Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Складской учет»

Содержание:

Введение

В наше время организации конкурируют между собой в жёстких условиях. Им приходится совершенствовать каждую свою составляющую, дабы соответствовать условиям рынка.

Информационные системы призваны решить проблемы по организации подобных процессов.

Информационной системой называют набор из всех технических и программных средств предприятия, а также персонала предприятия их обслуживающего.

В этой курсовой работе выберем оптово-розничный склад в качестве рассматриваемого предприятия.

Цель курсовой работы - спроектировать информационную систему, реализующую операции бизнес-процесса «Складской учет» для выбранного предприятия и продемонстрировать с её помощью автоматизацию процессов.

Задача курсовой работы - сделать описание и графическое представление всех процессов внутри предприятия.

Для достижения оптимальных результатов оптово-розничному предприятию потребуется использовать автоматизированные информационные системы и CASE-средства автоматизации проектирования.

Автоматизированная информационная система - это совокупность вычислительного и коммуникационного оборудования, информационных ресурсов, программное обеспечение и персонал, способный оказывать поддержку информационной системы.

CASE-средствами называются программы для создания и поддержки информационных систем, а также выполняющие функции анализа и формулирования требований, проектирования баз данных, генерацию программного кода, тестирования, документирования и управления проектом.

Глава 1. Структура предприятия

§1.1 Характеристика предприятия и его деятельности

В зависимости от размеров компании проектирование информационной системы может отличаться, поэтому отнесем рассматриваемое предприятие к компаниям средней величины, ориентирующимся на внутренний рынок.

Склад не ведет коммерческой деятельности, его задача хранить продукцию для заинтересованных в этом лиц.

К функциям склада можно отнести:

• Хранение товара;
• Учёт товара;
• Приемка товара;
• Отправка готовой продукции;
• Комплектация;
• Составление планов поставок товара;
• Ведение отчётности;
• Управление полезной площадью склада;
• Предоставление условий хранения продукции;
• Организацию охраны территории;
• Обеспечение соответствующих условий труда на территории склада;

Склад обязуется вести учет находящейся на его территории продукции, составлять сопутствующую всем процессам работы склада документацию и вести отчётность по состоянию складских площадей.

Главной задачей такого склада будет качественно и своевременно обеспечивать потребности местных оптово-розничных компаний. Для этого требуется поддерживать достаточный уровень товарных запасов и быть готовым поставлять его партнёрами, но при этом необходимо эффективно использовать полезную площадь склада.

§1.2 Организационная структура управления предприятием

Осуществляет управление над предприятием администрация склада.

Бухгалтерский отдел ведет финансовый учет, начисляет работникам склада заработную плату, проводит финансовые операции, принимает оплату и оплачивает привоз товара.

Задачами формирования ассортимента товара, определением спроса на товар, поиском поставщиков товара, организацией закупок занимается отдел закупок.

Отдел кадров решает все вопросы, связанные с сотрудниками склада.

Покупателями и их сопровождением занимается отдел продаж.

Проектирование информационной системы разобьем на проектирование

отдельных процессов:

• Закупка товара;
• Хранение товара;
• Учёт товара;
• Продажа товара;

Закупка товара - после анализа потребности в товаре происходит анализ спроса за конкретный период времени на этом складе, чтобы определить сколько и какого товара нужно закупить. Перед закупкой изучается рынок и выбирается наиболее подходящий поставщик. После выбора поставщика для него оформляется заявка на привоз товара. Затем происходит приём и проверка товара. В случае отсутствия нарушения товар размещается на складе, в ином случае товар может быть возвращен или до поставлен. Все данные о товаре документируются в базе данных.

Хранение продукции - в этот процесс входит: сортировка товара, комплектация товара, разделение или объединение в партии товара, стандартизация товара.

Учет товара - контроль над сроками годности товара, контроль над запасами товара, инвентаризация и фиксация информации в базе данных

Продажа товара - к этому процессу относятся: проверка наличия товара на складе, обработка заявок на покупку, доставка и выдача товара.

Глава 2. Построение информационной системы

§2.1 Технологическая сеть проектирования информационной системы

Чтобы наглядно показать всю последовательность технологических операций необходимо построить технологическую сеть проектирования.

Технологическая сеть проектирования - последовательность взаимосвязанных друг с другом технологических операций образующих последовательность действий, работа по которой позволит создать проект всей информационной системы.

Технологическую сеть изобразим в виде схемы. Технологические операции изображаются в виде прямоугольных блоков. Кружками обозначены входные и выходные объекты технологических операций. В качестве параметров для входа и выхода могут быть документы (D), параметры (P), программы (G), универсумы (U).

Документ (D). Им описываются начальные данные, полученные в процессе или конце работы результаты необходимые для построения информационной системы.

Универсум (U). Является перечнем возможных значений какого-либо компонента технологической операции.

Параметр (Р). Характеристика, условия или ограничения на систему.

Программа (G). Представляет собой описание алгоритма решения задачи.

Преобразователь (П). Последовательность действий для реализации проектных работ конкретной технологической операции.

Ресурсы (R). Средства, требуемые для успешного завершения работы технологической операции.

Средства проектирования (S). Подвид ресурса, который включает в себя формы проектной документации и программные средства.

Для нашего рассматриваемого предприятия компонентами для технологической сети проектирования станут документы, описывающие объекты материальных и информационных потоков и множества взаимосвязанных фактов.

Рис.2.1 Схема технологической сети проектирования информационной системы «Складской учет»

На данной технологической сети представлены все технологические операции складского учета на рассматриваемом предприятии: покупка, хранение, учет и продажа товара.

Опишем каждую составляющую более подробно:

«Закупка товара»

(R1) - компьютерная техника;

(R2) - сотрудники отдела закупок;

(S1) - база данных Microsoft Access;

(S2) - Microsoft Excel;

(D1.1) - отчетность, сформированная при закупке товара;

(D1.2) - информация о количестве товара;

(D1.3) - информация о поставщиках;

(D1.4) - заявка на оформление покупки;

(D1.5) - список закупаемого товара;

(D1.6) - информация о покупаемом товаре.

Чтобы осуществить пополнение товаров на складе, необходимо определить наименования товаров их количество для покупки. Информацию о товарах можно получить в соответствующей базе данных, сделав запрос. Имея список поставщиков можно выбрать наиболее выгодное предложение и оформить заявку на закупку.

«Хранение товара».

(R3) - сотрудники склада.

(D2.1) - документ с инструкциями по сортировке товара;

(D2.2) - документы с требования к комплектации товара и формированием их этого товара партий;

(D2.3) – документ, описывающий алгоритмы и требования к стандартизации товара;

(D2.4) - информация о содержащихся на складе товарах.

Хранение товара также подразумевает сортировку, стандартизацию, комплектование товара, а также формирование партий товара.

«Учет товара».

(R1) - компьютерная техника;

(R4) - сотрудник бухгалтерии;

(S1) - база данных Microsoft Access;

(D3.1) - информация по остаткам товара на складе;

(D3.2) - информация о товарах с истекающим сроком годности.

«Продажа товара».

(R1) - компьютерная техника;

(R5) - сотрудники отдела продаж;

(S1) - база данных Microsoft Access;

(D4.1) - данные о проданном товаре;

(D4.2) - отчетность по продажам.

При проведении учета товара важно учитывать сроки годности товара. Информацию о товарах, срок годности которых подходит к концу, необходимо обновлять каждый день с помощью базы данных. Эти данные передаются в отдел продаж, где для такого товара может быть установлена скидка.

§2.2 Применение функционально-ориентированного проектирования информационной системы

Для создания информационной системы мы воспользуемся функционально-ориентированным подходом проектирования.

Преимущества такого метода в разделении системы на древовидную структуру функций и удобном представлении информации с помощью схемы.

При проектировании бизнес-процессов оптово-розничного склада воспользуемся CASE-средствами верхнего уровня BPWin и Erwin (AllFusion Process Modeler).

Первоначальное значение термина CASE (Computer Aided System/Software Engineering) было ограничено вопросами автоматизации разработки только лишь программного обеспечения, теперь термин приобрел новый смысл, охватывающий процесс разработки сложных ЭИС в целом и включает в себя методы, с помощью которых строятся диаграммы, поддерживаемые инструментальной средой.

Глава 3. Создание модели информационной системы «Складской учет»

§3.1 All Fusion Process Modeler

В качестве CASE-средства верхнего уровня будем использовать All Fusion Process Modeler, который поддерживает следующие методологии:

- IDEF0 (функциональная модель);

- DFD (Data Flow Diagram);

- IDEF3 (Workflow Diagram).

IDEF0 модель - это совокупность диаграмм, построенных в иерархическом порядке, где каждая из диаграмм является описанием какого-то конкретного процесса.

Перед построением этой модели строится контекстная диаграмма. С ее помощью описывается функциональность всей системы в целом. Затем система декомпозируется на несколько подсистем.

Для описания функции обработки информации, объектов, документов и сотрудников используются диаграммы потоков данных (DFD - Data flow diagram).

Диаграммы потоков данных применяются при моделировании информационных систем, для описания документооборота и обработки информации.

Технология моделирования IDEF3 хорошо приспособлена для сбора данных, требующихся для проведения структурного анализа системы. Она предназначена для обеспечения структурированного подхода к описанию бизнес-процесса как упорядоченной последовательности событий одновременно с описанием любых участвующих в бизнес-процессе объектов и относящихся к ним правил.

§3.2 Построение модели (All Fusion Process Modeler)

Опишем всю систему предприятия в целом в виде контекстной диаграммы

Рис. 3.1 Контекстная диаграмма IDEF0. Складской учет на оптово-розничном предприятии

Для описания взаимодействия системы с окружающей средой применяются следующие термины:

− Вход («Поставщики», «Товар» и «Первичные документы»);

− Выход («Выходные документы», «Товар» и «Прибыль»);

− Управление («Законодательство», «Нормативы складского учёта» и «Конъюнктура рынка»);

− Механизм («Материальная база», «Оборудование», «Персонал»).

«Поставщики» - компании, организующие поставку товаров;

«Первичные документы» - документы, предоставляемые компаниями-поставщиками для отдела закупок;

«Покупатели» - целевая аудитория предприятия.

«Законодательство», «Нормативы складского учета» и «Конъюнктура рынка» - это наборы правил и алгоритмов, по которым функционирует предприятие согласно законодательству.

«Персонал» - люди оказывающие услуги клиентам предприятия.

«Материальная база» и «Оборудование» - помещения, техника, компьютеры, участвующие в деятельности складского учета.

Далее всю систему разделяем на подсистемы и каждую распишем в отдельности. После чего процесс повторяется до необходимой степени подробности.

Для каждого разделения строится диаграмма декомпозиции. В нашем случае диаграмма выглядит так:

Рис. 3.2 Диаграмма декомпозиции IDEF0. Складской учет на оптово-розничном предприятии.

Диаграмма декомпозиции «Складской учет на оптово-розничном предприятии» (Рис. 3.2) представляет собой 4 части:

«Закупка товара» - покупка товара у одного или нескольких поставщиков. В этот процесс также входит подсчет соответствующего спросу количества товара для приобретения.

«Хранение товара» представляет процесс при котором товар, находящийся на складе сортируется, делится на партии и храниться до востребования.

«Учет товара» - этот процесс включает в себя работу с данными относящимся к складским запасам, проведение инвентаризаций, проверку наличия и сроков годности товаров.

«Продажа товара» - совокупность процессов по реализации товара покупателям

Рассмотрим разбитый на подсистемы процесс «Закупки товара» (на рис.3.3).

Рис. 3.3 Диаграмма декомпозиции IDEF0. Закупка товара

Наименование товара: Наименование недостающих позиций на складе, сведения о которых предоставляются из отчета по продажам.

Количество: Количество приобретаемого товара.

Выбранное предложение. После того, как будет произведен анализ рынка и рассмотрены все предложения, будет выбрано одно наиболее выгодное.

Купленный товар: Товар, готовый к отправке на склад, прошедший все необходимые проверки.

Законодательство: Законодательная база, с помощью которой происходит контроль оказываемых услуг складом.

Информация о приобретенном товаре: Совокупность всех сведений о полученном товаре: наименование товара и его количество, имя производителя, дата производства, срок годности или время эксплуатации.

Конъюнктура рынка: Статус, роль и положение оптово-розничного предприятия на рынке складских услуг.

Материальная база: Все материальные средства предприятия, учет которых ведет бухгалтерия. Основываясь на объеме материальной базы определяется количество товаров при пополнении запасов склада.

Нормативы складского учета: Совокупность правил, норм и требований, относящихся к рабочему процессу склада. Например, обязанности работников склада, правила хранения и транспортировки товара, нормы собора информации об имеющихся на предприятии товарах.

Оборудование: Все сторонние средства и инструменты, использующиеся при работе на предприятии: персональные компьютеры, техника для перемещения товара и автотранспорт задействованный в работе склада.

Определенный спрос: Совокупный за определенный промежуток времени необходимый для закупки объем товара.

Отчет о продажах: Документ содержащий данные о проданном со склада товаре: наименование, количество, дату продажи, остаток данного товара на складе, полученные с продажи данного товара прибыль. Такой отчет составляется ежедневно с помощью базы данных.

Первичные документы: Заявка на покупку товара и список наименования и количества закупаемого товара.

Персонал: Все работник предприятия: бухгалтера, работники отдела продаж и закупок, складские рабочие, управляющий состав, работники отдела кадров.

Поставщики: Список из всех возможных для сотрудничества поставщиков имеющие необходимый товар.

Товар: Товар, полученный по заказу от одного из поставщиков.

Рассмотрим данную систему еще подробнее и разложим диаграмму «Хранение товара» на диаграмму декомпозиции второго уровня (на рис. 3.4).

Рис. 3.4 Диаграмма декомпозиции IDEF0. “Хранение товара”.

Первым делом выполняется проверка и сортировка товара по группам. Затем товар комплектуется и дробится на партии. Далее происходит стандартизация товара.

«Учёт товара» опишем с помощью диаграммы IDEF3. Диаграммы IDEF3 используются для описания логики взаимодействия информационных потоков, а также могут быть использованы в моделировании бизнес-процессов для анализа завершенности процедур обработки информации.

Рассмотрим процесс «Учет товара» детальнее с помощью диаграммы IDEF3 (рис.3.5).

Рис.3.5 Диаграмма декомпозиции IDEF3 “Учет товара”.

В процесс учета товара входит контроль за наличием необходимого минимума товара на складе с помощью базы данных.

После того как вся информация по товару занесена в базу данных необходимо перейти к следующим процессам:

- Контроль сроков годности;

- Контроль уровня товарных запасов.

Если имеется товар с истекающим сроком годности, то список такого товара будет направлен в отдел продаж, чтобы менеджеры установили в ближайшее время на соответствующий товар скидку.

При наличии товара, срок годности которого подходит к концу, то в отдел продаж подается список таких товаров, где им устанавливается скидка, дабы ускорить его сбыт и не выйти за сроки годности.

Инвентаризация проводится раз в некоторый промежуток времени, где происходит подсчет всего товара, имеющегося на складе. Затем по результатам инвентаризации составляется отчёт.

Рассмотрим подробнее процесс «Продажа товара» (рис.3.6).

Рис.3.6 Диаграмма декомпозиции IDEF0 “Продажа товара”

Процесс продажи товара происходит по следующему алгоритму:

Когда покупатель оставляет заявку на покупку товара, то этот запрос в виде заявки поступает в отдел продаж.

Отдел продаж обращается к базе данных за информацией о наличии товара, стоимости и размере скидки, если она есть.

Далее происходит оформление покупки, данные о которой попадают в отчет о продажах.

Товар ожидает покупателя на выдаче и выдается ему при предъявлении оплаченного чека, а к товару прикладывается накладная.

Доставка товара выполняется при соответствующих договоренностях с покупателем.

Изобразим древовидную диаграмму полученной модели в общем виде (рис.3.7).

Рис.3.7 Древовидная диаграмма

Глава 4. Создание инфологической модели информационной системы «Складской учет»

§4.1 ERWin

Для составления информационной модели данных нам потребуется, ориентированное на разработку баз данных CASE-средство ERWin.

ERWin - это популярный пакет моделирования данных с полной поддержкой СУБД разного типа.

Для работы с CASE-средством ERWin определим следующие понятия:

• Сущность - представляет собой объект в среде СУБД. В ERwin она обычно описывается тремя полями: атрибуты (первичные ключи), неключевые атрибуты и тип сущности.
• Связью называется отношение между одной и другой сущностью, также связь может быть от одной сущности к этой же сущности. В ERwin связь как правило состоит из пять полей: тип связи, родительский конец связи, дочерний конец связи, кардинальность связи и знак “обязательности” связи.
• Альтернативный ключ - атрибут или набор атрибутов, который определенным образом определяет экземпляр сущности.

§4.2 Построение модели (ERwin)

Инфологическая модель - описание некоторой структуры с использованием специальной языковой среды. Такая модель должна содержать минимальный набор информации, чтобы спроектировать в дальнейшем автоматизированную информационную систему.

Инфологическая модель проектируется так, чтобы любой специалист, принимающий участие в проектировании БД, мог воспринимать ее просто и однозначно. Также инфологическая модель выполняет роль связующего компонента между командами разработки.

При описании инфологической модели мы воспользуемся графическим представлением, так как оно является наиболее наглядным и простым для восприятия и анализа. Для создания графического представления модели данных используем ERWin (ER-диаграмма).

Рис. 4.1 Графическое представление инфологической модели (ER-диаграмма)

На составленной инфологической модель изображены сущностей, их атрибутов и связей между этими объектами.

Сущностями являются группы однотипных объектов, которые называются экземплярами, где каждый экземпляр отличается друг от друга, а атрибут определяет свойство объекта.

В результате проектирования было выделено пять сущностей - «Товар», «Скидка», «Поставщики», «Поставки» и «Продажи».

«Товар» - данные о товаре, который есть на складе: количество, стоимость, название, дата, срок годности.

«Скидка» - данные по скидке конкретного товара. Не каждый товар имеет скидку.

«Поставщики» - вся необходимая информация о поставщиках.

«Поставки» и «Продажи» - информация по операциям над товарами.

Логическая зависимость сущностей обозначена связями на диаграмме. На данной диаграмме используется тип связей “Один ко многим” - это означает, что одному объекту соответствуют несколько других объектов. Например, такая связь есть между сущностями «Поставщики» и «Поставки». Это показывает, что один поставщик может совершить несколько поставок, а каждая поставка принадлежит только одному поставщику.

Сущность может быть зависимой и независимой, что определяется ее связью с другими сущностями. Зависимая сущность обозначается на диаграмме прямоугольником со скругленными углами.

Заключение

Цель курсовой работы заключалась в том, чтобы спроектировать информационную систему, реализующую операции бизнес-процесса «Складской учет». Такая автоматизированная система необходима для совершенствования всех процессов на предприятии.

В данную работу включена технологическая сеть проектирования, в которой раскрыта содержательная сторона процесса управления товарами на складском оптово-розничном предприятии, которая позволяет понять процесс проектирования.

В работе было использовано CASE-средство верхнего уровня All Fusion Process Modeler BPwin, в качестве графической оболочки проектируемых процессов.

All Fusion Process Modeler Erwin был применен для представления инфологической модели, где рассматриваемая предметная область была изображена в виде совокупности сущностей и их связей.

Полученная по завершению проектирования информационная система позволила нам достичь поставленной цели, а при дальнейшем проектировании может показать экономическую эффективность.

Список использованной литературы

1. Вендров А. М. Проектирование программного обеспечения экономических информационных систем: Учебник. – 2-е изд., перераб. И доп. – М.: Финансы и Статистика, 2006
2.  Проектирование экономических информационных систем: Учебник/ Г. Н. Смирнова, А. А. Сорокин, Ю. Ф. Тельнов; под ред. Ю. Ф. Тельнова. – М.: Финансы и Статистика, 2003
3. Маклаков С. В. Создание информационных систем с AllFusion Modeling Suite. – 2-е изд., доп. – М.: Издательство Диалог-МИФИ, 2007
4. Вендров А. М. CASE-технологии. Современные методы и средства проектирования информационных систем. – М.: Финансы и статистика.
5. Хомоненко А. Д., Цыганков В. М., Мальцев М. Г. Базы данных: Учебник для высших учебных заведений / под. Ред. Проф. А. Д. Хомоненко. – 5-е изд., доп. – М.: Бином-Пресс; СПб.: КОРОНА принт