Преподаватель который помогает студентам и школьникам в учёбе.

Автоматизация документооборота предприятия

Содержание:

Введение

С формированием рыночных отношений и изменением форм собственности в России возникает устойчивый спрос на решения в области автоматизации работы с бумагами и организации бизнеса. Большой потенциальный спрос на программы и обслуживание в области электронного документооборота обусловлен целым рядом факторов.

С документами работают совершенно все организации и огромное число частных лиц.

Фактически любая организация встречается с проблемами в делопроизводстве: документы теряются, не контролируются, не исполняются и т. д.

За счет совершенствования ведения делопроизводства организации получают действительный шанс повышать качество собственного управления, что представляется одной из актуальнейших вопросов современной российской экономики.

Система электронного документооборота (СЭД) стала разрабатываться с появлением более-менее доступного интернета. Первоначально они были предназначены для частичной автоматизации процессов работы с различной документацией. Доказав свою эффективность для классического делопроизводства, СЭДы стали внедряться как в государственные структуры, так и в частные организации. Постепенно данные системы стали обрастать все новыми и новыми функциями, превращаясь в комплексные решения, позволяющие максимально автоматизировать любую деятельность предприятия, связанную с документацией.

В настоящее время весьма велики требования пользователей к программам электронного документооборота и их интеграцию с многочисленными автоматизированными рабочими местами, информационными и практическими системами.

Правильная организация системы делопроизводства и документооборота позволяет поддерживать эффективность управленческого процесса организации или предприятия, вне зависимости от того, являются ли они государственными или частными.

Объектом исследования является электронный документооборот.

Предметом исследования является особенности разработки и внедрения системы электронного документооборота.

Цель работы состоит в обосновании внедрения системы электронного документооборота на предприятии ООО «Амтел».

В соответствии с поставленной целью были сформулированы следующие основные задачи, требующие решения в ходе работы:

1. Исследовать теоретические аспекты разработки и внедрения систем электронного документооборота.

2. Проанализировать особенности организации документационного обеспечения управления в ООО «Амтел».

3. Предложить и обосновать мероприятия по разработке и внедрению системы электронного документооборота в делопроизводство ООО «Амтел».

Теоретическую основу выпускной квалификационной работы составляют работы Н.Н. Анодиной, М.И. Басакова, М.П. Бобылевой, И.Н. Кузнецова, И.Ю. Крыловой, П.В. Глущенко, В.Н. Чернова и др.

Для достижения поставленных задач были применены следующие методы: наблюдение, рассмотрение, анализ источников, изучение, структуризация проблемного поля, контент-анализ, сравнение.

Структура работы. Цель и задачи исследования обусловили структуру выпускной квалификационной работы, которая состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованной литературы.

Глава 1. Теоретические аспекты разработки и внедрения систем электронного документооборота

1.1. Система электронного документооборота: назначение, правовое регулирование, проблемы и перспективы

Документы выступают в качестве источника, результата и инструмента управленческой деятельности в рамках функционирования предприятий, они фиксируют начальные условия деятельности, осуществляемые организацией процессы и получаемые в итоге показатели.

Основой системы делопроизводства является документооборот, т.е. движение документов в организации. Документооборот разделяется на потоки документов, проходящих между информационными пунктами и пунктами обработки документов. При этом документы делятся на внутренние, входящие и исходящие. Схемы движения документов и система делопроизводства на предприятии разрабатываются службами документационного обеспечения управления .

Сегодня предприятия в значительной мере перешли на формирование и обмен документами в электронном виде. Тем не менее, для того, чтобы эти документы имели юридическое значение (например, приказы, договора между предприятиями и т.п.), они должны быть распечатаны на бумаге, подписаны, на них должна быть поставлена печать и затем документы физически должны быть доставлены в другое подразделение или партнерскую компанию, даже если они находятся на другом континенте.

Использование компьютеров для оформления, хранения и передачи документов привело к появлению термина электронный документ, то есть документ, выполненный при помощи прикладной программы и хранящийся на магнитном носителе.

В соответствии с приказом от 10 ноября 2015 г. № 174н Минфин РФ (Зарегистрировано в Минюсте России 18 февраля 2016 г. N 41145), организации получили право использовать счета-фактуры в электронном виде с использованием электронной подписи (ЭП) , что стало толчком к активному развитию электронного документооборота.

Электронные документы - это средства регулирования информационных отношений, возникающих между юридическими и физическими лицами в развивающемся информационном обществе. Основная функция любого документа - регулирование различных отношений - стандартизирована соответствующим законодательством и унифицирована предъявляемыми требованиями. Электронные документы не исключение. Любой документ выполняет регулирующую функцию в процессе документооборота между субъектами различных отношений: государственных, общественных, производственных, уголовно-правовых, гражданско-правовых, административных, экономических .

В наше время существуют множество специальных систем для удобной и эффективной организации электронного документооборота. Например, «СКБ Контур» - российская компания, занимающаяся разработкой программного обеспечения электронного документооборота бухучета и управления предприятием. Эта система представляет собой программное обеспечение, которое устанавливается на компьютер. Системы электронного документооборота применяются на крупных и средних предприятиях, а также в государственных структурах [14, с. 78].

Система электронного документооборота является средством автоматизации формализованной деятельности организации, преобразовывая документооборот из бумажной формы в электронную. Автоматизация процесса позволяет сократить временные затраты на поиск документа в архивах, а также производить запрос через удаленный доступ. Основная цель подобных систем снизить нагрузку с повседневной деятельности сотрудников организации, что в свою очередь уменьшает временные издержки, сокращает число ошибок в документации, позволяет производить оперативный обмен документации, как внутри организации, так и со внешней средой.

Система электронного документооборота (далее СЭД) в настоящее время плотно вошли в систему управления государственной власти и коммерческого сектора. Сегодня рынок может предложить продукт под любые требования организации, начиная от простейших программ по упрощению делопроизводства и заканчивая комплексными решениями по полной автоматизации всего жизненного цикла документа.

Следует отметить, что с целью введения электронного документооборота в 2011 году был создан Указ Президента РФ «О мерах по совершенствованию организации исполнения поручений и указаний Президента РФ» № 352 от 28.03.2011 г. гласит о надлежащей исполнении указаний Президента в части введения электронного документооборота.

Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» в актуальной редакции развивает положения законодательства, регламентирующего механизм подписания электронных документов, и восполняет ряд пробелов в регулировании отношений участников электронного взаимодействия. В законе раскрываются вопросы правового регулирования и принципов использования электронных подписей, их видов и порядка признания. Уделяется внимание статусу и деятельности удостоверяющих центров, их аккредитации, условиям выдачи квалифицированных сертификатов. Комментарий рассчитан на руководителей и специалистов предприятий, организаций, органов власти, оформляющих хозяйственную деятельность и оказание государственных (муниципальных) услуг в рамках электронного документооборота.

Законодатель определил понятие электронного документооборота и назвал стадии, этапы, которые проходит документ в процессе документооборота. Проанализируем их.

«Электронный документооборот (оборот электронных документов) — совокупность процессов создания, обработки, отправления, приема, хранения, использования и уничтожения электронных документов, которые осуществляются с применением проверки целостности и в случае необходимости с подтверждением факта получения таких документов6.

Виды электронного документооборота [18, с. 32]:

• производственный документооборот;

• управленческий документооборот;

• архивное дело (совокупность процедур архивного документооборота);

• кадровый документооборот (процедуры кадрового учета);

• бухгалтерский документооборот;

• складской документооборот;

• секретное и конфиденциальное делопроизводство;

• технический и технологический документооборот.

Проблема правового регулирования и стандартизации систем электронного документооборота актуально не только в России, но и во всем мире. Это проблема пропорционально растет вместе с всеобщим ростом информационно-цифровых технологий.

В настоящее время деятельность систем СЭД со стороны законодательства регулируется достаточно свободно, что позволяет разработчикам создавать гибкий и многогранный продукт под различные задачи организации.

На данный момент наиболее разумным методом автоматизации деловых операций можно признать следующий: «Не пытаться программировать действия работников для любой возможной ситуации, а вместо этого реализовать для них единую информативную сферу, в рамках которой они могут сотрудничать (т. е. вместе разрешать бизнес-проблемы) и обмениваться сообщениями» [17, с. 24].

Это ставит под сомнение безоблачное будущее имеющихся систем workflow, в которых акцент делается на формирование законченных цепочек автоматизации деловых операций.

Кроме перечисленных выше, есть еще целый ряд факторов, всерьез затруднявших внедрение данных технологий в России :

- отсутствие законченных программ для автоматизации отечественного делопроизводства;

- отсутствие активного спроса на ресурсы автоматизации деловых операций;

- путаница в позиционировании проектов западных производителей для целей электронного документооборота и т. д.

На настоящий день ситуация значительно улучшилась. Возникли законченные отечественные продукты, путаница в терминологии и позиционировании постепенно преодолевается.

Для увеличения спроса на программы в области делопроизводства нужно решить 2 главные проблемы.

Во-первых, пояснить значимость совершенствования и автоматизации документационного обеспечения управления (делопроизводства), а, во- вторых - совершенствования и автоматизации деловых операций.

Современные СЭД также имеют функции для взаимодействия с клиентами, обработки их обращений и дополнительные полезные инструменты, позволяющие решать множество прикладных задач.

1.2. Принципы автоматизация делопроизводства

Электронные и обычные документы - это материальные образования, материальные носители информации. В процессе документооборота они подвергаются изменениям: умышленным или неосторожным, а также временным процессам старения вследствие контакта с субъектами документооборота и техническими средствами, обеспечивающими этапы функционирования документооборота .

После того как документ основан - согласован, подписан, утвержден, после этого как поставлены печати и штампы, проект становится непосредственно документом и имеет с этого времени и до окончания рока действия юридическую силу, может применяться для подтверждения в суде и прочих инстанциях.

Документооборот организации представлен потоками бумаг разных категорий, схема перемещения которых разрабатывается управляющим службы делопроизводства. Совокупная схема автоматизации перемещения документов в организации показана на рисунке 1.

Хорошая организация документооборота может помочь оперативному прохождению документов по подразделениям организации и равномерной загрузкой подразделений и официальных лиц, содействует действенному управления компании.

Рисунок 1. Схема автоматизации работы с документами

Автоматизированные технологические процессы обработки документной данных должны отвечать условиям инструкции по делопроизводству.

Современные организации автоматизации делопроизводственной работы и документационного обеспечения административной деятельности компаний поддерживают абсолютный жизненный цикл документа (табл.1).

Таблица 1

Области автоматизации делопроизводства

Канцелярия/ Делопроизводство	Входящие, Исходящие, Доверенности, Протоколы, Приказы, Внутренняя нормативная документация, Распоряжения, Служебные записки, Пояснительные записки, Поручения и др.
Договорная работа	Согласование шаблонов договоров, Согласование договоров, Согласование контрагентов, Контроль исполнения договоров, Пролонгация и автопролонгация договоров
Электронный архив	Хранение бумажных копий документов, Потоковый ввод документов (оцифровка бумажных документов), Заявки на получение оригиналов
Финансовые документы	Создание актов, выставление счета, контроль получения оригиналов бухгалтерских документов, автоматизация контроля платежей. Контроль бюджетов
Продажи, CRM	Работа с клиентской базой, работа с лидами (Lead), работа со сделками (возможностями продаж), работа с заказами и продажами, работа с активностями

Поступивший извне документ сначала должен быть отмечен. После этого документ начинает движение по организации. Он попадает к должностным лицам, которые решают кто, что и в какой период должен сделать по этому документу.

Поступающие в организацию, а также исходящие бумаги подлежат обязательной регистрации (помимо копий документов, поступающих для сведения и рекламно-поздравительных извещений). Все бумаги организации фиксируются централизованно. Исключение составляют организации, имеющих регионально обособленные структурные отделения либо с весьма большой годовой отчетностью, для автоматизации и регистрации которых формируется основа данных и информационно-поисковая система, дозволяющая отследить все документы организации и зоны их нахождения в данный период времени, состояние и исполнения и контроль сроков выполнения документов.

Регистрационная карта является основной единицей хранения в базе данных организации и заводится в момент регистрации документа. Организация регистрационной карточки сводится к заполнению ее реквизитов.

Некоторыми системами допускается разбиение любой из групп по единому предметному признаку, признаку подразделений либо признаку переписки. Любую из подгрупп, в свою очередность, можно разделить на наиболее малые подгруппы и так далее. Разбиение на подгруппы обусловливается инструкциями документооборота в организации, а их структура и принципы формирование регистрационных номеров находится в системном справочнике групп документов.

По критерию исполнения соответствующие документы могут выводиться из своевременной информационной основы и храниться в архивной банке документов. Остаются только лишь акты, имеющие нормативно-правовой вид.

Характерной чертой отечественного компьютерного рынка является все более и более конкретное его распределение на 2 огромные области, одна из которых включает домашних пользователей и небольшие офисы (1-25 компьютеров), в то время как другая - корпоративных клиентов, средние и большие фирмы и организации (25 и более ПК).

Если домашние пользователи выбирают устанавливать лучшие образцы программного обеспечения бесплатно, то средние и большие фирмы, в основном, озадачены повышением производительности применения существующих компьютерных конструкций и готовы платить за продукты и связанные с ними обслуживание.

К корпоративной организации автоматизации деловых операций предъявляются сходные условия: она должна основываться на концепции «сотрудничества и обмена сообщениями», использовать технологии электронной почты, покупатель-сервер, Internet, планирования и регистрации событий, уметь работать с разными СУБД и быть простой в применении и администрировании.

1. С документами работают совершенно все организации и огромное число частных лиц.

2. Фактически любая организация встречается с проблемами в делопроизводстве, в том числе и если речь не идет о его автоматизации: документы теряются, не контролируются, не исполняются и т. д.

3. За счет совершенствования ведения делопроизводства компании и организации получают действительный шанс усовершенствовать качество собственного управления, что представляется одной из актуальнейших вопросов современной российской экономики.

4. Квалификация секретарей и лиц, отвечающих в организациях за управление делопроизводства, мала и требует увеличения ее степени.

5. Весьма велики требования пользователей на усовершенствование программ электронного документооборота и их интеграцию с многочисленными автоматизированными работниками местами, информационными и практическими системами.

Целый ряд национальных качеств в ведении делопроизводства, языке и культуре не позволяют использовать западные готовые практические решения. К счастью, возникает все наибольшее число российских изготовителей, предлагающих доступные высококачественные решения в данной области. Это дает надежду на то, что возможности формирования отрасли достаточно удобны, и уже сегодня видна потребность в проведении специализированных мероприятий, направленных на пропаганду решений, выработку стандартов и формирование высококлассных объединений субъектов этого рынка.

1.3. Особенности разработки и внедрения систем электронного документооборота

Электронный документооборот несет основную функцию обеспечения документами делового процесса в электронном виде.

Обеспечение - это широкое научное понятие, стимулирующее всякую деятельность и таким образом приобретающее методологический характер.

В электронном документообороте представление информации по существу происходит на каждом из его этапов (формирование, передача, принятие и обработка электронного документа).

С появлением персональных компьютеров по доступным ценам и развитие глобальной сети интернет, привело к резкому скачку на рынке СЭД. В настоящее время большинство организаций являются пользователями системы электронного документооборота.

Основные функции СЭД:

• Общий документооборот организации.

• Кадровое делопроизводство.

• Архивное делопроизводство.

• Автоматизация деятельности коллегиальных органов управления.

• Автоматизация работы с клиентами.

Основные требования, которым должна соответствовать система электронного документооборота:

• Надежное хранение и удобный поиск документации.

• Поддержка и выполнение канцелярских задач.

• Своевременный контроль за исполнением документов и их маршрутизация.

• Создание аналитических отчетов.

• Обеспечение информационной безопасности.

Внедрение такой системы в любой организации осуществляется в несколько этапов. Главное здесь - автоматизировать работу тех отделов, которые вынуждены обрабатывать огромное количество документации, и где необходим четкий контроль над всеми материалами. Там наличие системы электронного документооборота даст максимально возможный эффект. Чаще всего это финансовые и HR-отделы.

Внедрение системы электронного документооборота должно начинаться с уточнения тех целей, которых намерен добиться заказчик после начала ее использования. Для начала заказчику необходимо сформировать техническое задание, исходя из которого нужно будет вести работу по реализации такой системы. Как правило, заказчики начинают понимать, зачем нужна данная система в организации, после того, как им приходится столкнуться со следующими сложностями: потеря данных; поступление информации не по месту назначения; материалы приходят с опозданием; приходят не те данные; поставка информации является слишком дорогой. Таким образом, внедрение системы электронного документооборота на предприятии поможет облегчить работу с информацией. Сотрудники отдела документационного обеспечения управления знают обо всех сложностях, с которыми им приходится сталкиваться при перемещении документации. Руководству предприятия необходимо привлечь работников данной службы проранжировать все сложности по определенным критериям.

Необходимо уточнить следующую информацию: зачем нужен электронный документооборот, в чем видится экономический эффект от внедрения СЭД, какие документы можно будет обрабатывать. Ответив на все эти вопросы, руководство компании получит самую подробную информацию о том, как именно должно быть произведено внедрение электронного документооборота.

Главная особенность, отличающая внедрение СЭД в организацию от прочих бизнес-процессов, заключается в необходимости исследования существующего документооборота. Это актуально для российских компаний, поскольку в зарубежных предприятиях все архивы документов уже обработаны таким образом, что пользоваться ими максимально удобно. Исследование документов необходимо провести, поскольку это позволит уточнить существующую схему, по которой они обрабатываются. Вы узнаете все о маршрутах файлов и их категориях, получите информацию об их секретности, а также сможете разобраться с тем, какие именно отделения предприятия они обслуживают. При исследовании всего существующего документооборота необходимо выполнить полный аудит технической инфраструктуры предприятия, а также уточнить квалификацию сотрудников. Очень важно провести аудит максимально детально, тогда все этапы внедрения СЭД можно будет выполнить корректно, не опасаясь появления каких-либо сложностей. На подготовительном этапе необходимо выполнить следующие процедуры:

- провести анализ всех бизнес-процессов, уточнить, какие именно схемы перемещения документации используются на предприятии;

- выявить организационную структуру, определить ее плюсы и минусы, предложить способы ее оптимизации;

- составить номенклатуру всей документации, сформировать все необходимые классификаторы и справочники, а также инструкции по их использованию;

- провести анализ всех учетных систем и инфраструктуры;

- выполнить сверку всех характеристик, которыми должно обладать оборудование, используемое заказчиком; выявить целесообразность создания дополнительных функций в системе (данная информация должна быть решена с помощью представителей заказчика, поскольку очень часто новый функционал требует денежных затрат, а на это готовы пойти далеко не все предприниматели).

Предпроектное обследование при внедрении СЭД предусматривает использование услуг сотрудников отдела ДОУ. Они играют роль консультантов, экспертов, а также могут участвовать в качестве модераторов при необходимости разрешать сложные вопросы (при расхождении во мнениях между участниками команды, занимающихся внедрением).

Необходимо согласовать все сроки внедрения с теми сотрудниками предприятия, которые имеют отношение к данному процессу. График должен быть выстроен грамотно, с учетом отпусков, текущей загрузки и прочих дополнительных нюансов (например, сезонности бизнеса, которым занимается заказчик). План внедрения СЭД требует обязательного участия работников отдела документационного обеспечения управления. Именно им придется выполнять функции менеджеров проекта. Они имеют полную информацию о том, насколько сильно загружены те или иные службы, и могут составить точные сроки осуществления данного этапа, опираясь на материалы. Также они могут сформировать рабочую группу, каждый участник которой будет иметь собственное поле работы. Исследования организации, необходимые для внедрения СЭД, должны проводиться от вышестоящих чинов к нижестоящим. При этом используется иерархическая структура предприятия: вначале опрашивается высшее руководство, затем среднее звено, а потом осуществляется анализ движения всех документов на каждом из рабочих мест.

Главные проблемы внедрения систем электронного документооборота связаны с некорректным ее использованием. Нельзя вводить систему такой, какая она есть. В этом случае вам часто придется решать возникающие сложности, при этом вы будете отвлекать людей от их работы, что будет вызывать только лишь раздражение.

Если при исследовании имеющихся материалов можно обойтись без участия работников ДОУ, то техническое задание требует их присутствия. Существуют определенные технические требования, которые должна обеспечить организация внедрения СЭД, в первую очередь, речь идет об объемах функциональности системы и ее настройках. Система должна управляться с помощью простых и понятных команд, ее технические характеристики и общая надежность должны обеспечивать безопасность рабочего процесса. Многое в ТЗ зависит от объема необходимой работы и функциональных требований. Полный список требований должен всегда находиться у специалистов службы ДОУ.

Есть еще особенности разработки СЭД и связаны они с решением сложных задач. В настоящее время простой электронный документооборот уже не в состоянии удовлетворить потребности организаций. Заказчиков больше не устраивает классический функционал бизнес приложений, они хотят получить инструменты, с помощью которых они будут решать свои задачи, связанные с управлением бизнесом. А управление — это в большей степени процессный подход, чем учетный.

На данный момент в функциональном развитии ИТ-продуктов по автоматизации прослеживаются тренды [24, с. 51]:

• все больше набирают популярность универсальные BPM системы, которые позволяют автоматизировать совершенно разные сквозные процессы предприятия;

• классические системы СЭД, CRM, ERP начинают обзаводиться функционалом по управлению процессами и перестают быть только учетными системами;

• функционал одних систем начинает проникать в другие системы, и мы можем видеть CRM системы с подсистемой документооборота или ERP систему с подсистемой управления процессами.

Вот некоторые востребованные функции, дополняющие СЭД:

• автоматическое выставление счетов и создание актов;

• автоматизация процессов сбора документов первичной бухгалтерской отчетности;

• автоматизация процесса утверждения контрагента;

• автоматизация контроля исполнения договорных обязательств;

• автоматизация контроля графика платежей по договорам.

Глава 2. Анализ документационного обеспечения управления в ООО «Амтел» и его совершенствование на основе автоматизации

2.1. Общая характеристика ООО «Амтел»

Компания ООО «Амтел» входит в группу ЕвроАвто, которая была создана в г. Санкт-Петербурге с 1994г. Торгово-сервисная сеть ЕвроАвто состоит из магазинов автозапчастей, осуществляющих продажи запасных частей для иномарок, и станции технического обслуживания легковых и грузовых автомобилей. ООО «Амтел» зарегистрировано 14 июня 2002 г. и является самостоятельным юридическим лицом, в действительности выполняя функциональные задачи подразделения сети ЕвроАвто, а именно, оптовый и региональный отдел, функционирование которых будет рассматриваться в данной работе с точки зрения документационного обеспечения управленческих организационных процессов.

Одним из приоритетных направлений деятельности является продажа запасных частей к автомобиям.

Согласно правилам, принятым в сети ЕвроАвто, любой клиент всегда может:

• подобрать оригинальные или альтернативные запчасти на иномарки более 800 моделей;

• остановиться на новых деталях или сделать выбор в пользу запчастей для иномарок б/у;

• найти нужную деталь online по названию, номеру, марке машины или каталогу производителя;

• получить грамотную консультацию по подбору автозапчастей у специалистов - операторов контакт-центра и сделать резерв на выбранные запчасти;

• приобрести запчасти в ближайшем для клиента магазине сети ЕвроАвто или купить запчасти через сайт,

• установить запчасти на любом автосервисе сети ЕвроАвто и получить гарантию, как на сами приобретенные запчасти, так и на работы по их установке,

• стать участником Дисконтной программы и получать скидки на покупку и установку запчастей в торгово-розничной сети ЕвроАвто, а также информацию о действующих акциях и специальные предложениях.

Компания придерживается сбалансированной политики по закупкам новых запчастей у всемирно известных производителей, работающих в разных ценовых категориях. Значительный ассортимент б/у (бывших в употреблении) автозапчастей в дополнение к новым позволяет предложить оптимальные решения под любой бюджет каждого клиента. При этом все детали уже находятся на локальных складах, расположенных при магазинах, поэтому клиенты могут получить выбранный товар в удобном для них магазине в Санкт-Петербурге или заказать оперативную доставку в свой город.

В автосервисах проводится диагностика и ремонт всех систем автомобиля, слесарный и кузовной ремонт, покрасочные и малярные работы, плановое техническое обслуживание, а также автомойка и шиномонтаж.

Оптовый и региональный отдел занимается продажей запасных частей клиентам, которые работаю с компанией на постоянной основе. В основном это юридические лица, с которыми подписываются договора (более 2000 регистраций), а также на устной договоренности - их большинство (более 8000 регистраций). Таким образом, документооборот в организации очень большой.

Организация ООО «Амтел» работает на основании устава, в ее штатном расписании на данный момент более 200 человек.

В компании существует множество отделов:

- Отдел рекламы и маркетинга.

- Таможенный отдел.

- Отдел возвратов.

- Отдел инвентаризации.

- Отдел логистики.

- Отдел закупки.

- Отдел продаж.

- Склад.

Также компания проводит различные мероприятия, обучающие семинары и конференции для клиентов и работников организации, на них рассказывают об истории компании и об определенном товаре, которому посвящен семинар.

Внешние и внутренние информационные связи в компании.

Рассмотрим организацию процесса обслуживания клиентов ООО «Fvntk», а также взаимодействие отдела продаж с другими отделами предприятия.

Любая торговая операция начинается с заключения договора купли- продажи с клиентом. Менеджер по продажам обсуждает с клиентом номенклатуру товара, цены, способ доставки товара - все эти и другие параметры отражаются в договоре, а также в приложениях, спецификациях, дополнениях или других документах, сопровождающих договор. Только после заключения договора возможно осуществление отгрузки клиенту. Если договор не предусматривают отсрочку платежа, товар клиенту отпускается при поступлении денежных средств на расчетный счет предприятия или при оплате за наличный расчет через кассу предприятия. Информацию о поступлении денежных средств менеджер получает у бухгалтера предприятия.

Отпуск товара производится на основании заказа покупателя. Заказ должен быть предоставлен менеджером по продажам или торговым агентом. Заказы принимаются с 9-00 до 17-00, отгрузка производится на следующий день. Данные о заказе заносятся в «Реестр поступивших заказов».

В «Реестре поступивших заказов» должна содержаться следующая информация:

- наименование клиента;

- адрес доставки;

- вид оплаты;

- время доставки;

- примечания по доставке.

Данный реестр необходим для ведения учета по вводу заказов, а также для составления маршрутов транспортных средств по доставке продукции покупателям.

Ввод заказа в систему осуществляют менеджеры отдела продаж. На основании заказа оформляются:

- отгрузочная накладная (для сбора товара в дорогу),

- товарная накладная (Торг-12) в 2-х экземплярах,

- счет-фактура - 2экемпляра,

- сертификаты,

- качественные удостоверения на продукцию.

В случае получения денег или возврата товара от клиента оформляется доверенность.

Внутренние информационные связи.

1. Планирование распределения товарных ресурсов.

В основу построения системы планирования положена иерархия планов. Планы нижних уровней зависят от планов более высоких уровней, т.е. план высшего уровня устанавливает входные данные, намечаемые показатели и/или какие-то ограничения для планов низшего уровня. Кроме того, эти планы связаны между собой таким образом, что результаты планов нижнего уровня оказывают обратное воздействие на планы высшего уровня, то есть имеется обратная связь.

К планам высшего уровня при планировании товарооборота организации относится план деятельности организации, который утверждается на собрании акционеров. На основании данного плана коммерческий директор производит выдачу целей отделам продаж в разрезе товарных групп.

2. Прогнозирование спроса.

Прогнозирование - это установление значения переменной (или ряда переменных) на какой-то момент времени будущего. Целью прогнозных расчетов является обеспечение информацией процесса планирования.

Первичные прогнозы продаж по клиентам (ассортимент по клиентам) составляются менеджерами отделов продаж (для каждого клиента, с которым работает менеджер).

Планирование прогнозов продаж ведется в недельном формате в физических единицах измерения. В качестве физических единиц измерения выступают либо коробки (для штучных товаров), либо килограммы (для весовых товаров).

3. Контроль выполнения планов и закупок.

Обязательно предусмотрена процедура контроля выполнения данных планов.

1. Анализ выполнения планов продаж/закупок.

2. Отбор товарных позиций, по которым выявлены отклонения свыше установленных норм.

3. Выявление причины отклонений.

4. Выработка решений по сглаживанию выявленных проблем

5. Утверждение решений.

Основной целью данного мероприятия является поддержание высокой оборачиваемости товаров, недопущение создания излишков товаров (причина браков, списаний, неликвидов) и недостатков товаров (упущенная прибыль, неудовлетворенность клиентов).

Реализация процедуры контроля выполнения планов продаж и закупок предусматривает еженедельное проведение совещаний с участием отделов закупок и продаж.

Также на совещаниях по закупкам рассматриваются вопросы, связанные с:

- введением в ассортиментную матрицу компании новой продукции;

- выведением из ассортиментной матрицы товаров уровень продаж (рентабельности), которых ниже заданного уровня;

- реализацией (ликвидация) неликвидных и слабооборачивающихся товаров;

Целью ликвидации запасов является устранение нежелательных запасов по максимальной цене или с возможно более низкими издержками. Ниже приведены несколько подходов, решающие эту задачу:

- Перемещение излишних запасов в другой филиал, где этот товар требуется;

- Снижение цены для обеспечения «движения» излишних запасов;

- Возврат поставщику;

Управление складом осуществляется в компании с помощью программы «БИТ: Управление складом»

Выгоды использования:

-Повышение скорости обработки заказов (как по приходу, так и по отгрузке).

-Снижение пересортицы и исключение потерь по срокам годности.

-Повышение эффективности складского хозяйства за счет сдельной мотивации и оптимизации складских запасов.

Основные функции:

- Адресное хранение товара.

-Точная и актуальная информация об остатках товара в разрезе адресов хранения.

-Оптимизация складских запасов за счет перераспределения товара внутри склада.

-Автоматизация процесса приемки товара, включая приемку по местам с последующим пересчетом.

-Упрощение / ускорение процедуры приемки за счет стандартизации процедур.

2.2. Организация документооборота в ООО «Амтел»

Движение документопотоков в компании ООО «Амтел» с момента их получения или создания и вплоть до завершения работы с ними, а именно исполнения или отправки, - образует документооборот рассматриваемой организации.

В ООО «Амтел», на данный момент, не существует централизованной службы документационного обеспечения управления. Функции данной службы на предприятии выполняют делопроизводитель и секретарь генерального директора, которые состоят в следующем:

• прием и распределение входящей документации;

• копирование и тиражирование документов;

• своевременная передача корреспонденции к ответственным лицам и исполнителям;

• контроль качества подготовки и оформления документов;

• порядок единого документооборота предприятия;

• предоставление актов сверок между складом и покупателями;

• обработка, регистрация и учет входящих, исходящих и внутренних документов;

• организация информационно-справочной работы по документам;

• контроль исполнения документов;

• составление реестров на входящую, исходящую и внутреннюю документацию;

• систематизация документов, обеспечения их правильного использования и хранения;

• подготовка и передача дел в архив предприятия.

Все документы, как внутренние, так и исходящие составляются внутри организации при помощи компьютера и текстового редактора Microsoft Word.

В ООО «Амтел» присутствует смешанная организационная форма работа с документами. Основная часть документов проходит через склад, т.к. на складе происходит распечатка, подпись и передача документов клиентам. После чего документы попадают в бухгалтерию, где проверяется правильность подписания документов и их регистрирация в своей базе для дальнейшего хранения.

Большинство исходящей документации формируется не в главном офисе, а на складе организации. Подготовкой, проверкой, подписанием документов занимается Оператор 1С. Ежедневно из организации отправляется порядка двухсот документов.

Так как документопоток достаточно большой и часть накладных отправляется в другие города вместе с товаром, некоторые документы просто не возвращаются обратно, связи, с чем существуют постоянные долги по документам, которые через определенное время распечатываются, подписываются и отправляются клиенту почтой или с очередной поставкой груза.

Внутренними документами ООО «Амтел» являются Устав компании, Положения о дочерних компаниях, приказы и распоряжения Генерального директора, докладные и служебные записки, акты, справки, заявления и пр.

Количество внутренних документов так же постоянно растет, в связи с расширением компании и появлением новых сотрудников, что требует выделения им большего внимания и поиск новых решений их систематизации.

Технологическая цепочка движения и обработки управленческих документов в ООО «Амтел» состоит из следующих стадий:

- распечатка документов на бумажном носителе;

- прием документов и их первичная обработка;

- предварительное рассмотрение по их содержанию, выявление конкретного адресата, которому документ направлен и должен быть передан, и распределение по подразделениям и ответственным лицам;

- регистрация документов;

- направления на исполнение, а также, собственно исполнение документов по содержанию;

- оформление, проверка соответствия содержания реальным организационным процессам или результатам, и удостоверение документов;

- отправка документов следующему адресату.

Прием, отправка и регистрация документов.

Регистрируют документ после его выполнения и полной проверки. После того как документ проверят на правильность составления (реквизиты, даты, подписи, печати, суммы) на товарных накладных ставится подпись, дата, расшифровка подписи и круглая печать организации. В программе ставиться отметка о получении документа. Таким образом, в базе есть таблица, в которой можно увидеть список полученных и не полученных накладных.

В ООО «Амтел» регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.

Прием и отправка документов в ООО «Амтел» осуществляется, как правило, средствами почтовой, курьерской, факсимильной связи и по электронной почте.

Прием и первичная обработка документов осуществляется сотрудниками склада или бухгалтерии. Проверяется правильность доставки, конверты с документами вскрываются, проверяется целостность упаковки документов, наличие приложений. Документы, адресованные непосредственно Генеральному директору (как и любому структурному подразделению) или с пометкой «лично», передаются адресату без вскрытия конверта.

В делопроизводстве также принимают участие администратор склада и помощник бухгалтера, который занимается распечаткой и подписанием документов, выполняет типовые операции по обработке документов.

В ООО «ООО «Амтел»» стабильно увеличивается объем документооборота. Это связано с постоянным активным ростом компании, появлением новых клиентов, партнеров и приростом количества работников.

Стоит отметить, что в ООО «Амтел» не существует инструкции по делопроизводству, а есть общий регламент по работе с документами.

При большом объеме входящей, возвращающейся и внутренней документации, в организации не установлен единый порядок передачи документов на хранение в архив. Поэтому рекомендуется организовать собственную экспертную комиссию по проведению экспертизы ценности документов. По итогам необходимо ввести Положение, регламентирующее деятельность данной комиссии.

Еще одним этапом совершенствования документационного обеспечения управления можно выделить внедрение Системы автоматизации на предприятии. Еще одним из преимуществ компании может стать внедрение электронной подписи.

Глава 3. Разработка системы электронного документооборота в ООО «Амтел»

3.1. Внедрение системы электронного документооборота

В результате проведенного анализа было выявлено, что основными проблемами делопроизводства в ООО «Амтел» являются: отсутствие единой автоматизированной системы документооборота, отсутствие единых правил и стандартов организации работы с документами и документопотоками. Основные задачи делопроизводства в ООО «Амтел»:

• обеспечение единого типа работы с документами и общий стандарт документирования;

• совершенствование форм и методов работы с документами;

• осуществление оптимального учета документов;

• разработка и внедрение автоматизированных документационных процессов.

В ООО «Амтел» было выявлено, что в организации используются различные компьютерные технологии. Автоматизация документационного

обеспечения управления преследует ряд целей в вопросах работы с документами, которые можно объединить в следующие группы:

• обеспечение повышения оперативности и качества работы с документами;

• упорядочение документооборота;

• создание условий для перехода от традиционного бумажного документооборота к электронной безбумажной технологии;

• создание для исполнителей необходимых условий для повышения доли интеллектуального производительного труда по содержательной и смысловой работе с документами и снижения трудозатрат на рутинные операции;

• исключение дублирования работы по вводу информации о документе на различных участках работы с ним.

Прежде всего, система электронного документооборота (ЭДО) должна предполагать выполнение всех функциональных задач документационного обеспечения управления деятельности организации в полном объеме, а именно включать в себя функции по подготовке документов и их регистрации, контролю за их исполнением, поиска документов, их хранения и справочную работу по массиву документов. «Система должна быть построена на единых методологических принципах, программнотехнических и технологических решениях и в рамках действующих организационно-правовых условий в виде отечественного законодательства, государственных стандартов» , действующих в организации внутренних локальных нормативных актов, инструкций и требований.

При выборе СЭД мы остановились на «1С:Документооборот 8 ПРОФ. При выборе рассматривались многие параметры и рейтинг СЭД.

Обзор TAdviser опирался на открытые данные о числе начатых и завершенных проектов, а также на информацию от ECM-вендоров о количестве реализованных лицензий или автоматизированных рабочих мест (рис. 2).

$C:\Users\femid\AppData\Local\Temp\FineReader12.00\media\image2.jpeg$

Рис. 2 Верхняя десятка рейтинга производителей СЭД (ECM) на рынке по количеству реализованных проектов

По сведениям других аналитических рейтингов «1С: Документооборот 8» входит в пятерку лидеров.

Автоматизация производится на платформе «1С:Предприятие 8.3», за основу берутся решения «1С:Документооборот8 ПРОФ» и «1С:Предприятие 8. ERP Управление предприятием 2», обладающие широкими функциональными возможностями на уровне ERP-систем международного класса. Возможна интеграция с бизнес-процессами, реализованными на базе решений SAP.

Цели автоматизации работы с документами на разных предприятиях могут кардинально отличаться масштабами и динамикой. Например, построение системы управления документооборотом крупного холдинга, решившего полностью отказаться от бумажных документов, предполагает запуск проекта, несравнимого по масштабам и характеру с проектом внедрения такой же системы, но на небольшом единичном предприятии. При этом в обоих случаях речь может идти о внедрении «1С: Документооборот 8».

Универсальный инструмент для целей построения систем электронного документооборота на предприятиях любого масштаба - программу 1С Документооборот фирма 1С разрабатывала как современную ECM-систему (Enterprise Content Management), которая, помимо документов, помогает контролировать и управлять деловыми процессами и организовывать совместную работу сотрудников. Решение реализует проверенные методики и имеет функционал, обеспечивающий полный цикл обработки документов на предприятии.

Функционал 1С: Документооборот 8 дает возможность:

1. Централизовано и безопасно хранить документы.

2. Регистрировать входящие и исходящие документы.

3. Создавать, хранить и обрабатывать организационные, распорядительные, информационные, справочные и прочие внутренние документы, договоры, служебные записки.

4. Получать оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей.

5. Наладить коллективную работу сотрудников при прозрачном согласовании, утверждении и контроле исполнения документов.

6. Гибкая настройка маршрутизации документов, контроль и анализ исполнительской дисциплины.

7. Производить автоматизированную загрузку документов из электронной почты и со сканера.

8. Вести учет и контроль рабочего времени сотрудников.

Существует четыре варианта поставки конфигурации 1С: Документооборот 8.

1С: Документооборот КОРП для любых предприятий со сложной организационной структурой и развитым, многоуровневым документооборотом.

1С: Документооборот государственного учреждения для государственных (муниципальных) учреждений со сложной структурой и развитым документооборотом.

1С: Документооборот ПРОФ для малых коммерческих предприятий и бюджетных учреждений с простой организационной структурой и минимальным документооборотом (наш выбор).

1C: Document Management с двуязычным интерфейсом: английским и русским. Может использоваться на российских предприятиях с филиалами или дочерними предприятиями за рубежом, российских предприятиях со значительной долей сотрудников-иностранцев, а также в филиалах иностранных компаний в России.

Программа 1С Документооборот не имеет отраслевой принадлежности. Благодаря своей универсальности документооборот в 1С легко настраивается и адаптируется под специфику конкретной организации. Рассмотрим более подробно функционал решения на примере 1С: Документооборот КОРП (релиз 2.1.11.5).

Функциональные возможности 1С: Документооборот 8.

Учет корреспонденции, входящей и исходящей.

В программе встроено связанное отображение входящих и исходящих документов. Ведется контроль целостности ответов, контроль истории переписки.

Внутренний документооборот (рис.4).

Служебные записки, ОРД, приказы, проектные документы, технические документы. Хранение внутренних документов организовано в журнале. Есть возможность просматривать все документы сплошным списком.

$C:\Users\femid\AppData\Local\Temp\FineReader12.00\media\image3.jpeg$

Рис. 3 Внутренний документооборот

На рисунке отображена структура папок - это рубрикатор для группировки внутренних документов (по папкам, по видам документов, по контрагентам, по категориям, по проектам).

Поиск информации, штрихкодирование.

Программа способна хранить большое количество информации. Для удобства пользователей реализованы следующие способы поиска данных:

• Поиск по реквизитам;

• Поиск в списках (с помощью быстрых отборов);

• Полнотекстовый поиск;

• Поиск бумажных документов по штрих-кодам.

1С: Документооборот поддерживает печать штрих-кодов непосредственно в файл документа и печать на отдельном листе, а также вывод на печать штрих-кодов на клеевой основе для нанесения на бумажный вариант. Применение таких технологий в разы упрощает поиск документов и создание четко структурированного архива: достаточно считать сканером штрих-код, чтобы автоматически открыть карточку документа, либо задачи по документу, существующие на текущий момент.

Электронные подписи.

В программе есть возможность использования электронной подписи, с помощью которой можно визировать карточки документов, файлы-вложения, визы согласования, резолюции, решения об утверждении и пр.

Договорные документы и все, что с ними связано.

• Согласование договоров;

• Контроль сумм, контроль прохода сопроводительных документов по договору;

• Контроль жизненного цикла договора;

• Поступление скан-копий оригиналов договоров подписями и печатями.

$C:\Users\femid\AppData\Local\Temp\FineReader12.00\media\image4.jpeg$

Рис. 4 Договорные документы

Работа с файлами.

Файлы ежедневно создаются и редактируются сотрудниками. Предусмотрена совместная, многопользовательская работа, заложен механизм управления жизненным циклом файлов, привязки к документам.

Встроенная почта.

Так называемая «бизнес-почта» по функционалу похожа на обычные почтовые программы, но дополнена полезным инструментарием (более 40), который значительно упрощают работу сотрудников. Например, функция контроля «внутренняя - внешняя почта» позволяет видеть предупреждения о том, что внутренняя почта уходит на внешний сервер и своевременно подтвердить или предотвратить данное действие. Механизм реализован в конфигурациях КОРП и ДГУ.

Бизнес-процессы и задачи.

Понятие процессного подхода в рамках программы 1С: Документооборот 8 включает в себя не только способ маршрутизации документов. Бизнес-процесс является также единицей учета, вокруг которой выстраивается все, что связано с повышением эффективности работы сотрудников, прозрачности и точности исполнения работ и в конечном итоге выведения на новый уровень качества организации работы предприятия в целом.

Задачи в программе формируют в рамках элементарных процессов, распределенных по умолчанию на 6 видов:

• Рассмотрение, результатом которого является постановка руководителем резолюции и возвращения заверенного документа автору.

• Исполнение: передача документации, находящейся в разработке, всем пользователям, согласно списку, а также контролирующему лицу для совершения исполнительской дисциплины. Один из пользователей назначается ответственным исполнителем.

• Согласование: в рамках этого бизнес-процесса выбранные респонденты вносят корректировки или заверяют документацию, а затем

возвращают ее инициатору для проработки результатов и дальнейших действий.

• Утверждение: документ передается на утверждение назначенному ответственному. Результатом является возвращение к автору для внесения корректировок или ознакомления с резолюцией.

• Регистрация: документ передается секретарю. Секретарь присваивает регномер, проставляет печать организации и отправляет корреспонденту.

• Ознакомление позволяет всем сотрудникам, внесенным в список заинтересованных лиц, изучить документ.

На основе этих процессов можно формировать более сложные, многоуровневые схемы и маршруты с различными переходами - комплексные кросс-функциональные процессы с неограниченным уровнем вложенности.

Управление проектами.

Данный блок 1С: Документооборот 8 необходим, чтобы разбить весь массив документов и объем работы сотрудников по проектам, а также чтобы помочь командам, работающим на проектах в административно -организационных вопросах и задачах контроля, начиная с ведения плана проекта, заканчивая исполнением задач по этому проекту. Механизм «управление проектами» реализован в конфигурациях КОРП и ДГУ.

Учет рабочего времени.

Несложный функциональный блок 1С: Документооборот 8, позволяющий сотрудникам в удобной, интуитивно понятной форме фиксировать вопросы, которыми они занимались в течение дня, а также на какие виды работ было потрачено время. При этом все данные о работах привязываются к документам, задачам, процессам и проектам, с которыми сотрудник взаимодействовал. Блок учета рабочего времени помогает оценить, как реально структурировано рабочее время сотрудников, какой его процент был потрачен на совещания, а какой - на подготовку и согласование документов.

Учет отсутствия сотрудников.

Небольшой, но очень полезный механизм, сообщающий об отсутствии сотрудника и позволяющий на всех этапах процесса или проекта, где подразумевается взаимодействие с ним, найти варианты замены ответственного лица.

Контроль исполнительской дисциплины.

Важный функционал, встроенный в программу - контроль исполнительской дисциплины по задачам:

• Контроль сроков и объемов выполнения задач;

• Ежедневный учет рабочего времени сотрудников в разрезе выполняемых работ (в том числе автоматический на основе выполненных задач);

• Анализ затрат рабочего времени отдельных сотрудников, подразделений и проектов на основе отчетов.

Классическое делопроизводство.

Необходимые для бумажного документооборота формы в полном объеме уже заложены в программу 1С Документооборот, например, печать обложки дела, журнал передачи и много другое.

Учет мероприятий.

1С: Документооборот 8 дает исчерпывающие возможности по учету мероприятий, начиная с плана проведения встречи или совещания,

заканчивая контролем исполнения тех решений, которые были на этом мероприятии приняты. Если на состоявшемся мероприятии не были до конца разработаны все пункты протокола или не по всем пунктам приняты решения, следующее мероприятие будет отображаться в программе, как связанное с предыдущим, что увеличивает прозрачность и контроль хода согласования принятых решений и повышает исполнительскую дисциплину. Реализовано в версиях КОРП и ДГУ.

Механизм бронирования переговорных с возможностью привязки к конкретной организации и графику проведению мероприятий помогает сотрудникам быстро находить помещение в непосредственной близости. Есть возможность просмотра помещения на плане.

Форум.

Встроенный в 1С: Документооборот 8 инструмент для решения рабочих вопросов сотрудниками с той степенью формализации, которая принята в организации: от неформального общения, до деловой переписки, служащей подкреплением решений и действий. При этом все обсуждения на форуме привязаны к документам, задачам, процессам. Форум удобен в использовании для первой линии поддержки, где опытные сотрудники разъясняют новичкам те или иные рабочие моменты. Механизм «Форум» реализован в конфигурациях КОРП и ДГУ.

Управление правами доступа.

Механизм предназначен для разграничения прав доступа пользователей к базе документооборота по таким параметрам, как политика доступа, папки и рабочие группы.

Прочее.

• Прямо «в коробке» 1С Документооборот находится механизм интеграции с 13-ю другими конфигурациями 1С. В частности, есть возможность интеграции с конфигурацией ERP посредством плана обмена и бесшовной интеграции.

• Конфигурация работает на мобильных устройствах на платформе Android, IOS, Windows Phone, а также через браузеры, благодаря возможностям платформы 1С: Предприятие 8.

• Личные и общие календари, в которых можно вести не только учет записей, как в программе MS Outlook, но и документов, и задач пользователей.

• Настройка интерфейса - штатная возможность 1С: Предприятие, но в программе 1С: Документооборот 8 она имеет более широкое применение, позволяя все интерфейсы программа настроить «под себя», то есть поменять состав реквизитов, сделать цветные списки, настроить сортировку, назначить состав колонок и пр.

Каких-либо ограничений (кроме соответствующего технического обеспечения) для внедрения программы документооборота от фирмы 1С не зафиксировано: возможность ее использования не зависит от отраслевой принадлежности предприятия, его структуры, организационной формы, вида деятельности, численности персонала и т.д. Система может быть настроена и адаптирована под конкретные задачи и требования заказчика, легко осваивается пользователями, и на сегодня существует более 1700 успешных внедрений данной программы в отраслях торговли, оказания услуг, промышленности и бюджетных организациях.

С целью автоматизции работы отдела продаж предлагается внедрение системы «1С CRM Проф 8», которая осуществляет автоматизацию взаимоотношений с клиентами и разработана на платформе 1С Предприятие 8.

В результате всестороннего анализа рынка выбор был сделан в пользу CRM-системы. Из проанализированных мы решили выбрать «1С CRM Проф 8», т.к. эта система максимально соответствует требованиям, выдвигаемым руководством компании. Решение позволяет с помощью стандартных и привычных для IT-специалистов инструментов доработать функциональность исходя из специфики бизнеса. Сейчас многие компании довольно часто выбирают эту систему, потому что она, как следует из ее названия, состоит из двух связанных между собой систем: из Управления торговлей (работа с заказом, со складом, управление доставкой, финансами и т.п.) и из CRM-системы. Это привлекает руководителей и владельцев бизнеса, потому что, как правило, управление взаимоотношениями с клиентами идет рука об руку с торговым учетом, и работать в двух отдельных системах не всегда бывает удобно и выгодно.

3.2. Оценка эффективности внедрения СЭД

Результаты внедрения системы управления корпоративным документооборотом:

1. Формализация рабочих процессов, повышения уровня безопасности информации, ускорение процессов делопроизводства. А также обеспечение:

2. Эффективной системы хранения информации, основанной на правилах внутреннего документооборота.

3. Унификации и консолидации учетных бизнес-процессов предприятия, оперативное получение информации по учетной деятельности корпорации.

4. Формирования системы ведения документированного учета производства, запасов, закупок, продаж, складской логистики, бухгалтерского и налогового учета.

5. Автоматизации учета взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины, организация эффективного взаимодействия между подразделениями.

6. Ускорения процессов рассмотрения и согласования документов.

7. Архивации информации по каждой сделке, ее автонумерация по регламентированным правилам.

8. Ведения финансовой составляющей в разрезе каждого договора, заключенного в рамках сделки, отчеты по исполнению сделки в разрезе каждого договора

9. Автоматизации службы контроля исполнения сделок и автоматизация службы согласования крупных сделок.

Наиболее значимый результат управления документооборотом - это результат коммерческий.

Совокупные расходы на реализацию мероприятий по внедрению автоматизированной программы 1С: Документооборот 8 в ООО «Амтел» представлены в таблице 2.

Таблица 2.

Расходы на реализацию мероприятий по внедрению автоматизированной программы 1С: Документооборот 8

Вид расходов	Величина, тыс. ру^б.
1. Разработка технической документации, всего	80
2. Автоматизация управления, всего	410
3. Прочие расходы по автоматизации	10
Итого расходов	500

Итак, совокупные расходы на реализацию мероприятий по внедрению автоматизированной программы 1С: Документооборот 8 составляют 500 тыс. руб.

Совокупные доходы от реализации мероприятий по внедрению автоматизированной программы 1С: Документооборот 8 представлены в таблице 3.

Таблица 3.

Совокупные доходы от реализации мероприятий по внедрению автоматизированной программы 1С: Документооборот 8

Наименование доходов	Величина, тыс. руб.
1. Снижение затрат за счет сокращения сроков рассмотрения и обработки документов (2%)	959130 • 2/100 = 1918
2. Снижение прочих расходов за счет уменьшения заработной платы сотрудников (20 %)	732 • 20 / 100 = 146
3. Уменьшение непредвиденных расходов, за счет снижения рисков	20
4. Повышение эффективности работы с документами	65
Итого доходов	2149

Итак, совокупные доходы от реализации мероприятий по внедрению автоматизированной программы 1С: Документооборот 8 составляют 2149 тыс. руб.

Экономическая эффективность любого проекта оценивается путем сопоставления доходов и расходов.

Определим экономический эффект от реализации данных мероприятий: 2149 - 500 = 1649 тыс. руб.

Таким образом, можно сделать вывод, что внедрение автоматизированной программы 1С: Документооборот 8 в делопроизводство ООО «Амтел» принесет прибыль и позволит сократить издержки по документационному обеспечению управления и в целом повысить эффективность работы с документами в организации.

Заключение

Правильно организованное делопроизводство является залогом эффективной работы предприятия. В последние годы вопросы автоматизации делопроизводства все чаще стали привлекать к себе внимание широкой аудитории. Для коммерческих организаций главным стимулом перехода на электронное делопроизводство является необходимость повышения конкурентоспособности бизнеса.

Электронный документооборот пользуется все большей популярностью, и многие предприниматели начинают задумываться о том, какую пользу может принести внедрение СЭД. Речь идет о большом количестве сэкономленного времени, денежных средств и человеческих ресурсов, именно поэтому и стоит задуматься о возможности использования СЭД.

Традиционно считается, что одним из главных преимуществ электронного делопроизводства, и в частности электронного документооборота, является сокращение расходов на бумагу. Действительно, при использовании систем электронного документооборота можно практически полностью отказаться от бумажных копий документов, и, тем самым, существенно снизить соответствующие денежные расходы. Но это лишь один из плюсов электронного делопроизводства, и как показывает практика, далеко не самый важный.

Автоматизация делопроизводства позволяет кардинально изменить скорость обработки потоков документов в организации. Это касается как потоков входящих и исходящих документов, так и множества внутриорганизационных потоков обмена различными документами. Такое ускорение дает совершенно иное качество работы предприятия в целом, сокращаются издержки, снижается нагрузка на работников предприятия, значительно улучшается качество их работы. Все это приводит не только к улучшению финансовых показателей, но и к росту имиджа предприятия.

Помимо движения документов, профессиональные системы ЭДО содержат инструменты автоматизации бизнес-процессов, выходящие за рамки традиционного делопроизводства, и позволяют автоматизировать все задачи управления предприятием.

Другой важной особенностью электронного делопроизводства является контроль исполнения документов. При бумажном делопроизводстве задачи оперативного отслеживания движения документов очень трудоемки.

Главной целью написания работы является обосновании внедрения системы электронного документооборота на предприятии ООО «Амтел».

Основными проблемами документооборота в ООО «Амтел» в настоящее время являются: отсутствие единой автоматизированной системы документооборота, отсутствием единых правил и стандартов ведения документооборота.

Изложенные недостатки и отсутствие единого информационного пространства в организации замедляют процесс принятия и реализации управленческих решений, уменьшает эффективность управления из-за недостаточности и разобщенности информации.

Выявленные недостатки позволили определить направления совершенствования системы документационного обеспечения управления в ООО «Амтел».

1. Внедрение системы электронного документооборота 1С: Документооборот 8 и разработку соответсвующих документов:

- Положения о документообороте предприятия (регламентирует классический и электронный документооборот одновременно).

- Регламенты обработки документации в СЭД (решают задачи регулирования отдельных процессов, выступают в качестве инструкций и учебных пособий).

Система автоматизации делопроизводства позволит снизить трудовые затраты на создание документов, их передачу, контроль исполнения, сохранение и оперативный поиск информации.

Внедрение автоматизированной программы 1С: Документооборот 8 в делопроизводство ООО «Амтел» принесет прибыль и позволит сократить издержки по документационному обеспечению управления и в целом повысить эффективность работы с документами в организации.

Список использованной литературы

1. Конституция Российской Федерации от 12.12.1993г. (с учетом поправок, внесенных Законами Российской Федерации о поправках к Конституции Российской Федерации от 30.12.2008 N 6-ФКЗ, от 30.12.2008 N 7-ФКЗ, от 05.02.2014 N 2-ФКЗ, от 21.07.2014 N 11-ФКЗ).

2. Гражданский кодекс РФ (часть первая) от 30.11.1994 № 51-ФЗ (в ред. от 28.11.2011 №337-ФЗ) // Российская газета. - № 238-239 от 08.12.1994.

3. Трудовой кодекс РФ от 30.12.2001 г. №197-ФЗ (в ред. 2018).

4. Федеральный закон от 27.07.2006 г. №149-ФЗ (в ред. от 06.04.2011 № 65-ФЗ с изм. от 21.07.2011 № 252-ФЗ) «Об Информации, информационных технологиях и о защите информации»//Российская газета. - № 165 от 29.07.2006.

5. Федеральный закон от 27.12.2002 № 184-ФЗ ( в ред.от 06.12.2011 № 409-ФЗ) «О техническом регулировании»// Российская газета. - № 245 от 31.12.2002.

6. Федеральный закон РФ от 21.11.1996г. № 129-ФЗ (в ред. от 28.11.2011 83-ФЗ) «О бухгалтерском учёте»// Российская газета. - № 228 от 28.11.1996

7. Федеральный закон РФ от 10.01.2002г. № 1-ФЗ (в ред. от 08.11.2007 № 258-ФЗ) «Об электронной цифровой подписи» //Российская газета - №6 от 12.01.2002.

8. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

9. ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

10. ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

11. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), утверждённая Приказом Главархива СССР от 23.05.1988г. № 33/ Главархив СССР. - 1991.

12. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК- 011. Общероссийский классификатор управленческой документации, утв. Постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 № 299 ( в ред. № 60/2010, утв. Приказом Росстандарта от 25.10.2011 № 499-ст и № 500- ст). - М.: ИКК Издательство стандартов, 1995.

13. Приказ Минфина России от 10.11.2015 N 174н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи» (Зарегистрировано в Минюсте России 18.02.2016 N 41145)

14. Анодина Н. Н. Документооборот в организации: практическое пособие / Н.Н. Анодина. - М. : Омега-Л, 2018. - 312 с.

15. Басаков М.И. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство): Учебник / М.И. Басаков. - Рн/Д: Феникс, 2017. - 350 с.

16. Басаков, М.И. Делопроизводство: Учебник / М.И. Басаков, О.И. Замыцкова. - Рн/Д: Феникс, 2017. - 376 с.

17. Белов С.П. Разработка методики подготовки организации к внедрению системы электронного документооборота / С.П. Белов // Интернет-журнал Науковедение. - М.: ИГУПИТ. - Вып. 1. - 2018. - 13 с.

18. Быкова, Т.А. Делопроизводство: Учебник / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина; Под ред. Т.В. Кузнецова. - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2018. - 364 с.

19. Глущенко П.В. Модели систем электронного документооборота на предприятии: монография. - М..: Вузовская книга, 2019. - 365 с.

20. Документирование управленческой деятельности: учеб. пособие / Н.П. Крюкова. - М.: ИНФРА-М, 2016. - 268 с.

21. Документирование управленческой деятельности: учеб. пособие / А.А. Раздорожный - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2015. - 304 с.

22. Документационное обеспечение управления: учебник для вузов/ А. С. Гринберг [и др.]. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2017. - 391 с.

23. Долганов О. И. Проведение обследование документационного обеспечения управления и формализация его результатов // Современные технологии делопроизводства и документооборота. - 2017. - № 7. - С. 22-38

24. Иванов Е.В., Дашкова Е.В. Этапы выбора системы электронного документооборота // Современные технологии документооборота в бизнесе, производстве и управлении. Пенза, 2018.- С. 24-30

25. Иванова Е.В. Автоматизация документооборота на предприятии // Наука и образование в жизни современного общества. Тамбов, 2017. - С. 51-53.

26. Информационные технологии и системы: учеб. пособие / Е.Л. Федотова. - М.: ИД ФОРУМ: НИЦ ИНФРА-М, 2017. - 352 с.

27. Кирсанова М.В. Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: -4-е изд. -М.:ИНФРА-М, 2016. - 304 с.

28. Кузнецов, И.Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие / И.Н. Кузнецов. - М.: Дашков и К, 2016. - 520 с.

29. Кузнецов, И.Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство: Учебник для бакалавров / И.Н. Кузнецов.. - М.: Юрайт, ИД Юрайт, 2017. - 576 с.

30. Кузнецов С. Л. Проблема выбора программного обеспечения для комплексной автоматизации работы офиса // Секретарское дело. — 2018. — № 4. — с. 10-12

31. Куняев Н. Н., Фабричнов А. Г., Демушкин А.С., Кондрашова Т.В. Конфиденциальное делопроизводство и защищенный электронный документооборот /Куняев Н. Н.//Логос.-2017. - 452с.

32. Курченков К.Б. Электронный документооборот. Критерии разработки систем электронного документооборота 2014. № 12- С. 102-106.

33.Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А. Кудряева. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2016. - 592 с.

34. Персианов В. В., Киреева Е. З., Казакова М. Н. Электронное офисное делопроизводство: учебник-Директ-Медиа 2016. -326 с.

35. Полушина Л.В. Внедрение системы электронного документооборота // Современные технологии делопроизводства и документооборота. 2017. С. 41-59.

36. Полякова О. А. Мнение эксперта // Современные технологии делопроизводства и документооборота. 2016. № 1. С. 39.

37. Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления: Учебно-практическое пособие. - М.: ТК Велби, Изд. Проспект, 2017. - 384 с.

Приложение 1

Оценка систем электронного документооборота (сравнение пяти параметров, которые являются определяющими при выборе СЭДа для автоматизации документооборота на предприятии. Шкала - десятибалльная).

Мес то	Программа/с ервис	Це на	Прост ота освоен ия	Функциональ ность	Учет российского законодател ьства	Техниче ская поддерж ка	Общ ая оцен ка
1	Дело	8	8	10	10	10	9,2
2-4	1С:Архив	9	7	10	10	9	9
2-4	CompanyMed ia	9	9	9	10	8	9
4-6	EMC Documentum	—	9	10	8	8	8,8
4-6	Логика	9	10	9	10	6	8,8
4-6	ЕВФРАТ	9	10	9	10	6	8,8
7	DIRECTUM	10	8	8	10	7	8,6
8	Lotus Domino.Doc	—	8	8	9	9	8,5
9	OPTIMA- WorkFlow	10	8	8	9	7	8.4
10	LanDocs	8	7	7	10	8	8