовать конъюнктуру, начать выстраивать необходимую тактику и стратегию.

Во время проведения выставочного мероприятия могут решаться вопросы, связанные с изучением и анализом внешней среды компании (сбор информации, квалифицированное грамотное интервьюирование, опросы и т.д.) и продвижения информации о компании, ее планах, новых товарах и услугах.

То есть выставка — это очень удобное место или, образно говоря, — «плацдарм», где нужно вести активную работу и выстраивать на будущее тактику борьбы за своего «потенциального клиента». Это так называемый «активный» или, если хотите, «агрессивный» маркетинг. Он почему-то рассматривается как нечто отдельное и никак не связывается с выставочной деятельностью.

Рассмотрим выставки как инструмент маркетинговой политики и коммуникации.

Здесь мы выделяем такой важный аспект как маркетинговое сопровождение выставок, включающее в себя целый ряд разноплановых и разновременных мероприятий.

Выставку следует рассматривать как плацдарм активной работы, «борьбы» за своего «потенциального клиента». А к любой «борьбе» надо готовиться заранее (если, конечно, есть желание победить).

Начинать желательно с:

маркетингового исследования (МИ) тематических выставок данного сегмента рынка, выбора необходимых выставок, разработки плана подготовки и участия в выставках;

аналитического исследования, касающегося деятельности компании, продвигаемых продуктов и услуг.

При проведении исследования возможно возникновение необходимости в серьезной корректировке предварительного плана участия компании в выставках.

Может быть принято решение о выводе нового продукта или отказе от размещения на стенде некоторых направлений или товаров и т.д.

По результатам поведенного исследования может быть подготовлен раздаточный материал, содержащий статьи по проблемным вопросам и результаты исследований для привлечения внимания заказчиков.

В сферу изучения такого исследования входят:

общий план проведения выставок (в России и за рубежом) по интересующей компанию тематике;

анализ конкурентной среды и поведения конкурентов;

оценка этапа внутреннего развития компании (появление нового товара или услуги, выход на новые рынки и т.д.), что определит цель участия в выставке, форму участия (Например, в результате проведения МИ может быть принято решение участвовать в работе выставочной конференции и отказаться от работы на стенде).

Выбор и включение той или иной выставки в план участия компании в выставках необходимо осуществлять, в первую очередь, исходя из оценки:

направленности самой выставки;
различных показателей каждой конкретной выставки;
а также каждого этапа ее развития

(часто даже знаменитые выставки со временем превращаются в дорогие и красивые шоу с большим участием зрителей, но с практически полным отсутствием специалистов. Такие мероприятия после проведения почти не оставляют информационного следа кроме красочных фоторепортажей и отзывов в СМИ).

Сбор и обработка информации об участниках конкретного рынка и, особенно о компаниях-участниках выставки с аналогичным видом товара или услуг — очень важный этап как в подготовке к выставке, так и в разработке маркетинговой политики компании в целом.

Итогом этого раздела работы становится разработка плана участия компании в выставках. И, наконец, разработка общего подробного плана проведения конкретной выставки, которая, как правило, осуществляется за 2–6 месяцев до проведения мероприятия.

Получение максимальной отдачи от выставочной деятельности возможно только при правильной разработке общего перспективного плана участия компании в тематических выставках, конференциях и других мероприятиях и плана каждого конкретного мероприятия в отдельности.

План должен обязательно включать в себя перечень задач, которые должны быть решены в результате участия в выставке, основные цели участия в тех или иных мероприятиях, перечень мероприятий, предполагаемых к выполнению в процессе подготовки выставки, во время ее проведения и по ее завершении, перечень целевой аудитории, с которой предполагается проводить работу (приглашенные на выставку, конкуренты, потенциальные клиенты, партнеры и т.д.) и формы работы с ними, методы сбора и оценки необходимой информации (выбираются или разрабатываются в процессе подготовки к мероприятию). План, по которому происходит участие компании в выставочном процессе, создается на основе информации, полученной в результате проведения маркетингового исследования (МИ).

Одними из важнейших пунктов реализации плана подготовки и проведения выставки являются:

перед выставкой — приглашение гостей, рассылка информационных материалов (по почте, на электронную почту и т.д.), подготовка и размещение анонса выставки и др. информации;

Здесь необходимо учесть ряд стандартных ошибок: приглашать посетителей на стенд надо заранее, с помощью рассылок, на семинарах и корпоративных мероприятиях компании и т.д. При этом важно правильно определить целевую аудиторию.

Стараться избегать «одновременного» приглашения (т.е. на одно и то же время) на посещение стенда и на посещение тематической конференции, проходящей в составе выставки или во время проведения выставки в другом месте.

Сбор и обработка информации во время работы на выставке (конкуренты, заказчики, потенциальные клиенты и т.д.), интервьюирование выбранной аудитории;

Успех мероприятия во многом зависит от того, насколько грамотно и адекватно проведена разработка различных форм сбора информации, систематизации и ее анализа.

В настоящее время бурного развития информационных технологий обмен и получение информации происходит постоянно. И в результате увеличения объемов входящих данных на первое место выходит разработка критериев обработки информационных потоков.

Вот, для примера, некоторые из показателей, которые целесообразно подвергнуть анализу:

Количество посетителей стенда, их качественный состав (должность, способность и полномочия принимать решения, региональный состав, наличие среди посетителей специалистов по предлагаемой тематике и т.д.).

Желательно провести анкетирование. Однако следует иметь в виду, что посетители обычно плохо реагируют на подобные мероприятия. Поэтому можно ориентироваться на полученные визитные карточки. А лучше все-таки провести анкетирование на этапе получения посетителем пригласительного билета на посещение тематической конференции или при получении рекламных материалов (например, рекламно-информационного диска компании). Или постараться придумать другой оригинальный ненавязчивый способ сбора необходимой информации:

- количество проведенных переговоров.
- заполнение специального листа переговоров обязательно для облегчения сбора и анализа информации о потенциальных заказчиках, их потребностях и координатах, здесь же фиксируется информация о качественной составляющей переговоров (готовность к покупке, сбор технической информации и т.д.).

При работе с заказчиками после окончания выставки необходимо особо отмечать переговоры, финалом которых являются сделка, заключение договора.

Сбор информации о конкурентах (планы развития, новые товары и услуги, стратегические изменения в политике компании и т.д.).

Эту работу (от разработки до реализации) целесообразно поручить компании-профессионалу в организации сбора и обработки информации, так как при современной «тесноте» рынка трудно получить достоверную информацию о деятельности конкурентов во время обычного общения и получения простого интервью.

работа в павильоне в качестве стендовиков;

Выбор и подготовка сотрудников, которые будут работать на выставке, и решать поставленный комплекс задач — вопрос очень важный, достаточно трудный и тонкий.

Заметим, что большинство этот вопрос решает очень просто или попросту никак — делегирует на выставку кого-либо из сотрудников компании (чаще всего менеджеров отдела продаж). Работа на выставке имеет свои особенности, поэтому даже опытный сотрудник отдела продаж может оказаться малоэффективным во время проведения выставки. Таким образом, следует уделять больше внимания уровню подготовки работающих на стенде специалистов.

Есть разные пути:

отбор, инструктирование собственных сотрудников;
приглашение готовых профессионалов из специализированных компаний;

Работа сотрудников на стенде сопровождается целым рядом «традиционных ошибок» и упущенных возможностей, поскольку не готовится заранее. Вопросы маркетинговой коммуникации чаще всего вообще выпадают из поля зрения.

Вот наиболее частые из них:

Не оптимально расположены образцы продукции, рекламные материалы.
Не продуман заранее план общения с гостями и сбор информации.
Не продуман подвоз рекламных материалов.
Не учитывается общий план работы выставки (например, назначаются встречи, пересекающиеся по времени с тематическими выступлениями на выставочной конференции).

При работе на стенде компании менеджеров разных направлений презентации посетителям носят однонаправленный характер — менеджеры чаще всего, и не всегда осознанно, пытаются получить заказчика по собственному направлению продаж (для увеличения собственных экономических показателей). Это в конечном итоге приводит к снижению общих показателей отдачи от выставки.

В этом случае, если нет возможности решить проблему с помощью корпоративной этики, целесообразно прибегнуть к помощи «наемных стендовиков» (специалистов для общения с гостями и сбора маркетинговой информации в интересах всех направлений компании). На специальные технические вопросы отвечают технические специалисты самой компании. Зачастую привлечение собственных сотрудников для работы на выставке (например менеджеров отдела продаж) приводит к ухудшению обслуживания клиентов в офисе компании и не достаточно качественной работе на выставочном стенде (сказывается отсутствие опыта работы на выставке сотрудников).

целевое распространение рекламных материалов о товарах и услугах;

На современном этапе грамотно разместить информацию на стенде и разложить рекламную продукцию и образцы не достаточно. Необходимо заранее продумать целевое распространение рекламных материалов среди гостей и участников выставки и правильно его организовать.

подготовка аналитических справок, отчетов, репортажей с фотоматериалами по итогам выставки;

После завершения мероприятия необходимо оценить эффективность проведения выставки и полученную информацию.

Ошибочным является подход к оценке эффективности проведения выставки, конференции или презентации только при помощи экономических показателей (повышение прибыли от продаж; суммы, на которые были заключены контракты во время прохождения выставки). Конечно, все в конечном итоге делается для получения и увеличения прибыли, но необходимо сравнивать мероприятия по промежуточным оценочным параметрам. Например, одним из показателей является количество гостей и проведенных переговоров. Это необходимо для сравнения эффективности участия компании в разных выставках. При росте относительных показателей эффективности участия в выставках в конечном итоге будет и рост экономических показателей деятельности компании.

Анализ всей полученной на выставке и в ходе ее подготовки информации, который ляжет в основу итогового отчета, станет основой маркетинговой политики компании на ближайшее после выставки время.

Размещение итоговой информации об участии в выставке на сайте компании и др. интернет-площадках.

Эта форма рекламного позиционирования часто недооценивается. А между тем, совершенно напрасно, так как заказчики часто пользуются информацией из репортажей об участии компании в выставках для принятия бизнес-решений.

Организация проблемных конференций, семинаров, как в составе выставок, так и на других площадках, приглашение заинтересованной аудитории.

Большой помощью в рекламном продвижении продукции компании и привлечении потенциальных заказчиков является грамотное участие в проблемных конференциях, проходящих во время проведения тематических выставок, а также организация и проведение подобных мероприятий вне рамок выставки с привлечением широкой аудитории специалистов и всех заинтересованных лиц.

На сегодняшнем перенасыщенном рынке эксперты, объединяющие вокруг себя или вокруг какой-то проблемы специалистов и единомышленников, пользуются гораздо большим авторитетом и доверием.

2.2 Процесс организации выставки

Процесс организации выставки представляет собой сложный комплекс организационных, договорных, в некоторых случаях дипломатических мероприятий. Иногда организация крупной международной выставки занимает более одного года. Характерной особенностью современного этапа развития отечественного выставочного дела является резко выраженная тенденция коммерциализации выставок. В подавляющем большинстве случаев их организаторы ставят своей основной целью получение дохода от проведения выставочных мероприятий. Резко возросло количество выставок. Сложился достаточно насыщенный национальный рынок выставочных услуг. Возросшее количество фирм, специализирующихся на услугах данного рода, и обострившаяся конкуренция между ними способствуют росту уровня профессионализма. Однако, к сожалению, еще нередки случаи откровенных ошибок, просчетов и недоработок в процессе организации и проведения выставочных мероприятий.

Ниже мы рассмотрим схему организации крупной международной выставки. Ее подготовка и проведение включают следующие основные этапы.

Принятие решения о проведении выставки. В зависимости от характера выставки, ставящихся перед нею задач и особенностей экспонентов, решение о ее проведении может приниматься на правительственном уровне, органом местного самоуправления или высшим управленческим органом крупной фирмы.

При организации коммерческой выставки важным фактором принятия решения о проведении является маркетинговая проработка спроса на выставочные услуги со стороны потенциальных экспонентов и конъюнктуры рынка выставочных услуг в целом.

Официальное объявление о проведении выставки с указанием целей, основной тематики, сроков представления заявок и работы выставки и т. д.
Формирование структуры управления подготовкой и проведением выставки.
Прием заявок на участие в выставке.
Комплекс подготовительных организационно-технических мероприятий. Основными из них являются следующие шаги.
Распределение выставочных площадей между участниками.
Фирмам-участницам направляются выкопировки из планов выставочных помещений с четким нанесением плана стенда экспонента.
Производятся расчеты за выделяемые площади и материальные ресурсы, оговариваются размеры авансовых платежей.
Разрабатываются транспортные инструкции (определяются станции назначения с указанием их кодов для различных типов грузов и т. п.).
Монтаж экспозиции.
Торжественное открытие выставки и официальный осмотр. На открытии международных отраслевых выставок присутствует заместитель главы правительства или министр соответствующей отрасли, приглашаются послы стран-участниц выставки.
Открытие выставки для посетителей. Обычно это следующий день после официального открытия. Многие выставки первую половину дня открыты для специалистов и представителей деловых кругов, а вторую — для широкой публики.
Обеспечение рабочей программы выставки.
Официальное закрытие выставки.
Демонтаж выставочной экспозиции. Распределение или продажа, безвозмездная передача экспонатов и оборудования, или их обратная транспортировка.
Подведение оргкомитетом итогов выставки с точки зрения достижения, поставленных целей (количества посетителей, объема заключенных контрактов и т. п.).

В процессе участия фирмы в выставке она взаимодействует с различными руководящими и рабочими выставочными структурами. Умелая организация этого взаимодействия во многом определяет успех участия фирмы в выставке.

Основные руководящие органы выставки (организационный комитет и научно-технический центр) формируются, как правило, одновременно с решением о проведении выставки.

Главными задачами оргкомитета являются:

утверждение тематического содержания выставки;
утверждение списка организаций и фирм, участвующих в выставке;
рассмотрение и утверждение тематического и тематико-экспозиционного плана выставки;
разработка, утверждение и контроль за исполнением плана подготовки и проведения выставки;
утверждение регламента работы выставки, процедуры официальных открытия и закрытия, организации просмотра, проведения на выставке дней фирм/стран-участниц и т. п.;
подведение итогов выставки.

Основные функции научно-технического центра (НТЦ) выставки включают в себя:

участие в разработке тематического плана выставки и отборе ее участников;
сбор и изучение информации об участниках выставки;
анализ последних достижений науки и техники по тематике выставки, обеспечение ее высокого научно-технического уровня;
консультирование фирм-участниц по отбору экспонатов для демонстрации на выставке;
проведение научных мероприятий (конференций, семинаров, «круглых столов»), организуемых в рамках выставки.

Коммерческий центр выставки призван координировать предпринимательскую деятельность на выставке фирм-участниц. Для этого он выполняет следующие функции:

обеспечение условий для проведения коммерческих переговоров;
сбор информации о заключенных сделках;
проведение работы по привлечению местных деловых кругов к посещению и участию в работе выставки;
руководство рекламным отделом.

Рекламный отдел обеспечивает весь комплекс коммуникаций выставки. Для этого отдел:

после принятия решения о проведении выставки совместно с оргкомитетом и НТЦ организует серию публикаций о выставке в средствах массовой информации;
разрабатывает и издает рекламные выставочные буклеты, листовки и плакаты, организует их рассылку и расклейку;
разрабатывает и руководит изготовлением средств наружной рекламы выставки;
в период проведения выставки организует передачи по внутри выставочной радиосети, обеспечивает освещение хода выставки в средствах массовой информации;
по отдельным заявкам фирм-экспонентов проводит на выставке
рекламные мероприятия, рассылает рекламные материалы фирм потенциальным заказчикам и посредникам.

Значительный интерес, с точки зрения решения коммуникационных задач, для фирмы-участницы выставки представляет деятельность пресс-центра выставки. В его основные функции входит:

подготовка и проведение пресс-конференции по случаю открытия выставки;
проведение аккредитации корреспондентов и приглашение их на пресс-конференции;
подготовка пресс-релизов и других информационных материалов для журналистов;
оказание помощи аккредитованным на выставке журналистам в сборе материалов, организации проведения репортажей и интервью с участниками выставки;
оказание помощи иностранным участникам выставки в проведении пресс-конференций по случаю дней страны на выставке и др.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

С каждым годом в нашей стране увеличивается кол-во выставок а следовательно и начинает улучшаться их качество. На каждой выставке организаторы пытаются, как то по своему завлечь посетителей, что приводит к созданию здоровой конкурентной атмосферы. В результате повышается общий уровень организации и проведения такого рода мероприятий. В заключении хотелось бы добавить:

Анализируя отрасль выставочно — ярморочной деятельности я пришла к выводу, что пока еще у нас в стране организация и проведение выставок стоит не на самом высоком уровне, но развивается громадными темпами. По моим наблюдения выставочная деятельность хорошо развивается в тех отраслях, которые занимают ведущую роль на рынках страны и зарубежья, таких как компьютерные технологии, автомобилестроение и т.д. Я считаю, что это неправильно. Помимо производственных отраслей необходимо развивать и таки области как искусство, т.е. то искусство, которое не доступно всеобщим взглядам и которое нужно развивать.

Выставки помогают иначе взглянуть на тот или иной вид искусства, услышать другое мнение относительно выставляемых экспонатов, увидеть других исполнителей данного жанра и т.д. Т.е. расширить свои кругозоры.

В итоге можно провести черту сказав, что выставки это будущее экономики страны и ее искусства.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Гольман И.А. Рекламное планирование. Рекламные технологии. Организация рекламной деятельности — Москва. Издательство «Гелла-принт». 1996.

2. Картер Г. Эффективная реклама — Москва. «Прогресс». 1991.

3. Критсотакис Я.Г. Торговые ярмарки и выставки. Техника участия и коммуникации. — М., 2004.

4. Назаренко Л.Ф. Выставка как инструмент маркетинга. — М., 1997

5. Роль выставок и ярмарок в продвижении товара // Практический маркетинг. – М., 2001

6. Стровский Л.Е. Основы выставочно-ярмарочной деятельности. — Москва. 2005.

8. Гусев Э.Б., Прокудин В.А., Салащенко А.Г. Выставочная деятельность в России и за рубежом: Учебно-методическое пособие. - М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К°», 2004. - 514 с.

9. Джей Э. Эффективная презентация / Пер. с англ. Т.А. Сиваковой. - Мн.: Амалфея, 1996. - 208 с.

10. Джулер А. Джером, Дрюниани Бонни Л. Креативные стратегии в рекламе. - СПб: Питер, 2011. - 384 с.

11. Катернюк А.В. Современные рекламные технологии: коммерческая реклама. - Ростов н/Д.: Феникс, 2011. - 320 с.

12. Коддлер И. Успешная презентация. - М.: ОЛМА-ПРЕСС Инвест, 2003. - 64 с.

13. Критсотакис Я.Г. Торговые выставки и ярмарки. Техника участия и коммуникации. - М.: Ось-89, 1997. - 224 с.

14. Медведева Е.В. Рекламная коммуникация. - М.: Едиториал УРСС, 2011. - 280 с.

15. Музыкант В.Л. Маркетинговые основы управления коммуникациями. - М.: Эксмо, 2008. - 832 с.

16. Мухин Ю.Ю., Прокудин В.А., Салащенко А.Г. Примерный расчет размера стенД3 // Экспомир. - 2002. - №1. - с. 12.

17. Назаренко Л.Ф. Выставка как инструмент маркетинга - М.: Информационно-издательский дом «Филинъ», 1997. - 120 с.

18. Назимко А.Е. Событийный маркетинг: руководство для заказчиков и исполнителей. - М.: Вершина, 2007. - 224 с.

19. Основы выставочно - ярморочной деятельности: уч. пособие. / Под ред. Л.Е. Стровского. - М.: ЮНИТИ - ДАНА, 2005. - 288 с.

20. Петелин В.Г. Менеджер предприятия по рекламе и выставкам: Учеб. Пособие. - М.: Ось-89, 2001. - 208 с.

21. Пономарева А.М. Рекламная деятельность: организация, планирование, оценка эффективности. - М.: ИКЦ «МарТ»; Ростов н/Д: Изд. центр «МарТ», - 2010. - 240 с.

22. Росситер Дж.Р., Перси Л. Реклама и продвижение товаров. - СПб.:ПИТЕР, 2010. - 656 с.

23. Рябых Д. Событийный маркетинг // Продвижение продовольствия. - 2011. - №9.

24. Софронов В. Первые всемирные промышленные выставки конца XIX - начала XX вв. // Наука и жизнь. - 1998. - №3.

25. Шматов М.Е. Роль маркетинга и рекламы в развитии выставочного бизнеса в России // Экспомир. - 2001. - №3.