Преподаватель который помогает студентам и школьникам в учёбе.

Программное обеспечение управления проектами

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность темы исследования. В нынешней России уровень кризисной неопределенности с ее многочисленными рисками и угрозами достигает высокого уровня, экономические проблемы стоят довольно остро. Страна в очередной раз столкнулась с серьезными экономическими вызовами и все возрастающим числом банкротств среди компаний.

В таких условиях важной задачей для предприятий является возможность максимально снизить свои затраты, минимизировать риски и повысить конкурентоспособность на рынке. Это возможно осуществить в том числе за счет совершенствования управления осуществляемой проектной деятельностью: грамотный проектный менеджмент способен снизить расходы компании на проектное управление, повысить эффективность выполнения работ и соблюдение сроков реализации проектов, снизить риски и минимизировать выход за рамки утвержденного бюджета.

В таких условиях возрастает важность эффективного проектного менеджмента, немаловажным элементом которого является работа с программным обеспечением, предусмотренным для планирования задач, распределения ресурсов и коммуникации при управлении крупными проектами. Использование правильно подобранных информационных технологий при управлении проектами способно сэкономить время менеджера, облегчить работу с большими объемами информации и увеличить эффективность всего проектного менеджмента на предприятии. Однако для того чтобы выбрать программный продукт, соответствующий стоящим перед компанией задачам, необходимо подробно изучить особенности использования информационных технологий при управлении проектами.

Исходя из вышеизложенного, тема данной курсовой работы представляется актуальной.

Целью курсовой работы изучение программного обеспечения управлении проектами. Для реализации указанной цели в работе поставлены и решены следующие задачи:

раскрыть понятие и значение информационной системы управления проектами;
описать особенности и виды программного обеспечения управления
проектами;
дать общую характеристику компании «Читай-город»;
провести оценку внедрения программного обеспечения управления проектами в компании «Читай-город»;
дать рекомендации по совершенствованию использования программного обеспечения управления проектами в компании «Читай-город».

Объект исследования – управление проектами. Предметом исследования является программное обеспечение управлении проектами.

Теоретической и методологической основой исследования послужили положения и гипотезы, изложенные в работах зарубежных и отечественных ученых в области упралвения проектами: Ю.И. Попов, О.А. Яковенко, И.И. Мазур, В.Д. Шапиро и др. Труды указанных авторов заслуживают внимания и представляются надежными источниками информации, поскольку являются результатом многолетней работы экспертов и преподавателей ведущих вузов в России, имеющих ученую степень и успешно издающих собственные учебные пособия, одобренные Министерством образования и науки РФ.

Теоретическая и практическая значимость результатов исследования обусловлена необходимостью совершенствования применения информационных технологий при управлении проектами. Основные теоретические положения и выводы, содержащиеся в работе, вносят определенный вклад в теорию применения информационных технологий при управлении проектами и могут быть использованы для дальнейшего изучения вопросов, связанных с их применением. Выявленные достоинства и недостатки информационных технологий, рассмотренных в процессе исследования, послужат отправной точкой в применении в управлении проектами данных информационных технологий и развития обучаемости персонала проектов работе с данными информационными технологиями.

Методы исследования. В ходе исследования применялся диалектический метод познания, использовались методы дедукции и индукции, методы классификации, обобщения, сравнения, методы анализа и синтеза.

1. Теоретические аспекты программного обеспечения управления проектами

1.1. Понятие и значение информационной системы управления проектами

В настоящий момент проект как экономическая категория не имеет однозначного определения. Так, стандарт PMBOK называет проектом «временное усилие (действие), предназначенное для создания уникальных продуктов, услуг или результатов» [2]. Раскрывая подробнее сущность проекта, Ю.И. Попов и О.В. Яковенко дают более развернутое определение, трактуя проект как некоторое предприятие с изначально установленными целями, достижение которых определяет завершение проекта; или же проектом может быть отдельное предприятие с определенными целями, часто включающими требования по времени, стоимости и качеству достигаемых результатов [20].

В свою очередь, отечественный стандарт ГОСТ Р 54869–2011 «Проектный менеджмент. Требования к управлению проектом» определяет проект как «комплекс взаимосвязанных мероприятий, направленный на создание уникального продукта или услуги в условиях временных и ресурсных ограничений» [1]. Обобщая рассмотренные определения, можно сказать, что проект – это некий уникальный, инновационный замысел, реализация которого ограничена по срокам и бюджету.

Существенно повысить производительность в управлении проектами позволяют разработки в сфере современных информационных технологий (ΙТ) и, в частности, в области программного обеспечения управления проектами [19].

ИСУП – это организационно-технологический комплекс методических, программных, технических и информационных средств, направленный на поддержку и повышение эффективности процессов управления проектом [14].

Функции ИСУП следующие [4]:

осуществлять проектное управление на автоматизированном уровне;
формировать общую картину проекта для цели принятия решений управленцами;
уменьшить временя, затрачиваемое на коммуникации между участниками проекта;
хранить проектную документацию.

Для поддерживания разнообразных управленческих функций применяется различное специализированное программное обеспечение (ПО). Специализированное ПО означает совокупность программ, которые непосредственно выполняюь последовательные задачи для решения функциональных задач управления [8].

Основные виды и примеры ПО, используемого для управления проектами, представлены на рисунке 1.

Основные программные продукты управления проектами, присутствующие в данный момент на рынке, можно классифицировать по уровню интегрированности [16]:

Многофункциональные, модульные системы профессионального уровня (к ним относятся Microsoft Office Project, Primavera, Open Plan Professional и др.);
Многофункциональные системы настольного уровня (Scitor Project Scheduler, CA Clarity 8);
Независимое ПО, которое обеспечивает поддержку отдельных функций УП (Project Risk Analysis, eRoom);

$N:\UNIVERSITY\2017-2018\HomeWork\2 ТЕКУЩИЕ заказы\Курсовая - ИТ в УП\Основные типы ПО.png$

Рисунок 1 – Примеры основных видов ПО УП [23]

ПО, которое обеспечивает поддержку отдельных функций УП и работает в связке с многофункциональными системами (Schedule Insight, @RISK).

Таким образом, применение информационных технологий в управлении проектами является эффективным помощником, однако необходимо среди обширного разнообразия программных продуктов выбрать именно тот, который более всего отвечает задачам компании.

1.2. Особенности и виды программного обеспечения управления проектами

Проведем обзор нескольких современных и известных в России программных продуктов для управления проектами.

1. Microsoft Office Project.

Является простой, гибкой программой календарного планирования и УП. Отличается функциональной простотой и широким кругом возможностей для организации совместной работы в рамках УП.

ПО встроено в Microsoft Office, что делает легче её координацию с какими-либо другими компонентами. Предлагаемые ею функции не очень широк, в отличие от наиболее мощных программ такого назначения, однако это компенсируется ее важными характеристиками [23]:

- способна выполнять различные операции с другими утилитами в семействе Microsoft Office;
- имеется общий язык VBA для всего ПО данного семейства;
- простотое освоение программы в короткие сроки для среднестатистического менеджера;
- предлагаются расширенные возможности для коллективного управления проектной деятельностью;
- мощность и разнообразие средств управления интерфейсом пользователя ПО;
- приемлемость цены;
- в наличии грамотная служба поддержки.

В связи с указанным Microsoft Project является самой распространенной программой в сфере УП.

2. Oracle Primavera.

Семейство продуктов Primavera составляет ПО, дающее возможность автоматизировать процессы УП как на уровне конкретных проектов, так и на уровне всего предприятия. ПО имеет ряд достоинств [15]:

отображение действительной картины происходящего в проекте в реальном времени, что позволяет всем отслеживать текущее положение дел;
жесткое регулирование действий внутри проекта, позволяющее
предотвратить отклонение от намеченных задач;
понимание общности поставленных целей проекта;
появление средств анализа чувствительности и поддержки принятия решений, которые помогают выбрать наиболее выгодный проект, способный принести наибольшую прибыль на инвестированный капитал.

ПО Primavera создает среду коммуникаций для всех участников проектов. Работая в ней, участники имеют доступ к информации по тем из них, в которых они задействованы независимо от выполняемой роли: исполнителя, ответственного или руководителя [23].

3. Jira.

Это коммерческая система отслеживания ошибок, предназначенная для организации взаимодействия с пользователями и также используемая для управления проектами.

Имеет ряд полезных возможностей:

создание пользовательских историй и задач, планирование спринтов;
создание отчетов и возможность опираться на визуальные данные, доступные членам команды в реальном времени;
каждая команда создает ПО по-своему: можно использовать стандартный процесс или создать свой собственный, подходящий конкретной команде;
интеграция с другими инструментами: возможность оптимизировать процесс с помощью множества других инструментов для разработки.

4. Мегаплан.

Мегаплан – это отечественная система управления бизнесом, внесенная в государственный реестр российского ПО. Мегаплан подходит для малых и средних компаний различной специфики. Характеризуется следующими качествами:

лаконичный интерфейс;
гибкие настройки;
минимум времени для старта;
удобное совмещение Task и CRM;
возможность использовать бесплатную пробную версию.

5. Простой бизнес.

Российская разработка, основные функции:

ведение клиентской базы;
управление проектами и задачами: файлы по проекту, учет рабочего времени, диаграмма Гантта, календарь.
управление персоналом: контроль выполнения задач, назначение дел, база знаний, запись звонков, статистика по каждому сотруднику.
документооборот и др.

Следует отметить, что данное ПО реализуется по выгодным ценам, а также предоставляется возможность пользоваться бесплатным тарифом при числе сотрудников, не превышающем 5 человек.

6. 1С: Предприятие 8. Управление проектной организацией.

Этот программный продукт используется для поддержки проектного и процессного управления в проектно-ориентированных организациях, а также для любых других предприятий, применяющих проектное управление в своей деятельности.

При разработке программы учитывались методологии основных стандартов управления проектами и портфелями проектов, а также практический опыт автоматизации отечественных проектно-ориентированных компаний.

В конфигурацию входят такие важные подсистемы, как [11]:

Управление портфелями проектов и программами проектов;
Проектное управление трудовыми и материальными ресурсами предприятия;
Управление жизненным циклом, содержанием и расписанием проекта;
Управление финансами проектов;
Управление знаниями;
Управление отношениями с заказчиками, поставщиками и подрядчиками и др.

Немаловажным аспектом является возможность интеграции с другим ПО. Конфигурация «Управления проектной организацией» поддерживает широкую интеграцию практически с любыми внешними программами (к примеру, технологическая подготовка производства, системы «банк-клиент») и оборудованием (например, КМП и складские терминалы сбора данных). Для получения представления о программном продукте предусмотрена возможность онлайн-демонстрации, то есть самостоятельного ознакомления с возможностями ПО, используя удаленный доступ через Интернет [5].

7. Битрикс 24 «Задачи и проекты».

Битрикс 24 включает в себя также разработку для управления проектами – «Задачи и проекты». Данная программа содержит:

Шаблоны задач;
Конструктор отчетов;
Диаграмма Гантта;
Канбан (виртуальная онлайн-доска для работы с проектами).

Интуитивно понятный интерфейс, а также отличается быстрой постановкой задачи: задачи привязываются к проектам или рабочим группам, назначаются исполнители, соисполнители и наблюдатели. В карточках задач устанавливаются сроки, в них загружаются файлы документы.

Особенным преимуществом является возможность бесплатного использования для 12 сотрудников и предоставление 5Гб в облачном хранилище данных.

Для сравнения нескольких современных информационных технологий, доступных российскому потребителю, был проведен сравнительный анализ программ для управления проектами. Для анализа были использованы семь программ, характеристика которым была дана в предыдущем параграфе работы:

MS Project;
Oracle Primavera;
Jira;
Мегаплан;
Простой бизнес;
1С:Предприятие 8. Управление проектной организацией;
Битрикс 24 «Задачи и проекты».

Сравнительный анализ проводился по следующим критериям [11]:

Совместный доступ;
Синхронизация с другим ПО;
ОС, которые поддерживает программа;
Возможность работы онлайн и наличие облачного хранения данных;
Наличие русскоязычной версии;
Наличие диаграммы Гантта;
Простота интерфейса;
Отслеживание развития проекта, в том числе и в процентах;
Возможность чата внутри программы;
Онлайн уведомления;
Создание отчетов за какой-либо промежуток времени от начала проекта;
Возможность автоматически получать прогнозы развития проекта;
Наличие пробного периода;
Наличие бесплатного тарифа.

Дадим пояснения к выбранным критериям.

Совместный доступ к программе представляется крайне удобной функцией, так как дает возможность упростить работу в команде и устранить необходимость перемещать документы с одного компьютера на другой.

Синхронизация с другим ПО дает возможность легко открывать и редактировать файлы из других приложений, что ускоряет работу над проектом и позволяет использовать данные, уже введенные в другой программе.

Еще одним важным параметром при анализе программ является перечень ОС, на которых она может работать. Чем большее число ОС поддерживается, тем больше людей ее могут использовать.

На сегодняшний день огромный массив информации поступает посредством сети Интернет, поэтому возможность работы онлайн и размещения данных в облачном хранилище крайне важна. Подобная функция позволяет вносить коррективы в проект и контролировать его выполнение, находясь в любой точке мира.

Поскольку анализ проводится с целью использования программ российским потребителем, то наличие русскоязычной версии служит преимуществом.

Диаграмма Гантта – неотъемлемая часть ПО для управления проектами, иллюстрирующая график работ по проекту [15].

Простота или интуитивность интерфейса позволяет непродвинутому пользователю быстро овладеть навыками работы в программе, а следовательно нет необходимости отправлять работника на длительное обучение.

Отслеживание развития проекта как в долях, так и в процентах, дает возможность анализировать, как развивается проект, с опережением или отставанием. Указанная функция крайне важна для крупных проектов, характеризующимися большими финансовыми рисками.

Возможность чата внутри программы удобна тем, что не нужно устанавливать дополнительные программы.

Создание отчетов за какой-либо промежуток от начала проекта позволяет вести отчетную документацию и следить за развитием проекта.

Наличие пробного периода или бесплатной версии позволяет пользоваться программой в учебных целях или подобрать более подходящую, если с имеющейся неудобно работать. Наличие бесплатной версии является большим плюсом для малого бизнеса.

Результаты анализа ПО для управления проектами представлены в таблице 1.

Таблица 1 – Характеристика программ для управления проектами

Критерий сравнения	MS Project	Oracle Primavera	Jira	Мега- план	Простой бизнес	1С	Битрикс 24
Совместный доступ	+	+	+	+	+	+	+
Синхрониза-ция с другим ПО	+	+	+	+	+	+	+
Поддержка ОС	Windows, WEB	Android, iOS, Windows, WEB, Mac	Android, iOS, Windows, WEB	Android, iOS, Windows, WEB	Android, iOS, Windows, WEB, Mac	Windows, WEB	Android, iOS, Windows, WEB
Работа онлайн, облачное хранение данных	+	+	+	+	+	+	+
Русскоязыч-ная версия	+	+	-	+	+	+	+
Диаграмма Гантта	+	+	+	+	+	+	+
Простота интерфейса	+	+	+	+	+	+	+
Отслеживание развития проекта, в том числе в процентах	+	+	+	+	+	+	+
Чат внутри программы	-	-	+	+	+	+	+
Онлайн-уведомления	+	+	+	+	+	+	+
Создание отчетов	+	+	+	+	+	+	+
Прогнозы развития проекта	+	+	-	-	+	-	-
Пробный период	+	+	+	+	+	-	+
Бесплатный тариф	-	+	-	+	+	+	+

По результатам проведенного сравнительного анализа можно сделать следующие выводы.

При современном разнообразии операционных систем крайне важно, чтобы ПО охватывала наибольшее количество пользующихся этими ОС. С точки зрения поддержки ОС явными лидерами выступают Oracle Primavera и отечественный программный продукт Простой бизнес: они поддерживают все 5 наиболее популярных операционных систем, что делает их использование доступнее для всех обладателей гаджетов. Также данный критерий показывает возможность работать с одним и тем же файлом на разных устройствах.

Поскольку анализ программ проводится с точки зрения их применения на российских предприятиях, то одним из важнейших параметров является наличие русскоязычной версии. Данным критерием не обладает только ПО Jira, в чем сильно уступает остальным программам. Однако следует упомянуть, что сегодня программами для управления проектами в основном пользуются высококвалифицированные кадры, поэтому для них не будет затруднительно использовать англоязычную версию.

Для выполнения небольших проектов выгодно использовать программы с бесплатным тарифом, которыми обладают Мегаплан, Простой бизнес, 1С «Управление проектной организацией», Битрикс 24 и Oracle Primavera. И хотя MS Project и Jira не предоставляют такой возможности, они обладают пробным периодом пользования, что позволяет определиться, подходит ли программа для тех или иных задач.

Таким образом, анализ продемонстрировал, что все рассмотренные программы имеют довольно широкий функционал и поддерживают множество опций. Но имеются и различия, которые могут сать крайне важными при определенных типах проектов.

2. Анализ внедрения программного обеспечения управления проектами в компании «Читай-город»

2.1. Общая характеристика компании

«Читай-город» – это федеральная сеть универсальных и современных книжных магазинов, успешно функционирующих во многих регионах России. Все магазины «Читай-город» объединены в масштабную розничную сеть «Новый книжный – Буквоед», созданную в 2008 году. В 2009 году компания совершила приобретение федеральной книжной сети «Библиосфера», на основе которой осуществила ребрендинг и вывела на рынок книжные магазины уже под брендом «Читай-город».

В сфере книготорговли компания работает уже свыше 25 лет и на сегодняшний день включает в себя более 425 книжных магазинов различного формата в Москве и регионах страны. Товарный ассортимент состоит из более чем 100 тысяч наименований книжной, сувенирной, канцелярской продукции, а также иных групп товаров. Компания позиционирует свои торговые точки как современные магазины для всей семьи. При этом выбор книжной продукции и сервис в магазинах способны удовлетворить и рядовых любителей книг, и специалистов.

Официальное наименование предприятия – ООО «Новый Книжный Центр». Основной целью Общества является предпринимательская деятельность с целью извлечения прибыли. Высшим органом управления является общее собрание участников. Текущее руководство компанией осуществляет единоличный исполнительный орган – генеральный директор Иванцов Михаил Викторович.

Реквизиты организации указаны в таблице 2.

Таблица 2 – Реквизиты ООО «Новый Книжный Центр» [27]

Название организации	ООО «Новый Книжный Центр»
ИНН / КПП	7710422909 / 771501001
ОГРН	1027700282763
Код ОКОНХ	71100
Код ОКПО	58541769
Расчетный счет	40702810501000001331
Корреспондентский счет	30101810700000000521
Юридический адрес	127322, г. Москва, Огородный проезд, д. 20, стр. 27, помещение 14
Генеральный директор	Иванцов Михаил Викторович

Владеют компанией «Читай-город» пять партнеров, два из которых являются совладельцами издательства «Эксмо»: это Андрей Гредасов и Олег Новиков, которым принадлежат доли, равные 31,6% бизнеса [27].

Сегодня федеральная сеть «Читай-город» является лидером книготоргового рынка РФ и одной из крупнейших книготорговых сетей в Европе. В 2017 году сеть книжных магазинов «Читай-город» завоевала международную общественную премию Retailer of the Year и была признана «Лучшим сетевым магазином России 2017-2018» и «Лучшим интернет-магазином России 2017-2018» в категории «Книги» [28].

И действительно, сеть грамотно строит свою маркетинговую политику и отличается высокой лояльностью покупателей. По результатам ежегодного исследования удовлетворенности клиентов, 83% респондентов всегда возвращаются в «Читай-город». Из них 70% рекомендуют «Читай-город» своим знакомым, а 53% осуществляют там покупки не реже одного раза в месяц [27].

Несмотря на достигнутые успехи, фирма продолжает искать, разрабатывать и внедрять новые идеи, чтобы привлечь еще больше покупателей и завоевывать их лояльность.

Что касается партнеров сети «Читай-город», то в числе надежных контрагентов предприятия такие известные издательства, как «Эксмо», «Азбука», «АСТ», «Росмэн», «Олма-Пресс», «Дрофа», «Питер», «Эгмонт», «Центрполиграф» и многие другие. Работая с девелоперскими компаниями, «Читай-город» выстраивает долгосрочные доверительные отношения. Многолетнее сотрудничество сеть имеет с такими компаниями, как: Холдинг «Капиталл Групп», ООО «Рим Девелопмент», «RTM», «Penny lane Realty», «Cushman&Wakefield / Stiles&Riabokobylko», «Ross Group JSC» [27].

Компания «Читай-город» включает в себя множество структурных подразделений:

Дирекция: коммерческий отдел, секретариат;
Департамент закупок: отдел подарков и сувениров, отдел канцелярской продукции, отдел учебно-деловой литературы, отдел товаров для досуга, отдел нон-фикшн литературы, отдел художественной литературы, группа управления товарными предложениями и запасами;
Департамент маркетинга: PR-служба, отдел трейд-маркетинга, группа товарного продвижения, отдел событийного маркетинга, отдел ивент-маркетинга;
Департамент информационных технологий: группа разработки программного обеспечения логистического центра, группа веб-программирования, группа разработки программного обеспечения, группа технического обслуживания и сервисной поддержки, группа операторов (для департамента закупок).
Департамент эксплуатации: отдел технического обслуживания и запуска объектов, отдел управления торговым пространством, проектная группа, отдел арендных отношений, секретариат.
Финансовый департамент: финансово-экономический отдел, бухгалтерия.
Департамент административного управления: отдел клиентской поддержки, отдел административного управления магазинами.
Склад: группа библиографии, участок сбора интернет-заказов, участок приема товаров, склад хранения, склад приема и списания.
Департамент персонала: отдел подбора, адаптации и развития персонала офиса, отдел подбора персонала сети, отдел кадрового учета и делопроизводства, отдел оперативного управления персоналом, группа укомплектования сети, отдел оценки, мотивации и развития персонала сети.
Отдел учета сети: контрольно-ревизионная группа, аналитическая группа, группа товарного учета, группа складского контроля.
Департамент складского товародвижения: отдел управления ассортиментом, отдел аналитики.
Юридический департамент;
Департамент интернет-проектов: отдел интернет-проектов, группа клиентской поддержки, группа веб-мастеров.
Административно-хозяйственный отдел;
Транспортный отдел.

Менеджментом предприятия занимается команда квалифицированных руководителей.

К топ-менеджменту предприятия относятся: генеральный директор, заместители генерального директора, финансовый директор, коммерческий директор. Менеджеры среднего звена представлены начальниками дирекций и начальниками отделов. К менеджерам низового звена относятся управляющие магазинов сети.

Наглядно уровни управления в книготорговом предприятии «Читай-город» показаны на рисунке 2.

Генеральный директор

Заместители ген.директора

Финансовый директор

Коммерческий директор

Начальники дирекций

Начальники отделов

Управляющие магазинов

Менеджмент

высшего звена

Менеджмент

среднего звена

Менеджмент

низового звена

Рисунок 2 – Уровни управления на предприятии «Читай город»

Можно заключить, что система управления на книготорговом предприятии «Читай-город» сформирована грамотно.

Можно заключить, что исследуемое книготорговое предприятие «Читай-город» успешно занимается торговлей на книжном рынке и на данный момент использует стратегию расширения, для чего решила улучшить проектное управление на предприятии, внедрив программное обеспечение управления проектами.

2.2. Оценка практики внедрения информационных систем управления проектами

Перед внедрением внедрения информационных систем управления проектами был проведен анализ проблем УП в Компании.

Составим сводную картину зрелости по всем 10 областям знаний. В целом, Компания находится на первом уровне зрелости проектного управления, когда менеджмент организации знаком с основными понятиями управления проектами на уровне здравого смысла, осведомлен о важности проектного управления в организации.

В Компании в целом отсутствуют единые стандарты и принципы управления проектами, основные процессы УП не формализованы и функционируют на неформальном уровне. Проектная документация не стандартизирована и учитывает лишь отдельные аспекты управления проектами. Системы показателей носят неформальный характер.

Области знаний УП в Компании развиты в разной степени. Наиболее проработанными областями являются управление сроками, управление качеством и управление поставками, наименее проработанными – управление персоналом и управление коммуникациями.

Оценка уровня зрелости по областям знаний УП, представленная ниже, вычислена на основании данных из анкет, интервью, анализа проектных документов с учетом экспертного мнения автора (см. таблицу 3).

Таблица 3 – Оценка уровня зрелости по областям знаний УП

Область знаний УП	Оценка
Управление интеграцией	3
Управление содержанием	3
Управление сроками	9
Управление стоимостью	3
Управление качеством	9
Управление персоналом	2
Управление коммуникациями	0
Управление рисками	4
Управление поставками	6
Управление стейкхолдерами	4

Результаты формальной оценки зрелости процессов УП представлены в виде лепестковой диаграммы на рисунке 3. Синяя линия, находящая ближе к центру, отображает оценку текущего состояния по десяти областям знаний УП, розовая линия отображает оценку целевого уровня зрелости в данных областях.

Рисунок 3 – Уровень зрелости процессов УП на предприятии «Читай-город»

Основные выводы по результатам обследования. Были выявлены следующие сильные стороны:

Наличие документов, определяющих статус Компании в целом и отдельных ее подразделений в частности.
Практические наработки по управлению проектами:
- Реестр проектов и программ;
- Должностные инструкции сотрудников различных подразделений;
- Единый шаблон для разработки бюджета проекта;
- Уставы проектов являются рабочими документами.
Осознание большинством сотрудников необходимости введения стандартизации и упорядочения взаимоотношений между подразделениями при реализации проектов Компании.
Готовность к преобразованиям, направленным на оптимизацию функционирования Компании.
Ответственность и инициативность сотрудников Компании по упорядочиванию отдельных элементов проектной деятельности, в частности:
Составлен реестр рисков, связанных с внешними ограничениями по проектам, с описанием возможных методов реагирования;
Разрабатывается матрица ответственности, с кем требуется согласование документации (по разделам);
Ведется разработка системы количественных показателей эффективности выполнения проектов.

Указанные аспекты являются сильными сторонами управления проектной деятельностью на предприятии «Читай-город» и могут оказать положительное воздействие на развитие и совершенствование проектного менеджмента на данном книготорговом предприятии. Однако управление проектами в компании на данном этапе имеет и ряд существенных недостатков. Так, в ходе оценки управления проектной деятельностью на торговом предприятии «Читай-город» были выявлены следующие проблемы.

1. Не использовались стандарты.

Отсутствовали единые стандарты проектного управления, применялся разный подход к планированию и управлению на основе личного опыта каждого Руководителя проекта;
Детализация работ в графиках используемых Руководителями проектов была недостаточна для осуществления мониторинга и управления исполнением проекта;
Отсутствовал перечень критериев успешности проекта.

2. Многие процессы управления проектами были не определены.

Отсутствовала процедура внесения изменений в проекты и переопределения приоритетов проектов;
Отсутствовал процесс управления рисками;
Отсутствовали процессы набора, развития команды проекта, управления командой проекта;
Отсутствовал контроль качества выполнения процессов УП.

3. Присутствовала неопределенность статуса Руководителей проекта.

Недостаточность реальных полномочий у Руководителя проекта, который формально (в соответствии с должностной инструкцией) нес ответственность за проект, но не мог повлиять ни на качество работ, ни на сроки;
Руководитель проекта не являлся ключевой фигурой при принятии решений в процессе выбора подрядчиков;
Руководитель проекта был отделен от команды проекта, у него отсутствовали возможности для мотивации персонала, оптимизации использования человеческих ресурсов;
Снизившееся влияние Руководителя проекта на процессы УП приводило к снижению ответственности за результаты работ по проекту.

4. Отсутствовали четкие правила распределения ролей и ответственности.

Для всех участников проектной деятельности четко не были определены границы ответственности и полномочий;
Была не зафиксирована матрица распределения ответственностей;
Существовали несогласованность в работе подразделений, было дублирование функций участников проекта.

5. Проблемы управления ресурсами.

У руководства часто имелась неполная информация о распределении ресурсов Компании между проектами/программами;
Отсутствовала система мотивации (поощрения и премирования) участников проектной деятельности на основании результатов оценки эффективности работы сотрудника, так как выплачиваемые бонусы не зависят от конкретных результатов.

6. Плохое взаимодействие участников проекта.

Отсутствовала команда проекта – сотрудники, выполняющие работы по проекту, не были объединены в команду проекта. Следовательно, Исполнители не были вовлечены в важные процессы УП (планирования и принятия решений по проекту);
Отсутствовала система отчетности Исполнителей о текущей работе перед Руководителем проекта;
Не было четко определенного интерфейса взаимодействия (с обратной связью) между различными функциональными подразделениями и группами;
Не была отработана система и не соблюдались сроки согласований внутри Компании.

7. Опыт проектного управления не обобщался и не сохранялся.

Отсутствовала сводная и аналитическая информация о проектах, реализуемых в Компании, к примеру о текущей загруженности и потребности в ресурсах;
Не использовалась единая ИСУП. Не было возможности интегрировать планы проектов и вести учет всех проектов в единой системе;
Обмен опытом между Руководителями проектов осуществлялся преимущественно в неформальной форме;
Историческая информация о выполнении проектов по разным направлениям (графики, финансовая, маркетинговая информация, информация о рисках и проблемах) была разобщена и недостаточно структурирована для анализа.

Таким образом, в ходе проведенной оценки управления проектной деятельностью в оргнизации «Читай-город» был выявлен ряд существенных проблем. Дальнейшее развитие предприятия потребовало применения современной и эффективной модели проектного управления. В связи с этим необходимым является принятие мер по внедрению ИСУП на предприятии «Читай-город».

Для внедрения ИСУП потребовалось выбрать специализированное программное обеспечение управления проектами для календарного планирования, управление ресурсами, ведение реестра рисков и др. То есть организационно-технологический комплекс программных, технических, методических и информационных средств, который используется для поддержки и повышения эффективности процессов проектного управления.

Наилучшим вариантом была признана многофункциональная система профессионального уровня Microsoft Project, так как часть персонала «Читай-город» была уже знакома с функционалом этого ПО, что облегчило его внедрение. С помощью сотрудников Департамента IT произведена полная интеграция ИСУП в единое информационное пространство организации.

Выбранная программа является простой, гибкой программой календарного планирования и УП. Отличается функциональной простотой и широким кругом возможностей для организации совместной работы в рамках УП. ПО встроено в Microsoft Office, что делает легче её координацию с какими-либо другими компонентами. Предлагаемые ею функции не очень широки, в отличие от наиболее мощных программ такого назначения, однако это компенсируется ее важными характеристиками:

- способна выполнять различные операции с другими утилитами в семействе Microsoft Office;
- имеется общий язык VBA для всего ПО данного семейства;
- простотое освоение программы в короткие сроки для среднестатистического менеджера;
- предлагаются расширенные возможности для коллективного управления проектной деятельностью;
- мощность и разнообразие средств управления интерфейсом пользователя ПО;
- приемлемость цены;
- в наличии грамотная служба поддержки.

Результаты использования прогррамных продуктов для управления проектами в «Читай-город» таковы:

снизилось влияние человеческого фактора при УП;
увеличилась скорость доступа к информации в УП;
уменьшился штат участников проекта, следовательно снизлась себестоимость;
высвободилось время менеджеров для стратегического планирования;
повысился коэффициент автоматизации управления;
улучшились условия труда работников, которые задействованы в проектной деятельности;
выросла производительность;
произошел профессиональный рост и повышение квалификации сотрудников, которые задействованы в работе с программными продуктами в УП.

Данные преимущества компания получила благодаря успешному, грамотному внедрению и эффективному использованию программного обеспечения управления проектами.

3. Рекомендации по совершенствованию использования программного обеспечения управления проектами в компании «Читай-город»

Применение грамотно выбранного программного обеспечения управления проектами может сэкономить ценное время проетного менеджера, сделать легче его работу с огромными объемами информации и повысить эффективность всего УП в организации. Использование информационных технологий в сфере управления проектами – удобное и перспективное решение, однако применение такого рода ПО в УП имеет оборотную сторону. А именно, недостатки использования ПО в УП в исследуемой компании «Читай-город» следующие:

компьютеры нельзя назвать абсолютно надежным инструментом для хранения и обработки данных. В связи с этим на сегодняшний день полностью исключить бумажные носители невозможно;
наблюдается недостаток навыка работы с ИТ у работников компании. Причина этого – недостаточное клоличество времени и средств для обучения сотрудников работе с ИСУП;
каждая проблема, которая возникает у пользователя ИТ в области управлении проектами, ведет к снижению производительности работы сотрудника и к его ошибкам при работе с информацией.

Также как недостаткок следует обозначить, что сам процесс внедрения информационных технологий является изменением, а изменения редко когда проходят гладко. Проведем анализ проблем, с которыми встретилась компания «Читай-город» в процессе внедрения ПО для УП, а также порекомендуем мероприятия, за счет которых можно нивелировать данные проблемы (см. таблицу 3).

Таблица 3 – Проблемы при внедрении ПО для УП в компании «Читай-город» и рекомендации для их решения

Проблема	Рекомендация
Непринятие нового ПО некоторыми сотрудниками компании, низкий уровень мотивация к таким переменам.	Вовлечь в проект внедрения ПО самых компетентных специалистов с большим авторитетом, чтобы этот проект по внедрению отличался высоким качеством и его приняли большинство сотрудников фирмы. Максимально возможно проинформировать работников о целях и потенциальной эффективности использования ПО. Применять методы мотивации и стимулирования персонала «Читай-город».
Сложности, проблемы при эксплуатации ПО.	Организовать для пользователей ПО многоуровневое обучение. Применять методы мотивации и стимулирования самообучения персонала «Читай-город».
Недостаток квалификации некоторых работников.	Проанализировать компетенции сотрудников фирмы и на основе полученных результатов провести обучение сотрудников. Рассмотреть возможность привлечения дополнительного персонала.
Каждая проблема, которая возникает у пользователя ПО, ведет к снижению производительности работы сотрудника и его ошибкам при работе с информацией	Провести обучение сотрудников работе с новым ПО. Позаботиться об архивировании и создании копий данных для избежания их утраты из-за ошибок пользователей.
Неадекватные ожидания сотрудников	Проинформировать всех участников проекта о целях и потенциальной эффективности использования ПО.
Из-за антироссийских санкций и ухудшения геополитической обстановки иностранные фирмы-производители ПО могут отказаться поддеживать и обновлять По, купленное российскими компаниями.	Осуществлять регулярный мониторинг ситуации в данной сфере, следить за политикой фирмы-производителя.

Таким образом, можно заключить, что внедрение и использование программного обеспечения не лишено проблем, которые, тем не менее, можно решить, используя разработанные мероприятия и подходя к внедрению ПО грамотно и рационально. Тогда программное обеспечение УП будет являться эффективным инструментом для проектных менеджеров «Читай-город».

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

По результатам проведенного исследования можно дселать следующие выводы.

Использование грамотно подобранного программного обеспечения УП предоставляет компании множество возможностей и облегчает работу проектных менеджеров.

Ключевые программные решения управления проектами, существующие на рынке в настоящий момент, это многофункциональные, модульные системы профессионального уровня (Microsoft Project, Primavera, Open Plan Professional и др.), многофункциональные системы настольного уровня (Scitor Project Scheduler, CA Clarity 8). Также встречается независимое ПО, которое обеспечивает поддержку отдельных функций проектного управления (Project Risk Analysis, eRoom). Иногда такое ПО работаюет в связке с многофункциональными системами (Schedule Insight, @RISK).

В данной работе осуществлен сравнительный анализ 5 распространенных на рынке программ управления проектами: MS Project, Jira, Oracle Primavera, Мегаплан и Простой бизнес. Анализ продемонстрировал, что все рассмотренные программы имеют довольно широкий функционал и поддерживают множество опций. Но имеются и различия, которые могут сать крайне важными при определенных типах проектов.

Объектом исследования стала компания «Читай-город». В ходе проведенной оценки управления проектной деятельностью в оргнизации «Читай-город» был выявлен ряд существенных проблем. Дальнейшее развитие предприятия потребовало применения современной и эффективной модели проектного управления. В связи с этим необходимым было принятие мер по внедрению ИСУП на предприятии «Читай-город».

По результатам анализа УП в компании было принято решение о внедрении ИСУП. Наилучшим вариантом была признана многофункциональная система профессионального уровня Microsoft Project, так как часть персонала «Читай-город» была уже знакома с функционалом этого ПО, что облегчило его внедрение. С помощью работников Департамента IT была осуществлена полная интеграция ИСУП в единое информационное пространство организации.

Выбранная программа является простой, гибкой программой календарного планирования и УП. Отличается функциональной простотой и широким кругом возможностей для организации совместной работы в рамках УП. ПО встроено в Microsoft Office, что делает легче её координацию с какими-либо другими компонентами. Предлагаемые ею функции не очень широк, в отличие от наиболее мощных программ такого назначения, однако это компенсируется ее полезными характеристиками.

При этом внедрение и использование программного обеспечения не лишено проблем, которые, тем не менее, можно решить, используя разработанные мероприятия и подходя к внедрению ПО грамотно и рационально. Тогда программное обеспечение УП будет являться эффективным инструментом для проектных менеджеров.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

ГОСТ Р 54869–2011 «Проектный менеджмент. Требования к управлению проектом» [Электронный ресурс] / Профессиональные справочные системы Техэксперт. – Режим доступа: http://docs.cntd.ru (дата обращения: 21.12.2019).
Руководство к Своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®). – 5-е изд. – М.: Олимп-Бизнес, 2014. – 590 с.
Варламов, С.В. Система управления проектами организации: анализ подходов и существующих программных решений / С.В. Варламов, П.В. Скородумов // Вопросы территориального развития. – 2015. – №5(25).
Гущин А.Н. Информационные технологии в управлении. – Екатеринбург: Уральская гос. архитектурно-художественная академия, 2015.
Катаева, В.И. Управление проектом / В.И. Катаева. – М.: Московский Дом общественных организаций, 2014. – 43 с.
Катаева, В.И. Методы оценки эффективности управления корпоративными проектами / В.И. Катаева, А.А. Громова // Материалы Ивановских чтений. – 2018. – №3(21). – С. 194-200.
Кириллов, А.В. Управление инновационной деятельностью на современном этапе развития России / А.В. Кириллов // Материалы Афанасьевских чтений. – 2014. – №12. – С. 139-143.
Лукина, А.О. Управление проектами / А.О. Лукина // Проблемы науки. – 2019. – №1(37).
Мазур, И.И. Управление проектами: учеб. пособие / И.И. Мазур, В.Д. Шапиро, Н.Г. Ольдерогге. – М: Омега-Л, 2014. – 664 с.
Макарычева, А.С. Теоретические основы проектного менеджмента / А.С. Макарычева // Материалы Афанасьевских чтений. – 2016. – №4(17).
Математические основы управления проектами / Под ред. В.Н. Буркова. – М.: Высшая школа, 2015. – 127 с.
Махнев, Д.В. Проектное управление инновациями на региональном уровне: дисс. канд. экон. наук / Д.В. Махнев. – СПб., 2015. – 217 с.
Медведева, Н.В. Роль управления проектами в системе управления организацией / Н.В. Медведева, Т.В. Шурина // Материалы Ивановских чтений. – 2017. – №2-1(12). – С. 207-212.
Нахратова, Е.Е. Структура инновационного процесса в проектном менеджменте / Е.Е. Нахратова // Сборник трудов кафедры менеджмента и административного управления Кафедры менеджмента и административного управления РГСУ. – М., 2017. – С. 303-310.
Николаев, А.А. Совершенствование процессов проектного управления в Российской Федерации / А.А. Николаев, А.И. Дунаева, Н.О. Удачин // Интернет-журнал Науковедение. – 2014. – №3(22).
Никулицкая, Е.С. Разработка стандартов по управлению проектами в организации / Никулицкая Е.С., Нахратова Е.Е. // Материалы Афанасьевских чтений. – 2016. – №4(17). – С. 91-95.
Ньютон, Р. Управление проектами от А до Я / Р. Ньютон. – 7-е изд. – М.: Альпина Паблишер, 2016. – 180 с.
Стукало, О.Г. Управление развитием сети компетенций в продовольственном секторе экономики региона: дисс. докт. экон. наук / О.Г. Стукало. – Курск, 2017. – 355 с.
Плотников, А.Н. Актуальные проблемы управления проектами / А.Н. Плотников, Д.А. Плотников // Изв. Сарат. ун-та Нов. сер. Сер. Экономика. Управление. Право. – 2014. – №1-2.
Попов, Ю.И. Управление проектами: учеб. пособие / Ю.И. Попов, О.В. Яковенко. – М.: ИНФРА-М, 2018. – 208 с.
Поташева, Г.А. Управление проектами (проектный менеджмент): учеб. пособие / Г.А. Поташева. – М.: ИНФРА-М, 2018. – 224 с.
Рыбкина, Е.А. Управление проектами: область, методология, система / Е.А. Рыбкина, С.Р. Гильмутдинов // ВЭПС. – 2014. – №1.
Светлов Н.М., Светлова Г.Н. Информационные технологии управления проектами: Учебное пособие. М.: ФГОУ ВПО РГАУ–МСХА им. К.А. Тимирязева, 2015.
Скородумов, П.В. Система управления проектами организации: анализ подходов и существующих программных решений / П.В. Скородумов, Д.А. Баданин // Вопросы территориального развития. – 2015. – № 5.
Щерба, Н.Г. Роль регионального книжного бизнеса в развитии современного российского интеллектуального общества / Н.Г. Щерба, О.М. Уржумова // Культурная жизнь Юга России. – 2015. – №4.
Янбулатова, О.М. Программное обеспечение для управления проектами / О.М. Янбулатова, С.А. Гордиенко, А.Э. Энис, Т.Г. Кирса // ГИАБ. – 2017. – №4.
«Читай-город»: официальный сайт [Электронный ресурс] / Официальный сайт «Читай-город». – Режим доступа: https://www.chitai-gorod.ru/about/index.php (дата обращения: 21.12.2019).
«Читай-город» стал победителем премии Retailer of the Year // Книжная индустрия [Электронный ресурс] / Режим доступа: http://www.bookind.ru/categories/event/6056 (дата обращения: 21.12.2019).