Разработка регламента выполнения процесса «Управление документооборотом» (Виды документооборота)

Содержание:

Ведение

Неотъемлемой частью любой организации или предприятия является поступление, отправка, обработка, анализ, хранение различных документов, то есть передвижения документов на предприятии от момента их получения или создания до окончания выполнения: направления в архив или отправки из организации.

Документооборот — это и есть передвижение документов с момента их получения или создания до окончания выполнения, сдачи или отправки в дело.

Системы электронного документооборота (СЭД), позволяют организациям автоматизировать работу с документами как с внутренними, так и с внешними; повысить эффективность организационно-распорядительного управления документами; а также эффективность работы специалистов организации или компании, создающих документы и использующих их в повседневной работе.

В законодательстве прописаны определенные стандарты оформления документов. В ГОСТ Р 7.0.97-2016, который официально вступить в силу в 2018 году. закрепляются основные требования к оформлению бумажных и электронных документов. Так же нормы и правила ведения и оформления документов в компании могут регулироваться как федеральными, так и локальными актами, устанавливаемыми самой организацией или компанией.

Независимо от того, придерживается организация ГОСТа в вопросах стандартизации документооборота или следует своему регламенту, у каждого документа есть определенные этапы: создание или поступление документа; его регистрация; отправка или передача по назначению, передвижение документа; исполнение (согласование, подпись и пр.); отправка в архив. Каждый документ в любой организации или компании должен проходить эти стадии. Если на одной из них случаются задержки, это приводит к сбою всей работы. Поэтому регламентация процесса управления документооборотом является одной из основных процедур всей работы с документами в любой организации, компании, и разработка регламента выполнения процесса «Управление документооборотом» в настоящее время является актуальным вопросом для множества организаций, учреждений, государственных ведомств.

Целью данной работы является рассмотрение особенностей управления документооборотом, используемых на территории России, рассмотрение вопросов разработки регламента процесса управления документооборотом.

Глава.1 Документооборот предприятия

1.1.Виды документооборота предприятия.

Под документооборотом предприятия понимают упорядоченное движение документов (документированной информации) с момента их получения (создания) и до момента завершения исполнения указанных документов (их отправки, сдачи на хранение).

В документообороте предприятия существуют самостоятельные и одновременно тесно взаимосвязанные документационные потоки. Данные потоки формируются в процессе целенаправленного и организованного перемещения (оборота) между структурными подразделениями (должностными лицами) предприятия, а также другими предприятиями (организациями, учреждениями), входящих, внутренних и исходящих документов.

С учетом назначения документов можно условно разделить документооборот на внутренний и внешний. Первый образуют внутренние документы, а также входящие документы, поступившие на предприятие и не подлежащие возврату в адрес отправителя. Второй состоит из исходящих документов, в их число входят также те входящие и внутренние документы, которые по каким-либо причинам подлежат возврату (отправке за пределы предприятия), к примеру документы, переданные предприятию во временное пользование.

Документооборот предприятия и его основные компоненты представлены на рис. 1.

Рис. 1. Документооборот предприятия и его основные компоненты

Организация эффективного документооборота является одной из важнейших задач деятельности службы документационного обеспечения (ДОУ) предприятия. В рамках решения указанной задачи служба ДОУ с учетом специфики деятельности предприятия и на основе имеющихся в его распоряжении, организационных и материальных возможностей осуществляет управление документационными потоками, а также их оптимизацию.

Последняя, в свою очередь, достигается правильной организацией работы структурных подразделений (должностных лиц) предприятия с входящими, внутренними и исходящими документами при соблюдении регламента управления документооборотом.

1.2.Управление документооборотом и основные принципы выбора СЭД для нужд учреждения, компании.

Перед выбором СЭД особенно необходимо сформулировать задачи, которые должны помочь решить вопросы, связанные с её внедрением, нужно разработать подробный организационный план ее внедрения. Поставку и внедрение СЭД должна осуществлять внешняя фирма, несущая полную юридическую ответственность перед предприятием за успех проекта внедрения.

Задачи, которые необходимо решить при внедрении СЭД:

1. СЭД должна быть внедрена и использоваться на всем предприятии (везде, где создается, корректируется и хранится информация), иначе успех от ее внедрения будет минимален (если вообще будет).
2. Подготовка необходимого уровня знаний и умений у сотрудников предприятия (в том числе, и руководителей нижнего, среднего и верхнего звена) к работе с СЭД.
3. Офисное оборудование и оснащение предприятия оргтехникой должно соответствовать выбранной СЭД.

Внедрение СЭД следует осуществлять постепенно, начиная с наиболее важного звена документооборота (хорошо описанного и понятного), автоматизация которого позволит быстро получить положительный эффект.

В процессе внедрения СЭД необходимо обеспечить возможность работы как по новой, так и по старой технологии, чтобы не мешать повседневной деятельности предприятия.

-Как правило, внедрение СЭД на предприятии включает следующие основные этапы:

-Тщательный анализ процессов предприятия, состояния используемого оборудования и технологий;

-Разработка информационно-функциональной модели предприятия, ранжирование его бизнес-процессов;

-Анализ возможной конфигурации аппаратно-программных средств, необходимой для внедрения СЭД.

-Выполнение пилотного проекта;

-Утверждение результатов выполнения пилотного проекта и разработка плана внедрения СЭД;

-Выбор и поставка необходимых для внедрения СЭД аппаратно- программных средств;

-Поставка и инсталляция СЭД;

-Адаптация и настройка СЭД;

-Перенос и конвертация данных из унаследованных систем;

-Обучение системных администраторов и пользователей работе с СЭД;

-Подготовка контрольного примера, программы и методики испытаний, проведение полного тестирования СЭД;

-Разработка проектной, программной, технической и пользовательской документации, регламента управления документооборотом;

-Завершение внедрения СЭД, сдача ее в промышленную эксплуатацию;

-Сопровождение CЭД.

1.3.Постановка задачи документооборота и современные программно-аппаратные решения.

В настоящее время существует множество систем управления электронным документооборотом, поэтому для успешного выбора необходимого программно-аппаратного обеспечения необходимо проанализировать задачи, которые будут решаться с его помощью. Все задачи, решаемые с помощью СЭД, должны соответствовать следующим основополагающим принципам:

- Однократная регистрация документа;

- Возможность параллельного выполнения операций;

- Непрерывность движения документа;

- Единая база хранения документной информации;

- Эффективно организованная система поиска документа;

- Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов;

Исходя из перечисленных принципов, рассмотрим задачи, которые необходимо решить средствами того или иного программного обеспечения:

- Разработка положения о службы документационного обеспечения управления (ДОУ) на предприятии, ее структуры и состава, определение функций, прав, обязанностей и ответственности сотрудников службы с учетом специфики компании.

- Провести анализ всех стадий документооборота компании: от приема документов до сдачи дел в государственный архив; системы регистрации, поиска и контроля.

- Анализ бланков и типовых форм документов на предмет соответствия ГОСТу, Правилам ведения документооборота организаций, бизнес-процессам организации

- Анализ всех видов документов организации, выявление неточностей, ошибок в оформлении документов. В результате разрабатываются новые бланки документов и типовых форм в соответствии с ГОСТом.

- На основе проведенного анализа документооборота и правил его управлением, бланков и типовых форм документов, существующих на предприятии, разработать и провести мероприятия по оптимизации документооборота.

- Разработать регламент процесса документооборота, его проектную, программную, техническую и пользовательскую документацию.

- Провести на основе анализа кадрового делопроизводства его оптимизацию.

- Организация хранения (оперативного и архивного) документов компании.

В процессе оказания услуги разрабатываются документы и нормативные акты, регламентирующие архивное хранение документов компании:

- номенклатура дел;

- описи дел;

- порядок формирования и оформления дел;

- порядок передачи дел на архивное хранение в государственные архивные учреждения.

Глава.2 Своевременные системы электронного документооборота

2.1.Система БОСС-Референт.

Система БОСС-Референт разработана для автоматизации управленческого документооборота и делопроизводства. Создана в 1996 году.

На платформе БОСС-Референт построены крупнейшие в России СЭД в Федеральной налоговой службе РФ (ФНС) – более 85 000 пользователей, и в компании МТС – система объединяет более 25 000 сотрудников.

Пользователями системы электронного документооборота БОСС-Референт являются органы федеральной и региональной власти, государственные унитарные предприятия, коммерческие компании, среди которых как холдинги с большой филиальной структурой, так и небольшие организации.

Задачи, которые решаются с помощью СЭД БОСС-Референт:

- организация эффективной работы с договорами;

- автоматизация документооборота предприятия;

- обеспечение качественного контроля за исполнением поручений руководителей;

- повышение эффективности работы с заявками;

- реализация возможности коллективной работы;

- управление документами в рамках системы менеджмента качества.

Результаты от внедрения СЭД БОСС-Референт

- повышение управляемости;

- оперативное реагирование на изменения;

- увеличение конкурентоспособности компании на рынке.

2.2.Описание системы «Дело»

Система «ДЕЛО», разработана компанией «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) – комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации.

Система документооборота эффективно используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах. Система нацелена на повышение эффективности и качества работы сотрудников с электронными документами.

Первая версия системы «ДЕЛО» выпущена в 1996 году.

Функциональные возможности:

-Автоматизация полного цикла работы с документами – от проекта до списания в дело.

- Поддержка всех основных функций в области документооборота: регистрация, контроль исполнения, маршрутизация, различные отчеты, полноценный поиск, списание в дело.

- Обеспечение полного цикла работы с проектами документов, включая маршрутизацию и версионность.

- Возможность делегирования должностными лицами полномочий на работу с системой.

- Эффективные механизмы разграничения доступа к документам и функциям системы.

2.3.Описание системы ЕФРАТ – Документооборот.

Система ЕВФРАТ позволяет реализовать различные схемы автоматизации работы с документами и автоматизировать ключевые бизнес-процессы организации. Так внедрение системы может обеспечить работу как в соответствии с отечественными принципами управления (функциональный подход), так и в соответствии с западными стандартами (процессный подход).

В ЕВФРАТ реализована автоматическая обработка документов и событий в рамках бизнес-процессов (на базе метода «Когнитивного отображения»). Благодаря этому спектр решаемых системой задач, помимо делопроизводства и документооборота, включает автоматизацию ключевых бизнес-процессов. При этом исключения из рутинных операций человека позволяет добиться большей по сравнению с другими системами глубины, а значит и эффективности, автоматизации бизнес-процессов. Контуры автоматизации системы ЕВФРАТ:

- Электронный документооборот

- Электронный архив

- Управление договорами

- Работа с финансовыми документами

- Автоматизация бизнес-процессов

2.4.Описание системы ЛЕТОГРАФ.

ЛЕТОГРАФ – комплексное решение, содержащее в одном продукте все необходимые возможности для решения задач:

- Управления документами – ECM (Enterprise Content Management)

- Автоматизации бизнес-процессов – BPM (Business Process Management)

- Интеграции корпоративных приложений – EAI (Enterprise Application Integration)

Организациям, стремящимся развиваться и укреплять свои позиции на рынке, система ЛЕТОГРАФ позволит ускорить работу с документами, увеличить контроль исполнительской дисциплины, повысить прозрачность, управляемость, а, следовательно, и стоимость бизнеса компании.

С помощью системы ЛЕТОГРАФ можно на современном уровне решить, как традиционные задачи документооборота, так и специализированные управленческие задачи (рис.2).

Рис.2. Задачи, решаемые с помощью СЭД «Летограф»

2.5.Описание системы «Мотив».

Система МОТИВ является эффективным организующим инструментом для управления любой компанией вне зависимости от сферы деятельности
и масштаба. МОТИВ подходит для предприятий с любым видом организационной структуры управления со штатом от 10 человек
до нескольких тысяч. МОТИВ позволяет различным компаниям, входящим
в одну холдинговую группу вести совместное управление общими проектами и внутренним документооборотом. Если структура компании предполагает подчиненность по вертикали или горизонтали, МОТИВ поможет воссоздать макет предприятия, повторив при этом цепочку взаимодействия руководящего персонала с подчиненными и наоборот.

Возможности, которые дает МОТИВ:

- создание единого информационного пространства компании;

- организация и ведение внутреннего электронного документооборота компании;

- возможность коллективной работы над проектами;

- возможность управлять большим количеством задач и поручений;

- контроль над занятостью персонала;

- управление большим объемом документов;

- обеспечение конфиденциальности информации;

- быстрый и удобный поиск информации в соответствии с правами пользователя в системе;

- ведение архивов проектов, задач и документов.

2.6.Описание системы CompanyMedia.

Универсальная система электронного документооборота CompanyMedia ориентирована на:

- создание качественно нового уровня управления, основанного на электронных административных регламентах, с применением формальных методик описания процессов и с измерением показателей процессов;

- повышение эффективности управления за счет документирования всей деятельности организации, строгого контроля за соблюдением персоналом должностных обязанностей, регламентов и процедур, повышения прозрачности деловых процессов на всех уровнях управления;

- сокращение циклов прохождения документов и времени исполнения контрольных функций;

- обеспечение максимальной прозрачности процесса обработки документов и заданий и возможности оперативного контроля всех стадий управленческих процессов;

- создание единого информационного пространства, объединяющего сотрудников всех предприятий, учреждений, компаний, территориальных объектов, входящих в состав организации / холдинга на уровне общих деловых процессов и коллективной работы;

- система предоставляет средства, обеспечивающие работу с документами в соответствии с требованиями государственных стандартов и спецификой документопотоков организаций различного масштаба и отраслевой принадлежности.

2.7.Описание системы Corporate Business.

Система эффективного управления bb workspace (издание Corporate Business) предназначено для комплексной, сквозной автоматизации: документооборота, бюджетирования, взаимодействия с клиентами в коммерческих организациях.

Основные преимущества bb workspace (издание Corporate Business):

–современный интерфейс, построенный по принципу «всё как на ладони»;

–интеграция с текстовыми и табличными редакторами Microsoft Office;

–маршрутизация и хранение электронных версий документов, использование ЭЦП;

–динамичное отображение информации в режиме real-time в различных срезах;

–автоматическая рассылка почтовых и системных уведомлений пользователям.

2.8.Описание системы Directum.

Система DIRECTUM соответствует концепции ECM (Enterprise Content Management) и поддерживает полный жизненный цикл управления документами, при этом традиционное «бумажное» делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот. DIRECTUM обеспечивает эффективную организацию и контроль деловых процессов на основе workflow: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия.

Решение задач обеспечивают модули системы DIRECTUM:

- Управление электронными документами. Создание и хранение различных неструктурированных документов (тексты Microsoft Word, таблицы Microsoft Excel, схемы Microsoft Visio, рисунки CorelDraw, видео и пр.); расширенная поддержка версий документов и ЭЦП; структурирование документов по папкам; назначение прав доступа на документы; история работы с документами; полнотекстовый и атрибутивный поиск документов.

- Управление деловыми процессами. Поддержка процессов согласования и обработки документов на всех стадиях жизненного цикла (docflow); выдача электронных заданий и контроль их исполнения; взаимодействие между сотрудниками; поддержка свободных и жестких маршрутов; богатые расширяемые библиотеки блоков для формирования маршрутов (workflow).

- Управление договорами. Организация процесса согласования и регистрации договоров и сопутствующих документов, а также оперативной работы с ними (поиск, анализ, редактирование и т.д.).

- Управление совещаниями. Организация подготовки и проведения совещаний (согласование места и времени, состава участников, повестки); формирование и рассылка протокола; контроль исполнения решений совещания.

- Управление взаимодействием с клиентами. Ведение единой базы организаций и контактных лиц; ведение истории встреч, звонков и переписки с клиентами; сопровождение процесса продаж в соответствии с регламентированными стадиями; планирование маркетинговых мероприятий; анализ эффективности продаж и маркетинговых воздействий.

- Канцелярия. Регистрация бумажных документов в соответствии с требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления; ведение номенклатуры дел с гибкими правилами нумерации; рассылка и контроль местонахождения бумажных документов; организация обмена электронными документами с ЭЦП с другими организациями.

- Обращения граждан и организаций. Организация работы с обращениями граждан в соответствии с ФЗ №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» в государственных организациях и на крупных предприятиях.

- Управление показателями эффективности. Оперативный контроль и анализ процессов предприятия по ключевым показателям эффективности с поддержкой сбалансированной системы показателей (BSC).

2.9.Описание системы DocsVision.

DocsVision обеспечивет тесную интеграцию всех приложений, созданных на базе платформы, и единое пространство управления документами и процессами в организации.

- Основные функции СЭД DocsVision:

- Автоматизация управления предприятием

- Поддержка процессного подхода в организации управления

- Автоматизация систем менеджмента качества

- Автоматизация процессов согласования и утверждения документов

- Средства контроля исполнения документов и заданий

-Маршрутизация и доставка документов на рабочие места пользователей

- Управление процессами обработки документов

- Организация взаимодействия с контрагентами и заказчиками

- Автоматизация канцелярии

- Создание электронного архива документов.

2.10.Описание системы Globus Professional.

Корпоративная система Globus Professional v2.5 позволяет полностью автоматизировать деятельность компании. Автоматизация управления бизнесом охватывает как документооборот, так и все ключевые направления, которые влияют на эффективность бизнес-процессов в организации.

управление проектами (PMI) сквозное управление рисками управление документами и формами управление заданиями персонала управление договорной работой управление отношениями с клиентами и партнерами комплексная поддержка СМК ИСО 9001:2008

канцелярия (ГОСДОУ) работа с нормативно-справочной информацией планирование и учёт финансовых потоков управление бизнес-процессами управление затратами многомерное бюджетирование управленческая аналитика (BI) ведение архивов

2.11.Описание системы LanDocs.

Информационно-технологические решения, создаваемые с использованием ПО LanDocs, позволяют на единой системной основе выстроить эффективную и комфортную среду поддержки всего спектра делопроизводственных процессов современного предприятия. Базовая функциональность, состав модулей и программные интерфейсы позволяют предоставить пользователям всех категорий необходимые средства работы
с электронными документами. Решения на основе LanDocs отличает хорошая масштабируемость: в контур документооборота, обслуживаемого системой, могут быть включены пользователи локальной вычислительной сети главного офиса, так и сотрудники удаленных подразделений.

Примеры законченных бизнес-решений, реализуемых в сжатые сроки на технологической платформе LanDocs:

-согласование документов в электронной форме;

-организация оперативной обработки внешних обращений;

-контроль исполнения документов и заданий;

-подготовка наглядной отчетности по движению документов;

-организация согласованного документооборота в системе территориально-распределенных офисов;

-организация защищенного корпоративного архива электронных документов.

Программное обеспечение LanDocs сертифицировано на соответствие российским государственным стандартам ГОСТ Р (сертификат №РОСС RU.МЕ20.Н01957).

2.12.Описание системы OPTIMA-WorkFlow.

OPTIMA-WorkFlow – это программная платформа для создания комплексных автоматизированных систем управления документами, применяющаяся для автоматизации:

- документационного обеспечения управления;

- контроля исполнительской дисциплины;

- архивного хранение бумажных и электронных документов;

- управления процессами обработки документов на основе их электронных административных регламентов;

- преобразования бумажных документов в электронный вид и работы по «безбумажной технологии»;

- межтерриториального и межведомственного обмена документами;

- формирования регламентной отчетности и поддержки процессов принятия управленческих решений;

- защиты информации от несанкционированного доступа.

OPTIMA-WorkFlow существует с 1997г., входит в число лидирующих систем управления документами на российском рынке.

2.13.Описание системы PayDox.

Электронный Документооборот PayDox – это реализованный на web-технологиях корпоративный портал, использующий электронный документооборот как инструментальную базу с широким набором стандартных необходимых каждому предприятию функций и неограниченными возможностями расширения и интеграции.

- Простое управление бизнес-процессами (AJAX), web-доступ к корпоративному файловому архиву (AJAX).

- Эффективное управление коллективной работой сотрудников и поддержка корпоративных дискуссионных форумов.

- Электронное согласование, утверждение и контроль исполнения документов, создание резолюций, ознакомление с документами сотрудников, автоматические рассылки e-mail уведомлений и документов, формирование Дел.

-Управление договорами, платежными документами, документооборот бюджетирования, ведение всей истории работы с документами, календарное планирование.

- Интеграция с MS Office, с существующими на предприятии приложениями, создание произвольной отчетности, использование простых стандартных средств настройки на новые виды документов.

- Безопасная работа с удаленными подразделениями предприятия через web-браузер, по электронной почте и SMS

- Поддержка территориально распределенного документооборота,

- Простота работы для конечного пользователя, легкость обслуживания.

2.14.Межведомственная система электронного документооборота (МСЭД)

Традиционно основным потребителем СЭД остается государственный сектор. По данным экспертов, порядка 30% проектов по внедрению технологий электронного документооборота приходится на государственные учреждения. Электронный документооборот был назван ключевым элементом концепции «электронного правительства», реализация которой должна способствовать устранению бюрократических процессов при взаимодействии населения и государственных структур, населения и бизнеса, а также снижению коррупции.

Примером регламента процесса документооборота в государственных структурах является регламент использования Межведомственной системы электронного документооборота (МСЭД).

В соответствии с Положением о системе межведомственного электронного документооборота Межведомственный электронный документооборот представляет собой взаимодействие федеральных информационных систем электронного документооборота, а именно - обмен электронными сообщениями (ведение служебной переписки в электронной форме) между участниками МСЭД. При осуществлении МСЭД допускается обмен информационными сообщениями, содержащими общедоступную информацию и информацию, отнесенную к сведениям, составляющим служебную тайну.

Основными принципами МСЭД являются:

- обеспечение технологической возможности использования МСЭД переменным числом его участников;

- применение совместимых технологий, форматов, протоколов информационного взаимодействия и унифицированных программно-технических средств;

-правомерное использование программного обеспечения и сертифицированных программно-технических средств;

-обеспечение целостности передаваемой информации;

-минимизация издержек, в том числе финансовых и временных, при осуществлении информационного взаимодействия участниками документооборота;

- обеспечение конфиденциальности передачи и получения информации.

Технико-технологическая инфраструктура МСЭД состоит из следующих элементов:

а) головной узел МСЭД, его оператором является организатор МСЭДа;

б) узлы участников МСЭД;

в) защищенные каналы связи.

МСЭД осуществляется посредством обмена электронными сообщениями. Электронное сообщение состоит из сопроводительной и содержательной частей. Сопроводительная часть предназначена для адресации сообщения. Содержательная часть представляет собой текст сообщения либо текст сообщения с присоединенными файлами, содержащими электронную копию (электронный образ) документа или электронный документ, и их реквизиты, описанные с помощью языка XML.

Глава.3 Разработка регламента выполнения процесса «Управление документооборотом»

3.1.Алгоритмы процесса регламентирования управления документооборота.

Рациональная организация документооборота требует комплексного подхода и внимания к деталям, поэтому процесс регламентирования содержит четкие алгоритмы проведения работ и критерии оценки их успешности.

Обследование документооборота направлено на анализ готовности предприятия к внедрению системы электронного документооборота и включает:

- описание и оценку состояния действующих процессов документооборота организации;

- рекомендации по совершенствованию процедур работы с документами.

Результат обследования фиксируется в отчетной форме "Аналитическая записка о состоянии документооборота".

Проектирование целевой модели документооборота. На основе полученных рекомендаций и предложений проектируется целевая модель документооборота.

Результат проектирования - функциональные требования к информационной системе, которые включают:

- рекомендуемый перечень документов, подлежащих автоматизации;

- перечень связанных с документами сквозных маршрутов обработки;

- требования к каждому виду автоматизируемого документа;

- описание системы контроля исполнения документов и предложения по повышению исполнительской дисциплины;

- описание системы хранения бумажных и электронных документов.

Правильно выстроенная целевая модель документооборота обеспечивает стабильность функционирования предприятия и устойчивость к изменениям.

При этом требования к участникам документных процессов могут снижаться благодаря формализации процедур (процесс описан и регламентирован), использованию шаблонов при создании документов, обработке документов по заранее настроенным маршрутам, подсказкам (бизнес-инструкциям), которые информационная система показывает пользователю на каждом этапе его работы. Это упрощает взаимозаменяемость сотрудников и снижает требования к персоналу, что немаловажно для крупных и средних компаний.

3.2.Регламентация документооборота.Обобщенные требования к тексту Регламента.

На этом этапе составляются локальные нормативные акты (инструкции, регламенты, положения, порядки, стандарты, технологический карты операций). В итоге формируется пакет документов, именуемый регламентом, цель применения которого являются: распределение ответственности по направлениям деятельности; обеспечение согласованности принимаемых решений и правового поля для использования информационной системы; фиксирование корпоративных процедур и стандартов их выполнения.

И так, регламент это организационно-распорядительный, организационно-правовой документ.

Регламент разрабатывает уполномоченное подразделение предприятия или компании. Как правило, это подразделение, реализующее описываемый процесс. В разработке регламента существует несколько требований:

Этап согласования (обязателен).

Проект регламента согласовывается:

– со всеми заинтересованными лицами;

– юридической службой;

– участниками бизнес-процесса.

Регламент утверждается приказом руководителя компании, организации предприятия.

Изменения в регламент процесса вносят по мере необходимости.

Регламент относится к документам срока хранения «до истечения надобности». Он действует на постоянной основе до его отмены или утверждения нового регламента.

Привлечение к разработке регламента ответственного исполнителя процесса обязательно. А при необходимости задействуют и иных участников процесса. Кроме того, все изменения в регламенте перечисляются в соответствующем разделе (листе регистрации изменений).

Регламент имеет определенную структуру и содержание:

- о цели выполнения процесса;

- его исполнителях и участниках;

- входящих и исходящих данных;

- последовательности выполнения действий при реализации процесса;

- о временных, информационных и иных характеристиках процесса.

Структурно каждый регламент состоит из нескольких разделов. Основные разделы: титульный лист; паспорт регламента; общие положения; общее описание процесса; детальное описание процесса; показатели эффективности реализации процесса; шаблоны форм документов; лист согласования; лист регистрации изменений.

Рассмотрим каждый из них подробнее.

1. Титульный лист оформляют согласно требованиям к организационно-правовым документам. А значит, на нем указывают: наименование организации; наименование вида документа (регламент); название регламента; место составления документа; гриф утверждения.

2. После титульного листа приводится паспорт регламента. В нем указывают основные характеристики регламента:

Таблица 1 Пример паспорт регламента

Название характеристики	Пример описания
Область регламентации	Документационное обеспечение управления
Статус конфиденциальности	Общий доступ
Используемые информационные системы	Система электронного документооборота «____»
Ответственный разработчик стандарта	Руководитель службы структурного подразделения
Утвержден	Приказом директора ООО «___» №___ от___
Срок действия	Постоянный
Владелец стандарта (подразделение)	Служба документооборота

3. Раздел регламента «Общие положения» состоит из подразделов:

- полное наименование процесса (с номером, если есть);

- назначение и область применения процесса;

- ответственные исполнители процесса;

- руководящие документы;

- основные термины и сокращения.

В начале раздела «Общие положения» указывается полное наименование процесса, его номер и сокращенное название, его место в иерархии бизнес-процессов компании.

Например:

процесс 1.1 «Обработка входящих документов» группы процессов 1 «Управление документооборотом».

В подразделе «Назначение и область применения процесса» прописывается цель реализации процесса. Перечисляются документы, в соответствии с которыми он осуществляется.

Например:

«Процесс «Обработка входящих документов» осуществляется в соответствии с требованиями действующего законодательства, устава организации или компании, положения о Службе структурного подразделения документооборота, настоящего документа и иных локальных нормативных актов. Настоящий регламент регулирует порядок обработки входящей документации. Требования данного регламента распространяются на все подразделения организации, участвующие в процессе «Обработка входящей документации».

Ответственность за внедрение, контроль соблюдения требований данного регламента возложена на руководителя структурного подразделения документооборота.

В подразделе «Ответственный исполнитель» указано должностное лицо (или структурное подразделение), ответственное за реализацию процесса. Как правило, этим лицом является руководитель подразделения или его заместитель.

В подразделе «Руководящие документы» приводятся нормативно-правовые акты и организационно-распорядительные документы. В соответствии с этими документами должен осуществляться описываемый процесс.

В подразделе «Основные термины и сокращения» перечисляются термины и сокращения, которые встречаются в регламенте. Здесь нужно дать расшифровку всех аббревиатур. Возможный пользователь регламента, например, новый сотрудник, может не знать терминологию, принятую в вашей организации.

4. Раздел регламента «Общее описание процесса» включает подразделы:

- сведения об участниках процесса (исполнителях операций);

- событие начала и событие завершения процесса;

- краткое описание процесса;

- результат реализации процесса;

- срок реализации процесса;

- графическое описание процесса.

Участники процесса – должностные лица, в обязанности которых входит выполнение соответствующих операций. В этом разделе указываются должность лица и наименование его подразделения.

Лица, участвующие в процессе, несут ответственность за качество и своевременность исполнения ими своих обязанностей. Эти обязанности предусмотрены регламентом и иными локальными нормативными актами.

Под событием начала исполнения процесса подразумевается инициирующий процесс. Для процесса «Обработка входящих документов» это будет факт поступления документа в организацию. Событием завершения – передача документа на исполнение.

Краткое описание процесса представляет собой перечисление его составных частей: подпроцессов, операций.

Например, процесс «Обработка входящих документов» состоит из таких операций:

- прием и первичная обработка документа;

- предварительное рассмотрение и распределение документа;

- регистрация документа;

- рассмотрение документа руководством;

- передача документа на исполнение.

В процессе «Обработка исходящих документов» результатом будет документ, отправленный адресату, и копия документа, подшитая в дело.

Срок реализации процесса может представлять собой:

– среднее количество дней, часов и минут согласно соответствующим нормативно-правовым или организационно-распорядительным актам;

– определенный срок (исходя из практики выполнения таких процессов
в компании).Как правило срок устанавливается руководителем организации или структурного подразделения.

5.Графическая схема описания процесса верхнего уровня приводится в определенном виде. Она должна быть понятна пользователям регламента. Схема не должна быть перегружена информацией. На ней надо представить только самые необходимые сведения.

6.Детальное описание процесса. В разделе излагают последовательное описание выполняемых операций процесса, по каждой из них указывают: ответственного исполнителя операции; текстовое или табличное описание операции с учетом входящей и исходящей информации.

Здесь также можно привести результат выполнения операции, срок выполнения и прочие ее атрибуты.

Операции можно описать в виде текста, таблицы или графической схемы. Если процесс состоит менее чем из четырех операций, то достаточно только текстового описания.

7. В разделе «Показатели эффективности реализации процесса» установлены формы контроля, сроки и показатели эффективности выполнения операций процесса. По этим параметрам и осуществляются проверки в рамках контрольных мероприятий:

В тексте излагается требования к качеству исполнения процесса и оценка его эффективности.

Например: «качество реализации процесса «Обработка обращений граждан» оценивается путем анализа количества повторных жалоб по одному вопросу и жалоб на неисполнение или несоблюдение сроков исполнения обращений граждан. Их отсутствие свидетельствует о том, что процесс осуществляется качественно, все участники процесса выполняют свои функции эффективно.

8. В разделе «Шаблоны форм документов» содержатся шаблоны, бланки важных для процесса документов (и образцы их заполнения). Для некоторых процессов стоит поместить образец документа – инициатора запуска процесса.

9. В разделе «Лист согласования» фиксируется факта согласования содержательной части регламента всеми заинтересованными сторонами и исполнителями. Лист согласования представляет собой таблицу с данными согласующих, например:

10. Лист регистрации изменений приводят в конце регламента. В нем перечисляют все изменения и дополнения. Если эта процедура не выполняется, то со временем регламент потеряет актуальность, а значит, и полезность.

3.3.Пример регламента электронного документооборота.

Типовой регламент использования Межведомственной системы электронного документооборота в деятельности органов государственной власти и государственных органов

1.Общие положение

Действие настоящего Регламента использования Межведомственной системы электронного документооборота в деятельности центральных исполнительных органов государственной власти и государственных органов (далее – Регламент) распространяется на исполнительные органы государственной власти, государственные органы (далее ведомства).

Настоящий Регламент регулирует процесс создания и обмена электронными документами между ведомствами.

Положения настоящего Регламента распространяются на организацию работы с документами, утвержденную инструкциями по делопроизводству ведомств, включая подготовку документов, регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов, учет и контроль исполнения и т. д., осуществляемую с помощью Межведомственной системы электронного документооборота (далее МСЭД).

В зависимости от наличия подключенных к МСЭД рабочих мест в ведомстве, ведомства делятся на две группы:

1) МСЭД внедрена в ведомстве по полной схеме – подключены работники ведомства до уровня исполнителей, автоматизированы все процессы документационного обеспечения управления в ведомстве;

2) МСЭД внедрена в ведомстве по абонентской схеме – в ведомстве установлены абонентские места МСЭД для получения и отправки документов с использованием МСЭД и доведения документов до сведения руководителей ведомств (рабочие места в Службе документационного обеспечения управления ведомства, руководителей ведомства и, в отдельных случаях, помощников руководителей).

2.Применение терминов, их определения и сокращения

Адресат- государственные органы, их структурные подразделения, организации, должностные или физические лица, которым адресован документ.

Бумажная копия электронного документа– документ, полученный посредством распечатки электронного документа, при необходимости заверенный лицом, обладающим полномочиями на заверение электронных документов.

Ведомства – центральные исполнительные органы государственной власти, государственные органы.

МСЭД - Межведомственная система электронного документооборота - система автоматизации делопроизводства и документооборота, включающая системное и прикладное программное обеспечение.

МЭДО – Система межведомственного электронного документооборота – федеральная информационная система, предназначенная для организации взаимодействия систем электронного документооборота участников межведомственного электронного документооборота.

Оригинал (подлинник) - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке на бумажном носителе.

Персональные данные - информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации, физическому лицу, в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, и другая информация.

Подписант - лицо, уполномоченное подписывать служебные документы.

Подразделение – структурное подразделение ведомства.

Резолюция – поручение исполнителю, которое оформляется соответствующим должностным лицом.

РК - Регистрационная карточка документа - экранная форма, в полях которой содержится вся информация по документу: атрибуты документа (метаданные), содержательная часть документа, данные о движении и исполнении документа (направления и резолюции).

Служба ДОУ – структурное подразделение ведомства, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях ведомства.

УДО - подразделение, к ведению которого относятся вопросы документационного обеспечения, входящее в состав Администрации государственного органа.

Электронный документ - информация в электронной форме, подписанная электронной подписью.

Электронный документооборот – процесс создания электронных документов, обмена ими между исполнительными органами государственной власти, государственными органами (ведомствами) в рамках МСЭД.

Электронная копия документа – электронный документ, полученный путем сканирования оригинала (подлинника) документа.

Электронная подпись (ЭП) – подпись посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом;

Электронный текстовый образ - создаваемый в МСЭД образ документа c приложениями в формате WORD, EXCEL, PDF, JPG, который существует в совокупности с регистрационной карточкой (РК) документа.

3.Общие правила подготовки и передачи документов с использованием МСЭД

В процессе подготовки документов должны соблюдаться общие требования оформления служебных документов в ведомствах и настоящий Регламент.

При наличии электронного документооборота в ведомства могут поступать документы на бумажном носителе (оригиналы), создаваться бумажные копии электронных документов, и подлежать хранению документы на бумажном носителе.

В МСЭД создаются, обрабатываются, хранятся документы, составляющие бумажный и электронный документооборот.

Электронный документ должен быть оформлен в соответствии с общими правилами делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе.

Для документов, имеющих гриф ДСП, содержащих персональные данные, или иную информацию, предполагающую ограниченный доступ, в МСЭД заполняется РК документа с регистрационным данными, и ставится пометка «ДСП» при этом электронный графический или текстовый образ документа к РК не прикрепляется. Информация о движении и исполнении документа вносится в РК документа, в соответствии с резолюциями на бумажном носителе.

К РК может быть прикреплено сопроводительное письмо, а приложение, содержащее персональные данные, будет передаваться на бумажном носителе.

При обмене электронными документами участникам электронного документооборота поступает на рассмотрение, согласование, подписание электронный документ, состоящий из регистрационной карточки (РК), электронного образа заверенного электронной подписью или отсканированного образа документа, данными о движении и исполнении документа.

Электронные документы создаются в МСЭД с использованием электронной подписи. Электронной подписью обладают должностные лица, которые имеют право подписи.

При получении электронных документов, подписанных электронной подписью, работники Службы ДОУ ведомства выполняют проверку подлинности электронной подписи.

Если документ, подписанный электронной подписью, должен быть оформлен на бумажном носителе, то документ распечатывается и передается на подпись. Лицо, передающее документ на подпись, проверяет идентичность электронного образа и аналога на бумажном носителе и для достоверности соответствия бумажного экземпляра электронному документу, при необходимости, распечатывает лист согласования, в котором указано использование электронной подписи.

Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе. При формировании номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.

Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в ведомстве в течение сроков, предусмотренных в номенклатуре дел. Хранение электронных документов должно сопровождаться хранением соответствующих сертификатов ключей ЭП и программного обеспечения, обеспечивающего возможность проверки ЭП хранимых электронных документов.

При поступлении в ведомство (должностному лицу) резолюции к документу, который ранее был направлен в это ведомство (должностному лицу) в бумажном виде, повторно документ в бумажном виде не представляется.

Каждый участник электронного документооборота несет ответственность за действия, которые он совершает при работе в МСЭД:

- при отправке документа на согласование и подписание - за содержание электронного документа;

- при отправке исходящего документа: за реквизиты, качество сканирования, адресацию и использование электронной подписи;

- за невнесение или несвоевременное внесение сведений о ходе движения и исполнения документа в МСЭД;

- за ошибки, допущенные при регистрации, сканировании и неправильном направлении документов.

4.Прием и регистрация поступающей корреспонденции

4.1. Прием и регистрация документов

Регистрация документов в МСЭД осуществляется однократной регистрации документа, т. е. документ в МСЭД имеет единый регистрационный номер.

Обращения, поступающие в адрес вышестоящего государственного органа (далее-Администрации), а также на электронную почту Администрации регистрируются в УДО. После регистрации документа в УДО через создание «направления» передаются на рассмотрение в соответствующие службы ДОУ (секретариаты).

Обращения граждан, доставленные почтой, фельдъегерской службой, поступающие на электронную почту, на Контрольно-пропускной пункт, регистрируются в УДО с заполнением в РК документа реквизита «корреспондент» (автор обращения) и регистрационного номера. Затем через создание «направления» передаются по реестру соответственно в Администрацию и в ведомства.

Обращения, поступающие в ведомства, проходят регистрацию в службах ДОУ этих ведомств.

При получении бумажного оригинала документа работник Службы ДОУ формирует в МСЭД РК входящего документа. В РК документа указываются реквизиты документа, ссылки на связанные документы, выполняется регистрация документа в МСЭД. Некоторые поля РК заполняются путем выбора значений из справочников, а остальные поля заполняются с клавиатуры. Осуществляется проверка на повторность; если обращение повторное, то в РК указывается связка с первичным обращением.

На бумажном оригинале проставляется регистрационный штамп с указанием даты и входящего регистрационного номера документа. Регистрация бумажных оригиналов включает в себя создание электронных копий документов (сканированием) и прикрепление их к РК документа. Бумажный оригинал документа сканируется. После сканирования работник Службы ДОУ выполняет просмотр отсканированного образа, разворот страниц, имеющих горизонтальную ориентацию, и прикрепление его к РК документа.

Дальнейшее движение документов происходит путем создания «направлений» и «резолюций».

Оригинал документа на бумажном носителе в соответствии с указанным «направлением» передается на дальнейшее рассмотрение.

В случае поступления ошибочно направленного документа в структурное подразделение или ведомство (не по назначению), работник Службы ДОУ структурного подразделения производит возврат документа с указанием причин отказа в рассмотрении через «направление», а служба ДОУ, направившая, создает новое «направление» другому адресату. В случае двух возвратов сотрудники службы ДОУ направляют руководителю для определения исполнителя.

Если документ получен по электронной почте, электронный образ документа из электронного письма распечатывается и обрабатывается как обращение, поступившее на бумажном носителе, при наличии файла в электронном сообщении файл также прикрепляется к РК.

Документы, поступающие с использованием системы МЭДО, регистрируются и передаются на рассмотрение в установленном порядке.

В МСЭД документы передаются между ведомствами. Прием и дальнейшее направление поступившего документа в ведомстве осуществляется службой ДОУ. Сотрудник службы ДОУ выполняет проверку подлинности электронной подписи. Оригинал документа передается адресату в соответствии с направлением.

Зарегистрированные документы в МСЭД повторно не регистрируются при передаче их из одного ведомства в другое.

Если ведомство подключено по абонентской схеме, то при поступлении документа на исполнение после рассмотрения руководителем документа в электронном виде в МСЭД, служба ДОУ ожидает поступление документа на бумаге. После поступления бумажного документа сотрудник службы ДОУ распечатывает утвержденную резолюцию руководителя из МСЭД и направляет документ на дальнейшее исполнение в соответствии с резолюцией на бумаге. Информация о прохождении документа в ведомстве должна быть отражена в РК документа через направление, резолюцию или отметку об исполнении.

4.2.Передача документа на рассмотрение, рассмотрение документов.

Передача документов на рассмотрение и рассмотрение документов производится в соответствии с существующими требованиями.

5.Подготовка проектов резолюций руководителя ведомств

Документы, направленные по МСЭД, после регистрации направляются в УДО для подготовки проекта резолюции. В проекте резолюции, при необходимости, указывается срок исполнения. Согласование проекта резолюции проходит по существующему порядку и на каждом этапе согласования можно внести необходимые изменения.

Резолюция по документу оформляется в соответствии с существующими требованиями.

Оригинал документа (на бумажном носителе) остается в подразделении подготовки документов для доклада руководству УДО до утверждения резолюции руководителем.

Документы, не подлежащие сканированию согласно пункту 3.4. настоящего Регламента, проходят рассмотрение в бумажном виде. Информация о движении и исполнении документа вносится в РК согласно резолюциям на бумажном носителе.

6. Рассмотрение поступающих документов руководителями ведомств и структурных подразделений

Если руководитель ведомства или структурного подразделения указан в РК документа в качестве адресата или в утвержденной резолюции - исполнителем (ответственным или соисполнителем), документ поступает по МСЭД непосредственно ему, либо должностным лицам, его замещающим в МСЭД (секретариаты руководителей, помощники руководителя) в зависимости от индивидуальных настроек в МСЭД.

Если ведомство подключено по абонентской схеме, то после утверждения резолюции руководителем сотрудник службы ДОУ ожидает поступления документа на бумажном носителе, после поступления распечатывает резолюцию руководителя на бумажный носитель и направляет на исполнение в установленном порядке (оригинал - ответственному исполнителю, копия - соисполнителю).

Руководитель выполняет в МСЭД действия с документом:

- знакомится с документом и вышестоящей резолюцией (если документ поступил по резолюции);

- создает новую резолюцию или, если для руководителя был подготовлен проект резолюции, меняет/утверждает подготовленный проект;

- согласовывает или подписывает подготовленный проект документа;

- проставляет отметку об ознакомлении с документом, если документ поступил для ознакомления.

Электронный документ с утвержденной резолюцией поступает на исполнение указанным должностным лицам.

Бумажный оригинал документа с распечатанной утвержденной резолюцией после ее утверждения из подразделения подготовки документов для доклада руководству передается ответственному исполнителю по резолюции.

Если руководитель подписывает поручение по документу, поступившему к нему без регистрации на бумажном носителе, то данную информацию необходимо ввести в МСЭД: создать РК, присвоить регистрационный номер, заполнить необходимые поля, отсканировать документ и ввести утвержденную резолюцию руководителя. Выполнение ввода утвержденной резолюции может осуществлять лицо, на которое возложены данные полномочия. Работа с утвержденными резолюциями руководителя определяется существующим порядком работы с бумажными документами в ведомствах/подразделениях.

Если ведомство подключено по абонентской схеме, сотрудник службы ДОУ ведомства распечатывает утвержденную резолюцию руководителя, после поступления документа на бумажном носителе прикрепляет резолюцию к бумажному оригиналу (копии) документа и передает исполнителям резолюции в ведомстве.

7. Простановка отметок об исполнение документов

Сотрудник, являющийся исполнителем резолюции, при поступлении резолюции вносит информацию о дальнейших действиях по исполнению поручения, через отчет (отметка) об исполнении и выборе типа отчета «промежуточный результат». После исполнения поручения сотрудник отчитывается об исполнении через отчет (отметка) об исполнении и выборе типа отчета «исполнение завершено».

- если поручение предполагало подготовку документа – после визирования документа (подписания) непосредственным руководителем;

- если поручение не предполагало подготовку документа - после выполнения поручения по существу;

- если поручение предполагало наличие промежуточных результатов исполнения - после выполнения поручения частично.

Если ведомство подключено по абонентской схеме, отчеты об исполнении поручений (резолюций) в ведомстве создаются работниками Службы ДОУ.

Ответственному исполнителю по поручению (резолюции) автоматически предоставляется доступ к отчетам соисполнителей об исполнении поручения (резолюции).

8. Осуществление контрольных функций

Организация исполнения документов осуществляется в МСЭД в соответствии с существующими требованиями.

Постановка на контроль и снятие с контроля обращений граждан (организаций) осуществляется в соответствии с существующими требованиями Регламента рассмотрения обращений граждан.

Контрольные функции во всех ведомствах и подразделениях осуществляют службы, на которые возложен контроль исполнения документов и поручений, или сотрудники, ответственные за контроль.

Контроль исполнения поручений в МСЭД включает в себя:

- подготовку проекта резолюции: ввод автора резолюции, исполнителей, при необходимости - текста и плановой даты исполнения резолюции;

- проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;

- проверку хода исполнения;

- внесение данных о выполнении документа;

- просмотр документов, срок исполнения которых истек;

- снятие резолюций с контроля;

- подготовка отчетов об исполнительской дисциплине;

- учет и обобщение результатов контроля исполнения поручений.

Исполнение документа контролируется с момента постановки на контроль.

Если документ имеет конкретную дату исполнения, указанную в тексте, или документ имеет типовой срок исполнения, контроль устанавливается сразу при подготовке проекта резолюции.

Входящие документы с индивидуальными сроками исполнения ставятся на контроль после рассмотрения их руководителем, который в своей резолюции определяет срок исполнения.

Снятие поручения с контроля осуществляет руководитель, установивший контроль, или по его поручению служба контроля/ответственный за контроль, снятие с контроля оформляется отметкой об исполнении с указанием даты исполнения и т. д.

Для осуществления контрольно-аналитических функций предусмотрен мониторинг исполнительской дисциплины в форме составления отчетов.

Для осуществления предупредительного контроля, а также для анализа исполнительской дисциплины используется печать списков контрольных документов по исполнителям, плановым срокам и т. д.

После снятия документа с контроля, оригинал документа помещается в дело, РК документа списывается в дело в соответствии с номенклатурой дел соответствующего подразделения (ведомства).

9. Работа с проектами документов в ведомствах

Проект документа - документ, который готовит исполнитель для согласования и подписания - создают в структурных подразделениях ведомств в соответствии с существующими требованиями.

Грифы согласования и утверждения, подпись документа оформляются в соответствии с существующими требованиями. При этом лист согласования документа с замечаниями формируется в электронном виде в МСЭД и может быть распечатан для проставления виз.

Ответы на обращения граждан готовятся и оформляются в соответствии с существующими требованиями Регламента рассмотрения обращений граждан.

Подготовка проектов законов и других нормативных правовых актов и распорядительных документов осуществляется в соответствии с существующими требованиями Регламента.

9.1. Подготовка проектов документов

Исполнитель создает проект документа с помощью программы MS Word.

Исполнитель проекта документа создает и заполняет поля РК документа, прикрепляет электронный образ документа.

В ведомствах, где МСЭД подключена по абонентской схеме, создают и заполняют поля РК документа сотрудники службы ДОУ, прикрепляют электронный образ документа, полученный от исполнителя проекта документа.

Для проектов исходящих документов к РК создается «лист согласования».

В листе согласования указываются особенности согласования со всеми лицами, участвующими в процессе согласования документа.

Для проекта внутреннего документа к РК документа при необходимости прикрепляется «лист согласования».

В листе согласования указываются особенности согласования со всеми лицами, участвующими в процессе согласования документа.

Для организационно-распорядительных документов создается РК проекта документа соответствующего вида. К РК документа прикрепляется проект документа в формате MS Word. В «листе согласования» указывается список согласующих.

Если в процессе согласования проекта документа в МСЭД согласующие лица внесли замечания, документ автоматически направляется на доработку исполнителю. Исполнитель вносит изменения в тексте проекта документа, создает новую версию документа и прикрепляет новую версию документа к той же РК документа. Новая версия проекта документа должна быть направлена исполнителем на согласование тому же кругу согласующих лиц, что и предыдущая, даже если на предшествующих этапах согласования были получены положительные визы.

В ведомствах, где МСЭД подключена по абонентской схеме, замечания по документу получают работники Службы ДОУ ведомства, распечатывают лист согласования к документу и передают исполнителю. Исполнитель готовит новую версию документа (текст документа), передает в Службу ДОУ, работник Службы ДОУ присоединяет новый файл к той же РК документа и направляет на согласование.

9.2. Согласование проектов документов

Проекты документов, которые создаются, обрабатываются и хранятся в МСЭД, кроме имеющих гриф ДСП, проходят согласование в электронном виде.

Исполнитель документа или работник Службы ДОУ заполняет РК документа и электронный «лист согласования», указывая перечень согласующих лиц, срок согласования, режим согласования: параллельный, последовательный, комбинированный. При необходимости изложения оснований, причин и целей разработки документа, исполнитель формирует комментарий к согласованию непосредственно в РК документа, либо в виде пояснительной записки, которая прикрепляется отдельным файлом в той же РК документа.

Документ автоматически направляется участникам согласования в соответствии с выбранным режимом согласования:

- при параллельном согласовании проект документа направляется одновременно всем участникам согласования; процесс согласования завершается после того, как все участники согласования поставят на нем свою визу, либо досрочно – исполнителем;

- при последовательном согласовании проект направляется участникам согласования по очереди; после того как участник ставит на проекте свою визу, проект направляется следующему участнику и т. д.; в этом случае срок указывается не для согласования в целом, а для каждого участника согласования (число дней, которые отводятся ему для того, чтобы ознакомиться с проектом и поставить визу);

- при комбинированном согласовании применим тот же порядок, что и при последовательном согласовании, но при этом подразумевается, что на каждой стадии согласования может быть или один участник, или группа участников.

Проект документа в МСЭД после отправки на согласование автоматически поступает лицам, указанным в электронном листе согласования, в соответствии с выбранным исполнителем документа режимом согласования.

Документ поступает по МСЭД согласующему лицу. Если для согласующего в МСЭД указаны замещающие лица, параллельно документ поступает замещающему лицу. Согласующий принимает решение по документу («Согласен» или «Не согласен»).

Если согласующим выбрано решение «Не согласен», согласующий в обязательном порядке должен внести к своему решению комментарий, который будет отражен в листе согласования в МСЭД.

Если замечания по документу предполагают внесение изменений непосредственно в текст документа, согласующий может создать новую редакцию документа, в которую сможет вносить изменения. Для визуального отображения изменений должен использоваться режим правки MS Word. Замечания по проекту документа доступны исполнителю или работнику Службы ДОУ, инициировавшему согласование, а также всем согласующим лицам.

Согласующий (или замещающее его лицо) в МСЭД имеет возможность до вынесения решения направить проект документа на дополнительное согласование (получение дополнительных виз). Лист дополнительного согласования может включать одно и более согласующих лиц.

Для дополнительного электронного листа согласования применяется тот же порядок работы. Дополнительное согласование должно быть завершено в тот же срок, что и основное согласование.

Руководитель, уполномоченный на право подписи, подписывает и согласовывает документ электронной подписью.

Если по проекту документа была поставлена хотя бы одна виза «Не согласен», по окончании согласования документ автоматически возвращается исполнителю или работнику Службы ДОУ, инициировавшему согласование в МСЭД, на доработку. Исполнитель документа готовит новую версию документа, прикрепляет ее к той же РК документа в МСЭД и отправляет на согласование по тому же листу согласования.

Если по проекту документа получены все визы «Согласен», документ автоматически направляется по МСЭД на подпись.

После утверждения и подписания на бумажном носителе электронная копия документа рассылается по МСЭД.

Если ведомство, в котором готовится проект документа, подключено к МСЭД по абонентской схеме, согласующие визы внутри ведомства собирает исполнитель документа на бумажном носителе. Документ на бумажном носителе с визами согласующих лиц может быть отсканирован и прикреплен к РК документа.

10. Подписание проектов документов

После отправки проекта документа в МСЭД на подписание, проект документа автоматически поступает подписывающему лицу.

Если в МСЭД для подписанта настроена работа с замещающими лицами (секретариатом руководителя), документ поступает параллельно замещающему лицу. Руководитель получает проект документа, подписывает проект либо отклоняет (возвращает на доработку).

Порядок распечатывания документов на бумажный носитель определяется существующими требованиями в ведомстве.

Если подписантом выбрано решение «Отклонить», подписант в обязательном порядке должен внести в МСЭД комментарий к своему решению. Проект документа автоматически направляется на доработку исполнителю.

Подписант может внести замечания по документу или организовать дополнительное согласование.

После подписания документа в электронном виде РК документа автоматически направляется на регистрацию.

Работник, передающий бумажный экземпляр документа на подпись руководителю (секретарь, помощник), проверяет наличие документа в МСЭД и наличие электронной подписи на документе, сверяет бумажный экземпляр документа, передаваемого на подпись, с документом, подписанным в электронном виде.

Если рабочее место исполнителя документа территориально удалено от рабочего места подписанта, распечатку документа на бланке выполняет работник, передающий документ на подпись руководителю (секретарь, помощник).

Бумажный экземпляр документа помещается в специальную папку руководителя «Подписано в МСЭД» для рукописного подписания.

11.Регистрация исходящих и внутренних документов

В каждом ведомстве определены работники Службы ДОУ, ответственные за регистрацию исходящих и внутренних документов в МСЭД в данном ведомстве, которым документ поступает на регистрацию по МСЭД автоматически после подписания его в электронном виде.

Если внутренний документ после электронного согласования и подписания документ поступает на регистрацию, то сотрудник службы ДОУ присваивает регистрационный номер, вносит его в РК и оформляет направление на дальнейшее его рассмотрение в МСЭД.

Если документ после подписания направляется адресату в организации, не подключенные к МСЭД (исходящие документы), регистрация исходящего документа осуществляется только после поступления подписанного оригинала. После проверки идентичности бумажного и электронного документа присваивается номер документу.

Ведомства, подключенные по абонентской схеме, выполняют в МСЭД регистрацию внутренних и исходящих документов, согласно существующему порядку. При этом регистрация документа производится с ручным присвоением регистрационного номера – в МСЭД РК документа присваивается номер документа, полученный в используемой системе документооборота в ведомстве или бумажном журнале регистрации.

После регистрации исходящего документа, отправляемого в другие организации, ответа на обращение гражданина или организации формируется реестр установленного вида на отправку документов почтой (простой, заказной, заказной с уведомлением), фельдсвязью, осуществляется печать конвертов с указанием адресата и вложения направляемых документов, отправка документа фиксируется для каждого адресата отметкой о дате и времени отправки, вида отправки.

12. Разграничение доступа пользователей МСЭД к электронным документам

Пользователи МСЭД разделяются на 3 группы: руководители, делопроизводственная служба, сотрудники.

Каждая группа имеет набор прав, определенных в настоящем Регламенте. Внутри каждой группы права пользователя могут быть ограничены или расширены по согласованию с руководителем структурного подразделения участника МСЭД.

Руководители имеют доступ к просмотру РК и сканированных изображений всех документов, зарегистрированных и направленных в данное структурное подразделение. Руководитель имеет право создавать/утверждать резолюции, направлять документы своим подчиненным для исполнения, устанавливать контрольные сроки. Руководитель имеет право делегировать права другому пользователю МСЭД (замещающему лицу). Лицо, которому делегированы права руководителя, получит доступ ко всем документам руководителя и возможность выносить резолюции и направлять документы, как от своего имени, так и от имени руководителя. Факт передачи прав фиксируется в МСЭД для каждого действия, совершаемого замещающим лицом.

Делопроизводственная служба имеет следующие права:

- просмотр документов, поступивших для регистрации в электронном виде;

- присвоение номера документу;

- заполнение полей РК;

- прикрепление электронных копий документов к РК документа;

- внесение текста резолюции руководителя;

- постановка документов на контроль с возможностью изменения сроков исполнения документов;

- снятие документов с контроля;

- создание отчетных форм.

Данные права делопроизводственной службы могут быть предоставлены должностным лицам, входящим в службу ДОУ.

Сотрудник имеют следующие права:

- просмотр регистрационных карточек и графических образов документов, адресованных либо направленных ему на исполнение/согласование, созданных им, а также всех связанных с ними документов;

- направление документа на исполнение подчиненным;

- внесение данных о выполнении им документа;

- просмотр РК всех документов, зарегистрированных в структурном подразделении;

- создание РК, «листа согласования», прикрепление электронного текстового образа.

Пользователи каждого ведомства участника МСЭД могут получить доступ только к документам, зарегистрированным в данном ведомстве или направленным в данное ведомство.

13. Порядок оформления документов на бумажном носителе

На бумажном носителе оформляются и удостоверяются собственноручной подписью документы, адресованные лицам, не являющимся участниками МСЭД.

В случаях невозможности передачи адресату электронного документа в МСЭД и/или подтверждения подлинности электронных документов, подписанных электронной подписью (ЭП), документы оформляются на бумажном носителе и подписываются собственноручной подписью соответствующего должностного лица. При создании бумажной копии электронного документа ответственность за идентичность электронного документа и его бумажной копии несет сотрудник, оформляющий документ на бумажный носитель (исполнитель или сотрудник службы ДОУ). Документ на бумажном носителе, подписанный собственноручной подписью, направляется адресату. В МСЭД сохраняется электронная копия данного документа.

При необходимости использования информации электронного документа на бумажном носителе может быть сделана его бумажная копия. При необходимости печать бумажной копии электронного документа производится на бланк ведомства и заверяется должностным лицом, обладающим полномочиями на заверение электронных документов.

Бумажная копия электронного документа при отправке адресатам должна содержать оттиск печати ведомства, осуществившего перевод электронного документа на бумажный носитель. Оттиск печати размещается на бумажной копии электронного документа на месте подписи.

Заключение

Одним из важнейших условий функционирования компании является документооборот – обращение документов в организации от приема или создания до передачи в архив или уничтожения. Документооборот должен обеспечивать оптимальное, т.е. целесообразное и оперативное прохождение информационных потоков между звеньями управления.

Потребность российских предприятий и организаций в оптимизации своего документооборота остается высокой и продолжает расти. За последние годы в России появились десятки компаний, занимающихся разработкой и поставкой СЭД как зарубежных, так и собственной разработки.

Процессы управления документооборотом и делопроизводства, как и другие бизнес-процессы, процессы оказания государственных и муниципальных услуг нуждаются в регламентации. В различных источниках отмечено, что в большинстве отечественных СЭД реализованы следующие функции:

• Обработка/хранение документов;
• Управление потоками работ (передача документов между исполнителями);
• Контроль исполнения документов;
• Поиск документов по атрибутам и полнотекстовый поиск;
• Работа со взаимосвязанными документами;
• Регламентация прав доступа;
• Списание документов;
• Интеграция с внешними системами электронной почты и др.

Одно из преимуществ, которые получает любая компания при внедрении эффективной системы электронного документооборота, – существенное сокращение затрат за счет экономии рабочего времени сотрудников. Стандартизация и регламентация работы с документами, а также внедрение электронного документооборота позволяют сэкономить более 30% этих затрат.

Разработка регламента процесса управления документооборотом необходима для:

- фиксации порядка выполнения действий;

- распределению ответственности между сотрудниками;

- определению сроков и требований к качеству выполнения операций и процесса в целом;

- оперативности выполнения действий по рассмотрению поступающих документов;

- снижению бюрократических процедур;

- ускорению обучения новых сотрудников с процессом управления документооборота.

Все это позволяет создать прозрачность функционирования как конкретного подразделения, компании, а также органов государственной власти.

Список использованной литературы

1. Бакулев А., лаборатория информационных систем МФТИ (Московский физико-технический институт). «Чертова дюжина систем электронного документооборота» с сайта http://www.bishelp.ru/
2. Глинских А. (к.т.н.) Мировой рынок систем электронного документооборота // http://www.iteam.ru/publications/it/section_64/article_2582
3. Дёмин Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов. 2-е

изд., доп. и перераб. – СПб.: Питер, 2008. – 224 с: ил.

1. Долганова О.И. «Внедрение информационных систем для управления бизнес-процессами» https://www.intuit.ru/studies/courses/1055/271/lecture/6880?page=6
2. Межведомственная система электронного документооборота. Министерство государственного управления, информационных технологий и связи Московской области [Электронный ресурс] // Правительство Московской области [сайт]. http://mits.mosreg.ru/dokumenty/mezhvedomstvennaya-sistema-elektronnogo-dokumentooborota/ (дата обращения: 10.12.2016).

5. Постановление Правительства РФ от 22.09.2009 N 754 (ред. от 16.03.2019) "Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота" - http://www.consultant.ru/

6. Приказ Госгортехнадзора РФ от 27.12.2001 N 180 "О вводе в действие системы автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД) Госгортехнадзора России"- http://www.consultant.ru/

1. Форма: Положение о документообороте организации. - http://www.consultant.ru/
2. Приказ Минсельхоза России от 29.11.2012 N 614
   "Об утверждении Регламента использования Системы электронного документооборота при организации делопроизводства в Минсельхозе России"
3. http://www.boss-referent.ru/
4. http://www.eos.ru
5. http://www.evfrat.ru/
6. http://www.letograf.ru
7. http://www.motiw.ru
8. http://www.intertrust.ru
9. http://www.bbsoftware.ru
10. http://www.directum.ru
11. http://www.docsvision.com
12. http://www.eis.ru
13. http://www.landocs.ru
14. http://www.optima.ru/workflow/
15. http://www.paydox.ru