Преподаватель который помогает студентам и школьникам в учёбе.

Применение процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов (Совершенствование деятельности при помощи процессного подхода)

Содержание:

Введение

B своей курсовой работе я, посчитал нужным и необходимым, выбрать тему: «Применение процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов». Так как я работаю на производстве, a именно в ПАО «НПО «Алмаз» - начал работать в МОКБ «МАРС», для меня эта тема является актуальной. Она затрагивает проблемы на производстве и предлагает методы оптимизации военно-промышленного комплекса для дальнейшего роста производимых продуктов и минимальных затратах в финансовом и материальном плане, а главное выполнение поставленных задач в сроки c минимальными потерями ресурсов.

Актуальность темы заключается в том, что большинство предприятий либо некоммерческих бизнесов побаиваются внедрять процессный подход так как считают его трудоемким и, довольно, продолжительным по времени. Они не видят всей картины в целом и не могут представить себе то, что процессный подход решит их проблемы и наладит производство. Конечно же данный подход не является «таблеткой от всех бед», однако применив и внедрив его в свой бизнес-процесс – положительный результат не заставит Вас долго ждать. Первые «сливки» могут появится уже в скором времени при правильной отладке и внедрении процесса.

Целью моей работы я ставлю несколько пунктов. A именно: определить суть процессного подхода, разобраться в его функциях, взвесить его положительные и отрицательные стороны, ознакомиться c особенностью его внедрения и первые выводы после его внедрения. Постараюсь рассмотреть конкретные примеры реализации подхода в бизнес-процессах и/или производстве.

Для того, чтобы выполнить работу и, досконально, изучить данный вопрос, мне необходимо решить некоторые задачи, a именно:

Изучить историю открытия и формирования процессного подхода;
Изучить и иметь понятия в некоторых терминах;
Ознакомиться c методами и этапами внедрения процессного подхода;
Привести примеры программного обеспечения, c помощью которого будет внедряться подход для оптимизации процессов бизнеса;
Изучив данный материал сделать вывод по применению процессного подхода, выявить его сильные и слабые стороны.

Глава 1. Процессный подход. Возникновение. Общие и научные понятия

На сей день процессный подход является из самых востребованных способов в управлении организации. Основополагающим понятием данного подхода служит бизнес-процесс. В данной главе мы рассмотрим историю возникновения и основные понятия процессов.

Термин «бизнес-процесс» употребляется значительно меньше, принято его считать показателями деятельности производства либо компании в целом. Бизнес-процесс – точь-в-точь повторяющаяся последовательность поведений, нацеленных на получение заданного результата, ценного для организации.

Таблица 1. Основные представления бизнес-процессов

Понятие	Характеристика
Следствие	Готовый результат процесса. Суть осуществления процесса.
Собственник	Человек, имеющий в распоряжении все ресурсы. На нем вся ответственность за выполнение задания и получения готового результата.
Вход	Информационные или материальные ресурсы, которые необходимы для получения заданного результата. Эти ресурсы необходимы, чтобы выполнить поставленную задачу.
Параметры	Показывает результативность и эффективность процесса в целом.
Управление	Порядок выполнения процесса.
Производитель	Сотрудник либо группа сотрудников, на которых возложено выполнение поставленных задач для выполнения процесса. Группу сотрудников принято называть кросс-функциональной командой.

1.1 Функции процессного подхода

При изучении разных источников информации, в том числе литературы, позволяет синтетически представить управление как абразию исследования, планирования, подбора персонала, организации, распорядительства, представительства и ведения переговоров или заключение сделок, оценки, принятия решений.

Как правило, при рассмотрении процессного подхода выделяют основные роли, применимые ко всем организациям: контроль, планирование, организация и мотивация.

Функции управления в процессном подходе имеют пару общих характеристик: всем им, требующим принятия решений, необходима коммуникация. Принятие решений и коммуникация играют роль связующих процессов при осуществлении контроль, планирование, организация и мотивация.

Рассмотрим несколько функции управления:

Планирование. Начальник должен сформировать цели организации. Затем, поставив общие задачи, он должен определить, какие конкретные работы (задания) необходимо выполнить сотрудникам организации в определенный отрезок времени. Для того, чтобы планы были реальными, a не призрачными, руководителю следует учесть наличие всех ресурсов. Начальник обязан четко ответить на три вопроса:

Где мы находимся на сей день?
Куда стремимся?
Что собираемся делать?

Этот способ, c помощью которого глава пытается задать верное направление вектору усилий всех членов организации на достижение ее общих целей в определенный отрезок времени. При этом необходимо учитывать две существенные характеристики, присущие организационным структурам, a именно: горизонтальному и вертикальному разделению труда.

Организация. По завершению предыдущего процесса начальник должен организовать выполнение запланированных заданий, поскольку без осуществления организационных мероприятий сами по себе планы, разумеется, в жизнь не воплотятся.

Руководство должно распределить между подразделениями задания, a также в соответствии c планом, довести до рабочих порядок их выполнения и порядок взаимодействия подразделений.

Рядовые исполнители получают инструкцию и необходимые орудия труда для выполнения конкретных задания в соответствии c принятым руководителем планом.

Контроль. Текущий каждодневный процесс, для обеспечения выполнения распоряжений и планов производства.

Рассмотрим некоторые аспекта управленческого контроля:

Установка стандартов – определение конкретных и точных промежуточных целей, которые должны быть достигнуты в запланированное организацией время.
Оценка выполненной работы на данный период с конечным результатом
Поиск отклонения от изначально поставленной задачи для корректирования направления

Данные функций управления должны быть осуществимы руководителем предприятия или подразделениями плановой службы, но под постоянным и тщательным контролем co стороны владельца. Фактическое детальное планирование и постоянный контроль – неотъемлемые составляющие полноценного труда любого руководителя.

Мотивация. Чтоб достичь достижения цели организации, необходимо, чтобы каждый сотрудник был замотивирован. Начальник должен замотивировать сотрудников хорошей работой и достойной оплатой труда. Тогда каждый сотрудник будет отдавать всего себя ради выполнения поставленной задачи.

Подход позволяет:

- ориентироваться на финальный результат, интерес исполнителей в улучшении качества не только финального продукта, но и всей своей работы в целом;

- быстрое реагирование на изменение условий внутренних и внутренних факторов;

- оптимизированный обмен информации между разными подразделениями;

Картинка 1. Бизнес процесс в действии

$C:\Users\Samsung\Desktop\Разное\Курсовая работа 2019-2020\iALFxsGu97Q.jpg$

1.2 Предпочтения и изъян данного подхода

Реализованная продукция, как и их деятельность, должна представлять собой постоянный процесс. При рассмотрении фирмы как системы процессов, вырисовывается картина, что чуть ли не единственный аспект в оптимизации бизнеса, является тот самый процессный подход. Если правильно подобрать систему, в которую будут входить верные процессы, мы увидим и поймем суть деятельности организации и его развития.
Любое исследование, любая наука или теория имеет ряд особенностей, a именно преимущества и недостатки.

K преимуществам:

Возможность координировать действия каждого подразделения в рамках заданного процесса;
Заданное ориентирование на результат;
Стремление к повышению эффективности, a также результативности деятельности организации;
Всестороння прозрачность любого действия при достижении результата;
Нахождение возможностей для улучшения процессов;
Устранение преград между подразделениями;
Удаление лишних вертикальных взаимодействий;
Удаление ненужных действий;
Сокращение времени и материальных затрат;

Любой бизнес предусматривает всевозможные ходы и события. У него есть правила и персонал, который обеспечивает выполнение этих правил. Компания, которая работая на результат, достигает больших успехов, a именно:

- устранение разногласий между сотрудниками;

- уменьшение затрат на времени;

- четкое представление конечного результата;

- нацеленный ориентир на потребность клиента.

Процессный подход – это не что-то сверхновое и усовершенствованное до конца. Этот подход требует высокой культуры и трудоёмкого контроля. Он также не лишен недостатков и ограничений.

Требовательность к корпоративной культуре.
Трудоёмкость в расшифровке процессов.
Трудоёмкость в контроле.
Лишения в гибкости.
Порой непонятная ответственность между владельцем процесса и руководителем сотрудников.

Возникает сложность в реализации процессного подхода, когда необходимо документально оформить каждый процесс, a также регламентировать управление, разработку стандартов. Это способствует появлению необходимости освоения сотрудниками новых навыков и новых знаний.

Таблица 2. Основные способы в описании бизнес-процессов

Способ описания	Пример	Достоинства	Недостатки
Текст	Стандарты производства, различные положения, инструкции по должностям	Шаблонность	Взаимосвязь между бизнес-процессами тяжело отслеживается. Высока вероятность неоднозначного понимания. Затрудненный анализ бизнес-процессов из-за избытка малозначимой информации. Значительные трудозатраты на поддержание документов в актуальном состоянии
Таблица	Матрица распределения ответственности	Шаблонность	Небольшое число факторов, параметров, которое можно отразить в таблице
Графика	Организационная структура, блок-схема, технологическая карточка	Наглядность, однозначность разработка нотаций под решение задач различной сложности	Возможно наличие требований к квалификации
Графика с ПО	Сеть бизнес-процессов, информационные модели для решения различных задач	Возможность калибровки исполнителем. Возможность коллективной работы. Поддержка нотаций	Приобретение программного продукта. Возможно наличие требований к квалификации

Таким образом, путь имеет практически равное количество преимуществ и недостатков, однако нельзя не отметить, что те предприятия, где он внедрен, имеют более эффективную деятельность.

1.3 Основные причины и условия, способствующие возникновению процессного подхода

Ситуация c управлением деятельностью крупнейших западных корпораций в конце характеризовалась следующими моментами:

Сложной иерархией подразделений c жестким централизованным управлением;
«Функциональностью» структур компаний, то есть выделением служб по принципу работы на том или ином функциональном участке: закупки, производстве, продаже и так далее.

Подобная система имела естественные причины возникновения и существования, позволявши ей продолжительное время обеспечивать относительно эффективное ведение бизнеса. B качестве таких причин можно выделить:

Принципы как можно более детального разделения труда (специализации), c целью повышения его эффективности на отдельном участке, и вытекающую из этого необходимость существования сложной системы стыковки этих операций по всему производству;
Исторически сложившуюся практику подготовки узких специалистов, профессионально выполняющих свои непосредственные обязанности;
Количественные, a не качественные и структурные флуктуации (изменения) спроса от периода к периоду, вызывавшие:

- концентрацию бизнеса на массовом производстве и постоянном увеличении объёма выпуска однотипных товаров;

- внимание к внутренним нуждам производства, a не клиента;

- понимание изменений бизнеса как организационной реструктуризации (по сути, «сжатие-расширение» вслед за спросом), a не совершенствование ведения самого бизнеса.

Однако факторы бурного роста производства и бизнеса вообще постепенно выявили неэффективность существующих «рельсов развития». Основными моментами, вызвавшими переосмысление ситуации, были:

Рост, в том числе территориальный, самих корпораций, управлять которыми из одной штаб-квартиры лишь при помощи функциональных рычагов уже не представлялось возможным;
Усложнение процессов производства: теперь даже стандартные изделия собирались из тысячи деталей и узлов, поставляемых сотнями подрядчиков из разных регионов и стран, каждый из которых имел свои внутренние традиции, стандарты и процессы;
Изменение отношений c клиентами, вероятно, наиболее значимый фактор. Высоко конкурентная среда обострила требования покупателей к качеству продукции (поставки): прежде всего, к индивидуальности подхода, срокам проведения сделки и услугам, сопровождающими покупку. Руководители компании не только интуитивно, но и «долларом» начали понимать, что нужно бороться за клиента через качество и скорость его обслуживания, a не через улучшение внутренних производственных процессов как таковых.

И если менеджеры-практики, погруженные в текущую работу, имели возможность осознавать такие тенденции только интуитивно, a улучшения производить на основании традиционных взглядов на бизнес (путем реструктуризации, функциональной регламентации, найме все более квалифицированных специалистов), то ученые, исследовавшие основы управления, смогли посмотреть на проблему «революционно».

Термин «реинжиниринг» и сама идеология перестройки бизнеса для ориентации на процессы, a не «успех» функциональных подразделений связаны c именами двух американских исследователей в области менеджмента: Mike Hammer и James A. Champy.

Выводы, сделанные ими, можно было, на тот момент, назвать революционными. Они утверждали, что:

Подавляющая часть операций, производимых на предприятии, не имела никакого отношения ни к обслуживанию клиентов, ни к увеличению добавленной стоимости продуктов, a только к поддержанию внутреннего функционирования организации;
Специалисты узкого профиля, профессионально выполняющие свои локальные обязанности, понятия не имели o качестве продуктов на выходе всей цепочки операций, частью которой они являлись (то есть не существовало ответственного лица за конечный результат);
Большую часть времени на выполнение заказов клиентов занимали внутренние трансакции: передача информации и этапов работ между отделами, согласование этих результатов, многократный контроль и переделки в случаях, когда видение работы одной службы не совпадало с точкой зрения другой и так далее;

Разрабатывая свою концепцию, будущие «гуру менеджмента» опирались на практический опыт, существующий в штабных структурах NATO, описывавшие свои регламенты в терминах процессов IDEF еще c 60-х годов прошлого века. Но они качественно развили эту идею для нужд бизнеса.

Исследователи, помимо всего, ввели еще одно основополагающее понятие своей концепции – реинжиниринг, суть которого заключалась в построении деятельности уже существующих и функционирующих организаций «с нуля», но уже c ориентацией на процессы, a не на отдельные замкнутые функции.

Картинка 2. Бизнес процесс в целом

$C:\Users\Samsung\Desktop\Разное\1_52552a31593dc52552a3159419.png$

Глава 2. Помощь процессного подхода для улучшения деятельности и производимости

Процессный подход лежит в основе нескольких популярных и достаточно эффективных концепций по совершенствованию работы организации. Сегодня существует всего четыре направления, которые используют процессный подход в качестве главного (основного) подхода по повышению эффективности деятельности.

- всеобщий менеджмент качеств (Total Quality Management). Это план, который предусматривает непрерывное повышение марки продукции, процессов и системы управления организацией. За основу деятельности учреждения ставят удовлетворение заказчика.

- стабильное улучшение процессов (Continuous Improvement Process). Это план, который предусматривает лимитированное, но постоянные улучшения процесса, по всему его составу. Самым известным на сегодня является подход, в основе которого лежит постоянное улучшение процессов.

- модернизация бизнес-процессов (Business Process Improvement) или управление бизнес-процессами (Business Process Management). Это план, направленный на то, чтобы помочь фирмам улучшить бизнес-процессы c целью повышения их плодотворности. Изменение процессов осуществляется постепенно, но обязательно на регулярной и планомерной основе.

- реинжиниринг бизнес-процессов (Business Process Reengineering). Этот план возник в начале 90-х годов прошлого века. B его основе лежит переосмысление существующих процессов и их радикальное перепроектирование (изменение). B отличие от трех оных подхода, реинжиниринг предполагает прыткое изменение процессов. Помимо этого, в этом подходе значительный упор делается на применение информационной техники.

При внедрении управления по процессам важно придерживаться следующих статутов:

Взаимосвязь. Организация представляет собой сеть процессов. Процессом является любой труд, где имеет место выполнение работ. Все процессы организации взаимосвязаны между собой.
Востребованность. Любое действие должно иметь миссию, a его плод должен быть востребован. У финального процесса должен быть свой заказчик – внутренний или внешний.
Документирование. Все процессы и действия своих работ необходимо документировать. Это позволяет эталонировать процесс и получить базу для изменения и дальнейшего усовершенствования деятельности (процесса).
Контроль. Каждый процесс начинается и завершается, это определяют грани процесса. Для каждого процесса должны быть определены индексы, характеризующие процесс и его финальные результаты.
Обязательство. Вне зависимости от количества и специалистов, привлеченных в определенный процесс – отвечать должен один. Он отчитывается по результатам своей работы и работы в целом.

Глава 3. Разница между подходами. Функциональный подход. Проектный подход. Процессный подход

Ощутимой разницей процессного подхода от, например, функционального подхода является внимательность на конечный результат и безупречном способе его завершения. Если разбить процесс как части и выделить, эту самую, часть как отдельный объект, то мы получим возможности управления этим объектом, a именно: сможем контролировать и планировать результативность и эффективность, сможем оптимизировать и проектировать весь процесс в целом. Выходит, что, управляя всеми частями целого бизнес-процесса, мы управляем целой организацией как огромной системой бизнес-процессов.

3.1 Функциональный подход

Рассмотрим, что собой представляет функциональный подход. Он берет свое название от слова функция. Функция представляет собой подсистему организаций, которая выделяется по принципу аналогичности задач либо работ, которые выполняют сотрудники организации. B организации существует четыре основных варианта, a именно: финансы, производство, персонал и маркетинг. Помимо основных вариантов, имеются еще несколько второстепенных варианта – юридическое сопровождение и безопасность. Вся система, в рамках функционального подхода, делится на отдельные части – функции, в которых во главе ставят функционального руководителя. Он наделяется ответственность и полномочиями, создает варианты распределения полномочий для каждого сотрудника. Если брать функцию как целую часть, то ее разбивают на несколько частей – подфункции или подразделения (кому как удобно). На каждое подразделение ставится начальник, который распределяет весь объем работ по сотрудникам. Подытожим: данная система из маленьких подсистем зарождает распределение полномочий и ответственности. Я постарался в вкратце охарактеризовать данный метод и подвести к выводу, что функциональный подход может применяться к управлению только тогда, когда управление деятельность многократно повторяется.

3.2 Проектный подход

Следующим подходом для сравнения c «нашим» является проектный подход. В нем все направления и ответственность сосредоточенны на проектах. Проект представляет собой единовременную деятельность. Чтобы реализовать поставленную задачу – принято создавать кросс-функциональную команду. B этой команде выбирается и назначается руководитель. Если есть необходимость, то еще назначается главный инженер данного проекта. Все полномочия и ответственность за выполнение поручаются руководителю. Он должен стремиться повысить эффективность и результативность команды. Вся остальная команда данного проекта попадают в такую ситуацию, что у них создается двойное управления. Ими одновременно руководят руководитель проекта разовой деятельности (руководитель кросс-команды) и руководитель организации (руководитель регулярной работы персонала и их деятельности). Мы наблюдаем создание матричной структуры организации, в которой связаны два подхода к управлению одновременно.

3.3 Процессный подход

Ну и наконец, «наш» подход. B нём вся ответственность и передаваемые полномочия ложатся на бизнес процесс. Он представляет собой многократно повторяющуюся устойчивую деятельность, которая перерабатывает входные ресурсы в выходной результат. Этот процесс предполагает акцентирование на проблемный процесс и его участников. Назначают владельца процесса из участников и перекладывают ему всю ответственность и полномочия. Создают матричную структуру при регулярности деятельности. Иными словами – процессный подход – включает в себя одновременно два и более подхода. В этом подходе участник может быть в подчинении не только двух начальникам, как в предыдущем подходе, но и трем тоже.

Создается вопрос: в чем же «изюминка» данного подхода и зачем он тогда нужен? Ведь для управления можно обойтись и функциональным подходом. Однако ответ кроется дальше.

Системный подход имеет ряд законов, одним из основных законов является то, что точка лучшей производимости всей системы не отвечает сумме точек лучшей производимости отдельных подсистем. Наш подход рассчитывает наибольшую эффективность и результативность всех вразброс участников бизнес процесса.

Если смотреть на отличия этих двух предыдущих подходов, то можно увидеть, что в функциональном подходе отдельное звено – сотрудник, видит лишь то, что он выполняет. Свое место, свою работу, свой проект. Но, при этом, он не видит всей картины в целом. Он не видит, чем занимаются другие участники проекта, не знает конечный результат, не знает, что он представляет собой в общей системе. Каждый сотрудник, не видя конечного результата, стремится угодить вышестоящему начальнику, a не заказчика. В наше время – такой подход – катастрофически влияет на результативность производства. Я за все время сменил второе производство военно-промышленного комплекса. Там, именно функциональный подход и приветствуется. Сотрудники выполняют лишь отдельные задачи, и не видят, что происходит на выходе. Данные производства ссылаются на режимность и безопасность, аргументируя это тем, что, если каждый сотрудник будет знать все в целом, то он будет мишенью для других стран. Но мы живем в 21 веке, где вся необходимая информация легко находится в сети интернет. Я пока не слышал, чтоб происходили похищения сотрудников, но не раз слышал, что заводы закрываются. Соответственно можно сделать вывод – что использование функционального подхода не подходит для массового серийного производства.

Если бы процессный подход был внедрен в те производства, где я работал, то каждый сотрудник видел бы свою роль в массовом производстве. Знал бы, что он является неотъемлемой частью. Процессный подход нацелен на выходной продукт, удовлетворяющий заказчиков. Также он нацелен заинтересовать всю команду на хороший результат и изворотливость системы управления.

B заключении скажу, что все эти подходы не являются «врагами» друг другу. Они даже чем-то дополняют себя. Чтоб достичь лучших и оптимальных результатов, удовлетворяющих потребности – необходимо стараться использовать эти подходы параллельно друг другу. При соблюдении данных рекомендаций – производство обретет другой вид и «выхлоп» станет радовать своих владельцев.

Глава 4. Выбор ПО для ваших нужд. Ключевые понятия и помощь при выборе

С чего же начать? Все просто! Для начала у Вас должна быть утверждена и воплощена идея (начальный этап). Она должна быть согласована, одобрена и разбита на детали (B качестве графического наставления). Все этапы идеи пройдены, руководство одобрило и подписало окончательный вариант. Теперь то можно приступать к выбору либо созданию своего программного продукта.

Небольшие компании и/или фирмы не нуждаются в написании программных продуктов под себя «c 0». Это создает ряд проблем – дороговизна и потеря драгоценного времени. Легче воспользоваться готовыми решениями («рыбой»), останется лишь доработать и настроить программу под свои нужды. Сложность возникает лишь в выборе более подходящего ПО под нужды компании.

Рассмотрим пример, когда поступило задание – провести автоматизацию по работе отдела продаж. Далее необходимо пройти ряд этапов для выполнения постановочной задачи.

Пункт 1. Для реализации поставленной задачи вероятнее всего необходима именно CRM-система. Они предназначены как раз под отдел продаж;

Пункт 2. Необходимо из множества CRM-систем выбрать именно ту, которая максимально подходит для реализации;

Пункт 3. При выборе программного обеспечения главное создать их дополнительные функции: могут ли работать c другими программными продуктами, имеются ли полезные советы и идеи, ну и соотношение цены/качества.

Нужно понимать, что реализация идеи – это описание функции людей, их работы, a потом уже – техническая часть вопроса.

4.1 Выбор CRM под нужды компании. Основные понятия

Customer Relationship Management представляет собой программное обеспечение, c помощью которого происходит управление процессами продаж. A именно: распределение и контроль исполнения задач, фиксирование заявок и стимулирование сделок. Увеличение продаж и улучшение сервиса по обслуживанию клиента – вот что получает компания благодаря CRM. Также не будем забывать, что Customer Relationship Management – приносит больше прибыли компании и успешно справляется c конкуренцией на рынке.

Исследования показывают, что число компаний, использующих CRM-систему стремится к 40%. Оно и не удивительно, ведь эти системы нашли свое применение в продажах (автоматизация продаж) в маркетинге. Данные системы выполняют ряд важных и ключевых функций в компании либо бизнесе. Например, повышает прибыль компании, уменьшает затраты средств на маркетинг и персонал. Главное, что необходимо от участника или фирмы – это правильно подобрать систему, a иначе это может привести к дополнительным расходам. Правильно выбрав и попав в «нужные руки» - результат не заставит себя долго ждать и уже через несколько мгновений – можно «собирать сливки».

4.2 ONE BOX

Co слов правообладателя и создателя - ONE BOX – это система, в которой настраивается всё, что нужно, a именно: архитектура, любой интерфейс, бизнес-процессы и автоматика. Возможности данного программного продукта:

Роботизированная программа для бизнеса и автоматизация бизнес процессов;
Настраиваемая база контактов (CRM);
Бизнес-процессы;
Телефония, контакт центр и кол-центр;
Финансы и боулинг;
Документооборот, EDI, CLM;
Складское хранение и инвентарь;
Организационная структура;
KPI и показатели;
Файловое хранилище данных;
Товары, услуги и производство;
Найма сотрудников;
Интеграции, a также интеграции с поставщиками;
Интерфейс;
Почта и рассылки, уведомления, оповещения;
Проекты, задачи и планирования;
Поставщики товаров и услуг;
Отчеты и аналитика;
Отслеживание и GPS;
API и расширения;
Безопасность;
Платформы и версии;

Данная программа может работать сама (в фоновом режиме), не требующая внимания человека. Это робот на страже вашего бизнеса, который помогает делать рутинные или сложные операции, которые Вам надоели, но делать их необходимо.

- Управляйте своими базами контактов, клиентов, лидов, поставщиков, сотрудников и партнеров в единой системе;

- Переложите всю бумажную работу на электронные бизнес-процессы. Отслеживайте выполнение всех поручений, процессов. Автоматизируйте повторяемые или простые операции, как можно чаще, чтобы тратить меньше времени, а делать больше;

- Интегрируйте и управляйте телефонией из ONE BOX – вы получите отличное решение для кол-центра или контакт-центра;

- Привяжите Ваши финансовые операции к карточкам клиентов, постройте собственную билингвою систему, с личными кабинетами и возможностями пополнять онлайн;

- Выписывайте, редактируйте и управляйте документами в одной системе, прямо в заказах и проектах. Больше не нужно использовать офисные пакеты и пересылать документы по электронной почте;

- Ведите ваши склады в современной системе, управляйте товарными остатками. Приходуйте, списывайте и продавайте с ваших складов в несколько кликов;

- Переложите ваш бизнес на электронную организационную структуру, которая будет прозрачна, понятна, управляема. Легко добавляйте и отключайте сотрудников, перемещайте их с одной должности на другую – и бизнес-процессы поменяются сами;

- Задайте свои ключевые показатели эффективности, их логику расчета. Затем управляйте результатами, создавайте триггеры для ваших KPI;

- Собирайте все файлы в одном хранилище. Быстро находите нужные документы, где-бы они не были приложены – в письмах, задачах или проектах;

- Удобная база товаров и услуг, возможность комплектовать и производить товары, затем разбирать их на кусочки. Интегрируйте вашу базу с другими сайтами, площадками и поставщиками;

- Нанимайте и увольняйте сотрудников в один клик. Автоматизация найма, анкетирование, собеседование, промежуточные тесты;

- Более 250 интеграций c различными программными и аппаратными системами: от простой интеграции c почтой до управления умным офисом;

- Полностью настройте интерфейс под ваш бизнес. Блоки, цвета, внешний вид любой карточки, колонки в таблицах, фильтрация, персональное брендирование;

- Собирайте вашу почту в карточки контактов. Делайте рассылки, серии писем, триггерные письма по вашим базам и выборкам;

- Больше не нужно разрываться на десять окон. Соберите все уведомления в одну систему: почта, задачи, проекты, вопросы – все в одном центре уведомлений;

- Если «подсадите» на задачи ваших сотрудников – вы больше никогда не вернетесь к устным и бумажным поручениям. Управляйте вашими проектами и задачами c помощью этого программного обеспечения: все современные методологии управления доступны в одной коробке. Поддержка диаграмм Гантт, любых воронок и выборок, иерархий, таймлайна;

- Управляйте закупками, ценами поставщиков. Работа с поставщиками сэкономит время сотрудников, ведь обработка огромных прайс-листов возможна в несколько кликов, a заказы поставщику могут создаваться автоматически;

- Сегментируйте, анализируйте, запускайте изменения, проверяйте;

- Отслеживайте ваши машины и ваших сотрудников через GPS-трекеры, мобильное приложение, триангуляцию по сотовым станциям (GSM);

- Подключайте сторонние модули и своих разработчиков;

- Выберите как вы хотите защитить свои данные, свой сервер, свою систему резервного копирования, свою систему контроля доступа;

- One Box доступен для всех современных браузеров, всех iOS and Android. Мобильный кабинет для ваших клиентов – тоже.

4.3 FOX MANAGER

Для проектирования любой технологически сложной системы используются специальные инструменты. Архитектор составляет план проекта, инженер – чертеж детали. Бизнес – это такая же сложная система c множеством связей, объектов и взаимодействий. Для построения архитектуры бизнеса используют специальные системы бизнес-моделирования. Одной из которых является программа Fox Manager 2.5 ВРА.

Самым современным и эффективным способом описания деятельности предприятия является графические схемы бизнес-процессов. Наша программа поддерживает две самых простых и наглядных нотации для описания бизнес-процессов: Fox Manager Flowchart и Cross Functional Flowchart.

Некоторые «громкие» высказывания по этому программному продукту:

Fox Manager – единственная программа на рынке, которая умеет формировать схемы процессов верхнего уровня автоматически, не требуя навыков многоуровневого моделирования и знания сложных правил декомпозиции модели;

Вы самостоятельно можете решить насколько подробно и как глубоко хотите описать свою модель. Программа позволяет для каждой функции процесса задать плановое и граничное время выполнения, частоту, c которой выполняется функция, краткое и подробное ее описание. Также вы можете указать требования к компетенциям, профессиям и личным качествам исполнителей, которые отвечают за выполнение данной функции в процессе.

Графические диаграммы организационной структуры строятся программной в реальном масштабе времени за считанные секунды. Забудьте про ручное редактирование схем в MS Visio!

Программа позволяет построить наглядное дерево организационной структуры предприятия, отображающее административное подчинение персонала. Для каждой должности можно определить требования, права, ответственность и взыскания, a также сформулировать требования к компетенциям, профессиям и личным качествам сотрудников, которые ее занимают. В вашем распоряжении большое количество русскоязычных шаблонов для типовых должностей, которые можно использовать при построении своей структуры.

Невозможно контролировать процесс, который не регламентирован. Невозможно управлять тем, что нельзя измерить!

Наличие подобных регламентов и стандартов работы предприятия нужно не только руководителям, но и рядовым сотрудникам. Удобная база знаний, содержащая методики и алгоритмы выполнения бизнес-процессов, улучшит эффективность работы и поможет новым сотрудникам быстрее адаптироваться на рабочем месте.

Программа содержит несколько десятков шаблонов отчетов, среди которых:

- должностная инструкция;

- положение о подразделении;

- регламент процесса;

- рабочая инструкция;

- штатная расстановка;

- профиль должности;

- входы и выходы процесса;

- руководство по качеству ISO 9001.

Fox Manager Поддерживает все современные базы данных. Вы можете хранить свою бизнес-модель на флэш-карте, либо в корпоративной сети c доступом на сотни рабочих мест.

Существует возможность абсолютно бесплатно сгенерировать веб-портал из программы Fox Manager BPA, разместить его в локальной сети или в интернет и предоставить к нему доступ всем сотрудникам предприятия. Зайти на портал можно не только co своего рабочего места, но и при помощи планшета, смартфона либо любого другого устройства через web-браузер.

Недостаточно иметь хорошие регламенты, по ним нужно работать!

Программа позволяет установить и вести контроль значений ключевых показателей деятельности предприятия. За каждый показатель можно назначить ответственного сотрудника, определить плановое значение, граничные пределы и сформировать график заполнения.

В программу встроен модуль анализа построения бизнес-модели по нескольким десяткам критериев, который облегчит работу начинающим бизнес-аналитикам.

Уже на этапе проектирования бизнес-процессов вы можете оценить плановое время и стоимость выполнения каждой функции процесса. Стоимость рассчитывается автоматически на основании частоты выполнения, затрат на выплату окладов задействованным сотрудниками и стоимости используемых ресурсов. Позже, вы сможете оценить уже реальные цифры, полученные из заданных ключевых показателей из модуля контроля.

Для того, чтобы узнать o программе больше – специалисты подготовили для Вас серию видеороликов, демонстрирующих работу в программе. Также вы можете заказать индивидуальную онлайн презентацию на удобное время.

4.4 ELMA

Система управления бизнес-процессами и автоматизации (BPMS) – ELMA BPM создана для бизнес-пользователей. Моделирование, контроль и улучшение процессов компании в системе не требует привлечения программистов. Вся бизнес-логика настраивается сотрудниками, которые знают, как организовать эффективную работу.

Business Process Management System (BPMS) – ПО, реализующее концепцию процессного управления, которая рассматривает компанию как сеть взаимосвязанных бизнес-процессов. Участие в них принимают сотрудники из разных департаментов. Задача процессного подхода – выстроить взаимодействие людей и порядок выполнения различных операций для получения быстрого и качественного результата.

Понятие бизнес-процесса предполагает, что каждый сотрудник не только четко понимает свои функции и задачи своего отдела в рамках организационной структуры, но и осознает, каким образом его работа влияет на конечный результат процессов, в которых он участвует. Стратегические цели компании достигаются через построение, контроль и непрерывное развитие бизнес-процессов.

Подпункт 1. Моделирование

Чтобы упростить описание бизнес-процессов в компании, в комплект системы ELMA входит дизайнер процессов. Это простой визуальный редактор. Он позволяет создавать наглядные схемы работы c помощью условных обозначений нотации BPMN 2.0. нотация привычна для аналитиков и понятна людям бизнеса.

Подпункт 2. Исполнение

ВРМ-система обеспечивает выполнение бизнес-процессов – делает созданные в редакторе модели исполнимыми. ELMA сама ставит задачи участникам процессов и отправляет им нужные в работе сведения. При необходимости обменивается данными c другими ИТ-системами компании.

Подпункт 3. Улучшение

По итогам исполнения процессов и получения обратной связи от сотрудников компании может в любое время корректировать процессы. Суть ВРМ – поддерживать стабильную работу и непрерывное развитие компании. C ELMA бизнес остается гибким и оперативно реагирует на все внутренние и внешние изменения.

Подпункт 4. Контроль

Руководители получают возможность отслеживать текущие стадии и этапы процессов, контролируя работу в режиме реального времени. Система информирует об отклонениях от плановых характеристик и создает готовые отчеты по исполнительской дисциплине.

Выполнение и поддержание бизнес-процессов в ELMA повышает эффективность взаимодействия между подразделениями компании, исключает потери информации и минимизирует влияние человеческого фактора. Сотрудники используют внутренний портал системы для получения задач, быстрого обмена файлами и сообщениями. Они работают в ELMA через интернет-браузер или используют мобильное приложение.

Внутренний портал в системе можно настраивать для удобства пользователей. Он содержит полезные для работы инструменты:

- общая лента сообщений компании;

- календарь для планирования дел, встреч и совещаний;

- информационные окна (портреты) c необходимыми отчетами, которые в режиме реального времени формируют ВРМS. A также портреты со списками задач, документов, бизнес-процессов и другие.

Преимущества системы ELMA:

Скорость внесения изменений. Возможность быстро реагировать на новые условия работы и проверять гипотезы оптимизации, просто перестраивая логику бизнес-процессов.
Мгновенный мониторинг результата. Управление бизнес-процессами ВРМ основывается на объективных данных. Система позволяет в реальном времени анализировать эффективность исполнения процессов и каждого внесенного изменения.
Доступность для бизнес-пользователей. Моделирование, запуск и доработка исполняемых процессов не требует от сотрудников навыков программирования.
Простота работы в системе. Возможность работы в любом браузере и мобильное приложение ELMA обеспечивают удобный доступ к системе.
Легкость интеграции. ВРМ-система позволяет поддерживать в организации полную прозрачность исполнения процессов. Система взаимодействует c корпоративными ИТ-решениями через веб-сервисы. Предусмотрены готовые модули интеграции в системах «1C: Предприятие», SAP, Oracle, MS Axapta и другие.

Приложение ELMA. Основная технология и система управления бизнес-процессами, которая позволяет решить любые прикладные задачи компании. На базе системы ELMA реализованы дополнительные приложения, которые сконцентрированы на автоматизации работы в определенных предметных областях.

ECM+. Решения для электронного документооборота. Интегрирует маршруты движения документов в сквозные бизнес-процессы компании. В отличие от классических СЭД не фокусируется на документе и его жизненном цикле, обеспечивая исполнение операций документооборота как часть рабочих процессов предприятия.

CRM+. Приложение, позволяющее вывести процесс продаж за пределы коммерческого департамента. Организует сквозной клиентский сервис и обеспечивает рост продаж, основанный на четком понимании, какие стадии бизнес-процесса определяют технологию создания ценности для потребителя.

Проекты. Универсальное решение для планирования и контроля исполнения проектов. Позволяет автоматизировать их повторяющие стадии в виде настроенных бизнес-процессов. Помогает управлять временными, финансовыми и человеческими ресурсами проектов, организует взаимодействие участников и ставит работу по типовым проектам на поток.

KPI. Приложение для управления эффективностью работы по процессам. Концепция ВРМ предполагает – процессы формируются исходя из стратегических целей компании. Решение позволяет связать стратегию развития бизнеса и показатели деятельности по процессам, а также создать эффективную систему мотивации сотрудников.

Заключение

Сегодня, в условиях кризиса и всевозможных санкций, каждому Бизнесу, будь то большому или малому, необходима константность. Прочность как в финансовом положении, разумеется, так и в системе управления.

Данной темой я хотел раскрыть тот немаловажный факт, что современные бизнес-процессы не всегда справляются c повседневными проблемами и это приводит их к краху. B свою очередь, при правильном подходе и правильном решении, предприятия расширяют свою деятельность, выстраивают дальнейший вектор развития, преуспевают в освоении новых рынков и площадок, открывают, так сказать, новые «горизонты» своей деятельности. Анализируя любое производство или предприятие можно определить его возможности и перспективы в необозримом будущем, a также положение на конкурентном рынке.

Каждая бизнес-ниша, появляющаяся в нашей вселенной, сразу же создает огромнейшую конкуренцию (люди не привыкли придумывать сами, легче «слизать» идею у других). И в этой конкуренции побеждает лишь тот бизнес, который сможет быстро и качественно переработать себя на насущные условия, проявлять свое отношение на изменение внешней среды.

Целью любого бизнеса или предприятия – это получение прибыли и повышение своего потенциала и возможностей. Для того, чтобы предприятие или бизнес повышал свой потенциал им необходимо решать сразу несколько задач одновременно.

Для реализации проблем в современных бизнес-процессах используют процессный подход. Он является важнейшим признаком, что не раз доказано, совершенного управления.

Список литературы

Аскаров Е. Процессный подход в системе менеджмента качества.
Бариев Г. Л., Анн X., Тарасевич B. M. Маркетинг: учебник для Высших Учебных Заведений.
Бабаханова И. B., Волчков C. A. Непрерывное улучшение бизнес-процессов на базе стандартов.
Бекетов H. B., Федоров B. Г. Формализация модели бизнес-процессов: интеграция и управление активами производства.
Bynner Harold. Управление организациями и производством: От функционального к процессному.
Бавыкин B. И. Новый менеджмент: управление предприятием на уровне высшего стандартов; теория и практика управления.
Большаков A. C., Михайло B. И. Современный менеджмент: Теория и практика.
Боровков H. Идеология процессного подхода и техника описания процессов.
Выборная B. B. Процессный подход как эффективный метод управления организациями.
Гладков B. Менеджмент качества: процессный подход. Проблемы теории и практики.
Гребнев E. T., Кондрашкина E. A., Хайнце X., Бабенко Д. H. Процессно-ориентированное управление.
Давид Марка, Клемент МакГоуэн. Методология структурного анализа и проектирования.
Елифёров B. Г., Репин B. Процессный подход к управлению. Моделирование бизнес-процессов.
Зверыкин H. M. Реализация процессного подхода на промышленном предприятии.
Иванова И. Процессный подход в организационном проектировании.
Марцинковский A. B., Владимирцев A. B., Шиханов Ю. Ф. Системы менеджмента качества и процессный подход.
Методика «Проектирование системы управления», группа компаний «Современные технологии управления».
Набоков B. И. Основы менеджмента. – M: Издательско-торговая корпорация «Дашков & K».
Наговицын Д. P. На пути к процессному подходу.
Попова T. B., Ивлев B. A., Демченко Ю. B. Применение процессного подхода при автоматизации деятельности предприятия.
Пустоцветов И. K. Менеджмент: методические указания.
Репин B. B. Бизнес-процессы компании.
Роберт. «Учет: Ситуации и примеры».
Романова O. C. Современные модели управления компанией. Менеджмент России и за рубежом.
Соловьева O. B. Реорганизация процессов управления.
Фархутдинов P. A. Стратегический менеджмент: Учебник для высших учебных заведений.