Организация выставочно-ярмарочной деятельности (на примере АО «КРОКУС»)

Содержание:

Введение

Проведение выставок – это весьма эффективное средство коммуникации и востребованный формат мероприятий, которое позволяет оценить усилия конкурентов, представить достижения и найти новые деловые партнерства. Выставки – это своеобразный срез рынка отрасли, в которой трудится компания. Они позволяют найти новые каналы сбыта и возможность реализации продукции. Но решение о принятии участия в выставках можно принимать только после рассмотрения маркетинговых вопросов.

Актуальность выбранной темы обусловлена тем, что организация выставок и ярмарок предусматривает непосредственное общение партнеров по отрасли, производителей и потребителей и установление новых долгосрочных деловых взаимоотношений.

Целью написания курсовой работы является изучение организации выставочно ярмарочной деятельности. Для достижения этой цели необходимо решить следующие задачи:

• Рассмотреть суть и цели выставок и ярмарок
• Изучить типологию выставок и ярмарок
• Выявить этапы организации выставок и ярмарок
• Разобрать составляющие бюджета для организации выставок и ярмарок
• Охарактеризовать компанию АО «КРОКУС»
• Проанализировать технологию проведения выставок компании АО «КРОКУС»

Предметом исследования является организация выставочно ярмарочной деятельности.

Объектом исследования является выставочный центр Крокус Экспо.

Методами исследования является анализ, сравнение, описание, обобщение, систематизация научной и практической информации.

Методологию данного исследования составили труды авторов в области менеджмента и маркетинга, а также глобальная сеть Интернет и данные выставочного центра Крокус Экспо.

Глава 1. Организация выставочно-ярмарочной деятельности

1.1. Выставки и ярмарки: суть и цели

Участие в выставках или организация собственных мероприятий – еще один из самых эффективных маркетинговых инструментов и идеальный способ заявить о себе. Потенциальные клиенты, партнеры по бизнесу, предприниматели, эксперты, представители СМИ^[1], чиновники – все интересующие вас целевые аудитории в одном месте и в одно время. Из этой ситуации можно и нужно выжать максимум пользы.

Каких целей можно добиться с помощью выставки? Позиционировать себя на рынке, исследовать спрос и предложение, получить обратную связь от потребителей товаров и услуг, проанализировать положение дел у конкурентов, найти поставщиков и наладить долгосрочное сотрудничество с партнерами, ознакомиться с трендами индустрии.

Организация и проведение выставок способствует установлению деловых контактов и заключению выгодных контрактов. Выставка – это еще и возможность провести в рамках основного делового форума ряд мероприятий другого формата, также полезных вашему бизнесу,  – круглый стол, обучающий семинар, мастер-класс и, собственно, презентацию.

Организация крупной выставки с участием большого количества экспонентов – это очень дорогостоящее мероприятие. Однако даже небольшая компания может себе позволить персональный показ на арендованной выставочной территории. Прежде чем руководство компании примет решение об участии в выставке, нужно определиться с задачами, которые будут решены с помощью данного мероприятия. Если ставится единичная цель, то это будет неоправданно по причине больших затрат. В целом, выставочная деятельность ориентируется на сбыт товаров и услуг, потому выставочный стенд действует как кратковременная торговая точка. Но главной задачей мероприятий является поднятие имиджа компании-экспонента.

Организация выставок является для фирмы способом:

• Заявить о себе для определенной аудитории;
• Добиться инвестиций в свою деятельность;
• Найти нужных специалистов для дальнейшего сотрудничества;
• Наладить каналы сбыта продукции и заключить долгосрочные выгодные контракты;
• Оценить возможности конкурентов;
• Сделать анализ рынка и найти тенденции к развитию;
• Предоставить доклад о своем бизнесе на конференциях и семинарах;
• Поднять имидж компании.

Решение о принятии участия в выставке В2В^[2] должно соответствовать таким  критериям:

• Соответствие сферы сбыта товара масштабу выставки;
• Нацеленность реализации товаров на конкретную целевую аудиторию;
• Качество товаров или услуг должно отвечать размерам мероприятия.

Организация и проведение выставок предусматривает в будущем результативную экономическую отдачу. Существует два вида экономической выгоды, что обязательно нужно учитывать при принятии решения об участии. Первый – это возможность быстрого заключения контрактов, что позволяет в ближайшей перспективе получить финансовые поступления, обеспечивает финансовую стабильность и высокую ликвидность активов.

В данном случае предполагается, что компания в ближайший период после выставки быстро восстанавливает затраты на проведение мероприятия, и получает прибыли. Второй вариант предполагает заключение долгосрочных контрактов и занятость предприятия на длительное время вперед. Он подходит компаниям, которые не стремятся к быстрому покрытию расходов, так как их финансовое положение стабильно. Данная коммерческая тактика обеспечивает экономическое постоянство в перспективе и отвечает стратегии устойчивого развития. Все возможные способы получения финансовой выгоды, в том числе и минимизация расходов на само мероприятие, должны оговариваться в концепции выставочного проекта. Этот документ включает в себя такие пункты:

• Условия, сроки и место проведения выставки;
• Список специалистов, участвующих в подготовке и проведении мероприятия;
• Цели проведения;
• Содержание выставочного проекта;
• Деловая программа.

Раскрытие тематики деловой части программы предполагает увеличение эффективности расходования финансовых вложений и научно-технических новшеств, а также четкую ориентацию предприятия на производство конкурентоспособной продукции. Основными задачами программных мероприятий являются привлечение инвестиций в означенную сферу, техническое переоснащение производства, увеличение рынка сбыта товаров, объединение интересов представителей промышленных и финансовых сфер.

Главное преимущество выставки, это её аудитория и форма контакта с ней. Во-первых, вы и ваш потенциальный клиент находитесь на "нейтральной" территории, что позволяет обоим общаться в непринужденной обстановке. При этом ваш товар, при качественном оформлении стенда, представлен в наилучшем виде. Во-вторых, стоимость охвата в такой короткий срок, такого количества потенциальных клиентов намного меньше, чем по средствам других видов рекламы, особенно если выставка узко-специализирована. В-третьих, посетители выставки не только целенаправленно идут посмотреть на экспонентов, но и платят за это деньги, поэтому они постараются получить для себя как можно большее количество информации. Помимо представления вашего товара или услуги лицом, вы можете не только на месте предоставить потенциальному клиенту исчерпывающую информацию о вашем предложении, но и снабдить его любыми материалами, от визитки до исчерпывающей информации о вашей компании на CD-диске. Не стоит забывать и того, что выставка может служить и средством для изучения спроса. Таким образом, качество рекламного контакта с вашей целевой аудиторией на выставке самое высокое, по сравнению с другими средствами продвижения. При этом и чистота и размер целевой аудитории достаточно высок, при условии правильного выбора выставки. Стоит отметить и такие особенности участия в выставке как: Возможность изучить предложения конкурентов и общую ситуацию в отрасли. Бесплатно появиться в различных СМИ, освещающих выставку. Возможность контакта с органами государственной власти, профессиональными объединениями, издательствами и другими субъектами, работающими в вашей отрасли бизнеса. Увеличить узнаваемость компании. Естественно, что все эти преимущества могут быть использованы только при условии качественной организации участия в выставке, профессиональной работы менеджеров компании и т.д. В обратном случае, выставка может не только не принести пользу вашей компании но и принести ей серьёзный ущерб, не только не окупив затраты, но и представив вашу компанию не лучшим образом по сравнению с конкурентами.

Ярмарки дают возможность широкому кругу изготовителей, потребителей, посредников вступать в непосредственные коммерческие контакты, способствуя регулированию спроса и предложения, активизации хозяйственной инициативы.

Роль ярмарок состоит в том, что их деятельность связана:

• с изучением товарного рынка;

• анализом потребностей покупателей;

• проектированием товара согласно выбранному сегменту рынка;

• нахождением оптимальной цены, отражающей характер товара и спроса на него;

• регулирования товародвижения

Ярмарки функционируют в следующих целях:

1) демонополизация в сферах производства и обращения;

2) повышение надежности обеспечения предприятий

необходимыми товарами;

3) снижение товарного дефицита;

4) самостоятельное установление сторонами деловых и рациональных хозяйственных связей;

5) формирование производителями планов производства продукции, расширения и обновления ее ассортимента;

6) увеличение выпуска высококачественной продукции с учетом спроса потребителей;

7) вовлечение в хозяйственный оборот неиспользуемой, излишней продукции; вторичных ресурсов; некондиционных материалов и изделий;

8) активизация межрегиональных товарообменных операций;

9) рекламирования новых товаров и формирования спроса на них; пропаганда новейших достижений науки и техники;

10) выявление реального спроса рынка на конкретную продукцию;

11) предоставление услуг информационно-коммерческого и посреднического характера

1.2. Типология выставок и ярмарок

В настоящее время выставки и ярмарки согласно «Концепции развития выставочно ярмарочной деятельности в Российской Федерации» классифицируются по:

– географическому составу экспонентов;

– тематическому (отраслевому) признаку;

– значимости мероприятия для экономики города, региона, страны;

– территориальному признаку (на территории какой страны проводится);

– времени функционирования;

– частоте проведения;

– коммерческим позициям;

– направлению работ.

• Выставки и ярмарки по географическому составу экспонентов. В зависимости от географического состава участников различают следующие виды выставок и ярмарок:

– всемирные;

– международные;

– с международным участием;

– национальные;

– межрегиональные;

– местные, региональные.

Всемирные – это международные выставки, в которых принимают участие различные страны. Они «представляют собой мероприятие, имеющее целью продемонстрировать средства, которыми располагает человечество для удовлетворения своих культурных потребностей, а также те, которые свидетельствуют о достигнутом им прогрессе или показательны для его будущих стремлений». Организация и проведение всемирных выставок часто связаны со значительными событиями в мере науки и техники, а также регистрируют главнейшие вехи в эволюции человеческой цивилизации (изобретение электричества, телекоммуникаций, сооружение крупных технических объектов и т. д.).

Международные – определяются числом иностранных участников выставки или ярмарки, которых должно быть не менее 10 % (в Европе 10-15 %, а в США около 20 %) от общего количества экспонентов, а выставочное оборудование и сервисные услуги должны соответствовать международным стандартам. Предпосылкой проведения международных ярмарок и выставок, которые организуются как внутри страны, так и за рубежом, является участие в них экспонентов и посетителей из различных стран. Согласно западной классификации, международный или, лучше сказать, многонациональный характер они приобретают лишь в том случае, если в них участвуют, по крайней мере, 10-15 % зарубежных экспонентов.

С международным участием – с числом иностранных участников выставочного мероприятия менее 10 % от общего количества экспонентов.

Национальные – участниками являются фирмы одной страны. Такие выставки проводятся внутри страны и за рубежом с целью демонстрации продукции национального производства и стимулирования ее сбыта; как правило, имеют межотраслевой характер.

Межрегиональные – участниками выставочного мероприятия являются фирмы из нескольких регионов. Согласно западной классификации, межрегиональные ярмарки и выставки имеют сферу действия в радиусе более 100 км, представляют одну или несколько отраслей и предназначаются для демонстрации крупных предприятий.

Местные, региональные – участниками являются фирмы одного города или региона. Они имеют сферу действия в радиусе 100 км, одинаковую структуру с межрегиональными выставками, представляют одну или несколько отраслей и предназначаются главным образом для демонстрации возможностей малых предприятий.

Следует отметить, что к классификации выставок и ярмарок по географическому составу экспонентов относятся выставки с изменяемым местом проведения, а также передвижные.

Выставки с изменяемым местом проведения проводятся в различных местах (городах или даже странах). Передвижные (плавучие и железнодорожные) выставки часто представляют собой дорогостоящее мероприятие, проводятся совместно с организациями по развитию связей с общественностью и направлены на поднятие престижа отрасли, нескольких отраслей или страны в целом. Они имеют, как правило, широкий радиус действия, однако, как подчеркивают специалисты, их коммерческая эффективность довольно сомнительна.

• Выставки и ярмарки по тематическому (отраслевому) признаку. В зависимости от отраслевой принадлежности выставляемых экспонатов различают следующие типы выставок и ярмарок:

– универсальные;

– многоотраслевые;

– отраслевые;

– специализированные;

– конгресс-выставки.

Универсальные выставки достигли пика популярности после Первой мировой войны и служили своего рода зеркалом национальной экономики. На Западе в своей традиционной форме они утратили значение еще в середине 1960-х гг. В России и странах СНГ универсальные выставки продолжают развиваться.

Многоотраслевые выставки – дальнейшая форма развития универсальных выставок. На них экспонируются товары и услуги нескольких, обычно родственных, отраслей.

Отраслевые – это выставки, на которых в основном представлены предприятия только одной отрасли.

Специализированные выставки имеют жесткую конструкцию и строгую специализацию в отношении экспонируемой на них продукции. Они ориентированы главным образом на посетителей с аналогичными специальными интересами.

• Выставки и ярмарки по значимости для экономики. В зависимости от значимости для экономики различают следующие типы выставок и ярмарок:

– федерального значения – значимость для страны в целом;

– межрегионального значения – значимость для нескольких регионов страны;

– регионального значения – значимость только для одного региона страны;

– местного значения – значимость только для одного города или области.

• Выставки и ярмарки по территориальному признаку. В зависимости от того, на территории какой страны проводится выставочное мероприятие, можно выделить:

– выставки и ярмарки внутри страны;

– выставки и ярмарки за пределами страны.

• Выставки и ярмарки по времени функционирования. В зависимости от продолжительности работы выставочные мероприятия подразделяются на:

– постоянно действующие (полугодие, год и более);

– временные (от двух недель до пяти месяцев);

– краткосрочные (от одного-пяти дней до двух недель).

• Выставки и ярмарки по частоте проведения. В зависимости от периодичности проведения выставки и ярмарки можно подразделить на:

– ежегодные;

– сезонные;

– периодические (приводящиеся каждые два, три, четыре года).

Периодичность проведения выставки в основном зависит от конкретной продукции и состояния конкуренции. Частота демонстраций моды – 2-4 раза в год, а демонстрация инвестиционных товаров, новинок техники и технологии может проводиться с интервалами от двух до четырех-пяти лет.

• Выставки и ярмарки по направлению работ. В некоторых источниках приводится классификация по направлению работ:

– по осуществлению продаж;

– информационные (ознакомительные);

– проводимые в целях развития контактов.

Кроме перечисленных выше классификаций существует еще «Классификация выставок и ярмарок по отраслям экономики».

• Выставки и ярмарки с коммерческих позиций. Выставки и ярмарки можно классифицировать с позиций бизнеса как:

– коммерческие;

– некоммерческие.

1.3. Этапы организации выставок и ярмарок

Выставки являются мощнейшим инструментом маркетинга только в том случае, если они четко спланированы и организованы.

Весь процесс подготовки выставки можно разделить на следующие этапы:

• Определение целей участия в выставке
• Выбор выставки и планирование бюджета
• Выбор и бронирование места в выставочном комплексе
• Выбор вида застройки и концепции стенда
• Выбор мероприятий, направленных на увеличение посещаемости стенда
• Подготовка рекламных материалов и сувенирной продукции
• Подготовка менеджеров
• Организация мероприятий по приглашению бизнес-партнеров
• Обработка контактов
• Подведение итогов

Первый этап – цели участия в выставке.

Невозможно оценить эффективность какого-либо мероприятия, не зная его целей. Прежде чем подводить итоги, придется ответить на два вопроса: каковы были цели выставки и были ли они достигнуты? Несколько возможных вариантов целей участия:

• формирование и поддержание имиджа компании;
• завязывание новых контактов и укрепление старых;
• формирование каналов распределения; изучение конкурентов;
• презентация продукции; подтверждение «присутствия» на рынке и другие.

Второй этап – выбор выставки и планирование бюджета.

Для начала необходимо определить наиболее важные выставки для вашей конкретной отрасли. В идеале, выставки планируются при составлении годового бюджета и плана маркетинговых мероприятий. В процессе выбора можно ориентироваться на опыт других компаний, Интернет, справочники.

Выставочные буклеты, программа, внутренние СМИ – все это поможет для рекламы выставки.

При выборе необходимо учитывать:

Тематику → Состав участников и посетителей → Историю → Программу → Рекламный пакет организаторов → Сроки проведения

Третий этап – выбор и бронирование выставочной площади.

На этом этапе необходимо окончательно определиться с бюджетом выставки, исходя из него – с размером стенда. Значительная часть выставочных затрат приходится на аренду площади. Конечно, чем больше площадь, тем лучше. Но это не значит, что на меньшей площади нельзя эффективно представить компанию.

Место желательно выбирать наиболее проходное (ближе к входам, выходам, конференц-залам, кафе), также учитывать потоки посетителей.

Расположение стенда может быть островное (открыто 4 стороны), полуостровное (открыто 3 стороны), угловое (открыто 2 стороны) и линейное (открыта 1 сторона). Чем больше у стенда открытых сторон, тем лучше.

Четвертый этап - концепция стенда.

Выбор концепции стенда – это очень важный этап. Ведь стенд будет представлять компанию. Он должен олицетворять цели, которые вы преследуете, участвуя в выставке, и соответствовать вашему корпоративному стилю.

Всего есть три основных вида стендов: стандартный, эксклюзивный и мобильный.

Стандартный или типовой – это стенд на основе стандартного выставочного конструктива – панели белого цвета высотой не более 2,5 м, ковровое покрытие, фризовая панель, электрооборудование, некий набор мебели и прочее. Стандартный стенд не станет эксклюзивным, если вы внесете дополнительные элементы – подвесы, витрины, стеллажи, различные элементы мобильного стенда, плакаты, нанесение дополнительных логотипов и аппликаций.

Естественно, у всех организаторов выставок свои условия, поэтому будет необходимо согласовать ваши пожелания с ними, чтобы во время выставки не возникло дополнительных проблем.

Под эксклюзивным понимается стенд, для изготовления которого используются различные материалы (дерево, стекло, ДСП, пластик, ткань и пр.) и дизайнерские решения, стенды нестандартной высоты и планировки.

К эксклюзивным могут быть отнесены стенды, выполненные из выставочного конструктива, при изготовлении которых воплощены индивидуальные дизайнерские разработки и требуется изготовление выставочных конструкций нестандартного типа и размера.

Мобильный – это стенд-конструктор, который может многократно использоваться. У мобильных стендов очень много преимуществ и как всегда все зависит от ваших целей и задач.

Пятый этап – выбор мероприятий, направленных на увеличение посещаемости стенда.

Существует несколько традиционных способов обеспечения посещаемости стенда. Можно крутить рекламные ролики по внутреннему выставочному радио, приглашающие посетить ваш стенд. В подкрепление к этому пустить по залу промоутеров, раздающих листовки с вашей рекламой и расположением стенда в выставочном зале. Можно крутить видеоролик на выставочных плазмах. Но наиболее эффективно организовывать различные мероприятия на самом стенде, что привлекает посетителей и дает возможность сделать презентацию своей компании. Вот несколько идей: устроить конкурс или розыгрыш, параллельно пустить по залу промоутеров, раздающих приглашения; организовать фотосессию; организовать дегустацию; устроить яркое шоу (акробаты, музыканты); провести демонстрацию оборудования или делать это на протяжении всей выставки — ничто не привлекает так внимание, как работающее оборудование. Все зависит от вашей фантазии и ресурсов, которыми вы обладаете, а также специфики выставки (обязательно согласуйте свои действия с организаторами).

Шестой этап – подготовка рекламных материалов и сувенирной продукции.

Есть стандартный набор рекламной продукции, которая понадобится на выставке:

• носитель информации о компании и продукции (каталог, листовка, диск и прочее);
• визитки компании и именные (менеджерам);
• сувенирная продукция (возможно несколько видов – для всех и для VIP-персон);
• блокноты, пакеты
• ручки и прочее.

Седьмой этап – подготовка менеджеров.

Необходимо тщательно готовить менеджеров к выставке. Менеджер, который не заинтересован в общении с посетителями, некоммуникабельный, некомпетентный, непредставительный – это «жирный крест» на эффективности участия в выставке.

Нужно описать цели участия (возможно, составить конкретный план), дать справку по предполагаемой выставке (что за выставка, где находится, история, важность участия вашей компании в ней), рассказать о схеме работы, подготовить вместе презентацию продукции/услуг. Предоставить все контакты и постоянную связь для консультации со специалистами предприятия в случае возникновения непредвиденных вопросов со стороны заинтересованных посетителей. Если планируется провести опрос, то нужно подготовить менеджеров для работы с анкетами. Важно работать сообща. Менеджер по маркетингу может очень многому научиться у менеджера по продажам и наоборот.

Лучше всего, если на выставке будет присутствовать единый корпоративный стиль в одежде (или хотя бы аксессуары – платок, галстук, шарф). Исключите джемперы, джинсы, темные рубашки и кофточки – лучше деловой костюм, он располагает к деловому общению.

Менеджеры  должны отличаться от посетителей. Ситуация, когда потенциальный клиент не знает, к кому обратиться на стенде, часто становиться большим препятствием для установления контакта.

Восьмой этап - организация мероприятий для приглашения бизнес-партнеров.

Сообщать бизнес-партнерам о предстоящем мероприятии необходимо за месяц. Пригласительные билеты заказываются у организаторов выставки и совместно с отделом продаж рассылаются партнерам.

Можно написать информационное письмо и разослать его по e-mail, предложить в письме более полную информацию получить от специалистов компании, которые будут работать на выставке (показать схему расположения и № стенда). Также можно анонсировать данное событие на корпоративном сайте и в СМИ.

Девятый этап - обработка контактов.

Необходимо сформировать список посетителей стенда, который менеджеры будут обрабатывать. В любом случае вы должны напомнить о себе после выставки – можете обзвонить всех, написать письма, разослать дополнительную литературу (например, каталог). Можно разработать специальные предложения (скидки, бонусы, подарки) для всех посетителей стенда – это, кстати, отличный повод позвонить и продолжить переговоры, начатые на выставке.

Десятый этап - подведение итогов.

Для начала, нужно составить отчет по данной выставке. Для этого требуется собрать всю информацию, которую получили на выставке и проанализировать ее. Оценить:

• степень достижения поставленных целей;
• посетителей стенда;
• работу персонала на стенде;
• сам стенд.

Если не проанализировать свои собственные просчеты, то велика вероятность того, что они повторятся на других выставках. Чем точнее были сформулированы выставочные цели и целевые показатели, тем легче оценить выгоды. Целевыми показателями могут быть заключенные контракты, розничные продажи, количество контактов, резонанс в СМИ и прочее.

Важно составлять отчет, так как в будущем будет сложно вспомнить, а что же было год назад и сравнить результаты.

1.4 Бюджет

Общий бюджет участия в выставке (Приложение 1) определяется, исходя из задач компании, и с учётом расходов на трёх этапах: предвыставочном, выставочном и поствыставочном. На конечный результат участия в выставке влияет не только сумма бюджета, но и эффективное использование выставочных возможностей. 

Исследования, проведенные в Англии и США, свидетельствуют, что результаты участия в выставке как минимум на 80% зависят от работы персонала. Данные опросов Incomm Research ^[3]показывают, что 55% посетителей запоминают экспонента благодаря общению с сотрудником компании, при этом 32% посетителей выставок остаются разочарованными по вине персонала стенда!

Несмотря на это, многие недооценивают роль выставочного персонала, ошибочно считая, что работать на стенде может любой сотрудник безо всякой подготовки.

Чем больше вы вкладываете в участие в выставке, тем выше ответственность, которая ложится на ваш персонал. Чтобы добиваться на выставках максимальных результатов сотрудники должны обладать специальными знаниями и навыками.

Глава 2. Организация выставок и ярмарок на примере АО «КРОКУС»

2.1. Характеристика компании АО «КРОКУС»

Международный выставочный центр "Крокус Экспо" (Приложение 2) является одной из самых современных и перспективных выставочных площадок мира. Основное предназначение "Крокус Экспо" - проведение крупных международных выставок различного профиля с участием российских и иностранных компаний.
Выставочный центр - один из мировых лидеров по масштабам, обладающий непревзойденными в России показателями в 701800 м2 закрытой и 219000 м2 открытой площадей.

МВЦ "Крокус Экспо" предлагает весь комплекс услуг, необходимых при проведении различных по объему и тематике мероприятий: от выставок и презентаций до банкетов и полномасштабных конгрессов.

"Крокус Экспо" - это 3 соединенных между собой выставочных павильона, 19 просторных выставочных залов со звуконепроницаемыми мобильными стенами, оснащенных современными техническими системами; "Крокус Конгресс Центр" - 49 конференц-залов разной вместимости, включая "Крокус Конгресс Холл" (зал №20) - инновационный бизнес-комплекс, состоящий из 36 трансформируемых конференц-залов; переговорные комнаты класса VIP^[4]; пресс-центр; фудкорты, кафе и рестораны; "Крокус Сити Холл" - многофункциональный концертный зал; 3* бизнес-отель "Аквариум" (225 номеров); бесплатный паркинг на 35 500 машино-мест; станция метро "Мякинино" с выходами в павильоны выставочного центра; таможенный пост.

Развитая инфраструктура позволяет обслуживать самые разные по масштабу и тематике выставки: от продукции тяжелой промышленности до предметов роскоши. Портфолио проходящих в "Крокус Экспо" проектов включает в себя важнейшие события выставочной индустрии.

Для участников и посетителей созданы все условия для комфортного пребывания в выставочном центре. В их распоряжении объекты Крокус Сити ("Крокус Сити Холл", бизнес-отель "Аквариум", ТРК VEGAS, "Крокус Сити Молл", ТК "ТВОЙ ДОМ"), которые объединены системой переходов в единое пространство.

МВЦ "Крокус Экспо" отмечен самыми авторитетными организациями, координирующими выставочно-ярмарочную деятельность России - Российским Союзом выставок и ярмарок, Московской торгово-промышленной палатой, Гильдией выставочно-ярмарочных организаций МТПП. С 2008 года МВЦ "Крокус Экспо" состоит в Международной ассоциации конгрессных центров (AIPS). А в 2012 году исполнительный комитет Всемирной ассоциации выставочной индустрии (UFI) одобрил вступление МВЦ "Крокус Экспо" в члены UFI по категориям "Организатор выставок" и "Выставочный центр".

Ежегодно на территории "Крокус Экспо" проходит более 350 мероприятий, а количество посетителей превышает 10 000 000 человек в год.

2.2 Технология проведения выставок и ярмарок

Комплекс «Экспоцентр» включает в себя 9 демонстрационных павильонов и 32 многофункциональных зала для проведения конгрессов, семинаров и презентаций. Выставочные площади занимают 165 тыс. кв. м (105 тыс. кв. м закрытых и 60 тыс. кв. м открытых). В  больших по размеру и оснащенных современной техникой павильонах можно проводить демонстрации крупного промышленного оборудования в действии. «Экспоцентр» расположен рядом с центром Москвы, рядом с деловым районом «Москва-Сити», зданием Правительства России, Центром международной торговли. По близости проходят основные автомагистрали города, такие как Кутузовский проспект, Третье транспортное кольцо, Звенигородское шоссе, рядом расположено большое число гостиниц, что очень удобно для экспонентов и посетителей.

В павильонах проведена реконструкция и в настоящее время они оснащены современным оборудованием, отвечающим всем  требования к выставочным и конгрессным помещениям. К площадкам оборудованы подъезды для большегрузного транспорта, есть возможность для применения погрузочно-разгрузочных механизмов для грузов большого габарита. Мощности усовершенствованной системы коммуникаций позволяют подключить сложное современное оборудование и демонстрировать экспонаты в работе, как на предприятии.

Каждый год в ЦВК проводится более 100 выставок и 800 конгрессных мероприятий, которые проходят как в рамках деловых программ выставок, так и как самостоятельные мероприятия. Главными задачами, которые ставят перед собой специалисты «Экспоцентра», является  организация выставок и конференций, отвечающих мировому уровню, и организация участия в выставках, как крупных производителей, так и небольших начинающих фирм, которые подают большие надежды.

Ни для кого не секрет, что реклама правит рынком. Покупатели отдают предпочтение известному разрекламированному товару. Для того чтобы выгодно продать продукцию, нужно чтобы она не только была хорошего качества, но и имела известность. Вывести свой товар на международный рынок порой бывает очень сложно, так как такая процедура требует крупных финансовых расходов, которые может себе позволить не любая фирма.

Организация международных выставок, которая проводится такими крупными выставочными комплексами как «Экспоцентр», является отличной альтернативой для предпринимателей, которые хотят представить свои товары, оборудование или услуги не только для покупателей России, но и других стран. На такие мероприятия приезжают специалисты из ближнего и дальнего зарубежья, что дает шанс экспонентам завязать выгодное международное сотрудничество.

Организация выставок и ярмарок занимает особое место в арсенале рекламного воздействия. Ярмарки изначально возникли как мероприятия рыночного характера, основной целью которых являлся сбыт рекламируемой продукции. Выставки же носили просветительский характер и организовывались для демонстрации тех или иных достижений. В течение времени различия между ними все более стираются.

Выставки-ярмарки дают отличную возможность:

• Укрепить старые и завязать новые деловые отношения;
• Для мелких компаний представить продукцию большому кругу заинтересованных специалистов и получить заказы;
• Ознакомиться с товарами-новинками или новыми предприятиями в своей сфере рынка.

В ЦВК «Экспоцентр» ежегодно проходят большое количество тематических выставок-ярмарок, которые посещают тысячи посетителей.

Начинать организацию участия в выставках необходимо с маркетингового исследования, включающего в себя изучение мероприятий в конкретной отрасли и составления плана проведения.

Так же нужно провести аналитическое изучение деятельности компании в целом и продвигаемой продукции. Исследованию подлежат следующие позиции:

• изучение планов проведения выставок, как в Российской Федерации, так и за рубежом, по тематикам, интересным для определенной компании;
• анализ среды конкурентов и их поведения на рынке;
• оценка развития компании в целом (освоение новых рынков, выпуск новой продукции), именно это определит цели участия в выставке;
• определение формы участия (участие в семинарах и конференциях, работа на стенде, переговоры и прочее).

Организация выставок продукции конкретного предприятия на конкретной выставке может быть рентабельно лишь с учетом следующих факторов:

• тематическая направленность выставки или ярмарки;
• анализ итогов прошедших выставок;
• анализ этапа развития выставки (даже самые блестящие мероприятия со временем могут исчерпать себя);
• анализ устроителей, участников и посетителей.

А непосредственно организация выставок должна начинаться за 10 месяцев до открытия.

Получение максимальной отдачи возможно лишь в том случае, когда маркетологи отработали перспективную стратегию участия в выставках и подробно проработали участие в каждом конкретном мероприятии.

 В заявке на участие в ярмарке содержатся следующие пункты:

1. Полное название фирмы (организации)

2. Сокращенное название - используется для надписи на стенде

3. Инициалы директора или официального представителя организации

4. Адрес - юридический, почтовый

5. Телефон, факс, адрес электронной почты

6 банковские реквизиты

7. Номер и дата платежного поручения, которым оплачено участие

8. Сумма вступительного взноса

9. Информация о продукции, поставляемой

10. Вид участия в ярмарке

11. Информация о необходимой экспозиционную площадь

12. Виды дополнительных услуг

13. Условия доставки экспонатов

14. Специальные условия - к оформлению экспозиции и рекламы продукции

15. Бронирование гостиницы

16. Оплата за участие и услуги

Между участником ярмарки и ярмарочным комитетом заключается договор на участие в ярмарке. Основные условия этого договора:

• Предмет договора.

Указывается, что ярмаркой организует проведение ярмарки и способствует заключению взаимовыгодных торговых соглашений как между участниками ярмарки, так и между ними и третьими лицами, а участник предоставляет на ярмарку товары для дальнейшего продажу.

• Права и обязанности участника. Участник имеет право:

1) рекламировать свою продукцию;

2) заключать договоры купли-продажи товаров;

3) представлять интересы и заключать договоры от имени других физических лиц;

4) требовать от организаторов ярмарки соблюдения условий ее проведения

В обязанности участника относятся:

1) регистрация на ярмарке;

2) предоставление (для продавцов) образцов товаров в соответствии с требованиями действующих стандартов, каталогов, проспектов и других материалов, характеризующих товар;

3) предоставление полной информации о товаре, который реализуется на ярмарке;

4) наличие соответствующих полномочий для заключения договоров

• Обязательства ярмарочного комитета. В их число входят:

1) обеспечение условий для успешного функционирования ярмарки;

2) снабжение участников необходимыми помещениями, документацией и предоставления услуг по маркетингу, финансового и юридического консультирования;

3) изготовление на основе сведений, предоставляемых участником, каталогов, проспектов и т.п.;

4) обеспечение сохранности товаров;

5) самостоятельное решение споров между участниками или поручения разрешения споров создаваемом им арбитража с последующим утверждением решений арбитража ярмарочным комитетом;

6) реализация цены и на своих собственных условиях переданных участником образцов товаров на основании его письменного разрешения

Заключение

Для любой отрасли проведение мероприятия международного масштаба это не только большое преимущество, но и огромная ответственность, так как событие является «лицом» индустрии и представляет её достижения и уровень развития мировому сообществу. Ведь именно по таким событиям зарубежные компании и спонсоры составляют своё впечатление о российском производстве в целом. Поэтому за организацией международных выставок следят не только отраслевые специалисты и компании, но и госструктуры.

В рамках одной компании организация выставочной деятельности предприятия на мероприятии подобного масштаба имеет не меньшее значение. Ведь оно предоставляет возможность наладить деловое сотрудничество, найти зарубежных партнёров и спонсоров, а также продвинуть свои товары на новый рынок сбыта. Кроме того, международные выставки – отличная площадка для изучения тенденций развития отрасли во всём мире и оценки перспектив изменения отечественного рынка.

Такие события являются отличной площадкой для представления результатов научно-технической деятельности, а также достижений компаний и центров в области инноваций. Следует отметить, что международные выставки стимулируют внедрение новых технологий в производство и являются отличной платформой для запуска новых проектов. Кроме того, на мероприятиях такого масштаба группы и центры, которые осуществляют инновационную деятельность, могут найти новые источники финансирования, в том числе из зарубежья.

Список литературы

Основная литература:

1. Адамов, Н. Бюджетирование в коммерческой организации. Краткое руководство / Н.
2. Адамов, А. Тилов. - М.: Питер, 2007. - 144 c.
3. Алборов, Р.А. Аудит в организациях промышленности, торговли и АПК. 3-е издание /
4. Алборов Р.А. - М.: Дело и сервис, 2003. - 464 c.
5. Берлов А., Шумович А. Искусство проведения мероприятий. Беседы мастеров Бу и Шу, 2016., - 336с.
6. Галанина. - М.: Финансы и статистика; Издание 3-е, перераб. и доп., 2003. - 752 c.
7. Козлова, Е.П. Бухгалтерский учет в организациях / Е.П. Козлова, Т.Н. Бабченко, Е.Н.
8. Лобанова, Т.Н. Банки: организация и персонал. Современная концепция управления.
9. Лобанова Т.Н. Специализированный обучающий кейс-курс /. - М.: БДЦ-пресс, 2000. - 108 c.
10. Макальская Аудит некоммерческих организаций / Макальская, М.Л. и. - М.: Дело и сервис, 2003. - 192 c.

Интернет ресурсы:

1. http://mediaevent.ru/uslugi/business-events/vyistavki-i-prezentaczii.html
2. http://uchebnikirus.com/marketing/infrastruktura_tovarnogo_rinku_-_byelyavtsev_mi/vistavki_yarmarki_sut_tsili_vidi_poryadok_provedennya.htm
3. https://marketing.wikireading.ru/171
4. https://marketing.wikireading.ru/164
5. http://www.expoeffect.ru/eksponentam/informaczionnyie-materialyi-dlya-eksponentov/kak-sostavit-byudzhet-uchastiya-v-vyistavke.html
6. http://ur-consul.ru/Bibli/Organizatsiya-vystavochnoyi-dyeyatyeljjnosti.26.html
7. http://expo72.ru/uchastnikam/rekomendatsii-uchastnikam/glavnye-etapy-podgotovki-i-uchastiya-na-vystavke/
8. http://www.profiexpo.ru/
9. http://memosales.ru/reklama/pochemu-vystavki-i-yarmarki-tak-vazhny
10. http://propel.ru/exebit/
11. http://www.crocus-expo.ru/

Приложения

Примерный бюджет участия в выставке (Приложение 1)

Расходы	Планируемые	Фактические
Аренда выставочной площади (м2)
Регистрационный сбор
Выставочный стенд - проектирование, строительство, оформление - дополнительное оборудование - эксплуатационные расходы (электричество, вода)
Предвыставочная рекламная кампания - адресные целевые рассылки, телемаркетинг,  реклама в печатных изданиях, реклама в интернете
Рекламные и спонсорские возможности выставки
Участие в деловой программе выставки
Проведение деловых мероприятий на выставке - семинары, презентации, мастер классы
Рекламно-информационные материалы - брошюры, буклеты, каталоги, прайс-листы, пресс-релизы - электронные носители - сувениры, фирменные пакеты
Канцелярские принадлежности
Персонал - проведение тренинга перед выставкой - привлеченный персонал для работы на стенде (хостес, ресепшн-менеджер, администратор, переводчики) - переезд, проживание, трансферы - форменная одежда / элементы корпоративного стиля
Услуги - погрузо-разгрузочные работы, технический персонал, уборка, охрана,  фото и видеосъемка, доступ в интернет
Логистика - транспортировка оборудования, материалов - таможенное оформление
Кейтеринг - продукты, напитки - посуда и столовые принадлежности - обслуживающий персонал
Другое - проведение маркетинговых исследований - страхование - представительские расходы
Расходы в поствыставочный период
Непредвиденные расходы

Схема Крокус Экспо (Приложение 2)

1. СМИ – средства массовой информации ↑

2. B2B – (англ. business for business) - «бизнес для бизнеса». Покупателями на промышленном рынке являются юридические лица. В этом случае одни предприятия покупают продукцию у других. ↑

3. Incomm Research – американская консалтинговая компания ↑

4. VIP – (от англ. very important person – очень важная персона) - человек, имеющий персональные привилегии, льготы из-за своего высокого статуса, популярности или капитала. ↑