Преподаватель который помогает студентам и школьникам в учёбе.

Разработка регламента выполнения процесса «Учет реализации лекарственных препаратов через аптечную сеть »

Содержание:

Введение

Актуальность выполнения данной работы обусловлена тем, что в целях ускорения процессов товародвижения, снижения времени по предоставлению услуг в торговле и значительное повышение качества обслуживания клиентов на первый план выходит задачи по автоматизации и механизации труда в торговле, особенно это заметно в розничной торговле аптек. Использование информационно-коммуникационных технологий предоставляет возможности доводить медикаменты до потребителя в оптимальные сроки, с сохранением их свойств.

В настоящее время автоматизация затрагивает все более широкие области. Современные прикладные программные продукты помогают выполнять основную часть работы, эффективно управляя основными процессами и операциями. Особенно актуально применение систем автоматизации на аптечных предприятиях.

Базовый комплект программного обеспечения для аптечного предприятия должен обеспечить эффективное электронное взаимодействие с поставщиками, ведение партионного учета, выполнение контроля сроков годности и забракованных серий медицинских препаратов, возможности осуществления возвратов товара поставщикам (например, в случаях окончания сроков годности или наличия некоторых дефектов) и выполнения возврата товара от потребителя (если был обнаружен фальсифицированный препарат) выполнение переоценки товаров, выполнение межаптечной переброски товара для сетей и аптек с разрозненными киосками, осуществление розничной реализации (кассовый модуль), выполнение инвентаризации, выполнение выгрузки данных в систему бухгалтерского учета.

Ключевыми критериями при выборе информационной системы:

– стоимость первичного комплекта и услуг по технической поддержке (что в большей степени является критичным для несетевых аптек);

– возможности своевременных подходов к доработкам системы под требования постоянно меняющегося рынка и пожеланий заказчика (пользователя);

– низкие требования к необходимому оборудованию (сервер, рабочее место директора, рабочее место кассира) - это позволяет устранить дополнительные затраты на приобретение нового оборудования и использовать уже имеющиеся в наличии компьютерную технику;

– поддержка информационной системой разнообразной периферии (сканеры штрихкода, фискальные регистраторы, дисплеи покупателя, термопринтеры печати штрихкода и т. п.);

– наличие и доступная цена дополнительно используемых модулей для оптимизации функционала используемого базового комплекта (особенно это является важным для динамично развивающихся аптечных предприятий);

– для применяемой системы управления базами данных важными являются стоимость самой системы управления базами данных и необходимых дополнительных лицензий на рабочие места, необходима определённая квалификация ИТ-персонала для администрирования;

– способности по взаимодействию с наиболее распространенными информационными системами бухгалтерского учета.

Целью данной работы является разработка регламента выполнения процесса «Учет реализации лекарственных препаратов через аптечную сеть».

В соответствии с целью была определена необходимость постановки и решения следующих задач:

– разработать общие положения регламента;

– описать термины, определения, сокращения, ответственность и контроль регламента;

– описать процессы;

– описать обеспечивающие информационные технологии.

1. Описание бизнес-процессов «AS-IS»

1.1. Описание предметной области

Аптечная сеть «Самсон-Фарма» основана в 1993 году. Сегодня – это 74 аптеки, которые расположены во всех округах столицы и популярны благодаря высокой культуре обслуживания и доступным ценам.

В течение более чем двадцати лет предприятие занимается розничной торговлей лекарственными препаратами. Его постоянно пополняющийся ассортимент насчитывает сегодня более 30 000 наименований всевозможных медикаментов и парафармацевтической продукции. В нем широко представлены лекарственные средства применяемые в онкологии, эндокринологии, гинекологии, кардиологии, офтальмологии, гастроэнтерологии, а также средства для ухода за больными и косметика ведущих мировых компаний: Лиерак, Авен, Урьяж, Биорга, Дюкрэ, Биодерма, Фитосольба, Клоран, Норева, Нюкс, Виши, Ля Рош Позе, Кодали.

В настоящее время «Самсон-Фарма» - это 74 аптеки, расположенные в Центральном, Южном, Юго-Западном, Северо-Западном, Восточном и Северном округах столицы, деятельность которых максимально направлена на качественное обслуживание клиентов. Штат фармацевтического предприятия составляют 700 высокопрофессиональных специалистов - провизоры и фармацевты. Это дает возможность покупателям не только приобретать необходимые препараты, но и получать своевременную и квалифицированную консультацию. Посетителям предоставляется возможность покупки продукции за наличные рубли, и по кредитным картам систем STB, VISA, EUROCARD, MASTER CARD, MAESTRO.

Достижения высокого уровня работы аптечной сети может быть достигнуто по средствам использования современных информационных технологий. Выделение наиболее значимых бизнес-процессов возможно при использовании соответствующей методологии.

Из совокупности существующих бизнес-процессов в деятельности аптечного предприятия в качестве объекта дальнейшей автоматизации был выбран бизнес-процесс «Учет реализации лекарственных препаратов через аптечную сеть». Данный бизнес-процесс занимает важное место в деятельности аптечного предприятия, поскольку закупочные цены, предоставляемые различными поставщиками, с целью последующей реализации в аптечном пункте, непосредственно влияют на финансовые показатели деятельности аптечного предприятия.

В целом, бизнес-процесс «Учет реализации лекарственных препаратов через аптечную сеть» включает в себя несколько этапов:

– подготовка и оформление заявки на покупку медицинских препаратов. Поставщик продукции, обращающийся в аптечное предприятие, должен представить общую информацию об имеющихся в его распоряжении медикаментах, их количестве и стоимости. В свою очередь, аптечное предприятие обращается к поставщику на основании соответствующей заявки, в которой указываются реквизиты клиента, перечень необходимых лекарственных препаратов. Поставщика информируют об основных условиях выполнения заявки, после чего заявка организации проходит следующий этап. При этом менеджер отдела закупок должен получить максимально полную необходимую информацию о поставщике, интересующем заказе;

– оформление документов. Данный этап представляет собой составление необходимых документов для поставщика и заключение договора на доставку медикаментов на склад аптечного пункта. Обязательным реквизитом данного документа является адрес доставки продукции;

– контроль выполнения условий договора. Этап включает оформление документов, сопровождающих исследуемый бизнес-процесс закупок в аптечном предприятии. К результатным документам относятся: отчет, закрывающие документы;

– формирование базы данных.

Для описания существующей технологии выполнения исследуемого бизнес-процесса управления работой с поставщиками (закупками) следует построить функциональную модель исследуемой задачи.

Регламент бизнес-процесса «Учет реализации лекарственных препаратов через аптечную сеть» определяет устанавливаемый порядок выполнения контроля исполнения заданий по управленческим документам в аптечной сети.

Требования и правила данного Регламента распространяются на все структурные подразделения аптечной сети.

Утверждение Регламента, внесение в него соответствующих дополнительных изменений и отмена производятся приказом директора аптечной сети.

Работники аптечной сети обязаны знать и выполнять все установленные требования Регламента. Все вновь принятые на работу сотрудники аптечной сети должны быть ознакомлены руководителями структурных подразделений с установленным порядком контроля исполнения документов в аптечной сети.

В разрабатываемом Регламенте используются следующие термины и определения: автор задачи – работник, который направляет исполнителю электронное сообщение, которое содержит соответствующее задание; документ является зафиксированной на носителе информацией с необходимым количеством реквизитов, позволяющими ее идентифицировать; задание – поручение руководителя; исполнитель – работник аптечной сети, которому поручено исполнение задачи; контроль – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документа; ответственный исполнитель – работник из числа исполнителей, обладающий правом координации работы других исполнителей. В резолюции указывается первым; руководитель – должностное лицо, выносящее резолюцию на выполнение определенной задачи.

Срок исполнения – календарная дата исполнения задачи. Срок исполнения документа начинается со дня его регистрации в канцелярии аптечной сети и исчисляется в календарных днях. Документы подлежат исполнению в следующие типовые сроки: с конкретной даты исполнения – в указанный срок, если управленческий документ поступил в аптечной сети не позже чем за три дня до истечения указанного срока; без указания конкретной даты исполнения и специальных пометок – в течение тридцати дней; без указания конкретной даты, с пометкой «Срочно» или «Немедленно» – в течение трех дней; без указания конкретной даты, с пометкой «Оперативно» – в течение десяти дней.

Работники аптечной сети, независимо от занимаемых должностей, несут дисциплинарную ответственность за ненадлежащее исполнение или неисполнение требований настоящего Регламента.

Контроль исполнения Регламента осуществляет директор аптечной сети.

1.2. Выбор средства для моделирования бизнес-процессов

На рынке информационных технологий моделирования бизнес-процессов выделяются два программных продукта AllFusion ERwin Data Modeler и Ramus, каждый из которых имеет определенные достоинства и недостатки. Рассмотрим основные характеристики данных прикладных программных продуктов.

AllFusion ERwin Data Modeler (ранее ERwin) – CASE-средство для проектирования и документирования баз данных, которое позволяет создавать, документировать и сопровождать базы данных, хранилища и витрины данных. Модели данных помогают визуализировать структуру данных, обеспечивая эффективный процесс организации, управления и администрирования таких аспектов деятельности предприятия, как уровень сложности данных, технологий баз данных и среды развертывания [1].

AllFusion ERwin Data Modeler (ERwin) предназначен для всех компаний, разрабатывающих и использующих базы данных, для администраторов баз данных, системных аналитиков, проектировщиков баз данных, разработчиков, руководителей проектов. AllFusion ERwin Data Modeler позволяет управлять данными в процессе корпоративных изменений, а также в условиях стремительно изменяющихся технологий [8].

В процессе разработки бизнес-процессов средствами ERWin используются следующие стандарты моделирования IDEF0, DFD, IDEF3.

IDEF0 – методология функционального моделирования (англ. function modeling) и графическая нотация, предназначенная для формализации и описания бизнес-процессов. Отличительной особенностью IDEF0 является её акцент на соподчинённость объектов. В IDEF0 рассматриваются логические отношения между работами, а не их временная последовательность (поток работ) [10]. Описание выглядит как «чёрный ящик» с входами, выходами, управлением и механизмом, который постепенно детализируется до необходимого уровня. Также для того чтобы быть правильно понятым, существуют словари описания активностей и стрелок. В этих словарях можно дать описания того, какой смысл вы вкладываете в данную активность либо стрелку.

Ramus Education дает возможность наглядно представить любую деятельность или структуру в виде модели, что позволит оптимизировать работу организации, проверить ее на соответствие стандартам ISO 9000, спроектировать оргструктуру, снизить издержки, исключить ненужные операции, повысить гибкость и эффективность.

Ramus Education поддерживает две методологии (IDEF0, DFD), позволяющие анализировать бизнес с ключевых точек зрения:

– функциональности системы. В рамках методологии IDEF0 бизнес-процесс представляется в виде набора элементов-функций, которые взаимодействуют между собой, а также информационных, людских и производственных ресурсов, потребляемых каждой функцией;

– потоков информации (документооборота) в системе. Диаграммы DFD могут дополнить то, что уже отражено в модели IDEF0, так как они описывают потоки данных, позволяя проследить, каким образом происходит обмен информацией между бизнес-функциями внутри системы.

Ramus Education не поддерживает анализ с точки зрения последовательности выполнения функций. Поэтому предлагается использовать приложение Modelio для создания диаграмм BPMN. Этот метод привлекает внимание к очередности выполнения событий. В него включены элементы логики, что позволяет моделировать и анализировать альтернативные сценарии развития бизнес-процесса [15].

Входами информационной системы являются информация или материал, который будет преобразовываться работой для организации результата. К входным информационным потокам (INPUT) реализации задачи по автоматизации являются заявка на товар, информация о необходимых товарах, информация о заказчике, информация о поставщиках.

Выходами (OUTPUT) информационной системы являются информация или материалы, производящиеся работой, в исследуемой системе выходы являются необходимыми документами, к которым относятся: информация о товарах, договор на покупку, закрывающие документы, различные отчеты.

Управление (CONTROL) процесса: должностная инструкция, устав организации, рекомендации бухгалтерии, действующее законодательство.

Механизмы (MECHANISM) процесса: информационные технологии; менеджер отдела закупок, руководитель отдела, генеральный директор.

Таким образом, наиболее подходящим средством моделирования бизнес-процессов является AllFusion ERwin Data Modeler.

1.3. Моделирование бизнес-процессов «как есть»

Из множества существующих бизнес-процессов в деятельности аптечного предприятия в качестве объекта дальнейшей автоматизации был выбран бизнес-процесс управления продажами. Данный бизнес-процесс является ключевым в деятельности аптечного предприятия, т.к. от уровня взаимодействия с покупателем зависит конкурентоспособность аптечного предприятия.

Детальное изображение бизнес-процесса «Учет реализации лекарственных препаратов через аптечную сеть» представлено в виде функциональной модели, которая изображена на рис. 1.

Входы: информация о лекарственных препаратах; информация о поставщиках; информация о клиентах; информация о первичных документах. Управление: провизор. Механизмы: образцы документов; устав аптечной сети. Выходы: складская информация; информация о потребности в лекарственных препаратах; информация о продажах; информация о заказах.

Рис. 1. Функциональная модель процесса

«Учет реализации лекарственных препаратов через аптечную сеть»

На рис. 2 изображена декомпозированная функциональная модель процесса «Учет реализации лекарственных препаратов через аптечную сеть», которая отражает процесс взаимодействия провизора и клиента.

Данный процесс, включает такие подпроцессы: прием и предварительная обработка данных; обработка заказа подразделений аптечной сети; оформление доставки лекарственных препаратов; оформление базы данных.

Представленные бизнес-процессы без использования современных информационных технологий будут сложно управляемы и неэффективны. Одним из средств автоматизации бизнес-процессов организации является внедрение современной информационной системы автоматизации аптечной сети.

Рис. 2. Декомпозированная функциональная модель

процесса «Учет реализации лекарственных препаратов через аптечную сеть»

Таким образом, в результате проведенного анализа было установлено, что для более эффективной работы аптечного предприятия необходимо внедрить информационную систему, автоматизирующую деятельность всех отделов аптечной сети:

– подсистема управления кадрами (система, в которой реализуются функции управления персоналом организации);

– подсистема ведения бухгалтерского учета (информационная подсистема бухгалтерского учета традиционно включает следующие комплексы задач: учет основных средств; учет материальных ценностей; учет труда и заработной платы; учет готовой продукции; учет финансово-расчетных операций; учет затрат на производство; сводный учет и составление отчетности);

– подсистема управления складом (в числе возможностей, которые предоставляет подсистема: оперативное планирование закупок оформление заказов поставщикам и контроль их исполнения; регистрация и анализ выполнения дополнительных условий по договорам с фиксированными номенклатурными позициями, объемами и сроками поставок; поддержка различных схем приема товаров от поставщиков с использованием складских ордеров; анализ потребностей склада; сквозной анализ и установка взаимосвязей между заказами клиентов и заказами поставщикам; планирование закупок с учетом прогнозируемого уровня складских запасов подбор оптимальных поставщиков товара по их надежности, истории поставок, критериям срочности исполнения заказов, предлагаемым условиям доставки, территориальному или прочим произвольным признакам и автоматическое формирование заказов для них; составление графиков поставок и графиков платежей);

– подсистема реализации продукции (является основной подсистемой, обеспечивающей взаимодействие менеджера по продажам и клиентов аптечного предприятия).

Таким образом, анализ деятельности аптечной сети «Самсон-Фарма» показал необходимость автоматизации ключевых бизнес-процессов. В качестве базового бизнес-процесса был выбран «Учет реализации лекарственных препаратов через аптечную сеть». В качестве программных средств моделирования бизнес-процессов были проанализированы программные продукты: AllFusion ERwin Data Modeler; Ramus. Каждый из которых имеет определенные достоинства, недостатки и наиболее подходящим средством моделирования бизнес-процессов оказался AllFusion ERwin Data Modeler. Анализируемый бизнес-процесс «Учет реализации лекарственных препаратов через аптечную сеть» включает следующие подпроцессы: прием и предварительная обработка данных; обработка заказа подразделений аптечной сети; оформление доставки лекарственных препаратов; оформление базы данных. Получение максимальной эффективности может быть достигнуто по средствам использования в работе аптечной сети информационной системы.

Глава 2. Описание бизнес-процессов «TO-BE»

2.1. Предлагаемые мероприятия по улучшению бизнес-процессов

На современном рынке программного обеспечения представлен широкий выбор программного обеспечения. Наибольшее распространения получили следующие системы: ЕВФРАТ - Документооборот; DocsVision.

Е1 Евфрат – комплексное программное решение, позволяющее автоматизировать электронный документооборот, делопроизводство и бизнес-процессы в различных по масштабу государственных учреждениях, коммерческих компаниях и предприятиях, научных и образовательных учреждениях. Наличие в Е1 Евфрат гибкого инструментария настройки позволяет осуществлять внедрение и запуск системы в эксплуатацию, ее развитие и модификацию силами IT-специалистов заказчика [3].

Система «Е1 Евфрат» предназначена для решения различных задач по автоматизации работы с документами: электронный документооборот предприятия, автоматизация различных деловых процессов и организация делопроизводства. Внедрение системы обеспечивает работу как в соответствии с отечественными принципами управления, так и в соответствии с западными стандартами.

Модульная организация системы «Е1 Евфрат» позволяет руководителю предприятия подключать только те модули, которые интересны ему и его сотрудникам на данном этапе развития. Взаимосвязанность между модулями позволяет обмениваться данными между ними и использовать сохраненные данные в одном из модулей в другом. Для определенного модуля системы может быть назначен собственный администратор, например, руководитель отделения, что существенно упрощает контроль за деятельностью всей системы в целом [5].

Перечислим основные возможности системы «Е1 Евфрат» модуль Документы:

– хранение документов и быстрый поиск. Осуществляется хранение корпоративных электронных документов компании в едином месте с возможностью круглосуточного доступа. Возможность сортировки документов по папкам для систематизации и осуществления быстрого поиска. Поиск документов в папке осуществляется по необходимым атрибутам: название, номер или дате регистрации документа;

– ограничение просмотра папок документов. Возможно
закрытие доступа к определенным папкам, которые содержат персональную или коммерческую тайну. Возможности по просмотру и редактированию документов сотрудникам, которым имеют определенный уровень доступа;

– возможности доступа к папкам из Gооglе Drivе. Возможности просмотра в «Е1 Евфрат» своих папок из Gооglе Drivе. Доступ к файлам сохраняется в зависимости от настроек в учетной записи Gооglе Drivе. Возможности по предоставлению доступа к файлам для коллег и партнеров и совместной работы [2];

– осуществление автонумерации документов. При включении данной услуги в каждой папке возможно задать определенный шаблон номера, который состоит из префикса, порядкового номера и суффикса. Во время создания документа номер подставится автоматически по порядку. Можно создать определенный шаблон для конкретной компании;

– статус документов и файлов. Данное свойство позволяет поддерживать актуальность документов и файлов. При задании срока действия документа, система в автоматическом режиме переводит его в отмененные на указанную дату. Можно учитывать версии файлов, отменяя действие неактуальных [8];

– ведение поручений по документу. При создании поручения на основании определенного документа исполнителю в автоматическом режиме отправляется уведомление на электронную почту о новом поручении. Имеются возможности исполнения поручений из карточки документа [11].

В состав поставки системы DocsVision входят два стандартных приложения: «Делопроизводство» и «Управление процессами», реализующие соответствующую функциональность. Приложения содержат средства настройки, позволяющие создавать на их основе законченные решения для конкретных задач пользователя [7].

Дополнительные приложения, разработанные на базе платформы и частично использующие функциональность стандартных приложений, реализуют отдельные специфические задачи из области управления документами и бизнес-процессами. Дополнительные модули расширяют технические возможности системы.

Система DocsVision используется для тесной интеграции приложений, которые созданы на базе платформы, и позволяет организовать единое пространство по управлению процессами и документами организации.

Система DocsVision основана на передовых технологиях компании Microsoft и состоит из нескольких компонентов, которые необходимы для получения окончательных рабочих решений. В тоже время решение на базе платформы может быть получено по средствам определенных настроек используемых компонентов данной платформы, за счет разработки новых решений и приложений, или сочетанием этих двух подходов.

В комплект поставляемой системы DocsVision входят стандартные приложения, к которым относятся «Управление процессами», «Делопроизводство». Приложения включают необходимые средства по настройке, которые позволяют создать на их основе полноценные решения для реальных задач пользователя [4].

Дополнительные приложения, которые разрабатывались на базе платформы и в некоторой мене используют функциональные возможности стандартных приложений, позволяют реализовать отдельные специализированные задачи из области по управлению бизнес-процессами и документами. Дополнительные модули позволяют расширить технические возможности системы. Например, модули интеграции и шлюзы к внешним системам, модуль репликации между серверами, модуль архивирования, веб-расширения доступа к системе через корпоративные порталы, модуль расширенных отчетов и т.д.

Основные функции информационной системы DocsVision:

– возможности по автоматизации управления организацией и бизнес-процессов на ней;

– организация поддержки процессного подхода в организации управления организацией;

– автоматизация систем менеджмента качества услуг организации;

– автоматизация процессов утверждения и согласования документационного обеспечения организации;

– наличие средств по контролю исполнения заданий и документов;

– доставка и маршрутизация документов на рабочих местах пользователей информационной системы DocsVision;

– организация управления процессами по обработке документов;

– организация взаимодействия с заказчиками и контрагентами;

– автоматизация канцелярии предприятия;

– создание электронных архивов документов [6].

Платформа DocsVision позволяет внедрить в организацию самые различные приложения, такие как:

– автоматизация делопроизводства и канцелярии;

– автоматизация утверждения и согласования документов;

– системы автоматизированного контроля исполнения управленческих решений;

– создание электронных архивов документов с наличием распределенных прав доступа;

– система управления проектной и конструкторской документацией;

– автоматизация системы управления качеством в организации;

– создание баз знаний о процессах и продуктах [14].

Платформа DocsVision позволяет добавить функции управления процессом по обработке документов в приложения, которые используются в организации, как, например:

– автоматизация процессов контроля и подготовки исполнения бюджета;

– управление процессами наполнения и публикаций web-сайта;

– организация архива документов и системы контроля взаимодействия в приложении управления контактами;

– подсистема автоматизации документооборота при управлении проектами;

– подсистема утверждения платежных документов [12].

В основе разработки идеологии системы DocsVision были положены концепции документооборота и единой интегрированной системы автоматизации управления.

Клиентская часть DocsVision реализуется в виде определенного набора специальных элементов по управлению Active X и работает на компьютерах пользователей при помощи современных браузеров.

Специальное web-расширение DocsVision используется для выполнения ряда операций в системе без установки клиентского программного обеспечения DocsVision, при использовании только web-браузера. Различные компоненты по доступу могут быть размещены на корпоративных порталах.

Для обеспечения оптимальной работы пользователей системы с документами без доступа к серверу DocsVision, используется специальный компонент (off-line клиент), который содержит набор специальных форм Microsoft Exchange, которые позволяют работать со специальными off-line заданиями по средствам Microsoft Outlook.

Взаимодействие серверной и клиентской части, доступ клиентов к БД выполняется через web-сервера на базе технологии Internet Information Services и высокоэффективной операционной системы Microsoft Windows Server. При этом, используют либо сочетание следующих протоколов HTTP и SOAP, которые позволяют выполнить взаимодействие не только в локальных сетях, но и через глобальную сеть Internet, либо служба Microsoft Windows Server, которая предоставляет доступ к серверам внутри локальных сетей по более быстрым именованным транспортным каналам.

К основным возможностям системы DocsVision можно отнести следующие категории.

1. Ведение картотеки внутрифирменных документов, которая обеспечивает следующие функциональные возможности:

– обработка учетной информации о внутрифирменных документах;

– организация работы с используемыми файлами электронных версий документов;

– организация работы со ссылками на дополнительные источники;

– организация фиксации заданий и средства по ведению контроля их исполнения;

– организация поиска и построения консолидированных отчетов [9].

2. Создание электронного архива документов организации обеспечивает стандартные функции по управлению электронным архивом документов такие как:

– организация хранения и организация эффективного доступа к используемым файлам документов;

– организация блокировки и контроля пользователей системы;

– организация работы с различными версиями рабочих документов.

Разграничение прав доступа на уровне:

– папок документов;

– типов карточек, ассоциированных с папкой;

– экземпляров карточек в папках;

– доступ к представлениям в папках;

– структуры отчетов [13].

3. Обработка информации о контрагентах и сотрудниках организации.

4. Организация циклов разработки и согласования документов.

5. Организация контроля по исполнению документов и заданий.

Обзор рынка программных средств данного класса систем позволил проанализировать возможные финансовые затраты и соответствие функций, требуемых аптечного предприятия. Произведем сравнение нескольких самых крупных ИС документооборота рынка программных средств. Сравнительные характеристики систем документооборота представлена в табл. 1.

Таблица 1 - Сравнительные характеристики систем документооборота

Характеристика	Система документооборота ЕВФРАТ - Документооборот	Система документооборота DocsVision
Выполнение регистрации организационных документов	+	+
Организация ведения регистрационных карточек	+	+
Организация ведения номенклатуры дел	+	+
Организация сканирования	+	+
Организация распознавания документов	+	+
Организация связанных док-тов	+	+
Учет прикрепленных файлов	+	+
Организация работы со справочниками и словарями	+	+
Автоматизация сроков поручений	+	+
Организация поиска по необходимым реквизитам	+ +	+ +
Организация списания документа в архив организации	+	+
Организация ведения архива	+	+
Организация генерации отчетов	+	+
Организация маршрутизации	+	+
Возможности внедрения системы собственными силами	да	нет
Наличие Web-доступа	+	+
Классификация ИС	Автоматизированная ИС	Автоматизированная ИС
Соответствие требованиям организации	+	+
Стоимостные оценки	6200$	8200$
Надежность ИС	+	+

В результате внедрения информационной системы в работу аптечного предприятия можно получить следующие выгоды:

– повышение оперативности, качества процессов управления аптечного предприятия и повышение конкурентоспособности на рынке;

– организация единого делопроизводственного цикла структурных подразделений аптечного предприятия;

– обеспечение оптимального доступа к информации;

– снижение временных, трудовых затрат и накладных расходов на учет и реализацию товаров в аптечном предприятии;

– организация основ перехода к электронному документообороту аптечного предприятия.

2.2. Моделирование бизнес-процессов «как должно быть»

На основании проведенного анализ деятельности организации и практического применения информационной системы можно выделить следующие бизнес-процессы аптечной сети. Модель исследуемого бизнес-процесса «Учет реализации лекарственных препаратов через аптечную сеть» представлена на рис. 3.

Рис. 3. Функциональная модель.

Организация работы менеджера по продажам

Входы: информация о лекарственных препаратах; информация о поставщиках; информация о клиентах; информация о первичных документах. Управление: провизор; информационная система. Механизмы: образцы документов; устав аптечной сети. Выходы: складская информация; информация о потребности в лекарственных препаратах; информация о продажах; информация о заказах.

На рис. 4 изображена декомпозированная функциональная модель организации работы менеджера по продажам, которая отражает процесс взаимодействия менеджера по продажам и клиента.

Данный процесс, включает такие стадии: прием и предварительная обработка данных, обработка заказа, оформление доставки товара, оформление базы данных.

Рис. 4. Декомпозированная функциональная модель

процесса «Работа менеджера по продажам»

Также, в рамках регламента следует проанализировать различные виды обеспечения информационной системы аптечной сети.

Операционная система функционирования информационной системы аптечной сети: Microsoft Windows 7. Вычислительная сеть аптечного предприятия представлена в Приложении А.

Техническое обеспечение:

– процессор Intel Pentium IV 2,4 ГГц и выше;

– оперативная память 2024 Мб и выше;

– жесткий диск 500 Гб и выше;

– устройство чтения компакт-дисков;

– USB-порт;

– SVGA-видеокарта.

Требования к структуре и функционированию системы. Информационная система должна быть централизованной, т.е. все данные должны располагаться в центральном хранилище. Информационная система должна иметь трехуровневую архитектуру.

Требования к численности персонала. В состав персонала, необходимого для обеспечения эксплуатации информационной системы необходимо выделение следующих ответственных лиц: руководитель компании - 1 человек; администратор подсистемы сбора, обработки и загрузки данных - 1 человека; администратор подсистемы хранения данных - 1 человека; администратор подсистемы формирования и визуализации отчетности - 1 человек; необходимое количество провизоров в аптечной сети.

Требования к приспособляемости системы к изменениям. Обеспечение приспособляемости информационной системы должно выполняться за счет: своевременности администрирования; модернизации процессов сбора, обработки и загрузки данных в соответствии с новыми требованиями; модификации процедур доступа и представления данных конечным пользователям; наличия настроечных и конфигурационных файлов у базы данных информационной системы.

Требования к надежности. Надежность должна обеспечиваться за счет: применения специализированных технических средств, системного и базового прикладного программного обеспечения, соответствующих классу решаемых задач; своевременного выполнения процессов администрирования базы данных клиентов компании; соблюдения правил эксплуатации и технического обслуживания программно-аппаратных средств; предварительного обучения пользователей и обслуживающего персонала.

Таким образом, проанализировав современный рынок программного обеспечения были выбраны и описаны следующие программные продукты: ЕВФРАТ - Документооборот; DocsVision. Представленная таблица характеристик систем документооборота отражает все их достоинства и недостатки, на которые необходимо обратить внимание при непосредственном выборы данных систем. В результате внедрения информационной системы в работу аптечного предприятия можно получить следующие выгоды: повышение оперативности, качества процессов управления аптечного предприятия и повышение конкурентоспособности на рынке; организация единого делопроизводственного цикла структурных подразделений аптечного предприятия; обеспечение оптимального доступа к информации.

Анализ бизнес-процессов с использованием информационных технологий позволил взглянуть по новому на технологию обработки оперативной информации аптечного предприятия и запланировать работы по внедрению информационной системы.

Заключение

В процессе выполнения данной работы были получены следующие результаты. Анализ деятельности аптечной сети «Самсон-Фарма» показал необходимость автоматизации ключевых бизнес-процессов. В качестве базового бизнес-процесса был выбран «Учет реализации лекарственных препаратов через аптечную сеть». В качестве программных средств моделирования бизнес-процессов были проанализированы программные продукты: AllFusion ERwin Data Modeler; Ramus. Каждый из которых имеет определенные достоинства, недостатки и наиболее подходящим средством моделирования бизнес-процессов оказался AllFusion ERwin Data Modeler. Анализируемый бизнес-процесс «Учет реализации лекарственных препаратов через аптечную сеть» включает следующие подпроцессы: прием и предварительная обработка данных; обработка заказа подразделений аптечной сети; оформление доставки лекарственных препаратов; оформление базы данных. Получение максимальной эффективности от бизнес-процессов может быть достигнуто по средствам использования в работе аптечной сети информационной системы.

Проанализировав современный рынок программного обеспечения были выбраны и описаны следующие программные продукты: ЕВФРАТ - Документооборот; DocsVision. Представленная таблица характеристик систем электронного документооборота отражает все их достоинства и недостатки, на которые необходимо обратить внимание при непосредственном выборы данных систем.

В результате внедрения информационной системы в работу аптечного предприятия можно получить следующие выгоды: повышение оперативности, качества процессов управления аптечного предприятия и повышение конкурентоспособности на рынке; организация единого делопроизводственного цикла структурных подразделений аптечного предприятия; обеспечение оптимального доступа к информации.

Список использованной литературы

Афонин В.В. Моделирование систем: учебно-практическое пособие / В.В. Афонин, С.А. Федосин. - М.: Интуит, 2016. – 231 c.
Баженова И.Ю. Основы проектирования приложений баз данных (2 изд). – М.: Интернет-университет информационных технологий, 2016. – 237 с.
Будылдина Н.В. Сетевые технологии высокоскоростной передачи данных: Учебное пособие для вузов / Н.В. Будылдина, В.П. Шувалов. - М.: РиС, 2016. – 342 c.
Валитов Ш.М. Современные системные технологии в отраслях экономики: Учебное пособие / Ш.М. Валитов, Ю.И. Азимов, В.А. Павлова. - М.: Проспект, 2016. – 504 c.
Венделева М.А. Информационные технологии в управлении.: Учебное пособие для бакалавров / М.А. Венделева, Ю.В. Вертакова. - Люберцы: Юрайт, 2016. – 462 c.
Гаврилов М.В. Информатика и информационные технологии: Учебник / М.В. Гаврилов, В.А. Климов. - Люберцы: Юрайт, 2016. – 383 c.
Грошев А.С., Закляков П. В. Информатика: учеб. для вузов – 3-е изд., перераб. и доп. – М.: ДМК Пресс, 2015. – 588 с.
Грошев А.С. Информационные технологии : лабораторный практикум / А. С. Грошев. – 2-е изд. – М.-Берлин: Директ-Медиа, 2015. – 285 с.
Дарков А.В. Информационные технологии: теоретические основы: Учебное пособие / А.В. Дарков, Н.Н. Шапошников. - СПб.: Лань, 2016. – 448 c.
Долганова О.И. Моделирование бизнес-процессов: Учебник и практикум для академического бакалавриата / О.И. Долганова, Е.В. Виноградова, А.М. Лобанова. - Люберцы: Юрайт, 2016. – 289 c.
Замятина О.М. Вычислительные системы, сети и телекоммуникации. моделирование сетей.: Учебное пособие для магистратуры / О.М. Замятина. - Люберцы: Юрайт, 2016. – 159 c.
Информационные системы и технологии: Научное издание. / Под ред. Ю.Ф. Тельнова. - М.: ЮНИТИ, 2016. – 303 c.
Колисниченко Д.Н. PHP и MySQL. Разработка веб-приложений. Профессиональное программирование / Д.Н. Колисниченко. - СПб.: BHV, 2015. – 592 c.
Основные положения информационной безопасности: Учебное пособие/В.Я.Ищейнов, М.В.Мецатунян - М.: Форум, НИЦ ИНФРА-М, 2015. – 208 c.
Хетагуров Я.А. Проектирование автоматизированных систем обработки информации и управления (АСОИУ) / Я.А. Хетагуров. - М.: БИНОМ. Лаборатория знаний, 2015. – 240 c.

Приложения

Приложение А

Вычислительная сеть аптечного предприятия