Содержание

Введение 7

1. Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия 9

1.1. Характеристика предприятия и его деятельности 9

1.2. Организационная структура управления предприятием 11

1.3. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес-процессов 13

2. Информационное обеспечение задачи 19

2.1. Информационная модель и её описание 19

2.2. Используемые классификаторы и системы кодирования 20

2.3. Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации 21

2.4. Характеристика результатной информации 22

3. Программное обеспечение задачи 24

3.1. Общие положения (дерево функций и сценарий диалога) 24

3.2. Характеристика базы данных 29

3.3. Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей) 31

3.4. Описание программных модулей 32

4. Контрольный пример реализации проекта и его описание 38

Заключение 44

Список использованных источников 45

Введение

Торговля — область хозяйства, обслуживающая обращение товаров. Экономическое содержание данного вида деятельности заключается в доведении продукта, созданного в материальной сфере производства, до его потребителя. Главной составляющей задачей торговли является удовлетворение спроса потребителя, то есть предоставление последнему товара определённого свойства и качества в определённом месте, в определённое время и за определённую плату.

Успех бизнеса в сфере торговли заключается в превосходном функционировании всех его процессов. Добиться безупречного функционирования позволяет автоматизация процессов учета товаров на предприятии. Автоматизация бизнеса – это простое решение сложных задач, ведь все операции производятся быстро и без ошибок.

Учет товаров на предприятии ранее велся вручную, нанятыми на фирму специалистами. Но, человеческий фактор — это наличие ошибок, в силу большого объема данных, больших перечней товаров с указанием количества, стоимости, размеров и других данных о товаре. Потому, именно человек является главной причиной проблематичного ведения учета товаров. Следствие ошибок — это несоответствие в документах по продажам количества, ассортимента, качества или комплектности товара, что говорит о ненадлежащем учете товара при совершении сделки. Как результат, ненадлежащий учет товара приводит к возвратам товаров покупателем и отказу от исполнения договора. Это и есть самое страшное последствие, которое бьет по финансам и репутации одновременно.

Для того, чтобы правильно организовать учет товара на предприятии необходимо обладать определенными навыками, владеть специфической информацией, а также знать определенные тонкости, например, из каких этапов состоит ведение учета, какие задействованы процессы и т.д.

Учет товаров на предприятии состоит из следующих этапов: поступление, реализация и перемещение.

Процессы ведения учета товаров на оптовом предприятии направлены на решение следующих задач:

• приход товара и его оприходование материально-ответственными лицами;
• сохранность товара
• реализация товара;
• анализ прибыли от реализации товара;
• предотвращение убыточных результатов предприятия;
• выявление внутренних ресурсов предприятия.

Принципы управления розничной торговлей основаны на правилах ведения бухучета, которые связанны с товарно-материальными операциями и установленными законодательством нормативными актами.

Принципы строятся на:

• оценке товара при оприходовании;
• оценке товара при реализации;
• отображении в бухучете в процессе приобретения товаров;
• определении прибыли от реализации товаров для налогообложения.

Стоит обратить внимание и на то, что в оптовой торговле существует ряд отчетных документов, подготовка которых требует времени и определенных навыков:

• договор;
• доверенность на получение материальных ценностей;
• счет-фактура;
• товарная накладная;
• налоговый документ.

Существенную роль в процессе учета товаров на предприятии, для полноценного их контроля и регулировки, играет инвентаризация. Как правило, об инвентаризации не сообщается заранее.

Цель моей работы – это повышение эффективности процесса управленческого учёта предприятия ООО «ТД БЕРУ» посредством автоматизации.

Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия

Характеристика предприятия и его деятельности

Торговый дом «БЕРУ» — компания, специализирующаяся на оптовых продажах в России и странах СНГ широкого спектра авто-аксессуаров, инструментов и ароматизаторов. Большой ассортимент эксклюзивной продукции, официальным поставщиком, которой на территории России является Торговый Дом «БЕРУ», представленный самыми известными и авторитетными брендами, существующими на данный момент. Наша компания предлагает огромный круг товаров с уникальными техническими характеристиками, новейшие разработки, отвечающие международным стандартам качества и надежности.

Торговый дом «БЕРУ» — это:

• Поставка автоаксессуаров оптом, ароматизаторов и инструментов;
• Отлаженная и надежная система доставки в любой регион;
• Безупречное качество товара;
• Гарантийное и послегарантийное обслуживание;
• Консультации;
• Индивидуальный подход к каждому клиенту;
• Изготовление по Вашему эскизному проекту (техническому заданию) изделий с наилучшими техническими и ценовыми характеристиками;
• Гибкие системы оплаты.

Организация.

Головное предприятие компании – Торгового Дома «БЕРУ» и отдела по работе с партнерами компании и производителями – находится в Москве. Оснащенный по европейским стандартам центральный склад, и демонстрационный зал компании расположены в непосредственной близости от офиса.

География представительств.

Торговый Дом «БЕРУ» имеет широкую сеть региональных представительств, что позволяет не только оперативно решать любые проблемы клиентов, но и постоянно быть в курсе их потребностей и пожеланий.

Поставки.

На автомобильном рынке России и стран СНГ Торговый Дом «БЕРУ» представляет интересы ведущих производителей автоаксессуаров и автопринадлежностей, широкий ассортимент и высокое качество продукции которых, позволяет удовлетворить любого, даже самого требовательного клиента.

Логистика.

Отлаженная система и высокий профессиональный уровень специалистов службы логистики компании позволяют осуществлять поставки в любой регион в максимально сжатые сроки и с наименьшими затратами.

Послепродажная поддержка.

Торговый Дом «БЕРУ» осуществляет гарантийное и послегарантийное обслуживание, оказывая клиентам полную послепродажную поддержку, Специалисты службы сервиса компании имеют высокую квалификацию и сертифицированы на проведение ремонтных работ фирмами – производителями. Сервис – инженеры регулярно проходят обучение и стажировку у производителей.

Участие в выставках.

Торговый Дом «БЕРУ» — постоянный участник центральных профильных выставок. Экспозиции компании всегда отличаются разнообразием представленного ассортимента продукции. Очень часто контракты с клиентами заключаются прямо на стенде.

Лидерство.

Торговый Дом «БЕРУ» всегда стремился к тому, чтобы его клиенты занимали лидирующие позиции на рынке автомобильных аксессуаров. Поэтому товарооборот компании постоянно растет.

В основе деятельности Торговый Дом «БЕРУ» — ответственность и порядочность в отношениях с клиентами и партнерами – производителями, индивидуальный подход к каждому клиенту и гарантия качества.

Организацию можно отнести к средним по размеру. В таблице 1 показаны основные технико-экономические показатели деятельности торгового дома.

Таблица 1.

Основные технико-экономические показатели «ТД БЕРУ»

№ п\п	Наименование характеристики (показателя)	Значение показателя в 2019 году
1	Доходы	6,483,000 руб.
2	Расходы	6,127,000 руб
3	Капитал	855,000 руб.
4	БАЛАНС (пассив) на конец отчетного года	14,272,000 руб.
5	Оборотные активы	14,115,000 руб.
6	Дебиторская задолженность	14,077,000 руб.
7	Внеоборотные активы	157,000 руб.
8	Краткосрочные заемные обязательства	9,662,000 руб.
9	БАЛАНС (актив)	14,272,000 руб.

Организационная структура управления предприятием

На рисунке 1 представлена схема общей организационной структуры управления «ТД БЕРУ».

Генеральный директор — это непосредственный глава коммерческой организации. Функции генерального директора заключаются в общем руководстве производственно-хозяйственной деятельностью компании. Он несет полную ответственность за все принятые решения, за результаты деятельности предприятия и сохранность его имущества.

Профессия генерального директора очень ответственна и совмещает в себе множество обязанностей, поэтому руководитель, чтобы справиться с нагрузкой, делегирует свои полномочия подчиненным. А именно — на любом предприятии и в каждой компании обязательно существует заместитель генерального директора, организующий работу персонала и в случае каких-либо непредвиденных обстоятельств исполняющий обязанности директора. Разумеется, последнее происходит в случае отсутствия уполномоченного лица – самого генерального директора.

Коммерческий директор – сотрудник который занимается направлениями деятельности, относящимися к вопросам снабжения, хозяйственно-финансовой деятельности и сбыта компании. Без данного сотрудника было бы невозможно, или крайне трудно осуществлять детальность прожди которыми занимается данный Торговый Дом.

Руководитель отдела закупок – сотрудник который выстраивает эффективную систему закупок компании, осуществляет грамотное и оперативное управление назначенным подразделением, занимается поиском новых поставщиков, а также работает с действующими контрагентами, производит мониторинг и анализ рынка, составляет отчетность.

Руководитель склада — сотрудник который организовывает бесперебойное размещение товара на складе, осуществляет контроль за качеством и своевременностью выполнения сменного задания, контролирует за соблюдением охраны труда и техники безопасности, координирует работу кладовщика, который занимается сборкой заказа, отгрузкой и погрузкой товара.

Логист – специалист который занимается выработкой обоснованных рекомендаций по логистике и управлению цепями поставок, обеспечивает продвижение грузов по маршрутам с наименьшими затратами и в заданные сроки, осуществляет контроль за наличием необходимых видов транспорта, отвечает за работу водителя, его своевременное прибытие к заказчику, отслеживание соблюдения точности маршрута.

Руководитель отдела продаж – сотрудник который осуществляет руководство отделом продаж, занимается поиском менеджеров, организует продуктивность работы отдела, контролирует выполнение плановых показателей, организовывает эффективную работу менеджеров по продажам, контролирует их индивидуальные показатели, составляет планы продаж, осуществляет анализ продаж, проводит переговоры с потенциальными партнерами.

Менеджер – сотрудник который осуществляет продажу широкого ассортимента товара, ведет клиентскую базу, принимает участие в полном цикле продаж, выполняет план по продажам, координирует подготовку договоров продажи, контролирует их выполнение, подготавливает коммерческие предложения.
Бухгалтер – сотрудник который обеспечивает ведение в полном объёме бухгалтерского и налогового, кадрового учета, а также учета заработной платы, осуществляет подготовку и сдачу отчетности в определенные инстанции, отслеживает и своевременно реагирует на изменения в налоговом, трудовом, гражданском законодательстве.

Системный администратор — сотрудник, должностные обязанности которого подразумевают обеспечение штатной работы парка компьютерной техники, сети и программного обеспечения. Зачастую системному администратору вменяется обеспечение информационной безопасности в организации.

ИТ-специалист– сотрудник который осуществляет программное сопровождение конфигураций 1С, сопровождает и администрирует ПО, подготавливает техническую документацию, поддерживает работу распределенных баз, обмена между ними.

Говоря о всем вышесказанном нужно неприменимо отметить тот простой факт, что для обеспечения правильной автоматизации работы данного предприятия нужно учитывать тот простой факт, что список видов сотрудников и количество сотрудников может меняться в связи с текучкой кадров которая всегда присутствует на предприятии не зависимо от того, от политико-экономической ситуации.

Это характеризуется необходимостью организации быстрого и главного надежного способа принятия в систему новых сотрудников или же удаление из системы сотрудников, которые по какой-либо причине прекратили свою трудовую деятельность на базе данного предприятия.

Скорость всегда являлась и будет являться приоритетным и самым коварным из факторов, влияющих на работу и автоматизацию системы предлагаемой предметной области. В виду повышения скорости принятия или удаления велика вероятность возникновения ситуации, когда будут возможны сбои по каким-либо причинам. Так же обратной стороной будет увеличение в наличии такого важного для работы любого предприятия ресурса – времени, которое трудно переоценить. В случае же если не трогать данный ресурс и оставить затраты времени сравнительно одинаковыми, а провести упор ускорения с добавлением новых действий направленных на надежность и большую безопасность, то можно столкнуться с проблемами низкой ответной реакции.

Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес-процессов

Деятельность «ТД Беру» состоит в оптовой торговле автоаксессуарами и автозапчастями. Что можно наблюдать на Рисунке 4 на котором представлена декомпозиция общей деятельности предприятия и указаны входные, выходные данные, а также необходимые ресурсы, а также документы для осуществления детальности предприятия. И так входные данные характеризуются имеющимися товарами и заказами, которые идут от заказчиков.

Пройдя через детальность и используя ресурсы сотрудников и оборудования, а также документы финансового управления и нормативных документах (подробнее ниже) заказы преобразуются в договоры, по которым предприятие предоставляет товары покупателям оптовой торговли, а также отчеты по выполнению и результатам работы предприятия в целом. Тем не менее данная декомпозиция не показывает всех тонкостей и особенностей работы предприятия торгового дома «Беру».

На рисунке 4 показана схема основных бизнес-процессов «ТД Беру».

Рисунок 4. Диаграмма деятельности «ТД Беру».

Таким образом, как показано на Рисунке 5, заказы идут через обработку информации подразделением управления, для чего использует формы и регламенты формирования отчета, а также сотрудников управления, специально уполномоченных для решения подобных вопросов. В данном конкретном случае на выходе получается документы отчета по заказам, которые всенепременно отправляются в отдел учета, где помимо документа отчета по заказам используется информация о товарах имеющихся в данный момент в наличии. Используя формы и регламенты формирования отчета отдел при помощи сотрудников учета формирует отчет по заказам, который отправляется в отдел управленческого решения. Там используя формы и регламенты формирования договора, а также условия договора от клиента формирующихся в блоке формирования условий от клиента за счет информации предоставленной клиентом при оформлении заказа. Из всего выше сказанного в блоке управленческие решения формируются отчеты по заказам, а также конечные договора, подписываемые далее клиентом в определённом регламентом порядке.

Далее определив место автоматизации работы предприятия нам необходимо детальнее рассмотреть процессы, протекающие в блоке «управленческие решения». Естественно данную информацию можно посмотреть на Рисунке 6.

И так, как показано на Рисунке 6, в первую очередь общий отчет по заказам переходит в блок анализа данных, использующий нормативные документы и акты для создания результатов анализа, на основании которых используя все те же нормативные документы и акты в блоке формирования документа решения формируются детали условий заказа. Параллельно с этим в блоке формирования условий договора, от клиента поступаю условия необходимые для проведения определенных операций.

В дальнейшем условия договора изменение под наблюдением юристов, для перевода условий договора от клиента на юридический язык и внедрение их в общий текст договора.

В блоке формирования договора используются детали условий заказа и дополнительные условия договора, которые сформировали юристы на основе пожеланий клиента в разумных пределах. Блок Формирования договора использует нормативные документы и акты для создания текста договора который в последующим отправляется заказчику на согласование. В случае если клиент согласен с условиями договора, то он его подписывает, в случае если не согласен с условиями договора, то учитывая новые пожелания клиента информация идет в блок формирования условий договора где снова проходит фильтрацию юристами и отправляется повторно на формирование договора.

Тем не менее на этом путь не закачивается. Итоговый отчет по заказам формирующейся в блоке формирования договора отправляется на формирования отчета по заказу где в свою очередь преобразуется и описывается в системе при помощи средств баз данных. И в итоге уходит в архив.

Рассмотрим основные методы принятия управленческих решений.

Управленческий учёт — упорядоченная система выявления, измерения, сбора, регистрации, интерпретации, обобщения, подготовки и предоставления важной для принятия решений по деятельности организации информации и показателей для управленческого звена организации (внутренних пользователей — руководителей). Основной задачей управленческого учёта является ответ на вопрос, в каком состоянии находится организация, как необходимо распределить имеющиеся ресурсы, чтобы повысить эффективность деятельности.

Бюджет — количественное и стоимостное выражение плана на предстоящий период (как правило, год).

Очень важным этапом при осуществлении функций закупки является выбор поставщика.

Существует два основных критерия выбора поставщика:

• Стоимость приобретения продукции и услуг;
• Качество обслуживания.

В стоимость приобретения номенклатуры входит цена товара за вычетом полезности, которую сложно оценить в денежном эквиваленте.

Качество обслуживания включает в себя:

• Качество номенклатуры — соответствие всем стандартам и эксплуатационным характеристикам;
• Надежность обслуживания — гарантированное обслуживания потребителя необходимыми ему производственными ресурсами, полное выполнение договорных обязательств, хорошее сервисное обслуживание.

Поставщик — Юридическое, либо же физическое лицо, поставляющее товары или услуги заказчикам. Поставщик осуществляет предпринимательскую деятельность в соответствии с условиями заключённого договора поставки, который является одним из видов договора купли-продажи. В соответствии с договором поставки поставщик обязуется передать в обусловленный срок или сроки производимые либо закупаемые им товары покупателю для использования в предпринимательской деятельности или в других целях, не связанных с личным, семейным, домашним или иным подобным использованием.

Ценообразование — установление цены на номенклатуру. Существует две системы ценообразования:

• Рыночное ценообразование на основе взаимодействия спроса и предложения;
• Централизованное государственное ценообразование на основе назначения цен государственными органами.

В рыночной экономике окончательная цена рассчитывается в зависимости от себестоимости товара, цен конкурентов и подобных факторов.

Одними из важнейших моментов управления предприятием является учет и анализ рентабельности.

Изучение процессов учета и анализа «ТД Беру» отобразило следующие недостатки:

• Учет ведется нерегулярно;
• При анализе управления рассматриваются не все показатели, а только прибыль и убытки;
• Не ведется анализ в разрезах мест возникновения расходов, что не позволяет оптимизировать расходы и повышать рентабельность продаж.

Информационное обеспечение задачи

Информационная модель и её описание

Информационная модель представляет собой схему движения входных, промежуточных и результативных потоков и функций предметной области. Кроме того, она объясняет, на основе каких входных документов и какой нормативно-справочной информации происходит выполнение функций по обработке данных и формирование конкретных выходных документов. Информационная модель представлена на рисунке 9.

Рисунок 6. Информационная модель системы

В соответствии с представленной информационной моделью менеджер отдела продаж формирует отчет по продажам, используя таблицу Продажи, далее передавая его на утверждение Руководителю отдела продаж. После, он попадает к Главному Бухгалтеру, и через форму главного бухгалтера формируется документы Бухгалтерской отчетности о прибытия и убытиях, используя справочники: Параметры Затрат, Место возникновения, Затраты и таблицу Учет затрат.
Менеджер отдела закупок создает документ Отчет по закупкам, используя при этом таблицу Закупки, справочники, такие как: Поставщики, Товары и таблицу Закупки. Далее передавай этот отчет Руководителю отдела закупок для дальнейшего формирования. Затем данный отчет передается Руководителю склада и Логисту. Тем самым, Логист, на основе отчета, через форму Логиста, расценит документ Цены. А также, Руководитель отдела закупок заполняет документ План закупок.

Менеджер отдела маркетинга на основании справочников: Затраты, Товары, и документа Отчет по продажам сформирует документ Скидки.

В итоге, после создания всех документов, они отправляются к Коммерческому директору. Коммерческий директор, используя форму Коммерческого директора формирует два документа: Приказы, План закупок.

Системный Администратор обеспечивает правильную и перебойную работу Информационной системы.

Используемые классификаторы и системы кодирования

Классификаторы служат средством описания данных, обуславливают единство классификации и кодирования информации и предназначены для обеспечения машинной обработки и выдачи данных в удобной форме потребителям при решении различных задач.

В проектируемой задаче использовались следующие общероссийские классификаторы:

• ОКУД — Общероссийский классификатор управленческой документации;
• ОКОПФ — Общероссийский классификатор организационно-правовых форм.

При разработке системы используется реляционная модель базы данных. При создании информационной системы совокупность отношений позволяет хранить данные об объектах предметной области, моделировать связи между ними.

К информационному обеспечению предъявляются общие требования, такие как:

• информационное обеспечение должно быть достаточным для поддержания всех автоматизируемых функций объекта;
• для кодирования информации должны использоваться принятые классификаторы;
• для кодирования входной и выходной информации, которая используется на высшем уровне управления, должны быть использованы классификаторы этого уровня;
• должна быть обеспечена совместимость с информационным обеспечением систем, взаимодействующих с разрабатываемой системой;
• формы документов должны отвечать требованиям корпоративных стандартов или унифицированной системы документации;
• структура документов и экранных форм должна соответствовать характеристиками терминалов на рабочих местах конечных пользователей;
• графики формирования и содержание информационных сообщений, а также используемые аббревиатуры должны быть общеприняты в этой предметной области и согласованы с заказчиком;
• в информационной системе должны быть предусмотрены средства контроля входной и результатной информации, обновления данных в информационных массивах, контроля целостности информационной базы, защиты от несанкционированного доступа.

В данном случае к информационному обеспечению задачи будут относиться входные и результатные документы, классификаторы, а также перечень экранных форм, предназначенных для реализации диалога пользователя и системы.

Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации

В системе используются справочники, приведенные в таблице 12.

Таблица 12. Перечень используемых справочников

№	Название справочника	Отечественный за ведение	Средний объём справочника в записях	Средняя частота актуализации (раз в мес)	Средний объем актуализации  в %
1	Виды Товаров	Менеджер	25	0,5	30
2	Затраты	Бухгалтер	20	0,5	40
3	Клиенты	Менеджер	50	4	35
4	Места возникновения	Менеджер	30	2	20
5	Параметры затрат	Бухгалтер	35	3	25
6	Переменные	Бухгалтер	10	2	20
7	Поставщики	Менеджер	120	12	45
8	Товары	Менеджер	5000	6	60

Таблица 13. Перечень реквизитов используемых справочников

Наименование справочника	Реквизиты
Затраты	Код Вид затрат Размер затрат
Клиенты	Код Наименование Контактное лицо Комментарий
Места возникновения	Код места возникновения Наименование
Параметры затрат	Код параметра Наименование Значение Вид затрат
Переменные	Вид затрат
Поставщики	Наименование Контактное лицо Комментарий
Товары	Штрих — код Наименование Вид товара

В таблице 14 приведена оперативная информация, используемая в системе.

Таблица 14. Оперативная информация.

№	Название таблицы	Отечественный за ведение	Средний объём справочника в записях	Средняя частота актуализации	Средний объем актуализации в %
1	Продажи	Менеджер	3500	ежедневно	60
2	Закупки	Менеджер	100	2 раза в месяц	40
3	Затраты	Руководитель отдела продаж	100	1 раз в месяц	30
4	Учет затрат	Менеджер	500	ежедневно	50

Характеристика результатной информации

Описание результатных документов приведено в таблице 15.

Таблица 15. Описание выходных документов

№	Наименование	Реквизиты	Таблицы	Частота формирования	Способ доставки
1	Динамические показатели	Переменные расходы на единицу товара i; Постоянные расходы на единицу выручки; Продажа товара в натуральном выражении; Выручка от продаж; переменные расходы; Маржинальных Доход; Критическая точка; Прибыль от продаж; Операционный рычаг; Рентабельность товара	Расходы Поставщики Товар Продажи	По мере необходимости	Отчет диаграмма
2	Остатки	Товар: Остаток:	Доставка Продажи	По мере необходимости	отчет
3	Форма показателей	Переменные расходы на единицу товара; Постоянные расходы на единицу выручки; Продажа товара в натуральном выражении; Выручка от продаж; Переменные расходы; Маржинальный доход; Критическая точка; Прибыль от продаж; Операционный рычаг; Рентабельность Товара	Форма «что если»	По мере необходимости
4	Цены	Рентабельность Товар Новая цена	Форма «что если»	По мере необходимости	отчет

Программное обеспечение задачи

Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)

В разработанном модуле предусмотрено три пользователя:

• Менеджер;
• Главный Бухгалтер;
• Коммерческий директор.

Существуют и другие сотрудники, но в данном конкретном случае будет рассмотрено только три, по причине того, что остальные не входят в область, рассматриваемую целью автоматизации в данном конкретном случае.

На рисунке 10 изображена древо функций менеджера, которые обусловлены служебными и основными функциями. Служебные функции ограничиваются «заполнением справочников», а основные ограничиваются лишь ведением журнала. Эти две функции полностью совпадают с обязанностями менеджера.

Функции главного бухгалтера тесно связаны с его должностными обязанностями, как и в прошлый раз. Тем не менее в данном конкретном случае рассматривается только функция заполнения справочников.

У коммерческого директора, как можно наблюдать на рисунке 12, обязанностей гораздо больше, следовательно, для его части функций гораздо больше, хотя они характеризуются основными. Формирование приказов и плана закупок.

На основании дерева функций разработано дерево диалога, представленный на рисунке 13.

В самом начале работы приложения предполагается что сначала пользователь попадает на страницу главного меню, где имеет возможность переходить в другие разделы в зависимости от прав доступа каждого конкретного сотрудника. Тем менее имеется два основных сценария диалога. Это Справочники и Анализ. Каждый из них оптимальный и надёжный способ менеджмента данными в предприятии.

В сценарии Справочники имеются следующие возможности перехода:

1. Виды товаров – пункт определяющий возможный ассортимент товаров, когда-либо проходивших через систему. В данном пункте не рассматривается конкретное количество товара на данный момент, тем не менее описаны свойства товара.
2. Затраты – пункт определяющий показатель затрат в фирме. В нем указывается сколько было потрачено чего и на что именно.
3. Клиенты – пункт, вбирающий в себя возможность добавление и хранения информации об клиентах, для последующего упрощения работы и возможности предоставления скидок или другого.
4. Переменные – пункт в котором можно увидеть все возможные перемененные и их определение. В случае если сотрудник не знает, что означает та или иная переменная или ему необходимо по каким-то причинам добавить и описать новую переменную в системе. То ему идти прямо в этот пункт
5. Поставщики – пункт, обусловленный наличием в нем информации о поставщиках товара. Тесно связан с другими пунктами. Определяет то, кто, и какой товар может предоставить, в какие сроки и за какую цену.
6. Товары – пункт, подразумевающий уже точную информацию о том, какой товар, в каком месте сколько товара в наличии. По данному пункту можно проверить то, есть ли товар в данный момент на на складе.

В части анализа существует так же несколько пунктов перехода:

Показатели – характеризующийся теми или иными типами данных которые позволяют судить о состоянии предприятия и проводимой им деятельности

Динамика – большой массив данных показателей растянутые во времени. Так же служат для более четкой характеризацию и доказательной базы.

Характеристика базы данных

Пример фрагмента описания структуры записей справочника «Виды Товаров».

Структура записей справочника Виды товаров

Наименование поля	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля	Прочее
Код Вида товара	Code_id_wid_tovar	счетчик	10
Вид товара	id_wid_tovar	строка	100

Структура записей справочника Затраты

Наименование поля	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля	Прочее
Код затрат	Code_zapis	счетчик	10
Вид затрат	Vid_zatrat	строка	100
Место возникновение	Mesto_voznichovenie	строка	50
Значение	Ychotnoe_znachenie	строка	100

Структура записей справочника Клиенты

Наименование поля	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля	Прочее
Клиенты	Id_client	счетчик	10
Наименование	Id_tovar	строка	100
Контактное лицо	Svasi	строка	50

Структура записей справочника Место возникновения

Наименование поля	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля	Прочее
Код места возниконовения	Code_mest	счетчик	10
Наименование	naimov	строка	100

Структура записей справочника Параметры затрат

Наименование поля	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля	Прочее
Код параметра	Code_parametr	счетчик	10
Наименование	Id_tovar	строка	100
Вид затрат	Vid_zatraty	строка	100
Значение	znachenie	число	10

Структура записей справочника Переменные

Наименование поля	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля	Прочее
Код Затрат	Code_zapis	счетчик	10
Вид Затрат	Vid_zatraty	строка	50

Структура записей справочника Поставщики

Наименование поля	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля	Прочее
Поставщик	Id_postav	счетчик	10
Наименование	Id_tovar	строка	100
Контактное лицо	Svasi	строка	50
Комментарий	Text_Comment	строка	100

Структура записей справочника Товары

Наименование поля	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля	Прочее
Код	code	счетчик	10	Штрих-код
Наименование товара	Name_tovar	строка	100
Вид товара	Vid_tovar	строка	100

На рисунке 14 представленаER-модель базы данных.

ER-модель удобна при проектировании информационных систем, баз данных и других систем.

В рамках данной СУБД — ER модель отображает состав и взаимосвязи таблиц, отражающих содержание информационной модели.

Структурная схема пакета (дерево вызова процедур и программ)

Структурная схема пакета чаще всего отображается в виде модели реализации. Модель реализации состоит из компонентов.

Компонент – физически заменяемая часть системы, которая использует некоторые интерфейсы и обеспечивает реализацию некоторой функциональности.

Компоненты должны быть взаимозаменяемыми. Можно заменить один компонент на другой, более совершенный, если новый компонент использует и предоставляет те же интерфейсы, что и старый.

Существует три вида исполняемых модулей:

• Модули, предназначенные для ввода, обработки, хранения и выдачи информации;
• Модули, выполняющие вспомогательные функции;
• Управляющие модули, обеспечивающие интерфейс с пользователем, вызов других модулей.

В ходе разработки продукта автоматизации предприятия внутри рассматриваемой предметной области данной работы, было выявлено четыре определённых этапа вызова процедур:

1. Процедура авторизации — необходимая процедура для получения информации о правах доступа, а также о доступе конкретного лица к тем или иным блокам данных и правам.
2. Процедура определения сотрудника – так как в фирме отделов достаточно много, а также должностей внутри каждого отдела предостаточно, и каждый отдельный сотрудник имеет свои права доступа, то нужно определить не только есть ли данный конкретный человек в системе, или же он является агрессором, но и то, к какой группе пользователей он относиться. Подробнее об этом ниже, но именно эта процедура отвечает за то, какие именно права доступа получит тот или иной сотрудник.
3. Процедура предоставления прав доступа весьма разнообразна как по количеству, так и по содержанию, ведь у каждого сотрудника каждого отдела есть свои права, обязанности и необходимости в системе. Тем не мене дальше будет приведен разбор только одного вида в виду соответствия только одного вида процедуры предоставления прав доступа, по причине рассмотрения конкретной области предприятия.
4. После процедуры предоставления прав доступа, идет процедура ввода и вывода данных. Она определяет то, какие данные, в каком виде и куда передаются. Обычно это необходимо для отчетов или же других элементов взаимодействия.

На рисунке 15 представлено дерево вызова процедур и программ.

Описание программных модулей

Итак, в организации, ограниченной предметной областью данной работы автоматизации предприятия, существует всего два модуля. Как показано на Рисунке 16 все начинается с ввода логина и пароля, для авторизации сотрудника в системе. Дальше следуя программному коду, система определяет есть ли такой логин или пароль в системе. Это охарактеризовано целым рядом операций, производимых системой. При этом система не выдает информации о том, какое именно из полей заполнено верно или нет. Это не лишняя, но маленькая мера предосторожности, основанная на хитром психологическом приеме. Даже правильно введя пароль или логин возможный злоумышленник вряд ли сможет определить какой из пунктов введен не верно. Это будет означать в свою очередь то, что ему все так же придется подбирать два параметра, а не один, что увеличит время возможного ручного взлома, хоть такой и так, маловероятен и исключает возможность случайного входа в систему под чужим логином и паролем.

Такой простой метод защиты используется достаточно часто, поскольку любому специалисту в области автоматизации известно, что, давая подсказки любого вида, можно нанести непоправимый вред информационной безопасности что не мало важно в данном конкретном случае изучения и проведения автоматизации Торгового Дома «Беру». Кажущейся лишними меры предосторожности в итоге оказываются брешью в защите и угрожают не только информационной, но и финансовой безопасности в виду того, что получивший подсказку злоумышленник в облегченной подсказкой ситуации может подобрать пароль даже к учетной записи генерального директора. Конечно, данный сценарий мало вероятен, но не учитывать его нельзя и хоть возможно применение дополнительных мер сведет на нет все попытки, в данном конкретном случае избегать их не стоит.

Итак, после авторизации система начинает свой небольшой анализ данных предоставленной из базы данных об авторизованном сотруднике. Делается это по той простой причине, что каждый сотрудник принадлежит к определенной группе пользователей, которые имеют вполне определенные права доступа к определенным механизмам работы предприятия. Таким образом категорически нельзя допускать возможности допуска менеджера, к правам доступа генерального директора в виду ухудшения не только работоспособности и четкости работоспособности предприятия, но и чисто информационной безопасности в виду возможных ошибкой в случае происхождения данного конкретного сценария.

Тем не менее после того, как система определит к какому отделу, принадлежат сотрудники, она начнет проверку на то, какую должность в группе сотрудников (то есть отделе) занимает данный сотрудник. Существует несколько отделов на предприятии, но сейчас необходимо рассмотреть отдел «управления» в виду соответствия его предметной области данной работы по автоматизации работы предприятия. Определив должность специалиста, как показано на Рисунке 17 система переходит на следующий модуль.

Как показано на Рисунке 17 следующий модуль программы гораздо сложнее и обширнее предыдущего, ибо предусматривает три потока действий:

1. Поток отчетов – каждый уважающий себя директор всегда желает быть в курсе событий в своей фирме, что и позволяет сделать данный поток. Тут учитываются не только стандартные отчеты, которые уже существуют в базе данных, но и отчеты, которые формируются в данный момент. Дело в том, что для обеспечения гибкости системы и ее использования, для получения более широкого спектра данных необходимо создать особую форму интерфейса, позволяющую выбирать вид получаемых данных, способ их соответствия в отчете, а также вывод данных в текстовом, табличном, а также графическом виде. Именно это и определяет первый поток действий. Все начинается с выбора вида отчета. В случае если он уже когда-либо был создан, то дальше через базу данных выводятся необходимые данные которые вполне могут быть напечатаны в выходном документе. Дальше, в случае если же директору необходимо получить другие данные или их соотношение между собой, для получения более полной картины того что происходит на предприятии, то он может выбрать второй пункт, который говорит о возможности создания нового вида отчета, который в последствии будет сохранен и дальше станет возможным использование его.

Это может привести к захламлению базы данных, а точнее того места, где хранятся шаблоны, тем не мене эта ситуация более возможна со стороны часто менявшихся сотрудников, которые составляют общую текучку в отделе подбора персонала.

Директор меняется достаточно редко, чтобы данная область была быстро захламлена, к тому же у системных администраторов есть права на чистку данного места с предварительным уведомлением уполномоченного лица. Такой подход делает систему достаточно гибкой для управленческого отдела в виду возможности более полного осведомления по поводу ситуации на предприятии. В дальнейшем такой подход будет способствовать накоплению часто используемых форм, которые в свою очередь встанут в разряд «не удаляемых» и войдут в инструкции других отделов или просто правил эксплуатации данной системы.

Итак, после того как решение было принято, форма открыта. Директор имеет возможность создать новый отчет, который дальше идет по двум дорогам. Один – сохранение в базе данных, второй – сбор и анализ, а также вывод данных отчета, созданного сейчас.

2. Поток создания приказов похож на предыдущий поток. Тем не менее есть разительные и принципиальные отличия. Во-первых, приказы не собирают информацию, информацию и текст могут быть взяты из базы данных автоматически при условии наличия определенных форм. Создавать подобные формы каждый раз после нажатия кнопки «создать приказ» было бы не рентабельно в виду уникальности каждого конкретного приказа (при условии уникальности этого). При этом система может учитывать предыдущие приказы в качестве шаблона, тем не менее это не отдельная форма на каждый случай, а уже перезаполненная форма одного приказа. В случае если приказ откорректирован правильно, его новый образец отправляется в базу данных для того, чтобы после можно было вернуться и подтвердить то, что данный приказ отразился в системе. В случае же необходимости создания нового приказа, выводиться форма абсолютно пустая, которую придется заполнять директору или другому уполномоченному лицу в фирме если таковое имеется или появилось.

3. Дальше идет последний поток действий, который определяет список документов на подпись. Система учитывает вид подписи (электронный или классический).

В случае если классический, то после распечатки подписываемого документа и его подписания, директору необходимо отсканировать документ и предоставить этот скан в систему, дабы отразить данное действие в базе данных. В случае же электронной подписи, то необходимость в распечатке и сканировании документа отпадает.

Как и в случае в прошлой блок-схеме, существует и отдельный поток, позволяющий сотруднику оперативно выйти из системы при необходимости. Этого нет в блок-схеме авторизации сотрудника, в виду того, что на данной стадии сотрудник еще не вошел в систему, но запустил алгоритм по авторизации. В двух следующих блок-схемах, для выхода из системы безопасно нельзя использовать такой метод. Необходимо выйти, в виду того, что после авторизации все системы проекта приходят в действие.

На Рисунке 18 представлена Блок – схема модуля формирования окон.

Контрольный пример реализации проекта и его описание

Работа с модулем начинается с авторизации пользователя.

Существуют два пользователя:

1) Коммерческий директор – права не ограничены;
2) Менеджер — права ограничены;
3) Бухгалтер – права ограничены;
4) Системный Администратор – права не ограничены.

При активации системы программа требует предоставление данных авторизации, что можно наблюдать на Рисунке 19. При правильном заполнении полей указанных все там же, система пропускает пользователя дальше открывая необходимые ему ресурсы для работы, в зависимости от должности занимаемой в области работы данного программного продукта. В случае несоответствия введенных данных, указанным в базе данных, то авторизация считается не пройденной, о чем и сигнализируется пользователю. (см Рис. 20)

После выбора задачи открывается форма для внесения изменений в соответствующий справочник. Где легко можно найти данные хранящийся уже в базе данных. Такое происходит благодаря программному служебному модулю функций вывода информации из базы данных, который охарактеризован набором функций, направленных на правильный и своевременный вывод информации по первому требованию и его анализа как такового.

На рисунке 25 показана форма редактирования справочника Виды товаров.

Продажи ежедневно формируются автоматически и сохраняются в формате текстового файла в облачном хранилище. При нажатии кнопки «Обновить продажи» происходит добавление списка номенклатуры в таблицу Продажи по имеющемуся сценарию. При этом автоматически генерируется дата продажи.

Вид таблицы «Продажи» после обновления показан на рисунке 26.

Кнопка «Обновить доставку» открывает форму редактирования доставки.

После добавления данных в таблицах кнопка становится неактивной до смены даты.

Для анализа Коммерческий директор открывает форму Анализ (рис. 28).

Кнопка «Выручка» открывает набор кнопок для вывода отчета с диаграммой динамики выручки за выбранный период и таблицей выручки по товарам на определенную дату (рис.30).

Расчет глобальных показателей приводится в отчете на рисунке 31. Глобальные показатели рассчитываются на определенную дату.

Для оценки рентабельности продаж отдельных товаров открывают отчет Показатели по товарам (рис. 32).

Как видно из рисунка 32, рентабельность второго товара очень низкая.

Для анализа возможных выходов из этой ситуации используется модуль Что Если. На рисунке 33, показана форма для ввода анализируемых реквизитов.

После нажатия на кнопку «рассчитать» открывается отчет с ожидаемыми показателями (рис. 34).

Выбирая оптимальную торговую наценку, Коммерческий директор формирует новые цены.

Заключение

В представленной курсовой работе на тему “Проектирование ИС по управленческому учету в ООО «ТД БЕРУ» была рассмотрена проблема управленческого учета предприятия. Обнаружилось, что учет ведется нерегулярно. Что тем самым приводит к неэффективному управлению, приводящему к упущенной выгоде или прямым убыткам. Была разработана программа, цель которой является автоматизировать управленческий учет. Созданная программа полностью соответствует поставленной задаче. В аналитической части проведен комплекс работ,направленных на обоснование необходимости автоматизации: определена сущность задачи, описаны основные свойства системы, дано описание всем существующим бизнес-процессам, рассмотрены вопросы, связанные с анализом существующих разработок в этой области. 

Также построена информационная модель задачи, описана структура полей таблиц базы данных, проанализированы все информационные потоки входной, оперативной, нормативно-справочной и результатной информации.

В процессе реализации проектных решений по программному обеспечению построены: дерево диалога (сценарий работы с системой), структурная схема пакета и ряд других компонент проекта, подробно раскрывающих сущность машинной реализации задачи.

Кроме этого, во второй главе описан контрольный пример реализации проекта.

Список используемой литературы

1. http://afdanalyse.ru/publ/finansovyj_analiz/inform_baza/informacionnaja_baza_finansovogo_analiza/31-1-0-172
2. http://classifikators.ru/
3. Дик В.В. Красильникова Е.В. Ребус Н.А.Руководство по изучению дисциплины «IT-менеджмент»Дик В.В., Красильникова Е.В., Ребус Н.А., 2016 Московский финансово-промышленный университет «Университет», 2016
4. Малюк А. А., Пазизин С. В., Погожин Н. С., Введение в защиту информации в автоматизированных системах, Издательство: Горячая Линия – Телеком, 2015 г. 146 стр.
5. Мельников В. П., Клейменов С. А., Петраков А. М., Информационная безопасность и защита информации, Издательство: Академия, 2015 г., 336 стр
6. Организационно-правовое обеспечение информационной безопасности : учеб. пособие для студ. высш. учеб. заведений /под ред. А. А. Стрельцова. — М .: Издательский центр «Академия», 2018. — 256 с
7. http://bibliotekar.ru/biznes-42/34.htm
8. http://bibliotekar.ru/upravlencheskiy-uchet-2/2.htm
9. http://geum.ru/next/art-78134.php
10. http://infomanagement.ru/referat/144/5
11. http://intuit.valrkl.ru/course-1312/index.html
12. http://oooberu.ru/about.php
13. http://psyera.ru/4002/celi-funkcii-i-zadachi-upravlencheskogo-ucheta