Автоматизация контроля исполнения документов в приемной комиссии ВУЗ

Содержание:

1. Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия

1.1 Характеристика предприятия и его деятельности

Предметной областью исследования взял Московский финансово-промышленный университет «Университет» (сокращённо — Университет «Университет») — негосударственное высшее учебное заведение, основанное в 1995 году.

Университет является юридическим лицом и осуществляет свою деятельность в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Гражданским кодексом Российской Федерации, Бюджетным кодексом Российской Федерации, Налоговым кодексом Российской Федерации, федеральными законами, актами Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти, другими нормативными правовыми актами и настоящим Уставом.

Главная цель политики университета «Университет» — непрерывное повышение качества образовательных услуг, а также результатов научных исследований на основе эффективного развития научно-образовательного и инновационного потенциала вуза с учетом международных тенденций в сфере образовательной деятельности.

Основными задачами университета являются:

• Удовлетворение потребностей личности в интеллектуальном, культурном и нравственном развитии посредством получения высшего и послевузовского профессионального образования, среднего профессионального образования, а также дополнительного профессионального образования;
• Удовлетворение потребностей общества и государства в квалифицированных специалистах с высшим и средним профессиональным образованием, в научно-педагогических кадрах высшей квалификации;
• Развитие науки и техники посредством научных исследований научно-педагогических работников и обучающихся, использование полученных результатов в образовательном процессе и инновационной деятельности;
• Подготовка, переподготовка и повышение квалификации специалистов и руководящих работников;
• Сохранение и преумножение нравственных, культурных и научных ценностей общества;
• Распространение знаний среди населения, повышение его образовательного и культурного уровня;
• Формирование у обучающихся гражданской позиции, развитие ответственности, самостоятельности и творческой активности.

Во исполнение возложенных задач университет осуществляет следующие основные виды деятельности:

• Реализацию программ профессионального среднего, высшего и послевузовского профессионального образования, а также образовательных программ дополнительного профессионального образования по направлениям подготовки (специальностям), установленным лицензией на право осуществления образовательной деятельности, в пределах государственных заданий по приему обучающихся в соответствии с федеральными государственными образовательными стандартами и иными нормативными правовыми актами;
• Выполнение фундаментальных и прикладных научных исследований, иных научно-технических, опытно-конструкторских, опытно-технологических работ, направленных на решение актуальных проблем, в том числе по проблемам образования, использование полученных результатов в образовательном процессе, развитие научных школ;
• Повышение квалификации и переподготовку специалистов с высшим и средним профессиональным образованием, педагогических, научных и научно-педагогических кадров высшей квалификации в пределах государственных заданий;
• Подготовку научных и научно-педагогических кадров через аспирантуру, докторантуру, соискательство;
• Деятельность по обеспечению проживания обучающихся в общежитиях университета;
• Деятельность по содержанию и эксплуатации имущественного комплекса, в том числе объектов движимого и недвижимого имущества, закрепленных за университетом в установленном порядке;
• Информационное обеспечение структурных подразделений университета, обучающихся и работников университета, создание, развитие и применение информационных сетей, баз данных, программ, а также обучение с использованием дистанционных технологий;
• Обеспечение защиты сведений, составляющих государственную тайну, а также защиты персональных данных обучающихся и работников университета;
• Выполнение мероприятий по мобилизационной подготовке и гражданской обороне.

Университет в соответствии с законодательством Российской Федерации вправе осуществлять следующие виды приносящей доход деятельности:

• Оказание образовательных услуг в пределах, установленных лицензией на ведение образовательной деятельности, сверх финансируемых за счет средств федерального бюджета государственных заданий по приему обучающихся по программам начального, среднего, высшего и послевузовского профессионального образования, программам профессиональной подготовки, переподготовки и повышения квалификации кадров;
• Оказание платных дополнительных образовательных услуг, не предусмотренных соответствующими образовательными программами и федеральными государственными образовательными стандартами, в том числе на подготовительных отделениях, курсах и в центрах довузовской подготовки;
• Выполнение аналитических, фундаментальных и прикладных научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ по договорам с юридическими и (или) физическими лицами, не включенных в научно-технические программы, финансируемые за счет средств федерального бюджета, создание продуктов интеллектуальной деятельности, а также реализация прав на них;
• Проведение селекционной и семеноводческой работы в сфере растениеводства и селекционно-племенной работы в сфере животноводства;
• Предоставление интеллектуальных продуктов, исключительные права на которые принадлежат университету;
• Реализация товаров, произведенных или приобретенных за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности, направленных на обеспечение уставной деятельности, в том числе на обеспечение образовательного процесса и научной деятельности;
• Выполнение работ по устройству наружных инженерных сетей и коммуникаций и работ по устройству внутренних инженерных систем и оборудования;
• Изготовление и реализация аудиовизуальной продукции, обучающих и компьютерных программ, электронных учебников, информационных и других материалов, изданных и созданных за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности;
• Оказание услуг связи, включая услуги в области информационно-телекоммуникационных систем, услуг передачи данных;
• Проектирование, монтаж и обслуживание компьютерных сетей;
• Оказание информационных, консультационных и переводческих услуг юридическим и (или) физическим лицам;
• Разработка бизнес - проектов развития организаций в агропромышленном комплексе;
• Оказание услуг в области охраны труда, в том числе проведение аттестации рабочих мест, обучение работодателей и специалистов вопросам охраны труда;
• Организация и проведение выставок, ярмарок, семинаров, конференций, совещаний, симпозиумов, культурно-массовых и спортивных мероприятий;
• Осуществление международного сотрудничества по направлениям, соответствующим профилю деятельности университета;
• Оказание гостиничных, экскурсионных, ветеринарных, социально-бытовых, жилищно-бытовых, коммунальных услуг и услуг общественного питания;
• Предоставление услуг проживания, пользование коммунальными и хозяйственными услугами в общежитии;
• Организация и проведение стажировок и практик в Российской Федерации и за рубежом, направление на обучение за пределы территории Российской Федерации;
• Оказание транспортных услуг и услуг по эксплуатации грузоподъемных машин и механизмов;
• Оказание физкультурно-оздоровительных и художественно-творческих услуг работникам университета, обучающимся в университете и иным лицам;

Университет вправе без согласия собственника ее имущества с уведомлением Министерства образования и науки России быть учредителем в том числе применении (внедрении) результатов интеллектуальной деятельности, исключительные права на которые принадлежат университету. (Устав университета)

1.2 Организационная структура управления вуза.

Структура развивающегося вуза должна быть жизнеспособной, гибкой и динамичной. В этой связи актуальна разработка научно обоснованной структуры управления образовательным процессом, структуры, эффективно функционирующей в условиях открытого информационно-образовательного пространства, обеспечивающей лёгкость доступа к изучаемой информации, стимулирующей генерацию новых знаний и обеспечивающей конкурентоспособность выпускников на рынке труда.

Рис 1. Организационная структура ВУЗа

Рассмотрим наиболее распространенные организационные структуры, первоначально остановившись на принятой типологии. В экономической литературе приводятся классические схемы организационных структур:

1) иерархическая (бюрократическая),

2) линейная,

3) линейно-штабная,

4) дивизионная (дивизиональная),

5) органическая (адаптивная),

6) бригадная (кросс-функциональная),

7) проектная,

8) матричная (программно­целевая).

Структуру управления университетом в значительной степени определяет то, каков механизм принятия решений, кто принимает их и на что он ориентируется. Эволюция внешней среды, изменение запросов внешних и внутренних по отношению к университету агентов заставляют его трансформировать свои цели; вместе с этим адаптируется и организационная структура управления.

1.Иерархические (бюрократические) типы структур. Доставшаяся российской высшей школе в наследство от советского периода традиционная организация университета может быть охарактеризована как иерархическая департаментализация. Учебную подсистему университета, реализующую основную задачу высшего учебного заведения, можно охарактеризовать как дисциплинарную департаментализацию, поскольку группировка людей и ресурсов осуществляется вокруг учебных дисциплин. Отметим, что дисциплинарная департаментализация приводит к глубокой специализации деятельности, и порождает межфакультетские и межкафедральные организационные барьеры, что характеризует университет исключительно как «иерархическую бюрократию», означающую игнорирование содержательной составляющей его деятельности, отождествление его с производственными организациями или государственными структурами.

Слабые и сильные стороны функциональной структуры организации приведены в табл. 1.

Таблица 1

Слабые и сильные стороны иерархической структуры

Сильные стороны	Слабые стороны
1.  Экономия в масштабах внутри одного функционального подразделения. 2.  Позволяет работникам профессионально развиваться и совершенствовать свои навыки. 3.  Способствует выполнению функциональных задач организации. 4. Хорошо работает, когда ведется подготовка по небольшому числу специальностей	1.  Замедленная реакция на изменения в окружающей среде. 2.  Может привести к тому, что все проблемы начинают отправлять на верхние уровни иерархии, вертикальные связи перегружены. 3.  Слабая горизонтальная координация между подразделениями. 4.  Затрудняет инновации. 5. Ограниченное видение сотрудниками целей организации

2. Линейная организационная структура. Основы линейных структур составляет так называемый «шахтный» принцип построения и специализация управленческого процесса по функциональным подсистемам организации (маркетинг, производство, исследования и разработки, финансы, персонал и т. д.). По каждой подсистеме формируется иерархия служб, пронизывающая всю организацию сверху донизу. Результаты работы каждой службы оцениваются показателями, характеризующими выполнение ими своих целей и задач. Структура управления ЮФУ в настоящее время полностью соответствует этой классической системе со всеми ее достоинствами и недостатками.

3. Линейно­штабная организационная структура. Такой вид организационной структуры является развитием линейной и призван ликвидировать ее важнейший недостаток, связанный с отсутствием звеньев стратегического планирования. Линейно-штабная структура включает в себя специализированные подразделения (штабы), которые не обладают правами принятия решений и руководства какими-либо нижестоящими подразделениями, а лишь помогают соответствующему руководителю в выполнении отдельных функций, прежде всего функций стратегического планирования и анализа. В остальном эта структура соответствует линейной.

4. Дивизионная (дивизиональная) структура управления. Появление таких структур обусловлено резким увеличением размеров организаций, диверсификацией их деятельности (многопрофильностью), усложнением технологических процессов в условиях динамически меняющегося окружения. В связи с этим стали возникать дивизионные структуры управления, прежде всего в крупных корпорациях, которые стали предоставлять определенную самостоятельность своим производственным подразделениям, оставляя за руководством корпорации стратегию развития, научно-исследовательские разработки, финансовую и инвестиционную политику и т. п. В этом типе структур сделана попытка сочетать централизованную координацию и контроль деятельности с децентрализованным управлением. Этот принцип реализуется в управлении бизнесом в структурах типа финансового холдинга вполне применимым для организации управления вузами.

5. Органические типы структур. Органические или адаптивные структуры управления стали развиваться примерно с конца 70-х годов, когда, с одной стороны, создание международного рынка товаров и услуг резко обострило конкуренцию среди предприятий и жизнь потребовала от предприятий высокой эффективности и качества работы, и быстрой реакции на изменения рынка, и, с другой стороны, стала очевидной неспособность структур иерархического типа этим условиям соответствовать. Главным свойством управленческих структур органического типа является их способность изменять свою форму, приспосабливаясь к изменяющимся условиям. Для классических вузов с их производственным циклом в 4-6 лет и достаточной инерционностью рынка труда применение подобных структур весьма проблематично.

6. Бригадная (кросс-функциональная) структура. Основой этой структуры управления является организация работ по рабочим группам (бригадам), во многом прямо противоположной иерархическому типу структур. Основными принципами такой организации управления являются:

·      автономная работа рабочих групп (бригад);

·      самостоятельное принятие решений рабочими группами и координация деятельности по горизонтали;

·      замена жестких управленческих связей бюрократического типа гибкими связями;

·      привлечение для разработки и решения задач сотрудников разных подразделений.

Эти принципы разрушает свойственное иерархическим структурам жесткое распределение сотрудников по производственным, инженерно-техническим, экономическим и управленческим службам и совершенно неприемлемы в существующей системе высшего образования в России и в мире.

7. Проектная структура управления. Основным принципом построения проектной структуры является концепция проекта, под которым понимается любое целенаправленное изменение в системе, например, освоение и производство нового изделия, внедрение новых технологий, строительство объектов и т.д. Деятельность предприятия рассматривается как совокупность выполняемых проектов, каждый из которых имеет фиксированное начало и окончание. Под каждый проект выделяются трудовые, финансовые, промышленные и т. д. ресурсы, которыми распоряжается руководитель проекта. Каждый проект имеет свою структуру, и управление проектом включает определение его целей, формирование структуры, планирование и организацию работ, координацию действий исполнителей. После выполнения проекта структура проекта распадается, ее компоненты, включая сотрудников, переходят в новый проект или увольняются (если они работали на контрактной основе).

8. Матричная (программно-целевая) структура управления. Такая структура представляет собой сетевую структуру, построенную на принципе двойного подчинения исполнителей: с одной стороны, – непосредственному руководителю функциональной службы, которая предоставляет персонал и техническую помощь руководителю проекта, с другой – руководителю проекта или целевой программы, который наделен необходимыми полномочиями для осуществления процесса управления. При такой организации руководитель проекта взаимодействует с двумя группами подчиненных: с постоянными членами проектной группы и с другими работниками функциональных отделов, которые подчиняются ему временно и по ограниченному кругу вопросов. При этом сохраняется их подчинение непосредственным руководителям подразделений, отделов, служб. Для деятельности, которая имеет четко выраженное начало и окончание, формируют проекты, для постоянной деятельности – целевые программы. В организации и проекты, и целевые программы могут сосуществовать.

Матричная структура университета является оптимальной, когда окружающая среда очень изменчива и цели организации отражают двойные требования, когда одинаково важны и связи с конкретными подразделениями, и функциональные цели.

При матричной структуре горизонтальные команды существуют наравне с традиционной вертикальной иерархией. Матричный университет – это шаг к современному университету. Кафедр становится недостаточно для выполнения функций обучения, появляются исследовательские центры, которые проводят свою деятельность, работу над проектами и где нужны специалисты различного профиля, с различных кафедр и факультетов. Эти центры могут находиться на одном факультете, а могут организовываться как университетские исследовательские центры.

Таблица 2

Сильные стороны

Слабые стороны

1.  Помогает достичь координации, необходимой для того, чтобы удовлетворить двойные требования потребителей. 2.  Обеспечивает гибкое распределение человеческих ресурсов между видами услуг образовательной и научной деятельности. 3.  Дает возможность выполнять сложные задачи в условиях быстро изменяющейся, нестабильной окружающей среды. 4.  Позволяет как развивать профессиональные качества, так и улучшать качество оказываемой услуги. 5. Лучше всего подходит организациям, оказывающим несколько видов услуг

1. Сотрудники должны подчиняться двум ветвям власти, что может действовать на них угнетающе. 2. Сотрудникам необходимы исключительные навыки человеческого общения и специальная подготовка. 3. Отнимает много времени: требуются частые встречи и переговоры для устранения конфликтов. 4. Структура не работает, если менеджеры организации не понимают сути этой структуры и вырабатывают коллегиальный, а не иерархический стиль взаимоотношений. 5. Для поддержания баланса власти требуются значительные усилия

Приемная комиссия университета Университет создается для обеспечения приема документов от лиц, поступающих в университет (далее - абитуриенты), проведения вступительных испытаний и зачисления в состав студентов лиц, прошедших по конкурсу, поступающих вне конкурса, и лиц, поступающих на основе договоров (с оплатой стоимости обучения) и подготовки информационных материалов, регламентирующих ее деятельность.

Приемная комиссия обеспечивает соблюдение прав граждан на получение образования, установленных Конституцией Российской Федерации и законодательством Российской Федерации, гласность и открытость проведения всех этапов приема лиц, поступающих в университет.

В своей работе приемная комиссия руководствуется:

• Конституцией Российской Федерации;
• Законом Российской Федерации «Об образовании» № 3266-1 от 10.07.1992 г.;
• Федеральным Законом «О высшем и послевузовском профессиональном образовании» № 125 от 22.08.1996 г.;
• Федеральным Законом «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации (в части установления уровней высшего профессионального образования)» № 232 от 24.10.2007 г.;
• Федеральным Законом «О внесении изменений в Закон Российской Федерации «Об образовании» и Федеральный Закон «О высшем и послевузовском профессиональном образовании»» № 313 от 1.12.2007 г.;
• «Порядком приема в государственные образовательные учреждения высшего профессионального образования (высшие учебные заведения) Российской Федерации, учрежденные федеральными органами исполнительной власти» (утвержден приказом Минобразования России № 50 от 14.01.2003 г., зарегистрирован Минюстом России 06.02.2003 г., регистрационный № 4188);
• Приказом Минобразования России от 05.02.2008 г. № 36 «Об установлении форм и порядка проведения государственной (итоговой) аттестации обучающихся, освоивших образовательные программы среднего (полного) общего образования в ПСП 02.1.2.1 - 2008 4 2007-2008 учебном году, и утверждении Положения «О проведении единого государственного экзамена в 2008 году»» (зарегистрирован в Минюсте России 29.02. 2008 г. №11251);
• Правилами приема в университете Университет;
• Уставом университета;
• Приказами и распоряжениями ректора университета;
• Настоящим положением;
• Должностными инструкциями членов приемной комиссии;
• Иными локальными актами университета.

Во главе структуры управления приемной комиссии стоит директор приемной комиссии. Ему подчиняются руководители отделов, а им специалисты.

1.3 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов

На рисунке 2 представлена структурно-функциональная диаграмма университета деятельности вуза, соответствующая бизнес-процессу, протекающему в системе вуза на данный момент времени, то есть без использования ИС, проектируемой в работе. Данная диаграмма построена с использованием принципов стандарта IDEF0.

Рис. 2 Декомпозиция IDEF0

На декомпозиции IDEF0 расписан процесс поступления абитуриента в университет.

1. Вступительные испытания
2. Оформление
3. Создание личного дела

Рис. 3 Декомпозиция поступления.

Данные функциональные блоки взаимосвязаны друг с другом по входам и выходам, то есть в комплексе составляют единый бизнес-процесс вуза

Итоговыми результатом являются получения статуса студента.

Среди функций управления, показанных на приведенных выше диаграммах, осуществляемых в приемной комиссии целесообразно выбрать ту совокупность функций, для которых будет в дальнейшем разрабатываться проект автоматизации. Очевидно, что в связи с обоснованием тематики данного проекта, в качестве комплекса задач автоматизации будут выбраны функционал приемной комиссии.

Данный участок важен, так как он более времени ёмкий и выполняется с помощью ручного труда. Так же на данном участке часто происходят ошибки человеческого фактора, что плохо сказывается на качестве работы университета. Так же с помощью автоматизации данного участка мы сократим срок работы, что позволит быстрее осуществлять документооборот в вузе.

2. Информационное обеспечение задачи.

2.1 Информационная модель и её описание.

Информационная модель — модель объекта, представленная в виде информации, описывающей существенные для данного рассмотрения параметры и переменные величины объекта, связи между ними, входы и выходы объекта и позволяющая путём подачи на модель информации об изменениях входных величин моделировать возможные состояния объекта.

С помощью информационной модели можно достаточно эффективно анализировать управление и автоматизировать деятельность приемной комиссии. В работе приемной комиссии четко проявилась необходимость иметь перед своими глазами модель деятельности, которая отражала бы все механизмы и принципы взаимосвязи различных подсистем в рамках проведения приемной компании. Для решения подобных задач моделирования существуют хорошо известные методология и стандарты. К таким стандартам относится информационная модель. С ее помощью можно эффективно отображать и анализировать модели деятельности широкого спектра сложных систем в различных областях указанные на рисунке 4.

Рис. 4 Информационная модель работы приемной комиссии.

2.2 Используемые классификаторы и системы кодирования

Для создания систематизированного перечня наименованных объектов, каждому из которых в соответствие данных уникальный код, я, использую программу «1С:Предприятие» предназначенную для автоматизации бухгалтерского и управленческого учётов (включая начисление зарплаты и управление кадрами), экономической и организационной деятельности предприятия.

Программное обеспечение и задачи: модель базы данных 1С:Предприятия 8 имеет ряд особенностей, отличающих ее от классических моделей систем управления базами данных (например, основанных на реляционных таблицах), с которыми имеют дело разработчики в универсальных системах.

Основное отличие заключается в том, что разработчик 1С: Предприятия не обращается к базе данных напрямую. Непосредственно он работает с платформой 1С:Предприятия. При этом он может:

• описывать структуры данных в конфигураторе,
• манипулировать данными с помощью объектов встроенного языка,
• составлять запросы к данным, используя язык запросов.

Платформа 1С:Предприятия обеспечивает операции исполнения запросов, описания структур данных и манипулирования данными, транслируя их в соответствующие команды. Это могут быть команды системы управления базами данных, в случае клиент-серверного варианта работы, или команды собственного движка базы данных для файлового варианта.

Рис. 5 Схема работы 1С:Предприятии 8.

Важной особенностью работы с базой данных в вузе является то, что в 1С:Предприятии 8 реализована общая система типов языка и полей баз данных. Иными словами, разработчик одинаковым образом определяет поля базы данных и переменные встроенного языка и одинаковым образом работает с ними.

Эта система 1С:Предприятие наиболее подходящая для университета. Она выгодно отличает от универсальных инструментальных средств, что обычно, при создании бизнес-приложений с использованием универсальных сред разработки, используются отдельно поставляемые системы управления базами данных. А это значит, что разработчику приходится постоянно заботиться о преобразованиях между типами данных, поддерживаемыми той или иной системы управления базами данных, и типами, поддерживаемыми языком программирования.

Существенной возможностью модели данных, которая поддерживается 1С:Предприятием 8, является то, что для поля базы данных можно определить сразу несколько типов данных, значения которых могут храниться в этом поле. При этом значение в каждый момент времени будет храниться одно, но оно может быть разных типов — как ссылочных, так и примитивных — число, строка, дата и т.п.:

Рис. 6 Редактирования типовых данных.

Такая возможность очень важна для экономических задач — например, в расходной накладной в качестве плательщика может быть указано либо абитуриент, либо родитель. Соответственно, при проектировании базы данных разработчик может определить поле, которое будет хранить значение любого из этих типов.

Идеология создания прикладных решений в 1С: Предприятии 8 предполагает, что все файлы, имеющие отношение к данному прикладному решению, нужно хранить в самой базе данных.

Для этого введен специальный тип данных – Хранилище Значения. Поля базы данных могут хранить значения такого типа, а встроенный язык содержит специальный одноименный объект, позволяющий преобразовывать значения других типов к специальному формату Хранилища значений.

Благодаря этому разработчик имеет возможность сохранять в базе данных значения, тип которых не может быть выбран в качестве типа поля базы данных, например, графические изображения.

В процессе создания или модификации прикладного решения разработчик избавлен от необходимости каких-либо действий по непосредственному изменению структуры полей базы данных прикладного решения.

Разработчику достаточно путем визуального конструирования описать структуру используемых объектов прикладного решения, состав их реквизитов, табличных частей, форм и пр.

Все действия по созданию или изменению структуры таблиц базы данных платформа выполнит самостоятельно, на основании состава объектов прикладного решения и их характеристик.

Например, для того, чтобы в справочнике сотрудников появилась возможность хранить сведения о составе семьи сотрудника, разработчику 1С: Предприятия не нужно создавать в базе данных специальную новую таблицу, задавать правила, по которым данные, хранящиеся в этой таблице, будут связаны с данными из основной таблицы, программировать алгоритмы совместного доступа к данным этих таблиц, создавать алгоритмы проверки прав доступа к данным, находящимся в подчиненной таблице и пр.

Все, что требуется сделать разработчику - щелчком мыши добавить к справочнику табличную часть и задать два ее строковых реквизита: Имя и Родство. При сохранении или обновлении конфигурации платформа самостоятельно выполнит реорганизацию структуры базы данных, создаст необходимые таблицы и т.д.

Штатной возможностью 1С:Предприятия 8 является поддержка двух способов доступа к данным — объектного (для чтения и записи) и табличного (для чтения).

В объектной модели разработчик оперирует объектами встроенного языка. В этой модели обращения к объекту, например документу, происходят как к единому целому — он полностью загружается в память, вместе с вложенными таблицами, к которым можно обращаться средствами встроенного языка как к коллекциям записей и т.д.

Рис. 7 Объектная модель баз данных.

При манипулировании данными в объектной модели обеспечивается сохранение целостности объектов, кэширование объектов, вызов соответствующих обработчиков событий и т.д.

В табличной модели все множество объектов того или иного класса представляется как совокупность связанных между собой таблиц, к которым можно обращаться при помощи запросов как к отдельной таблице, так и к нескольким таблицам во взаимосвязи.

Рис. 8 Табличная модель базы данных

В этом случае разработчик получает доступ к данным сразу нескольких объектов, что очень удобно для анализа больших объемов данных, например, при создании отчетов. Однако в силу того, что данные, выбираемые таким способом, содержат не все, а лишь некоторые реквизиты анализируемых объектов, табличный способ доступа не позволяет изменять эти данные.

Под классификатором имеется в виду ключевой элемент таблицы (ключ, regular key) — такое ее поле (простой ключ) или строковое выражение, образованное из значений нескольких полей (составной ключ), по которому можно определить значения других полей для одной или нескольких записей таблицы. На практике для использования ключей создаются индексы — служебная информация, содержащая упорядоченные сведения о ключевых значениях. В реляционной теории и концептуальной модели понятие «ключ» применяется для атрибутов отношения или сущности.

2.3 Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации

Это описание состава входных документов и справочников, соответствующих им экранных форм размещения данных и структуры файлов. При этом следует уделять внимание следующим вопросам:

При описании входных документов необходимо привести в приложении формы документов; перечень содержащихся в них первичных показателей; источник получения документа, в каком файле используется информация этого документа, описывается структура документа, число строк, объемные данные, частоту возникновения документа;

Описание экранной формы входного документа должно содержать макет экранной формы в приложении, особенностей организации рабочей и служебной зон макета, состав и содержание подсказок, необходимых пользователю для заполнения макета, перечень справочников, автоматически подключаемых при заполнении этого макета;

Описание структур входных файлов с оперативной информацией должно включать таблицу с описанием наименований полей, идентификатором каждого поля и его шаблона; по каждому файлу должна быть информация о ключевом поле, длине одной записи, числе записей в файле, частоте создания файла, длительности хранения, способе обращения (последовательный, выборочный или смешанный), способе логической и физической организации, объеме файла в байтах;

Описание структур файлов с условно-постоянной информацией содержит те же сведения, что и для файлов с оперативной информацией, но добавляются сведения о частоте актуализации файла и объеме актуализации (в процентах).

Необходимо отметить соответствие проектируемых файлов входным документам или справочникам. Описывается структура записи каждого информационного файла. Если информационная база организована в форме базы данных, то приводится описание и других её элементов (ключей, бизнес-правил, триггеров).

При поступлении абитуриента задача сотрудника приемной комиссии запросить его персональные данные, и это будет являться входной информацией.

Входной информацией абитуриента является:

• Паспортные данные
• Документ об образовании
• Результаты вступительных экзаменов
• Дата подписание договора об оказании образовательных услуг
• Дата оплаты

После предоставления входной информации от абитуриента специалист приемной комиссии заполняет полную таблицу данных входящей информации указанная в таблице 3.

Таблица 3.

№	Наименование поля	Идентификатор	Тип	Значность
1	Номер	Number	N	254
2	Учебный год	Cod_year/year	N	4
3	Семестр по порядку	Cod_s1	N	9
3	Семестр учебного года	Cod_s2	N	9
4	Семестр по приказу	Cod_s3	N	9
5	Структурное подразделение	Cod_otd	C	254
6	Программа	Program	C	254
7	Специальность	specialty	C	254
8	Форма	The_from	C	3
9	Срок	Term	N	9
10	Дата приказа	Data_of_order	N	8
11	Год поступления	Admission_years	N	8
12	Ставка	Rate	N	254

В нормативно-справочной информации указаны: сотрудник исполнитель приемной комиссии и менеджер-куратор, который занимается поступления клиента. Также шаблоны документов, а именно: договор, заявление на зачисление, согласие на зачисление и согласие на обработку персональных данных указанно в таблице 4.

Таблица 4.

№	Наименование поля	Идентификатор	Тип	Значность
1	ФИО сотрудника приемной комиссии	СOD	N	254
2	ФИО менеджера	СOD	N	254

2.4 Характеристика результатной информации

В результате проектирование автоматизации контроля документов в вузе получаются следующие результаты.

Таблица 5.

Таблица 6.

Таблица 7.

Таблица 8.

Таблица 9.

Результатная информация может, быть как в электронном виде, так и в виде бумажного документа. Результатная информация представляет собой сформированные по запросам отчеты, которые содержат в себе информацию о зачисленных студентов.

Отчеты формируются с помощью запросов. Для внутренних пользователей отчетность является важным показателем, как для оперативного зачисления, так и для контроля выполненных задач сотрудниками университета.

3. Программное обеспечение задачи

3.1 Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)

В данном пункте следует привести иерархию функций управления и обработки данных, которые призван автоматизировать разрабатываемый программный продукт. При этом можно выделить и детализировать основные функции управления и обработки данных: ввода первичной информации, обработки, ведения справочников, ответов на запросы и др.

Выявление состава функций, их иерархии и выбор языка общения (например, языка типа «меню») позволяет разработать структуру сценария диалога, дающего возможность определить состав кадров диалога, содержание Текстовый (CHAR)каждого кадра и их соподчиненность.

При разработке структуры диалога необходимо предусмотреть возможность работы с экранными формами входных документов, формирование выходных документов, корректировки вводимых данных, просмотра введенной информации, работу с таблицами нормативно-справочной информации, протоколирования действий пользователя, а также помощь на всех этапах работы.

В разработанном приложении взаимодействие пользователя и программы осуществляется в форме простого и удобного диалога, что позволяет обеспечить доступность данного приложения даже для неопытного пользователя.

Диалог – это процесс обмена сообщениями между пользователем и ИС, при котором осуществляется постоянная смена ролей информатора и реципиента (пользователя, принимающего информацию), причем смена ролей достаточно оперативна. В процессе диалога возможно:

1. Двустороннее управление на базе языка типа «запрос-ответ»,
2. Одностороннее управление со стороны ИС с языком общения типа «меню», «заполнения шаблона», ответа по «подсказке»,
3. Одностороннее управление со стороны пользователя с использованием языка директив (команд).

При использовании для общения языка «меню» в диалоговой системе должна присутствовать система планирования и управления диалогом, в функции которой входит:

1. управление процессом диалога;
2. обеспечение интерфейса пользователя;
3. обеспечение выполнения сервисных или справочных функций;
4. анализ и обработка ошибочных ситуаций;
5. вызов обрабатывающих программ.

При разработке данного проекта система общения с пользователем организована таким образом, что основная часть диалога ведется на языке типа «меню», а заполнение форм входных документов – по «шаблону». Таким образом, происходит одностороннее управление процессом обработки данных со стороны ИС.

3.2 Характеристика базы данных

ER-модель предназначена для логического представления данных. Любой фрагмент предметной области представляется как множество сущностей, между которыми существует множество связей различных типов. ER- модель реализуемого проекта автоматизации представлена на рисунке 9.

Рисунок 9 - ER - модель разрабатываемой ИС

Показанная на рисунке 9. ER-модель основана на информационной модели разрабатываемого проекта и представляет собой модель базы данных предметной области, определяющую взаимосвязь таблиц по внешним ключам.

Описание таблиц реляционной базы данных в таблицах 5-9.

3. 3 Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей)

Разработка программного обеспечения осуществляется, как правило, в два этапа:

• Проектирование логики программ, представляющее определение состава программных модулей, выделение классов модулей и установление связей между ними;
• Разработка кодов программ и их отладка, выполнение которой в сильной степени зависит от используемых средств разработки программного обеспечения.

Были выделены управляющие программные модули, призванные выводить на экран кадры меню и передавать управление другим модулям в зависимости от того, какой пункт меню выбирает пользователь. К числу управляющих модулей относится модуль загрузки основного меню, главного меню, меню служебных операций, меню видов первичных документов, меню видов отчетов, справочников и меню видов операций, выполняемых при работе с этими классами документов.

Второй класс составляют модули, выполняющие функции ввода конкретных видов первичных документов, просмотра и корректировки, печати первичных документов, обработки и выдачи на просмотр и печать результатных документов, загрузки, актуализации и выдачи на печать справочников и справок.

Заключение

В данной работе были рассмотрены особенности автоматизации приемной комиссии и ее преимущества. Во второй главе была дана характеристика одной из программ по управленческому чету, описаны ее достоинства. Она полностью удовлетворяет потребности университета и выполняет все необходимые функции.

В ходе курсового проекта была создана база данных, в которой были указаны факторы, необходимые для функционала приемной комиссии, а именно:

• Приобретение навыков ведения самостоятельной исследовательской работы, включая поиск и анализ необходимой информации;
• Приобретение навыков ведения самостоятельной исследовательской работы, включая поиск и анализ необходимой информации;
• Разработка контекстной диаграммы IDEF0;
• Разработка ER-модели;
• Разработка информационной модели;
• Разработка дерева функций и сценария диалога.

Данная система будет работать с персональных компьютеров всех сотрудников, которые в свою очередь будут вносить или обновлять данные.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИЕРАТУРЫ

1. Техническое задание на создание автоматизированной системы. ГОСТ 34.602-89;
2. Виды, комплектность и обозначение документов при создании автоматизированных систем. ГОСТ 34.201-89;
3. Процессы жизненного цикла программных средств. ГОСТ Р ИСО/МЭК 12207-99
4. Маклаков С.В. Создание информационных систем с AllFusion Modeling Suite. - М.: ДИАЛОГ - МИФИ, 2016. - 224 с.
5. Маклаков С.В. BPWin и ERWin. CASE - средства разработки информационных систем. - М.: ДИАЛОГ - МИФИ, 2014. - 256 с.
6. технологии. - Производственное издание, 2016. - 192 c.
7. Кузьменко В.Г. VBA 2000: - М. «Издательство БИНОМ», 2015. - 408 с.: ил.
8. Символоков Л.В. Microsoft Excel 2002. Самоучитель. - М.: ООО «Бином-Пресс», 2016 г. - 400 с.: ил.
9. Справочная система Microsoft Excel.
10. Справочная система Visual Basic.
11. Корнеев В.В. и др. Базы данных: Интеллектуальная обработка информации - М.: Нолидж, 2000.
12. Каратыгин С.А., Тихонов А.Ф., Тихонова Л.Н. Visual FoxPro 6.0 - М.: Бином, 2014.
13. Дунаев С.В. Доступ к базам данных и техника работы в сети. Практические приемы современного программирования - М.: Диалог - МИФИ, 2015.
14. Сигнор Р., Стегман М.О. Использование ODBC для доступа к базам данных - М.: БИНОМ, 2015.
15. Игорева, Е.Л., Основы алгоритмизации и программирования (3-е издание) / И.И. Попов, О.Л. Игорева - М.: Инфа-М, 2017
16. Петгольц, Ч. Программирование #. В 3-х томах. Том 2. Пер. с англ./ Ч. Петгольц - М.: Издательско-торговый дом «Русская редакция», 2016.
17. Петгольц, Ч. Программирование. В 3-х томах. Том 3 Пер. с англ./ Ч. Петгольц - М.: Издательско-торговый дом «Русская редакция», 2015.
18. Глушаков С.В., Ломотько Д.В. Базы данных: Учебный курс. - Харьков: Фолио; Ростов н/Д: Феникс; Киев: Абрис, 2016.
19. Мишенин А.И. Теория экономических информационных систем - М.: Финансы и статистика, 2015.