Автор Анна Евкова
Преподаватель который помогает студентам и школьникам в учёбе.

Учетные регистры, их классификация и способы записи в них

Содержание:

Введение

Основным объектом бухгалтерского наблюдения признаются свершившиеся факты хозяйственной жизни. Факты хозяйственной жизни предприятия фиксируются в первичных документах. Данные первичных документов после их проверки с точки зрения законности, целесообразности, правильности арифметических подсчетов и принятия к учету должны быть зарегистрированы для дальнейшей группировки, отвечающей нуждам управления. Они регистрируются, накапливаются и систематизируются в регистрах бухгалтерского учета, с целью их дальнейшего анализа. Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.

Учетные регистры – отдельные листы, ведомости, журналы, книги, машинограммы, а также машинные ленты, диски, дискеты и другие машинные носители, в которых осуществляется группировка однородных данных для отражения на бухгалтерских счетах. В учетных регистрах информация, содержащаяся в принятых к бухгалтерскому учету первичных документах, фиксируется, оценивается, накапливается и обобщается (систематизируется). Отражение хозяйственных фактов в учетных регистрах является очень ответственным этапом учетной работы. В условиях автоматизации бухгалтерского учет результатная информация может формироваться в виде выходных документов на машинных носителях. Формы учетных регистров и методика записей в них регламентируется соответствующими нормативными документами по ведению бухгалтерского учета. Информация о хозяйственных фактах, имевших место в определенном отчетном периоде (месяц, квартал, полугодие, год), из учетных регистров переносится в сгруппированном виде в бухгалтерские отчеты.

Учетные регистры различают по характеру бухгалтерских записей, объему содержания, внешнему виду и способу записи.

Понятие термина «продажа» по своей специфике созвучно термину «реализация» и означает передачу организацией или индивидуальным предпринимателем на возмездной основе (в том числе обмен товарами, работами или услугами) права собственности на товары, результатов выполненных работ одним лицом для другого лица, возмездное оказание услуг одним лицом другому лицу. В отдельных случаях, предусмотренных законодательством, допускается передача права собственности на товары, результаты выполненных работ одним лицом для другого лица, оказание услуг одним лицом другому лицу на безвозмездной основе.

Процесс продажи продукции (работ, услуг) является завершающим в кругообороте хозяйственных средств. Задача учета – предоставить аппарату управления достоверную и своевременную информацию о фактических издержках производства и продажи конкретных наименований выпущенной продукции. Эта информация является одним из основных источников определения продажной цены на рынке аналогичных товаров и валовой (балансовой) прибыли от продажи продукции. Последняя исчисляется как разность между отпускной (договорной) стоимостью продукции и полной ее фактической себестоимостью.

Полная фактическая себестоимость проданной продукции представляет собой производственную себестоимость и расходы по продаже.

Неизбежные расходы, которые несет организация по продаже за свой счет, принято называть коммерческими расходами. Их состав включает расходы на тару и упаковку продукции на складе, расходы по доставке ее до пункта (станции, порта, пристани) отправления, включая расходы по погрузке в транспортные средства, комиссионные и иные сборы, уплачиваемые сбытовым и иным посредническим организациям, расходы на рекламу, организацию выставок и т. п.

Некоторые из перечисленные выше расходов (например, расходы на упаковку и транспортировку) включаются в себестоимость отдельных наименований продукции прямым путем. Если такая возможность отсутствует, то распределение их осуществляется косвенным путем. В качестве базы распределения между отдельными видами отгруженной продукции при этом могут быть установлены объем, вес, производственная себестоимость и другие показатели. В любом случае вариант распределения коммерческих расходов на упаковку и транспортировку определяется отраслевыми инструкциями по планированию, учету и калькулированию себестоимости продукции (работ, услуг).

Форма и перечень учетных регистров, порядок записей в них, обработки и использования рекомендуются Правительством РФ, на которое, в соответствии с законом РФ «О бухгалтерском учете», возложено общее методологическое руководство бухгалтерским учетом в стране, или федеральными органами исполнительной власти, а также организациями при соблюдении ими общих методологических принципов бухгалтерского учета.

Допускается соответствующим министерствам и ведомствам и самостоятельно разрабатывать для предприятий своей системы специализированные учетные регистры с соблюдение общих принципов учета, установленных Положением о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации, и положений, установленных рекомендациями к письму Министерства финансов от 24 июля 1992 г. №59.

Эти требования определяются инструкциями по бухгалтерскому учету в учреждениях и организациях, состоящих на государственном бюджете, общеотраслевыми руководящими методологическими материалами по созданию и внедрению автоматизированного бухгалтерского учета в составе автоматизированных систем управления предприятий, учреждений и методологическими указаниями по организации бухгалтерского учета с использованием вычислительной техники.

1 Учетные регистры

1.1 Историческое развитие учетных регистров

В настоящее время внешний вид и материальная основа учетных регистров весьма разнообразны: книги, журналы, карточки, свободные листы, машинограммы, видеограммы, магнитные ленты, магнитные диски и дискеты, оперативная память ЭВМ и т.п. как справедливо утверждают исследования: история развития бухгалтерского учета – это, прежде всего эволюция учетных регистров.[1]

Первые сведения об учетных регистрах мы встречаем в Древнем Египте. Здесь записи регистрировались на свитках папируса (свободных листах). На таком чаще встречаются данные инвентаризации. Здесь же фиксировались данные по поступлению и отпуску ценностей. Так, первый человек на папирусе обозначал какое количество ценностей подлежит отпуску, второй отмечал, какое количество ценностей было отпущено фактически, а третий сравнивал числа и делал отметки об отклонениях.

В Вавилоне учет производился на карточках. Подобная карточка делалась из мягкой и влажной глины в виде пластинки или, как еще ее называли, таблетки. Величина найденных таблеток от 2-х см, до глыб размером 30х40 см. На влажной поверхности такой пластинки тростниковой палочкой писали данные, ошибочные записи попросту стирались, никакого понятия исправления ошибочных записей не существовало. Далее пластинки сушились на солнце или в печах (позднее). Хранили документы в конвертах. Часто делали два экземпляра документов. Пластинки складывались в глиняный кувшин, закрывались крышкой и кувшин обязывали веревкой, на конце которой находился кусок глины, где отмечали содержание хранящихся документов. Ненужные документы уничтожали, бросая их на пол[2].

В Древней Греции имелись специальные журналы, где в хронологическом порядке регистрировались квитанции (антисимбомы), по которым выдавались деньги в банках.

В Риме учетные регистры велись на лыке, на деревянных табличках, покрытых воском, медных досках, коже, холстах, пергаментах. Здесь впервые появляется взаимосвязанная система учетных регистров. Первой учетной книгой была Adversaria, где фиксировались ежедневные факты хозяйственной жизни. Далее эта книга называлась памятной, или мемориалом. Позднее появились кодексы Codex accept et expenci и Codex rationum domesticorum. Среди ученных до сих пор нет согласия в вопросе о назначении этих кодексов. Одни считают, что первая книга была журналом, а вторая – Главной книгой. Другая группа ученных полагает, что первый кодекс был кассовой книгой, а второй – книгой систематических записей. Здесь впервые появляется двухсторонняя схема заполнения. Каждый факт четко фиксировался «от – к (кому)».

В средние века до IX века все хозяйственные записи довольно хаотичны и, в основном, представлены различными перечнями имущества. Далее записи становятся более упорядоченными. В XIII веке в Западной Европе существовали приходно-расходные книги, которые велись в двух экземплярах, один хранился у кассира, другой – у бухгалтера. Образцовым был учет в Англии. В его основе лежала Книга Страшного Суда. Здесь же зародились учетные регистры шахматной формы. Кроме того, существовала так называемая, простая бухгалтерия. Она была представлена хронологическими записями текущих оборотов в записных книжках купцов. Однако следует отметить, что порой это были не столько учетные регистры, сколько семейные повествования.[3]

Дальнейшее совершенствование материальной основы, структуры и форм учетных регистров происходило под влияние таких факторов, как рост масштабов производства, усложнение хозяйственного механизма, увеличение количества совершаемых и учитываемых фактов хозяйственной жизни, возрастание объемов собираемой и перерабатываемой информации, разделение труда учетных работников и их специализация, применяемые средства вычислительной и организационной техники, позволяющие не только обрабатывать бухгалтерские данные, но и накапливать, и хранить их.

1.2 Сущность и значение учетных регистров.

Бухгалтерский учет является важнейшей функцией управления и инструментов контроля за стоимостными процессами, происходящими на предприятии.

Хозяйственные операции, оформленные соответствующими документами, для получения обобщенной информации о наличии и изменениях имущества предприятия, хозяйственных процессах и финансовых результатах деятельности подлежат группированию и отображению в определенном порядке в учетных регистрах.[4]

В бухгалтерском учете хозяйственные операции группируются в соответствии с их экономическим содержанием и отражаются в учетных регистрах. После проверки, приемки и бухгалтерской обработки, все первичные документы подлежат регистрации в специальных таблицах, называемых регистры.

Учетными регистрами называются таблицы специальной формы, приспособленные для регистрации первичных документов и обобщения взятой из этих документов информации о наличии и движении имущества предприятия и его обязательств.

В регистры из документов переносят всю информацию о совершившейся хозяйственной операции. Для этого в таблицах для каждого показателя отводится отдельная графа – порядковый номер записи, дата, наименование и номер документа, содержание операции, количество, сумма и другие. Информация, которая содержится в учетных регистрах, используется для оперативного руководства, экономического анализа хозяйственной деятельности отдельных участков и предприятий в целом, а также для составления отчетности. Поэтому своевременное и правильное отображение хозяйственных операций в учетных регистрах – одно из обязательных условий качества и оперативного учета.[5]

При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета, выведенном или составленном на бумажном носителе информации, должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты внесения исправления. Указанное исправление влечет за собой идентичное изменение информации в регистрах бухгалтерского учета, составленных на машинном носителе информации.[6]

Следовательно, предприятие может вести регистры для отражения в бухгалтерском учете дифференцированного учета данных о товарах по разработанной им форме, в которой будет отражен учет денежных сумм, количество проданных товаров, запасов по каждому виду товара. Вышеуказанные регистры не требуется ежемесячно выводить на бумажный носитель, но по требованию государственных органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством, предприятие обязано изготовить за свой счет копии таких регистров на бумажных носителях.

Поэтому для успешного изучения и последующего правильного применения регистров возникает потребность в их классификации по различным признакам: назначению, видам учета (степени детализации), по внешнему виду, форме графления, продолжительности отчетного периода и другим.[7]

Подводя итог и опираясь на исторические факты, изложенные мной, хотелось бы подчеркнуть важность учетных регистров, т.к. после появления учетных регистров экономика и общество начали свое качественное формирование и получили мощный инструмент для прогресса. Они проделали длинный путь и у спели стать не маловажными нюансами при появлении и формировании современной бухгалтерии.

Сегодня невозможно представить ни одну организацию без использования бухгалтерии. Повседневно общество применяет учетные регистры в различных отраслях, начиная от списка домашних покупок и переходя в технически более сложную промышленную документацию. Ведь абсолютно все держится именно на них, учетных регистрах.

Весь мир сегодня – это один огромный рынок, одна большая и единая площадка. Предприятия, организации, банки, все они не могут существовать без понимания всех тех данных которые и хранятся в регистрах.

1.3 Классификация учетных регистров

Учетные регистры представляют собой носители данных о хозяйственных операциях, полученных из соответствующих первичных и сводных документов. В книгах левая страница разворота отводилась для записей по дебету, а правая – по кредиту.[8]

Формы учетных регистров бухгалтерского учета разрабатываются и рекомендуются Министерством финансов Российской Федерации, органами, которым федеральным законодательством представлено право регулирования бухгалтерского учета, или федеральными органами исполнительной власти, а также организациями при соблюдении ими методических принципов бухгалтерского учета.[9]

Хозяйственные операции отражаются в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности. Они группируются по соответствующим счетам бухгалтерского учета. Лица, составившие и подписавшие регистры бухгалтерского учета, несут ответственность за правильность отраженных данных. Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной. Проверяющие аудиторы и другие лица, получившие бухгалтерскую отчетность или другую документацию, обязаны хранить коммерческую тайну.

Регистры бухгалтерского учета могут вестись в специальных разграфленных книгах (журналах, на отдельных листах и карточках, в виде машинограмм, полученных при использовании вычислительной техники, а так же на машинных носителях информации (дискеты, магнитные ленты и т.д.). При ведении регистров бухгалтерского учета на машинных носителях информации должна быть предусмотрена возможность их вывода на бумажные носители информации.

В настоящее время существуют разнообразные формы регистров, что обусловлено разнородностью хозяйственных операций.

Учетные регистры классифицируются по:

  1. внешнему виду. Выделяют книги, карточки, свободные листы, магнитные ленты, магнитные диски, дискеты и др.
  2. строению. Выделяют параллельные графы, последовательные графы, комбинированное размещение.
  3. объему информации. Выделяют синтетические, аналитические и комбинированные.
  4. характеру регистрации – хронологические, систематические, комбинированные.
  5. порядку записей – ручные машинные.
  6. В зависимости от материальной основы учетные регистры подразделяются на бумажной и безбумажной основе.[10]

2.1 Классификация по внешнему виду

Бумажные регистры существуют в виде специальных книг (журналов), отдельных листов и карточек. Сюда же следует отнести машинограммы получаемые в результате обработки бухгалтерской информации на ЭВМ и других средствах вычислительной техники.

Бухгалтерские книги – вид учетных регистров синтетического (Главная книга, книга «Журнал-Главная») и аналитического учета (книги учета основных средств, затрат производства, реализации продукции и др.)

Представляют собой сброшюрованные и пронумерованные одноформатные листы бумаги, заверенные подписью главного бухгалтера и имеющие двустороннее строение: одна сторона для дебетовых, другая – для кредитовых записей.[11]

Страницы книги разграфлены для регистрации ФХЖ в зависимости от специфики отражаемых объектов наблюдения, например, кассовая книга. Главная книга, книга депонированной заработной платы. Характерной особенностью книг является то, что их заполняет один человек. Обязательными реквизитами книги считаются: название предприятия; период времени, за который отражены хозяйственные операции в данном регистре; название счета (счетов).

Книги используются в тех случаях, когда перечень учитываемых объектов незначителен. Например, при небольшом перечне основных средств на предприятии вместо инвентарных карточек, описи инвентарных карточек по учету основных средств и карточек движения основных средств используется книга учета основных средств.[12]

Если книга является хронологическим регистром, записи в ней делают последовательно, не пропуская страниц. В книгах, служащих систематическими регистрами, для каждого систематического или аналитического счета открывается отдельная страница или определенное число страниц в зависимости от предполагаемого объема записей. Такие книги должны иметь оглавление. Все организации обязаны вести в книге (кассовой) детальный учет операций по счету «Касса».

Иногда книги применяют для объектного учета основных средств. Однородные по содержанию операции группируются на счетах синтетического учета. Например, главная книга.[13]

Карточки применяются для аналитического учета и группируются по определенным признакам. Карточки ведутся в пределах каждого синтетического счета и регистрируются в специальных реестрах. В отличие от ведомостей карточки, как правило, применяются на ограниченных участках работы. Они используются главным образом для аналитического учета товарно-материальных ценностей, основных средств.

Карточки- это отдельные листы, разграфленные из бумаги или картона стандартного размера, что делает возможным их хранение в специальных запирающихся ящиках.[14]Совокупность карточек однородного назначения называется картотекой. Карточки (совокупность карточек) разбиваются на необходимые разделы картонными разделителями, к которым прикрепляются металлические указатели (индикаторы) разных цветов и размеров с указанием шифра, названия счета и других необходимых обозначений, что обеспечивает быстроту нахождения в картотеке нужной карточки.

Каждая картотека закрепляется за определенным счетным работником, отвечающим за сохранность карточек и правильность производимых в них записей. В нерабочее время картотека запирается на ключ. Каждая вновь заполненная карточка регистрируется в особом реестре, где ей присваивается порядковый номер, позволяя в любой момент проверить наличие всех карточек.

На карточках отражается информация о материалах, готовой продукции, издержках, оплате труда. Обязательные реквизиты карточки: наименование предприятия; код синтетического счета; код аналитического счета; корреспондирующий счет; единица измерения; количество (для материальных карточек); сумма в денежном выражении.

Применение карточек способствует внедрению механизированных средств учета. Они очень удобны для копировальных записей и всякого рода группировок учетных данных. Недостаток карточных регистров заключается в том, что при желании их легко изъять из картотеки и заменить другими. Возможна также утеря карточек. Систематическая проверка карточек с помощью реестра позволяет своевременно обнаруживать их продажу. Карточки хранятся в картотеке у материально ответственных лиц.

Карточки бывают контокоррентные, многографной формы и количественного учета.

Контокоррентные карточки используются для учета расчетов с разными дебиторами и кредиторами, отдельными банками и персоналом предприятия по прочим операциям (например, о состоянии дебиторской задолженности, расчетов с подотчетными лицами других расчетов). Ниже приведена карточка контокоррентной формы (табл.1)[15]

Таблица 1

Учетная карточка контокоррентной формы

Дата

Содержание хозяйственной операции

Дебет

Кредит

Отметки

Сальдо на начало периода

1

2

Оборот за месяц

Сальдо на конец периода

Карточки многографной формы используются для аналитического учета затрат, в постатейном резерве, связанных с выпуском продукции, выполнением конкретных видов работ или оказания услуг. Строение таких карточек предусматривает необходимость получения данных по каждой статье калькуляции. Поэтому дебетовая (чаще) колонка разбивается на несколько граф, каждая из которых предназначена для указания одной статьи. Совокупность этих статей определяет их номенклатуру, на базе которой исчисляется себестоимость конкретных видов изготовленной продукции (например, производственных расходов по статьям и т.д.).

Общий вид карточки многографной формы к счету 20 «Основное производство» представлен в таблице 2.[16]

Таблица 2

Учетный регистр многографной формы

Содержание

п/п

Дебет счета 20 «Основное производство»

Итог

Отметки

Сырье и материалы

Основная заработанная плата производственных рабочих

Дополнительная заработная плата производственных рабочих

И т.д.

Итого по лебету

Карточки количественного учета предназначены для учета товарно-материальных ценностей на складе. Они заполняются ответственным лицом на основании первичных документов по движению конкретного наименования материала. На каждое наименование материала открывается новая карточка. Форма их имеет следующий вид (табл. 3).[17]

Таблица 3

Карточка количественного учета

Содержание

п/п

Дата

Приход

Расход

Остаток

Контроль (дата, подпись)

Свободные листы представляют собой разновидность карточных учетных регистров и отличаются от карточек способом хранения и размерами. Если карточки хранятся в картотеке, то отдельные листы находятся в специальных регистраторах (папках). В любой момент каждый лист может быть вынут из папки для записей, подсчета. Отдельные листы применяются для ведения журналов-ордеров, машинограмм и т.д. Они удобны в использовании, так как позволяют рационально распределять обязанности между работниками учета. Это самый распространенные вид учетных регистров.[18]

Машинограммы – бумажные регистры, изготовленные с применением средств вычислительной техники (таблично-текстовых машин или ЭВМ) и распечатанные на устройствах вывода информации. Компьютеры, используемые для решения учетных задач (малой и средней мощности, персональные ЭВМ), позволяют разрабатывать и выводить на печать наборы счетных записей хронологической, систематической и синхронической систематизации, любой степени обобщения (синтетические и аналитические) и не имеют ограничений по способу графления регистров и изображения записей. Таблицы учетных регистров распечатываются на рулонной, фальцованной бумаге или стандартных листах, не требуя предварительного типографского графления. Логико- арифметические методы автоматизированного контроля и корректировки входящих данных позволяют обеспечить достоверность результатов расчетов, а современные печатающие устройства (в том числе лазерного типа) способствуют достижению высокой наглядности и качества таблиц, что направлено на повышение культуры труда бухгалтерского аппарат.

К регистрам на безбумажной основе относятся учетные таблицы, сформированные или непосредственно в оперативной памяти компьютеров, или на магнитных носителях (магнитных лентах бобинного типа или кассетных, гибких и жестких дисках) или оптических (лазерных компакт-дисках) и магнитооптических носителях данных. Современная видеотехника позволяет проектировать учетные регистры (видеограммы) на экраны дисплеев компьютеров или телевизоров, а при необходимости и непосредственно с ЭВМ на экраны просмотровых залов.[19]

2.2 Классификация учетных регистров по строению

Графление бухгалтерских регистров может быть параллельным, линейным и шахматным.

При параллельном графлении относящиеся к дебету и кредиту записи располагаются на одной строке. Различают три варианта расположения информации при параллельном графлении одностороннее, двустороннее и многоколончатое.

Односторонние регистры – это различные карточки для учета материальных ценностей, расчетов и других операций. В них объединены отдельные графы дебетовых и кредитовых записей. Учет ведется на одном листе в денежных, натуральных или одновременно в обоих измерителях. Односторонние регистры применяются в систематическом и аналитическом учете.[20]

В одностороннем регистре записи располагаются на одном развороте информационного носителя, где колонки для дебита и кредита счета помещаются либо справа от текста (неразделенный регистр, пример приведен в виде Журнала регистрации хозяйственных операций), либо для дебета – слева, для кредита – справа (разделенный регистр). Заметим, что разделенные регистры на практике встречаются редко.

Односторонние регистры параллельного графления могут применяться не только для отражения информации по отдельным счетам, но и распространяться на их совокупность, представленную бухгалтерским балансом российского учета.[21]

Двусторонние регистры применяются в основном при ведении учета в книгах. Счет открывается на двух развернутых страницах книги (на левой странице – дебет, на правой – кредит).

Двусторонние регистры используются в синтетическом и аналитическом учете только при ручном его способе. В них имеется место для записи текста операций.

В многографном регистре информация отражается на одной странице, но в отличие от одностороннего регистра в графе текст располагается в нескольких колонках для различных признаков.

Многографные регистры используются для отражения дополнительных показателей внутри аналитического учета. В частности, учет движения материалов отражается в целом по организации, а также в разрезе отдельных материально ответственных лиц, регистрируются затраты по организации, подразделениям и в разрезе статей затрат и т.д.

Линейные регистры являются разновидностью многографных регистров. Здесь каждый аналитический счет отражается только на одной строке, давая возможность разделить синтетический счет на неограниченное количество аналитических счетов, что невозможно при вертикальном графлении. Например, в журнале-ордере по кредиту счета 71 каждый аванс, выданный подотчетному лицу, и все расчеты по авансу отражаются на отдельной строке.[22]

При линейном графлении в регистре сначала отражаются записи, относящиеся к дебету, а ниже – к кредиту. При ручном способе ведения записей такой вид регистров неудобен, так как заранее неизвестно, сколько строк займут дебетовые записи.

Регистры линейного графления также используются для построения бухгалтерских балансов. Например, в британо-американском учете (в отличие от российского баланса, предполагающего горизонтальное расположение статей актива т пассива) статьи активов, капитала и пассивов записываются вертикально «в столбик».[23]

При шахматном графлении в колонках располагаются формулы проводок с указание наименований (кодов) счетов. Наличие записи в колонке указывает на принадлежность информации к дебету или кредиту определенного счета.

В регистрах этого типа можно ограничиться записью одних лишь кредитовых (либо лишь дебетовых) оборотов с группировкой по корреспондирующим счетам, что позволяет путем двойной записи в один рабочий прием отразить операции одновременно по дебету и кредиту счетов. Такое построение учетных регистров широко применяется в настоящее время при журнально-ордерной форме учета. Примеров может служить главная книга, где каждая сумма записывается на пересечении строки и колонки.[24]

2.3 классификация по объему информации

Регистры синтетического учета предназначены для регистрации информации по синтетическим счетам (без пояснительного текста, с указанием только даты, номера и суммы бухгалтерской проводки). Иногда приводится краткий пояснительный текст (например, реестр расчетных документов, главная книга «журнал-главная»).[25]

Регистры синтетического учета очень разнообразны и отличаются друг от друга по содержанию, строению и последовательности производимых в них записей. Здесь отражаются хозяйственные операции в обобщенном виде и только в денежном выражении. Записи ведутся ежедневно или ежемесячно по данным накопительных ведомостей. Записи в регистры синтетического учета делаются обычно не по отдельным документам, а по совокупности однородных документов, предварительно сгруппированных. К синтетическим регистрам относятся: Главная книга, журналы-ордера, журнал-главная книга. В основу синтетических регистров положена шахматная форма графления, где дебитируемые счета располагаются в горизонтальных, а кредитируемые – в вертикальных колонках.

Регистры аналитического учета служат для отражения показателей аналитических счетов. Построение и содержание регистров могут быть самые разнообразные, в зависимости от объектов аналитического учета.

В аналитических регистрах каждая отдельная операция записывается с необходимой полнотой, при чем по материальным ценностям – в натуральных и денежных измерителях. В отличие от синтетических регистров здесь нередко дается пояснительный текст, раскрывающий содержание операций. Регистры аналитического учета ведут в развитие какого-либо синтетического счета. К аналитическим регистрам относятся: картонки, книги, ведомости.[26]

2.4 Классификация по характеру регистрации

Бухгалтерские регистры делят на хронологические, систематические, комбинированные.

В хронологических регистрах результаты фактов хозяйственной жизни фиксируются по мере их возникновения (журнал хронологической регистрации операций). Примером хронологических регистров являются книга продаж и книга покупок. В них ведется учет счетов-фактур поставщиком на отгруженную продукцию. Хронологическая запись производится в специальных регистрационных журналах или реестрах. Ее цель – обеспечить контроль за сохранностью документов, поступивших в бухгалтерию, и правильностью записи в них. В систематических регистрах факты хозяйственной жизни группируются по определенным объектам учета. Группировка осуществляется по счетам синтетического и аналитического учета. Примерами таких регистров являются кассовая книга, оборотно-сальдовая ведомость.[27]

В известной мере назначение хронологического регистра выполняет журнал приемки документов и регистрации контрольных чисел, которые ведут на машинно-счетных станциях, чтобы регистрировать документы, поступившие для обработки. В этом журнале записывают дату поступления документов на машиносчетную станцию, их количество и сумму по группе (пачке) однородных документов. В нем приводится расписка заказчика в получении документов после их обработки на машиносчетной станции. Хронологическая регистрация используется также для наведения справок (например, регистрационный журнал, кассовая книга, журнал учета поступивших грузов, запись инвентарных карточек по учету основных средств).[28]

В систематических регистрах однородные по экономическому содержанию хозяйственные операции группируются на счетах синтетического и аналитического учета. Примером могут служить регистры учета затрат по объектам калькуляции, пообъектного учета основных средств и т.д. Систематическим регистром синтетического учета является главная книга, т.е. основной регистр, в котором сосредоточены итоговые данные по всем счетам.

Комбинированные регистры сочетают хронологические и систематические записи. Например, в журналах-ордерах записи ведут в разрезе синтетических счетов в хронологическом порядке. Примером является книга журнал-главная, а также большинство журналов-ордеров и ведомостей.[29]

Совокупность, логические связи, способы построения учетных регистров определяют форму бухгалтерского учета, применяемую экономическим субъектом.

Содержание учетных регистров, как и данные внутренней бухгалтерской отчетности, признаны коммерческой тайной предприятия, за разглашение которой соответствующие лица несут ответственность.[30]

Сегодня хозяйственная деятельность очень разнообразна. Все это разнообразие появилось не сразу. С появлением новых направлений хозяйственной деятельности менялась и классификация учетных регистров.

В настоящее время учетные регистры классифицируются не по одному формату. Самые основные из них делятся по внешнему виду. Они используют различные носители, будь то бумажные книги, карточки или современные цифровые носители: диски, флешки и т.д. Далее они делятся по строению. Данная категория включает в себя параллельные графы, последовательные и комбинированные. Еще их делят по объему информации. Это – синтетические, аналитические и комбинированные. И стоит сказать еще про классификацию по характеру регистрации: хронологические, систематические, комбинированные.

Определить форму бухгалтерского учета можно по способам построения учетных регистров, совокупности, логическим связям. Все эти характеристики указывают на ту или иную принадлежность учетных регистров. Каждая из классификаций сегодня активно используется в бухгалтерии. Благодаря классификации регистров появилась возможность вести более сложную документации.

3. Сущность и способы записи в учетных регистрах

3.1 Хранение учетных регистров

Бухгалтеру важно не только грамотно вести бухгалтерский и налоговый учет, но и обеспечить правильное оперативное хранение и своевременную сдачу в архив документации. Следует помнить, что за ненадлежащее оформление, а также за нарушение порядка составления и утрату или незаконное уничтожение документов установлена административная ответственность как юридических, так и должностных лиц. При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений.

Сохранность первичных бухгалтерских документов (накладных, счетов, счетов-фактур, приходно-кассовых ордеров и т.д.), бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия. Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.[31]

Документы до передачи их в архив организации должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, выписки банка с относящимися к ним документам, кассовые ордера, авансовые отчеты для сдачи в архив подбираются в хронологическом порядке, комплектуются, подшиваются в папки и переплетаются. Сдача документов в архив сопровождается справкой (описью).

Особое значение имеет хранение документов, связанных с начислением заработной платы работникам предприятия. Расчетные (расчетно-платежные) ведомости на выдачу заработной платы должны храниться в течение 5 лет. Лицевые счета получателей пенсий и государственных пособий хранятся в течение 5 лет после прекращения выплаты пособий и пенсий, для единовременных пособий – 1 год.

В случае прекращения деятельности организации документы, связанные с начислением и выплатой заработной платы работникам, подлежат сдаче в государственные архивы.

На крупных предприятиях целесообразна разработка и утверждение специального внутреннего (локального) акта – Положения о порядке хранения документации. В Положении о порядке хранения документации определяются с учетом конкретных условий деятельности организации: виды документов, подлежащих обязательному хранению; структурные подразделения, обеспечивающие хранение документов; порядок поступления документов на хранение; сроки хранения документов (если они не определены в нормативных актах); порядок учета и регистрации поступающих на хранение документов; меры, обеспечивающие сохранность документов и конфиденциальность содержащихся в них сведений (кроме тех сведений, что являются открытыми); порядок выдачи хранящихся документов для работы с ними и другие.[32]

Способы проверки бухгалтерских записей в учетные регистры

В практике бухгалтерского учета применяется несколько способов проверки итогов записей. Контроль основан на взаимной системе увязки данных учетных регистров. Так, если регистр построен по шахматному принципу, то общий итог по вертикали должен совпадать с итоговой суммой по горизонтали.

Для проверки полноты записей можно подсчитать итоговые суммы, учетные в том или ином учетном регистре, и сопоставить их с общей суммой, подсчитанной по первичным документам (тем самым убедиться в равенстве контрольных итогов).

Другой способ контроля – взаимосверка итоговых сумм в одних бухгалтерских регистрах с аналогичными суммами в других. Дело в том, что некоторые хозяйственные факты учитываются в учетных регистрах дважды в силу оформления одного хозяйственного факта в двух документах, каждый из которых создается в разных инстанциях. Например, получение денежных средств с расчетного счета в кассу владельца счета банк оформляет в выписке из расчетного счета, а предприятие-получатель – в приходном кассовом ордере, и оба документа на один факт фиксируются в двух бухгалтерских проводках. В результате неизбежно появляется повторный счет, поэтому бухгалтерская проводка на сумму денежных средств, поступивших с расчетного счета (валютного, особого и других счетов в банке), составляется и переносится в Главную книгу один раз; в нашем случае – по итоговым данным ведомости №1 (машинограммы) учета поступления кассовой наличности в текущем отчетном периоде. Эта же сумма. Но учетная в аналитической корреспонденции счетов в регистре учета расходования денежных средств, после сверки «открыживается» в соответствии с банковским счетом в отдельности.[33]

Важным моментом в контроле является сверка данных синтетического и аналитического учета.

После всех проверок записей данные переносятся в Главную книгу, по данным которой составляется отчетность.

Порядок исправления ошибок в бухгалтерских записях

Заполняя учетные регистры, бухгалтер не может допускать ошибки из-за

утомления, небрежности или неисправности вычислительной техники. Ошибки могут быть локальные, когда информация искажается только в одном учетном регистре (например, неправильно поставлена дата), и транзитные – если ошибки автоматически проходят через несколько учетных регистров (например, неправильная запись суммы в журнале хронологической регистрации ведет к ошибкам на счетах, в оборотной ведомости и балансе).

Ошибки могут быть допущены в тексте операций, тоггда они приведут к неправильной бухгалтерской проводке и в числах (наиболее распространенные). Часто бухгалтер, записав сумму в дебет одного счета, забывает записать ее в кредит другого счета или, наоборот, записав сумму в журнал, забывает занести ее по счетам. Иногда, заполнив регистры синтетического учета, бухгалтер забывает об аналитическом.[34]

В бухгалтерском учете существуют документы, в которых исправления не допускаются. Это банковские и некоторые кассовые документы (приходный и расходный кассовые ордера).[35] Для исправления ошибок, выявленных в бухгалтерском учете, пользуются различными способами: корректурным, сторнировочным, дополнительных проводок.

Корректурный (от латинского correction – поправка) способ заключается в зачеркивании неправильного текста или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое. При этом надо зачеркивать всю сумму, даже если ошибка допущена только в одной цифре. При исправлении должна быть указана дата, подтвержденная подписью лица, производившего исправление. Содержание исправленной ошибки может быть оговорено примерно такой записью: «Исправлено 210 (двести десять) руб. на 260 (двести шестьдесят) руб. Подпись: бухгалтер Григорьева Т.И. 02.06.2007г.»[36]. Оговорка дается на полях книги, карточки, журнала-ордера, против строки исправленной записи. Неоговоренные исправления в учетных регистрах бухгалтерского учета не допускаются.

Корректурным способом пользуются для исправления описок, неправильного подсчета итогов, а также записи операции не в тот учетный регистр, который указан в бухгалтерской проводке. Этот способ применим, если ошибки обнаружены в регистрах мемориально-ордерной формы учета – до предоставления бухгалтерского баланса и, если их исправление не требует изменения мемориального ордера. После перенесения итогов регистра в главную книгу никакие исправления не допускаются. В этом случае на сумму допущенной ошибки бухгалтерия оформляет справку, в которой со ссылкой на первичный документ указывает, когда и какая ошибочная запись сделана. Такая справка представляет собой документ бухгалтерского оформления и является основанием для исправления бухгалтерской ошибки. Данные справки заносят в главную книгу отдельной строкой, где они хранятся при соответствующих учетных регистрах обособленно.

Корректурный способ применяется и для исправления ошибок в кассовой книге, а также в других регистрах аналитического учета (например, в карточках расчетов с разными дебиторами и кредиторами) в тех случаях, когда соответствующие записи в синтетическом учете сделаны правильно. Исправления, сделанные корректурным способом в кассовой книге, заверяются подписями кассира и главного (старшего) бухгалтера.[37]

Когда в учетных регистрах итоги подведены, составлен баланс, корректурный способ не допускается. Ошибка может быть исправлена в следующем отчетном периоде, так как необходимая отчетность уже представлена в соответствующие адреса.

Способ дополнительной проводки применяется, когда в регистрах записана сумма меньше действительной, а корреспонденция счетов указана правильно, но в меньшей сумме, чем следовало. Исправление допускается обычной записью на сумму разницы путем составления второй бухгалтерской проводки подотчетному лицу 8000 руб. в учете ошибочно отражена сумма 800 руб.

  1. Дт 71 «Расчеты с подотчетными лиами» - 800

Кт «Касса»

При обнаружении ошибки составлена справка, на основании которой производится дополнительная проводка.

  1. Дт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - 7200

Кт «Касса»

Таким образом, сумма обеих проводок правильно отражает произведенную операцию в размере действительно выданных из кассы денежных средств 8000 руб. (8000 + 7200).[38]

Сторнировочные записи – это исправительные записи методом «красное сторно» (от итальянского storno – перевод счета)[39]. Этот способ применяют:

  1. при исправлении ошибок в корреспонденции счетов;
  2. когда бухгалтерская проводка составлена правильно, но записанная сумма больше, чем по хозяйственной операции.

Ошибка, обнаруженная в бухгалтерской проводке, «сторнируется», т.е. ранее сделанная в учете запись повторяется красными чернилами, и происходит вычитание предыдущей, уже записанной суммы, после данной операции, приравниваемой к нулю. После чего делается правильная корреспонденция счетов обычной записью. Тем самым признается, что исправленная новая запись есть первоначальная запись. Она может быть отражена в учете до подведения итогов в учетных регистрах и составления отчетности.

Например, в кассу организации с расчетного счета поступило 20 000 руб. Бухгалтер ошибочно указал неправильную корреспонденцию счетов:

  1. Дт 50 «Касса» - 20 000.

Кт «Валютные счета» - 20 000.

Для исправления допущенной ошибки составляются две бухгалтерские проводки. В первой повторяется неправильная корреспонденция счетов, сумма пишется красными чернилами:

  1. Дт 50 «Касса» - 20 000.

Кт «Валютные счета» - 20 000.

Во второй бухгалтерской проводке обычными чернилами приводится правильная корреспонденция:

  1. Дт 50 «Касса» - 20 000.

Кт «Расчетные счета».[40]

Способ «красное сторно» применяют, когда корреспонденция счетов указана правильно, а сумма завышена, на разницу в суммах делается исправительная запись красными чернилами. Например, в кассу организации с расчетного счета поступило 20 000 руб., бухгалтер ошибочно указал: Дт 50 «Касса» - 200 000 руб. Кт «Расчетные счета» - 200 000.

Для исправления ошибки составляется такая же бухгалтерская проводка, но разница в суммах пишется красными чернилами (200 000 – 20 000 = 180 000).

Дт 50 «Касса» - 180 000.

Кт 51 «Расчетные счета».[41]

Способы записей в учетные регистры

Запись в учетные регистры – отражение хозяйственных операций в учетных регистрах. Порядок ведения учетных регистров работниками бухгалтерии и вычислительных установок определяет главный бухгалтер. Он устанавливает служебные обязанности каждого работника и ответственность за их выполнение.[42]

Выбор того или иного способа записей заполнения учетных регистров зависит от целого ряда условий: вида и формы, отраслевой принадлежности предприятия и так далее. Однако любая техника ведения учетных регистров основывается на принципе двойной записи хозяйственной операции на счетах по дебету одного и по кредиту другого счета. Исключением являются записи на забалансовых счетах (бухгалтерская проводка для них делается только по дебету или кредиту забалансового счета).

Записи в учетные регистры могут быть простые и копировальные. Простыми называют записи, которые осуществляются только в одном экземпляре (регистре). Копировальные записи применяют в том случае, когда нужно иметь копию записи. Такие записи делают с помощью копировальной бумаги. Да, при ведении Кассовой книги второй экземпляр используется в качестве отчет кассира. Применение копировальных записей исключает возможность ошибок, которые могли бы быть допущены при повторном переписывании, кроме того способствует экономии времени на ведение учета. Копировальные записи могут вестись и на вычислительных установках.[43]

Порядок отображения хозяйственных операций в учетных регистрах зависит от формы бухгалтерского учета, который применяется на предприятии. При определенных формах бухгалтерского учета (например, мемориально-ордерной) операции сначала отображают в регистрах синтетического учета, а затем – аналитического. Однако в современных условиях распространен другой порядок: текущий учет операций осуществляют преимущественно в комбинированных регистрах хронологического и систематического учета (например, журналы-ордера по расчетам с поставщиками и подрядчиками, с подотчетными лицами и тому подобное). Об отображении хозяйственных операций в учетные регистры на документах делают соответствующую отметку, которая имеет большое значение для следующей правильности записей.[44]

В конце каждого месяца в учетных регистрах по каждому счету подсчитывают обороты по дебету и кредиту и определяют остатки на 1-ое число следующего за отчетным месяцем. Этот завершающий цикл учетных работ нужен для проверки правильности учетных записей, а также для получения информации, необходимой для составления отчетности.

По технике выполнения записи бывают линейные (линейно-позитивные) и шахматные.

Запись осуществляется ручным или машинным способом. В первом случае операции регистрируют вручную чернилами или шариковой ручкой (в тех случаях, когда необходимо иметь несколько экземпляров, путем копирования). Машинную запись производят при использовании вычислительной техники. Записи в учетных регистрах должны быть краткими, аккуратными, четкими, ясными, разборчивыми. После регистрации хозяйственной операции в учетном регистре, на бухгалтерской проводке или на самом первичном документе делают соответствующую отметку для облегчения последующей проверки правильности разноски. По окончании месяца по каждой странице учетных регистров проводятся итоги. Итоговые записи синтетических и аналитических регистров обязательно сверяются путем составления оборотных ведомостей или другим способом. Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной. После утверждения годового отчета учетные регистры группируют, переплетают и сдают на хранение в текущий архив организации.[45]

Особое значение имеет правильное и грамотное ведение бухгалтерского и налогового учета, в котором так же грамотно и правильно обеспечено хранение и современная сдача документации в архив. Существуют положения о порядке хранения документации. Также очень важным является ведение корректной бухгалтерии. Для того, чтобы все данные были верны, на практике применяются различные методы проверки. Для этого сверяют итоговые суммы, сопоставляют с первичными документами. Но бывает и так, что при занесении информации была допущена ошибка. В таких случаях прибегают к различным способам, например, корректурным, сторнировочным, дополнительных проводок.

Для отражения хозяйственных операций, совершенных в учетных регистрах, применяются записи. Простые или копировальные, все они отражают операции.

Поэтому, точное следование требованиям при работе с бухгалтерской документацией, а также последующее ее хранение является одним из ключевых моментов, в котором очень важная роль отведена учетным регистрам.

Заключение

Таким образом, учетные регистры, возникнув в древнем мире и перетерпев множество изменений как по внешнему виду и форме, так и по способам регистрации информации, дошли до наших дней.

В данной работе я рассмотрела вопрос о регистрах учета, как специальных форм, приспособленных при регистрации и группировки в них сведений о хозяйственных операциях. Ни одна хозяйственная операция не может быть совершена и отражена в бухгалтерском учете без подтверждения ее первичным документом.

При написании данной работы я усвоила, как и где следует регистрировать хозяйственные операции, чтобы периодически можно было получать информацию для принятия управленческих решений и составления финансовых отчетов.

Как уже было указано, в настоящее время в бухгалтерском учете применяются многочисленные учетные регистры. С развитием автоматизации учета все больше распространение находят регистры в виде машинограмм. Однако необходимо указать, что при применении машинных носителей предприятие обязано за свой счет изготовлять копии этих регистров на бумажных носителях для других пользователей. С развитием видеотехники в бухучет начинают внедряться регистры в виде видеоргамм. Не исключено, что по мере развития техники мы будем сталкиваться с все новыми формами учетных регистров.

Однако не зависимо от характера регистрации бухгалтерских записей общим правилом остается соблюдение правил равенства итога оборотов по дебету и кредиту, так называемое «правило Мендеса» - золотое правило бухгалтерии.

Книги, карточки, журналы-ордера, ведомости, отдельные листы используются для учетной регистрации в различных комбинациях. Такая совокупность учетных регистров, предопределяющих связь синтетического и аналитического учета, методику и технику регистрации хозяйственных операций, технологию и организацию учетного процесса определяет форму бухгалтерского учета.

Для наглядного представления включила образцы некоторых карточек, ведомостей, журналов-ордеров и дополнила свое исследование очень важной информацией для начинающего специалиста – способами исправления ошибочных записей в учетных регистрах.

Список использованных источников

  1. Бабаева Ю.А. _ Бухгалтерский финансовый учет. М.: 2006.
  2. Вахрушина М.А. – Бухгалтерский управленческий учет. М.: 2006.
  3. Захарьин В.Р – Теория бухгалтерского учета. М.: 2009.
  4. Бабаева Ю.А. – Теория бухгалтерского учета. М.: 2006.
  5. Кутер М.И. – Теория бухгалтерского учета. М.: 2004.
  6. Гусева Т.М. – Бухгалтерский учет. 2006.
  7. Русалева Л.А. – Теория бухгалтерского учета. Ростов н/Дану: 2006.
  8. Климова М.А. – Новое в бухгалтерском учете и налогообложении. 2009.
  9. Журнал «Гл. Бухгалтер. ГБ» - 2005.
  10. http://do.rksi.ru/library/courses/tbu/ch25s03.dbk
  1. Бабаева Ю.А. – Бухгалтерский финансовый учет. М.: 2006

  2. Вахрушина М.А. – Бухгалтерский управленческий учет. М.: 2006

  3. Вахрушина М.А. – Бухгалтерский управленческий учет. М.: 2006

  4. Бабаева Ю.А. – Теория бухгалтерского учета. М.: 2006

  5. Бабаева Ю.А. – Бухгалтерский финансовый учет. М.: 2006

  6. Кутер М.И. - Теория бухгалтерского учета. М.: 2004

  7. Вахрушина М.А. – Бухгалтерский управленческий учет. М.: 2006

  8. http://do.rksi.ru/library/courses/tbu/ch25s03.dbk

  9. Русалева Л.А., Теория бухгалтерского учета: учебник / Л.А. Русалева, В.М. Богаченко. Ростов Н/Д: 2008

  10. http://do.rksi.ru/library/courses/tbu/ch25s03.dbk

  11. Журнал «Гл. Бухгалтер. ГБ» - 2005.

  12. Вахрушина М.А. – Бухгалтерский управленческий учет. М.: 2006

  13. Климова М.А. Новое в бухгалтерском учете и налогообложении - 2009

  14. Гусева Т.М., Бухгалтерский учет: учебник / Т.М. Гусева, Шеина Т.Н. – М: 2006.

  15. Бабаева Ю.А. – Бухгалтерский финансовый учет. М.: 2006

  16. Бабаева Ю.А. – Бухгалтерский финансовый учет. М.: 2006

  17. Бабаева Ю.А. – Бухгалтерский финансовый учет. М.: 2006

  18. Гусева Т.М. – Бухгалтерский учет. М.: 2006

  19. Вахрушина М.А. – Бухгалтерский управленческий учет. М.: 2006

  20. Русалева Л.А. – Теория бухгалтерского учета. Ростов н/Дону.: 2008

  21. Вахрушина М.А. – Бухгалтерский управленческий учет. М.: 2006

  22. Гусева Т.М. – Бухгалтерский учет. М.: 2006

  23. Бабаева Ю.А. – Бухгалтерский финансовый учет. М.: 2006

  24. Гусева Т.М. – Бухгалтерский учет. М.: 2006

  25. Климова М.А. Новое в бухгалтерском учете и налогообложении. 2009

  26. Кутер М.И. Теория бухгалтерского учета. М.: 2004

  27. Вахрушина М.А. – Бухгалтерский управленческий учет. М.: 2006

  28. Русалева Л.А. – Теория бухгалтерского учета. Ростов н/Дону: 2008

  29. Русалева Л.А. – Теория бухгалтерского учета. Ростов н/Дону: 2008

  30. Вахрушина М.А. – Бухгалтерский управленческий учет. М.: 2006

  31. Захарьин В.Р. – Теория бухгалтерского учета. М.: 2009

  32. Захарьин В.Р. – Теория бухгалтерского учета. М.: 2009

  33. Кутер М.И. – Теория бухгалтерского учета. М.: 2004

  34. Климова М.А. – Новое в бухгалтерском учете и налогообложении. 2009

  35. Кутер М.И. – Теория бухгалтерского учета. М.: 2004

  36. Русалева Л.А., Теория бухгалтерского учета: учебник / Л.А. Русалева, В.М. Богаченко – Ростов н/Д: 2008

  37. Климова М.А. – Новое в бухгалтерском учете и налогообложении. 2009

  38. Русалева Л.А., Теория бухгалтерского учета: учебник / Л.А. Русалева, В.М. Богаченко – Ростов н/Д: 2008

  39. Русалева Л.А., Теория бухгалтерского учета: учебник / Л.А. Русалева, В.М. Богаченко – Ростов н/Д: 2008

  40. Кондратов Н.П. Бухгалтерский учет. М: 2002

  41. Кондратов Н.П. Бухгалтерский учет. М: 2002

  42. Захарьин В.Р. – Теория бухгалтерского учета. М.: 2009

  43. Бабаева Ю.А. – Теория бухгалтерского учета. М.: 2006

  44. Вахрушина М.А. – Бухгалтерский управленческий учет. М.: 2006

  45. Бабаева Ю.А. – Теория бухгалтерского учета. М.: 2006