Распределение рабочей нагрузки. Правила организации эффективного отдыха (Распределение рабочей нагрузки. Правила организации эффективного отдыха.)

Содержание:

Введение

Современная жизнь ставит негласное правило ускоряющегося темпа, и ставит человека в условия, когда рабочие нагрузки лишь повышаются, количество задач растёт ежедневно, постоянные переработки и ненормированный рабочий график становятся обыденностью. Это всеобщая проблема, от которой в первую очередь страдают самые передовые, технологически развитые страны. Например, в японском языке имеется довольно известный термин «кароши» - смерть от переутомления на рабочем месте.

Именно поэтому одной из важных задач тайм-менеджмента является выработка умения правильно распределять свою рабочую нагрузку: в нашей жизни должно быть место и для работы, и для отдыха. В грамотно выстроенной системе личного тайм-менеджмента важную роль играет не только количество времени, но и его качество. Для того чтобы отдых стал по настоящему эффективным, приносящим пользу и уберегающим нас от чрезмерных перегрузок, он должен быть правильно организован.

Человек – сложная биологическая система, на которую влияет большое количество различных ритмов, как естественных, так и искусственно созданных самим человеком. Наиболее важные для человека естественные биологические ритмы:

1. Дневной,
2. Недельный,
3. Годовой.

Внутри этих основных биологических ритмов работоспособность человека изменяется и изменяется тоже ритмично: есть свои периоды спада и подъема активности. Это важно учитывать при организации своей деятельности.

У людей, привыкших рано вставать и рано ложиться спать – «жаворонков» - первый подъем будет выше, они более продуктивно работают в первой половине дня.

У «сов» - тех людей, кто привык поздно вставать и поздно ложиться спать, второй, вечерний, подъем активности будет выше. Эти особенности важно учитывать при планировании своей деятельности в течение дня: наиболее важные, приоритетные дела лучше запланировать на время подъема активности, а мелкие, рутинные дела и вопросы оставить на период спада, когда работа творческая, требующая большого напряжения сил, будет неэффективна. Это самый удобный момент разобраться на рабочем столе, убраться в комнате.

Отдых – это состояние покоя или такого рода деятельность, которая снимает утомление и способствует восстановлению работоспособности. Труд и отдых неразрывно связаны между собой. Недостаточный отдых ведет к развитию утомления, а длительное отсутствие полноценного отдыха к переутомлению, что снижает защитные силы организма и может способствовать возникновению различных заболеваний, снижению или потере трудоспособности. Рациональный режим труда и отдыха позволяет сохранить здоровье и высокую трудоспособность в течение длительного времени.

Важное условие эффективного отдыха – регулярное чередование периодов работы и отдыха. Исследованиями физиологов и гигиенистов установлено особое значение так называемого активного отдыха. Русский физиолог И.М.Сеченов доказал, что наиболее быстрое восстановление работоспособности после утомительной работы одной рукой наступает не при полном покое обеих рук, а при работе другой, не работавшей ранее рукой. Переключение деятельности в процессе работы с одних мышечных групп и нервных центров на другие ускоряет восстановление утомленной группы мышц. Переключение с одного вида работы на другую, чередование умственной деятельности с легким физическим трудом устраняет чувство усталости и является своеобразной формой отдыха.

Распределение рабочей нагрузки. Правила организации эффективного отдыха

1. Ритмичность.

Первое условие эффективного отдыха. Планировать небольшие перерывы через определенные промежутки времени. Самый оптимальный режим – пять минут отдыха через каждый час. Можно устраивать себе перерывы длительностью 10–15 минут через каждые полтора часа. Именно этот принцип используется при организации учебного процесса: неслучайно одна пара институтских занятий длится 1,5 часа, а перерыв – 10 минут. Вспомните и школу: урок – 45 минут, перемена – пять минут. Это обусловлено тем, что непрерывная работа в интервале длительностью 1,5 часа наиболее комфортна для человека. А дальше наступает перегрузка, мы начинаем уставать, становится сложнее запоминать даже небольшой объем информации, и она хуже воспринимается. Поэтому, как бы вы ни были загружены или увлечены работой, найдите пять минут на передышку.

Важно не только соблюдать принцип ритмичности, но и сделать отдых качественным. Эффективность наших перерывов во многом будет зависеть от того, чем будут заполнены эти пять минут. Поэтому важно соблюдать второе правило.

1. Максимальное переключение.

Постарайтесь на пять минут свободного времени переключить свое внимание с того дела, которым вы занимаетесь, или задачи, которую решаете, на что-то другое. Обязательно выберите для себя наиболее подходящие для вас сценарии короткого пяти– или десятиминутного отдыха. Как правило, такие типовые сценарии у нас есть, но пользуемся мы ими неосознанно, не всегда соблюдая принцип максимального переключения, что снижает эффективность нашего отдыха. Чем сильнее будет переключение во время пятиминутного перерыва, тем лучше вы отдохнете и восстановите свои силы.

Например, если вам пришлось целый день анализировать цифры и делать математические расчеты, позвоните хорошему другу и обсудите что-нибудь эмоционально приятное.

Если вы работали с людьми – побудьте в одиночестве. Если писали реферат – послушайте музыку, дайте отдохнуть глазам.

Как говорили древние мудрецы, движение – это жизнь. Человеку свойственно двигаться. В течение рабочего дня или в процессе учебных занятий мы не всегда имеем такую возможность. Вспомните, когда все занятия проходят в одной и той же аудитории и вы долго остаетесь на одном и том же месте, возникает ли у вас желание на переменах сходить в буфет или дойти до кофейного аппарата, подняться на этаж выше и поболтать с приятелями из параллельного потока? Если вы работаете в офисе, хочется ли вам выйти из кабинета, пройтись по коридору, сходить куда-то перекусить или выпить чашку кофе в соседнем кафе? Все это имеет отношение к третьему правилу эффективного отдыха.

Известный поэт Владимир Маяковский выразил суть этого принципа в следующем простом лозунге: «Товарищ, запомни правило простое: Работаешь сидя – Отдыхай стоя!»

1. Смена контекста.

Во время короткого пятиминутного отдыха стоит изменить условия (контекст), в которых вы находитесь. Так, если вы целый день сидите перед монитором компьютера или за рабочим столом – встаньте, походите, сделайте несколько физических упражнений.

Если вы весь день проводите на ногах или в разъездах, отдыхать лучше сидя. Сменить контекст можно, сменив привычные условия офисного пространства. Чем резче будет эта смена, тем сильнее положительный эффект.

Для повышения отдачи от использования правил организации эффективного отдыха рекомендуется иметь в запасе несколько наиболее приемлемых для вас сценариев свободных пятиминуток, которые помогут сделать небольшие перерывы не только максимально приятными, но и полезными.

Все сценарии по степени переключения и смене контекста можно оценить по пятибалльной шкале, например:

1 балл: смены контекста не происходит. Оставаясь на том же рабочем месте, в той же позе, глядя на тот же монитор компьютера, так же напрягая зрение и интеллект, переключиться с рабочего файла на просмотр интернет-ресурсов, не связанных с работой, зайти в чат, воспользоваться ICQ.

2 балла: смены контекста не происходит. Оставаясь на том же рабочем месте, но отвернувшись от монитора компьютера, поболтать с коллегами на нерабочие темы, позвонить другу, почитать книжку или журнал, не связанные с работой.

3 балла: частичная смена контекста, возможное переключение с рабочих тем. Дойти до комнаты отдыха, выйти в коридор, зайти в соседний отдел. Поговорить с коллегами, позвонить по телефону, выпить чашку чая и т. д. Мы находимся в той же офисной среде и часто продолжаем обсуждать рабочие вопросы.

4 балла: полная смена контекста, переключение с рабочих задач. Выйти из офиса на улицу, полностью отключиться от рабочих тем и проблем, просто полюбоваться на окружающий пейзаж и полностью освободиться от влияния офисной среды.

5 баллов: полная смена контекста, абсолютное переключение с рабочих тем плюс легкая физическая нагрузка. Способ, достойный самой высокой оценки. Нужно выйти на улицу, сделать несколько простых физических упражнений или просто пройтись быстрым шагом, полностью забыв на эти пять-десять минут о рабочих ситуациях и проблемах, освободив от них свое сознание. Очень полезно иметь в своем арсенале несколько простых упражнений для снятия стресса и усталости глаз, особенно если приходится много работать на компьютере.

Чем сильнее степень переключения и смены контекста, тем быстрее и лучше вы отдохнете за сравнительно короткий промежуток времени, тем легче вам будет выполнять свои функциональные обязанности, рабочий день не будет тянуться бесконечно, и к его окончанию вы будете чувствовать себя полным сил и энергии.

Обсуждая вопрос о переключении как одном из важных правил эффективного и полноценного отдыха, мы затронули один из существеннейших аспектов взаимоотношений человека и времени, отражающий его «качество», «наполненность» и «насыщенность». Другими словами, «переживание момента».

Способность к этому позволяет избежать ненужных стрессов, дает возможность замедлить бешеный темп гонки и насладиться коротким мигом счастья, который дает нам сама жизнь.

Пример Дзенской притчи:

Ученик, придя к учителю, оставил у входа зонтик и башмаки. Учитель спросил его, справа или слева от башмаков тот поставил зонтик. Ученик не смог вспомнить и устыдился: утратив бдительность, он упустил мгновение.

Издревле двумя основополагающими принципами очищения души и достижения духовных высот были «память смертная» и «внимание к себе».

В тайм-менеджменте мы можем найти аналогию этим двум принципам.

«Память смертная» – осознание ограниченности времени, человеческой жизни, невосполнимости и невозвратности каждой минуты, требующее не растрачивать себя по мелочам.

«Внимание к себе» – осознанность, осмысленность жизни, своих целей, желаний и поступков. Сочетание этих двух принципов позволяет выработать обостренное чувство наполненности момента, умение находить необычное и яркое в каждом миге жизни, помогает увидеть, насколько она прекрасна и удивительна, а не просто представляет собой череду однообразных серых рутинных будней. В погоне за успехом мы часто словно пробегаем мимо жизни, даже не замечая её.

Умение управлять временем и грамотно им распоряжаться дает важное преимущество – становится легче найти возможность для спонтанного, ресурсного занятия, для творчества, которое дает пищу нашей душе, но не выражается в материальном результате. Планы и переживание момента должны не противоречить друг другу в нашей системе организации времени, а взаимодополнять друг друга.

Эффективный сон

Одним из важнейших способов восстановления сил и отдыха является сон. Эффективность сна можно повысить с помощью простых правил:

1. Ложиться спать и просыпаться в определенные для этого часы. Организм привыкает к такому ритму, заснуть и проснуться становится легче.
2. Определите оптимальную для себя продолжительность сна.
3. Найдите и применяйте свой индивидуальный способ переключения в режим сна (спокойное чтение на ночь, прогулка и т.д.).
4. Организуйте процесс пробуждения: установите в будильнике или мобильном телефоне несколько различных мелодий и с их помощью сделайте процесс пробуждения постепенным.
5. Используйте короткий сон в течение рабочего дня. Во время спадов активности позвольте себе 10 – 15 минут подремать. Поверхностный «микросон» не дает заснуть слишком сильно и при этом хорошо освежает мозг.
6. Следуя правилам эффективного отдыха, вы всегда сможете правильно распределить свою рабочую нагрузку так чтобы, не нанося ущерба собственному здоровью, всегда укладываться в сроки и действовать максимально продуктивно.

Заключение

Движение обеспечивает рост и развитие тканей и органов, стимулирует деятельность мозга, положительно влияет на деятельность всех органов и систем организма. Двигательная активность – важный фактор здоровья. Но в последние десятилетия мы все чаще и чаще говорим о гипокинезии – отсутствии или недостатке физической активности.

Человек, ведущий подвижный образ жизни, систематически занимающийся физическими упражнениями, может выполнить значительно большую работу, чем человек, ведущий малоподвижный образ жизни.

Для того, чтобы увеличить свою продуктивность, достаточно правильно организовать свой отдых и свой рабочий день. От правильного отдыха зависит наша жизнь. Накопившаяся усталость, стресс в путешествии негативно отразятся на здоровье, трудоспособности и карьере.

Залог эффективного отдыха – кардинальная смена деятельности. Во время работы, особенно интеллектуальной, мозг устает намного быстрее всего остального тела. Мы не способны часами концентрироваться на одной проблеме – нам необходимы короткие, но регулярные перерывы. Но не рассчитывайте, что вам удастся отдохнуть, если, например, после долгого написания текста вы решили отвлечься на новости. Для мозга это будут похожие задачи. Пять минут общения с коллегами будут куда эффективней.

Телефон и рабочая почта – главные враги полноценного отдыха. Где бы вы не находились – на пляже или на даче, решая рабочие проблемы, вы по-прежнему на работе. А значит, ваш мозг находится в состоянии постоянного стресса. Такой отпуск приводит к проблемам со сном, плохой концентрации и потере мотивации.

Стремительный темп жизни и ограниченные временные рамки часто мешают достигать поставленных целей. Чтобы не путаться в бесконечных потоках информации, нужно научиться планировать рабочий день, правильно расставлять приоритеты. Именно это умение отличает успешных бизнесменов от остальных и является одним из главных требований престижных работодателей.

Список использованной литературы

1. Морозов А. В. Управленческая психология: Учебное пособие для студентов. – 2-е издание. – М.: Академический Проект; Трикста, 2005.
2. Вишневская Н. Динамика рабочего времени: сравнительный анализ / Н.Вишневская, В.Гимпельсон, Г.Мосунова // - М., 2001. - N 2. - С. 61-72
3. Архангельский, Г. А. Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы / Г.А. Архангельский. - М.: Книга по Требованию, 2013. - 432 c.
4. Архангельский, Глеб Время на отдых. Для тех, кто много работает / Глеб Архангельский. - М.: Альпина Паблишер, 2013. - 192 c.
5. Шварц, Тони. То, как мы работаем, — не работает. Проверенные способы управления жизненной энергией / Тони Шварц, Жан Гомес, Кэтрин Маккарти. - М.: Альпина Паблишер, 2014. - 320 c.